Jak wygenerować deklarację VAT-UE dla WNT?

Niniejszy materiał stanowi podsumowanie najważniejszych informacji dotyczących unijnego rozliczenia transgranicznego, które są ujmowane w VAT UE. Z tego względu artykuł został podzielony na następujące części:

I. Część teoretyczna - ogólne informacje o deklaracji VAT UE i typach transakcji.

II. W jaki sposób można deklaracje VAT UE przekazać do Urzędu Skarbowego?

III. Jak wygenerować deklarację VAT UE w systemie Fakturomanii dla transakcji zakupowych?

1) Rejestracja dla celów VAT-UE

Przed rozpoczęciem przeprowadzania transakcji transgranicznych z przedsiębiorcami, podatnik musi zarejestrować się dla celów tzw. VAT-UE. Rejestracja dla celów tego podatku informuje Urząd Skarbowy o tym, że Podatnik zamierza rozpocząć świadczenie usług czy też sprzedaż towarów dla unijnych kontrahentów lub zamierza nabywać dobra od takich kontrahentów, rejestr VAT UE ma charakter rejestru ogólnoeuropejskiego.

Podobny obowiązek dotyczy również kontrahenta zagranicznego, on w swoim kraju również powinien zarejestrować się dla celów tego podatku jeżeli chce przeprowadzać transakcje transgraniczne. Brak rejestracji przez którąkolwiek ze stron powoduje co do zasady brak możliwości skorzystania z benefitów (neutralności podatkowej) związanych z rozliczeniem transgranicznym, czyli konieczność zastosowania krajowej stawki VAT).

Rejestracji dla celów podatku VAT-UE w Polsce dokonuje się przez złożenie w Urzędzie Skarbowym formularza VAT-R (dla 2023r. najaktualniejszy formularz jest w wersji 17), taki obowiązek spoczywa zarówno na podatnikach czynnych VAT jak też korzystających ze zwolnienia (przedmiotowego czy to podmiotowego). Weryfikacji natomiast czy my jako podatnik zostaliśmy wpisani do rejestru VAT-UE lub nasz kontrahent jest zarejestrowany dla celów tego podatku możemy dokonać w systemie VAT VIES (w żargonie z przymróżeniem oka zwanym "wieśku") dostępnym na stronie Komisji Europejskiej.

2) Jakiego rodzaju transakcje wykazuje się w VAT-UE?

1. W przypadku usług występuje tzw. wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług. WŚU polega na sprzedaży usług przez polskiego przedsiębiorcę na rzecz podatnika mającego swoją siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w innym kraju należącym do Unii Europejskiej. Ustawodawca dla prawidłowego ustalenia czy mamy do czynienia z WŚU oraz w jaki sposób należy rozliczyć transakcję posługuje się kryterium tzw. miejsca świadczenia usług.

W ogólnej definicji zawartej w art. 28b. ust. 1. ustawy o VAT ustawodawca wskazuje, że "Miejscem świadczenia usług w przypadku świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej". Oznacza to zatem, że miejsce faktycznej sprzedaży usługi (np. sprzedawany przez Polską firmę mającą siedzibę i biuro w Łodzi dostęp do systemu online) nie musi być miejscem świadczenia usługi w rozumieniu ustawy.

Powyższe wskazuje, że w standardowym przypadku świadczona usługa przez nas na rzecz Unijnego kontrahenta podlega opodatkowaniu VAT w jego kraju. My w takim wypadku w deklaracji VAT UE informujemy Urząd Skarbowy, że świadczyliśmy taką usługę, która winna zostać dalej rozliczona przez kontrahenta.

Kiedy dokument należy rozliczyć? 

Tutaj moment rozliczenia jest uzależniony od kilku czynników, a zwłaszcza momentu powstania obowiązku podatkowego. Najważniejszym przepisem określającym moment rozliczenia jest art. 19a ustawy o VAT.

- Zgodnie z ogólną zasadą ujętą w tym artykule w ust. 1 ustawy o VAT "Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi [..]".

- Zgodnie z ustępem 2 niniejszego artykuł "W odniesieniu do przyjmowanych częściowo usług, usługę uznaje się również za wykonaną, w przypadku wykonania części usługi, dla której to części określono zapłatę."

- Zgodnie z ustępem 8 niniejszego przepisu "Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, [...] obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty [...]".

Przykład: Pan Jan, który jest polskim przedsiębiorcą zarejestrowanym dla VAT-UE 3 stycznia zawarł umowę o świadczenie usług programistycznych z kontrahentem VAT-UE, który swoją siedzibę posiada w Niemczech i w Niemczech posiada miejsce stałego prowadzenia działalności. Pan Jan oddał wykonaną usługę programistyczną 18 stycznia i wystawił kontrahentowi fakturę 19 stycznia.

Wykonaną usługę przez Pana Jana należy zaklasyfikować jako wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług. Taka usługa natomiast nie będzie podlegała opodatkowaniu VAT w Polsce, a w Niemczech z uwagi na fakt umiejscowienia siedziby kontrahenta w tym kraju oraz art. 28b ust. 1 ustawy o VAT.

