Faktury zaliczkowe nie są jeszcze w pełni zautomatyzowane w aplikacji. Z tego powodu istnieje manualny sposób na ewidencjonowanie tego typu dokumentów przez moduł UAT.
Co do zasady zarówno fakturę zaliczkową jak też fakturę końcową należy wystawić w zewnętrznym narzędziu po czym odpowiednio wprowadzić je do systemu.
Jednocześnie informujemy, że obecnie toczą się prace nad wprowadzeniem zautomatyzowanego rozliczenia takich dokumentów.
Procedura wprowadzenia faktury zaliczkowej oraz kosztowej co do zasady składa się z 5 etapów i wszystkie etapy tej procedury zostały poniżej przedstawione.
W podanym przykładzie zostały użyte następujące dane:
Faktura zaliczkowa
Nr faktury zaliczkowej: ZAL 1/01/2023,
Data sprzedaży faktury zaliczkowej: 30.01.2023,
Wartość faktury zaliczkowej 1000 zł netto (230 zł VAT) 1230 zł brutto.
Faktura końcowa
Nr faktury końcowej: FVS KON 1/04/2023,
Data wykonania usługi: 30/04/2023,
Wartość faktury końcowej 100 zł netto (23 zł VAT) 123 zł brutto.
Łączna wartość transakcji: 1100 zł netto (256 zł VAT) 1353 zł brutto.
1) Etap pierwszy - wystawienie faktury zaliczkowej
W pierwszej kolejności należy w systemie wprowadzić fakturę zaliczkową, którą to można wprowadzić w sposób analogiczny do zwykłej faktury sprzedaży. Taką fakturą zaliczkową pod względem wizualnym należy sporządzić w zewnętrznym narzędziu.
W drugiej kolejności po zatwierdzeniu wprowadzonego dokumentu, do takiej faktury należy dodać przez moduł UAT dodatkową operację. Przedmiotem UAT jest przeksięgowanie przychodu netto wynikającego z faktury zaliczkowej. Taki UAT można utworzyć wybierając w lewym menu UAT, a następnie "Dodaj UAT".
2) Etap drugi - wyksięgowanie wartości netto (która nie jest przychodem)
Zaliczka co do zasady nie jest dla spółki przychodem, więc wartość netto faktury należy odpowiednio zaewidencjonować (tutaj jednak należy mieć na uwadze, że Fiskus forsuje stanowisko, które mówi, że w przypadku uregulowania 100% wartości zamówienia taka zaliczka będzie stanowiła przychód, w związku z czym nie dokonuje się odroczenia rozpoznania przychodu).
Bazując jednak na wskazanym w założeniu przykładzie, w module UAT przy fakturze zaliczkowej odpowiadającej wysokości 1000 zł netto ewidencja wyglądałaby w sposób następujący.
3) Etap trzeci - faktura końcowa
Wraz ze zrealizowaniem zamówienia co do zasady należy wystawić fakturę końcową (chyba, że zaliczka stanowiła 100% przedpłaty).
W takim dokumencie powinny znaleźć się informacje o wszystkich fakturach zaliczkowych oraz łącznej wartości transakcji.
4) Etap czwarty - księgowanie faktury końcowej
Fakturę końcową można zaewidencjonować przez moduł sprzedaży na podstawie faktury wystawionej w zewnętrznym systemie, analogicznie jak w przypadku faktury zaliczkowej. Tutaj zaewidencjonować należy jedynie kwoty, które nie zostały uwzględnione w zaliczce (zatem pozostałą część).
W ww. przykładzie całkowita wartość usług wyniosła 1353 zł brutto, zaliczka opiewała na kwotę 1230 zł brutto, a zatem nierozliczona pozostała jeszcze część 123 zł brutto. Na taką kwotę opiewać będzie zatem faktura końcowa.
5) Etap piąty - księgowanie przychodu z zaliczek
Ostatni etap stanowi zaewidencjonowanie przychodu, który pochodził z zaliczek. W poprzednich etapach nie stanowił on przychodu podatkowego, w związku z czym wraz z wystawieniem faktury końcowej/wykonaniem usługi - stał się on już przychodem podatkowym.
Tę zmianę również należy zaewidencjonować z pomocą narzędzia UAT, a ewidencja będzie wyglądała odwrotnie w stosunku do ewidencji z pkt 2). Tutaj ewidencji należałoby dokonać w sposób analogiczny do przedstawionego poniżej przykładu.
