1) Księgowanie najmu jako kosztu

Najem od osób fizycznych to dość często występująca forma wynajmu.
Do najmu, osoby fizyczne nie wystawiają faktur, ale nie wpływa to na możliwość rozliczania kosztów.
W przypadku osób prawnych lub przedsiębiorców, rozliczenie winno występować na podstawie wystawionej faktury VAT, zatem problem nam się rozwiązuje.


Tego typu wydatki (od osoby fizycznej) należy rozliczać w następujący sposób:

Rozliczenie kosztu

Dane kontrahenta/dodawania kontrahenta:

Obecnie w aplikacji pole NIP jest obowiązkowe i nie ma możliwości jego pominięcia. Wynika to wprost z przepisów oraz wymogów dokumentacyjnych (np. JPK_VAT, jeżeli transakcja podlega podatkowi VAT).
Dla osób fizycznych, które nie posiadają numeru NIP pole należy uzupełnić słowem: "BRAK".
Właśnie ww. sposób ustawodawca sugeruje uzupełniać pole dla osób bez numeru identyfikacji podatkowej.

Zarządzanie kontrahentami:



Dane podstawowe:

W polu nr faktury lub dokumentu należy wpisać np. "WB za xx/xxxx" gdy dokumentem księgowym jest wyciąg bankowy lub po prostu umowa najmu lokalu, jeżeli jest ona podstawą księgowania kosztu.
Kategoria kosztu: KATEGORIA: USŁUGI OBCE
Podkategoria kosztu: PODKATEGORIA: NAJEM I DZIERŻAWA


Pozycje:
Najem od osób fizycznych co do zasady nie podlega podatkowi VAT, dlatego też należy wybrać stawkę VAT "zw."

2) Księgowanie wpłaty kaucji Wynajmującemu - kiedy nasz podmiot jest najemcą

W przypadku wpłaty kaucji (kiedy to my jesteśmy najemcą), należy przygotować księgowanie w sposób analogiczny do poniższego przykładu:


Jeżeli kaucja została pokryta w gotówce należy zmienić konto 130-01 (bieżące rachunki bankowe) na konto 100-01 (główna kasa) oraz dokument źródłowy - zazwyczaj umowa najmu potwierdzająca wpłatę gotówki wraz z zawarciem umowy lub dokument KW (kasa wydała).

3) Otrzymanie Kaucji, kiedy to nasz podmiot otrzymuje kaucję od najemcy

Jeżeli sytuacja będzie odwrotna tzn. nasz podmiot jako wynajmujący otrzyma wpłatę kaucji, księgowania będą po odwrotnych stronach oraz konto kontrahenta o numerze 202-xxxx należy zmienić na konto kontrahenta o numerze 201-xxxx.
Zatem konto 130 będzie po stronie WN,
natomiast konto 201 będzie po stronie MA.


W przypadku zwrotu kaucji, zamieniamy stronami wartości przy kontach 130-01 oraz 20x-xxxxx oraz zmieniamy opis transakcji z dekretacją, na "Zwrot kaucji".


Jeżeli kaucja została pokryta w gotówce należy zmienić konto 130-01 (bieżące rachunki bankowe) na konto 100-01 (główna kasa) oraz dokument źródłowy - zazwyczaj umowa najmu potwierdzająca otrzymanie płatności wraz z zawarciem umowy lub dokument KP (kasa przyjęła).