W przypadku wystawienia faktury Pan Jan musi pamiętać o odpowiednim uzupełnieniu danych kontrahenta przez wskazanie prefixu kraju kontrahenta oraz zawarciu adnotacji "odwrotne obciążenie/reverse charge". Taka transakcja w deklaracji VAT UE winna zostać wykazana w okresie styczniowym.

*Od ogólnej zasady istnieją oczywiście liczne wyjątki, dla prawidłowego rozpoznania WŚU niezbędne jest zatem rozpoznanie z jakiego typu usługą mamy do czynienia, są bowiem pewnego rodzaju usługi, które podlegają odrębnym zasadom rozliczeniowym, a wśród nich wyróżnia się:

2. W przypadku towarów występuje tzw. wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów. WDT polega na przeniesieniu prawa do rozporządzania towarem jak właściciel, w wyniku czego towar jest wywożony z Polski do innego kraju członkowskiego UE.

W definicji zawartej w art. 13. ust. 1. ustawy o VAT ustawodawca wskazuje, że "Przez wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, [...], rozumie się wywóz towarów z terytorium kraju [...] na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, z zastrzeżeniem ust. 2–8.".

Kiedy dokument należy rozliczyć?

Zgodnie z art. 20. ust. 1. ustawy o VAT "W wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury przez podatnika, nie później jednak niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano tej dostawy [..]"

Dla zachowania możliwości skorzystania z rozliczenia WDT niezbędny jest zatem wywóz towaru. Taki wywóz należy natomiast potwierdzić, czego można dokonać na kilka sposobów, które zostały wymienione w art. 42 ustawy. Zgodnie z tym przepisem potwierdzeniem wywozu może być posiadanie posiadanie:

- dokumentów przewozowych otrzymanych od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju – w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),

- dokumentów potwierdzających odebranie towaru na terytorium kraju UE, często są to dokumenty o charakterze magazynowym,

- dokumentów o charakterze Urzędowym potwierdzających przekroczenie granicy,

- listu przewozowego CMR,

- polisy ubezpieczeniowej dotyczącej transportu,

- faktury za przewóz towaru od przewoźnika towarów.

Przykład: Pan Jan, który jest polskim przedsiębiorcą zarejestrowanym dla VAT-UE zawarł 3 stycznia umowę sprzedaży maszyny z kontrahentem VAT-UE, który swoją siedzibę posiada w Niemczech i w Niemczech posiada miejsce stałego prowadzenia działalności. Na podstawie zawartej umowy Pan Jan 6 stycznia zlecił transport maszyny z Polski do Niemiec, gdzie kontrahent ją odebrał 12 stycznia. Pan Jan wystawił fakturę dokumentującą sprzedaż 13 stycznia.

Przeprowadzoną transakcję należy zaklasyfikować jako wewnątrzwspólnotową dostawę towarów oraz rozliczyć w styczniu. Takie towary natomiast nie będą podlegały opodatkowaniu VAT w Polsce, a w Niemczech z uwagi na fakt wywozu towaru z terytorium Polski, na dowód czego Pan Jan posiada stosowne potwierdzające dokumenty. 

W przypadku wystawienia faktury Pan Jan musi pamiętać o odpowiednim uzupełnieniu danych kontrahenta przez wskazanie prefixu kraju kontrahenta oraz zawarciu adnotacji "odwrotne obciążenie/reverse charge". Taka transakcja w deklaracji VAT UE winna zostać wykazana w okresie styczniowym. 

b) W przypadku kosztów w niniejszej deklaracji wykazuje się wyłącznie wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów. WNT polega na przeniesieniu prawa do rozporządzania jak właściciel towarem, który jest przewożony z państwa członkowskiego UE do Polski.

- Zgodnie z ogólną definicją z art. 9. ust. 1. ustawy o VAT "Przez wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, [...], rozumie się nabycie prawa do rozporządzania jak właściciel towarami, które w wyniku dokonanej dostawy są wysyłane lub transportowane na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium państwa członkowskiego rozpoczęcia wysyłki lub transportu przez dokonującego dostawy, nabywcę towarów lub na ich rzecz."

- Zgodnie natomiast z art. 25 ust. 1 ustawy "Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów uznaje się za dokonane na terytorium państwa członkowskiego, na którym towary znajdują się w momencie zakończenia ich wysyłki lub transportu."

Podobnie jak w przypadku WDT dla zachowania możliwości skorzystania z rozliczenia WNT niezbędne jest posiadanie potwierdzenia przewozu towaru.

Czynny Podatnik VAT

W przypadku rozliczania WNT co do zasady obowiązuje zasada neutralności podatkowej, która w tym przypadku polega na jednoczesnym dodaniu i odjęciu przez kupującego podatku VAT. Z tego względu w takich transakcjach wykazuje się podatek należy (zatem transakcja jest widoczna w rejestrze VAT sprzedaży oraz podatek naliczony (zatem transakcja jest widoczna w rejestrze VAT zakupu).

