Niniejszy artykuł omawia w jaki sposób zaewidencjonować w Fakturomanii poniesiony koszt, dla którego nie ma utworzonej dedykowanej kategorii. W przykładzie zostanie zaprezentowany koszt związany z odbytym szkoleniem. Zagadnienie poświęcone ogólnej tematyce kosztów zostało natomiast omówione w pokrewnym wpisie "Czym jest koszt oraz faktura kosztowa krok po kroku".
I. Informacje ogólne
1) Najczęstsze typy "Pozostałych kosztów"
Koszty, które nie mieszczą się w utworzonych w aplikacji kategoriach zazwyczaj będziemy ewidencjonować za pomocą odrębnej kategorii kosztowej, którą jest "Pozostałe Koszty". Istotne jest, że niniejsza kategoria dotyczy wyłącznie kosztów podatkowych.
W niniejszej kategorii zazwyczaj ujmuje się takie wydatki jak:
a) koszty reklamy (ale nie faktur stanowiących import usług od podatników zagranicznych, które co do zasady ewidencjonowane są zgodnie z tym materiałem),
b) koszty poniesione na ubezpieczenia majątkowe i osobowe, o których więcej tutaj,
c) koszty podróży służbowych,
d) koszty związane z wykonywaniem czynności statutowych spółki takie jak koszty organizacji zgromadzenia wspólników,
e) składki na rzecz organizacji społecznych oraz zrzeszeń,
f) koszty szkoleń.
2) Problematyka kosztów reklamy, a kosztów reprezentacji
W obrocie gospodarczym pojawia się kłopot w zakresie rozróżnienia czym jest koszt reprezentacji, a czym koszt reklamy, gdy właściwe przyporządkowanie wydatku ma wpływ na rozliczenie podatkowe. Taki stan rzeczy jest oczywiście spowodowany faktem, że przepisy podatkowe nie definiują pojęcia reprezentacji ani reklamy, z tego względu pewne charakterystyczne cechy obu tych kosztów musiały zostać wypracowane przez literaturę i orzecznictwo.
Prawidłowe zdefiniowanie kosztów reprezentacji i reklamy jest ważne przede wszystkim z podatkowego punktu widzenia, bowiem koszty reklamy zalicza się do kosztów podatkowych, natomiast koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, są wyłączone z takich kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT/UPDoP).
Z tego względu przy określaniu typu wydatku musimy ostrożnie posiłkować się wypracowaną linią organów skarbowych, tutaj też Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 12 czerwca 2018 r., nr 0111-KDIB2-3.4010.54.2018.2.PB, podpowiada, że "Reklama to działania podmiotu gospodarczego kształtujące popyt na dane towary, usługi lub markę, poprzez poszerzenie wiedzy o nich, mające na celu zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do zakupu towarów lub usług tego podmiotu gospodarczego. Wobec braku definicji pojęcia reklamy należy w tym względzie odwołać się do znaczenia tego terminu w języku potocznym. W świetle objaśnień zawartych w "Słowniku języka polskiego" opracowanym pod redakcją M. Szymczaka (Warszawa 1994, tom III), reklama to: "rozpowszechnianie informacji o towarach, ich zaletach, wartości, miejscach i możliwościach nabycia, chwalenie kogoś, zalecanie czegoś przez prasę, radio, telewizję, środki (np. plakaty, napisy, ogłoszenia itp.) służące temu celowi".
W niniejszej interpretacji odnajdujemy również odniesienie do zdefiniowania pojęcia reprezentacji, w tym miejscu Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyroku z dnia 17 czerwca 2013 r. sygn. akt II FSK 702/11 "stwierdził, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Dla uznania wydatków za koszty poniesione na reprezentację nie jest koniecznie, by posiadały one takie cechy jak wystawność, wytworność, czy okazałość. Nie są to bowiem wartości wymierne, nie ma możliwości stworzenia jednakowego miernika dla określenia poziomu wystawności, wytworności, okazałości, czy przepychu dla wszystkich podmiotów gospodarczych. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny".
Koszty o charakterze reprezentacyjnym w systemie będzie wprowadzać się przez kategorię "Koszty niepodatkowe".
II. Wprowadzanie kosztu szkolenia
Ponieważ koszty związane ze szkoleniami są raczej bezsporne, to taki koszt w systemie można zaewidencjonować przy użyciu modułu kosztów wybierając w lewym menu "Koszty"(1) > "Dodaj koszt"(2).
Uzupełnianie danych dokumentu
W następnym kroku należy uzupełnić dane dokumentu, jednocześnie zalecamy Państwu dodawanie danych w kolejności od wprowadzenia kontrahenta do wprowadzenia pozycji.
Po uzupełnieniu dokumentu należy zapisać wprowadzony dokument.
1) Kontrahent
Przedsiębiorca
W przypadku kosztu szkolenia co do zasady będziemy mieli do czynienia z przedsiębiorcą, w takim wypadku kontrahenta najlepiej jest wyszukać w prosty sposób posługując się suwakiem GUS.
2) Dane podstawowe
Dokumentem źródłowym na podstawie którego będzie ewidencjonowane szkolenie jest Faktura. W polu nr faktury lub dokumentu należy wskazać numer Faktury.
a) Numer (tutaj wyłącznie wpisujemy numer, nie przepisujemy słów dokumentu tj. "Faktura VAT FVS 1/1/12/2022", a wpisujemy wyłącznie "FVS 1/1/12/2022").
b) Dane płatności
Termin płatności faktury lub dokumentu nie będzie miał znaczenia w przypadku braku płatności.
Jeżeli płatność zostanie natomiast oznaczona jako "opłacona", to pole "Termin płatności" zamieni się automatycznie na "Datę faktycznej płatności", data ta musi pokrywać się z datą księgowania/operacji (oba warianty są prawidłowe) znajdującą się na wyciągu bankowym lub datą rzeczywistej płatności przy płatności gotówkowej.
Płatności w systemie można oznaczyć w późniejszym terminie, przy pomocy funkcji "Rozlicz", więcej o dodawaniu płatności w materiale:
3) Kategoria kosztowa
Co do zasady kategorią dla szkoleń będzie:
KATEGORIA: Pozostałe koszty
4) Pozycje
Szkolenia świadczone przez przedsiębiorców co do zasady mogą podlegać opodatkowaniu podatkiem VAT. Niemniej jednak w przypadku zwolnienia przedmiotowego (często placówki oświaty) danego rodzaju transakcji należy wybrać stawkę VAT "zw".
W przypadku stawki VAT pozycja może wygladać następująco.
Po wprowadzeniu kosztu należy wybrać "Zapisz".