Transakcja WNT pozostaje dla nas neutralna podatkowo jednak wyłącznie, jeżeli przysługuje nam prawo do odliczenia podatku VAT, czyli najczęściej gdy posiadamy status czynnego podatnika VAT i zakup służy prowadzonej działalności gospodarczej.

Zwolniony Podatnik VAT

Od tej zasady istnieją jednak wyjątki, międzyinnymi jeden dotyczący podatnika VAT zwolnionego, który łącznie w danym roku obrotowym przeprowadza transakcje WNT o łącznej wartości nieprzekraczającej 50 000zł (w takim wypadku podatnik polski nie powinien rejestrować się dla celów VAT-UE i nie powinien posługiwać się przy transakcji prefixem PL, co spowoduje zastosowanie przez sprzedającego jego krajowej stawki VAT). 

W przypadku natomiast podatnika zwolnionego, który przeprowadza transakcje przekraczające ww. limit, może okazać się konieczna rejestracja dla celów podatku VAT UE i rozliczenie na deklaracji VAT-8 (zatem wykazanie polskiej stawki jako należnej).

Kiedy dokument należy rozliczyć?

Zgodnie z art. 20 ust. 5. ustawy o VAT "W wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury przez podatnika podatku od wartości dodanej, nie później jednak niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru będącego przedmiotem wewnątrzwspólnotowego nabycia [..]"

W interpretacji podatkowej z 18 maja 2020 r. o sygn. akt 0111-KDIB3-3.4012.40.2020.2.JS odnajdujemy podpowiedź, że "moment powstania obowiązku podatkowego z tytułu WNT uzależniony jest od wystawienia faktury przez dostawcę, przy czym ma to być faktura dokumentująca dokonaną dostawę. W przypadku natomiast wystawienia faktury przed faktyczną dostawą, nie powstaje obowiązek podatkowy gdyż w momencie wystawienia faktury towary nie są wysyłane lub transportowane w wyniku dokonanej dostawy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium państwa rozpoczęcia wysyłki lub transportu.".

Przykład: Pan Jan, który jest polskim przedsiębiorcą zarejestrowanym dla VAT-UE zawarł 4 lutego umowę zakupu maszyny z kontrahentem VAT-UE, który swoją siedzibę posiada w Niemczech i w Niemczech posiada miejsce stałego prowadzenia działalności. Na podstawie zawartej umowy kontrahent niemiecki 8 lutego zlecił transport maszyny z Niemiec do Polski, którą Pan Jan odebrał 12 lutego. Kontrahent dostarczył fakturę Panu Janowi 14 lutego.

Przeprowadzoną transakcję należy zaklasyfikować jako wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów. Takie towary będą podlegały opodatkowaniu VAT w Polsce, z uwagi na fakt transportu towaru na terytorium Polski, na dowód czego Pan Jan posiada stosowne dokumenty.

W przypadku weryfikacji faktury otrzymanej od Niemieckiego kontrahenta Pan Jan musi zwrócić uwagę na odpowiednie uzupełnienie danych w postaci wskazania prefixów krajów oraz zawarciu w fakturze informacji o obowiązku rozliczenia podatku przez nabywcę, najczęściej adnotacji "reverse charge". Taka transakcja w deklaracji VAT UE winna zostać wykazana w okresie lutego.

a) Samodzielnie przy użyciu oficjalnych narzędzi Ministerstwa Finansów, dla których niezbędne jest posiadanie profilu zaufanego (tutaj tzw. konta organizacji, dla którego należy złożyć specjalny formularz) lub certyfikatu kwalifikowanego (zazwyczaj narzędzia USB zakupionego u dostawcy kluczy wpinanego do portu USB komputera).

b) Za pośrednictwem Serwisu Fakturomanii wykorzystując opcję "E-wysyłka" postępując analogicznie z tym materiałem.

2) Termin przekazywania

Do składania deklaracji VAT UE zobowiązany jest wyłącznie czynny podatnik VAT. Termin przekazania deklaracji jest tożsamy z ogólnym terminem VATowskim tj. informację przekazuje się do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miały miejsce transakcje ujmowane w VAT UE, czyli WŚU, WDT lub WNT.

W celu wygenerowania deklaracji VAT UE dla transakcji zakupowych należy przejść do panelu głównego "Informacje", następnie wybrać moduł "Deklaracje VAT", wybrać okresy miesięczne albo kwartalne (w zależności rozliczenia), rok oraz miesiąc/kwartał, na końcu zaś kliknąć "Podgląd".

Po wybraniu podglądu, zostaniemy przeniesieni do modułu rozliczenia, w nim na dole strony pojawią się różne opcje, w tym "Pobierz", którą należy wybrać.

Z poziomu podglądu funkcji "Pobierz" będą już dostępne deklaracje w formie technicznej poglądowej PDF oraz właściwej XML.