Po dokonaniu rejestracji konta w serwisie, która została szczegółowo omówiona w tym materiale "Rejestracja konta w systemie", niezbędne jest jego pełne skonfigurowanie.
Na wstępie należy zwrócić uwagę, że w zależności od okoliczności czy mikro sp. z o.o. jest nowym podmiotem czy też istniejącym, odmiennie będzie kształtowała się ostatnia część procesu konfiguracji konta.
W przypadku istniejących podmiotów z historią księgową, niezbędne jest przeprowadzenie procesu migracji, który wiąże się z odpowiednim wprowadzeniem danych tzw. bilansu otwarcia.
Szczegółowo proces migracji został omówiony w materiale "Migracja do systemu".
I. Konfiguracja danych firmy
a) Dane dotyczące podmiotu
Po zarejestrowaniu konta w systemie należy wprowadzić szczegółowe dane firmy. Konfiguracja danych znajduje się w module "Ustawienia"(1) -> Dane Firmy(2)
UWAGA: W systemie istnieje możliwość automatycznego uzupełnienia zdecydowanej większości danych przy pomocy suwaka GUS (3) poprzez uzupełnienie w nim NIP. Niniejszy sposób jest sugerowanym sposobem uzupełnienia danych.
W przypadku skorzystania z ww. opcji dane zostaną uzupełnione bezpośrednio z bazy Głównego Urzędu Statystycznego, jednak bez Urzędu Skarbowego. Urząd Skarbowy należy wybrać manualnie w panelu dane szczegółowe(5). Koniecznymi polami do uzupełnienia są również informacje dotyczące adresu email podatnika oraz telefonu kontaktowego, które począwszy od roku 2020 stały się polami obligatoryjnymi z uwagi na nowelizacje przepisów podatkowych.
Właściwy Urząd Skarbowy pod który podlega podatnik można odnaleźć w pod adresem baz.
b) Dane dotyczące faktur
Kolejnym krokiem jest ustawienie schematu numeracji faktur(6) - w przypadku rocznego, numery faktur zostaną nadane na wzór "FVS NN/RRRR", zatem "FVS 1/2021" i dalej narastająco, w przypadku miesięcznego na wzór "FVS NN/MM/RRRR", zatem "FVS 1/01/2021" i dalej narastająco.
Istnieje jednak możliwość używania własnej numeracji faktur, a także zmiany automatycznego prefixu "FVS" na inny.
W module dotyczącym ustawień faktur znajdują się również inne opcje, które mogą być domyślnie przypisywane wystawianym dokumentom. Wśród takich opcji wyróżnia się:
- Termin płatności,
- Status oraz forma płatności,
- Ukazywanie numeru kontaktowego na fakturze,
- Ukazywanie adresu email na fakturze,
- Ukazywanie adresu www na fakturze,
- Ukazywanie nr BDO na fakturze (o obowiązkach w zakresie BDO więcej informacji można odnaleźć bezpośrednio na stronie internetowej Ministerstwa Środowiska),
- oraz opcje dotyczące zagadnień stricte podatkowych, które zazwyczaj zawsze będą oznaczone na "Nie", z uwagi na każdorazowe ich ewentualne uzupełnienie spowodowane wyjątkowym charakterem w momencie wystawiania Faktury sprzedażowej kontrahentowi.
c) Konta bankowe
Kolejnym panelem w ustawieniach firmy jest panel kont bankowych(7). W celu dodania konta bankowego należy w tym panelu nacisnąć na przycisk mechanizmu, a następnie
wybrać opcję "dodaj nowe", a następnie
uzupełnić nazwę banku oraz numer konta bankowego, po czym wprowadzone dane zapisać.
Bez zapisania danych zmiany nie zostaną wprowadzone.
II. Oznaczenie daty założenia ksiąg handlowych/ daty migracji do aplikacji
Konfiguracja niniejszej daty może kształtować się na 3 sposoby w zależności od okoliczności rozpoczęcia księgowości z Fakturomanią.
1) Konfiguracja nowego podmiotu - mikro spółki z o.o., która będzie otwierała księgi rachunkowe.
W przypadku nowego podmiotu data migracji do aplikacji będzie tożsama z datą rejestracji podmiotu w KRS, którą możemy podpatrzeć w aplikacji w zakładce "Ustawienia" -> "Dane Firmy" -> "Dane Szczegółowe" -> "Data rejestracji".
"Data rejestracji" w module danych firmy będzie widoczna w "Dane szczegółowe" po zaciągnięciu danych z bazy GUS na podstawie wprowadzonego numeru NIP w opcji suwaka "GUS", o którym mowa w pkt 1 lit a) niniejszego wpisu.
Przedłużony pierwszy rok obrotowy? Czy nie?
W zależności od wyboru pierwszego roku obrotowego w umowie spółki wyróżniamy 2 warianty:
a) rok, w którym okres obrotowy kończy się razem z upływem roku rejestracji podmiotu np.: spółka została wpisana do KRS z dniem 22 lipca 2021 r. i jest to pierwszy jej rok obrotowy, będzie on trwał do 31 grudnia 2021 r - od 22.07.2021 do 31.12.2021; w takim wypadku w polu przedłużony rok księgowy wybieramy "Nie".
b) spółka została wpisana do KRS dnia 22 lipca 2021 r. i ma przedłużony rok obrotowy - będzie on trwał od 22.07.2021 do 31.12.2022 r.; w takim wypadku w polu "Przedłużony rok obrotowy" wybieramy "Tak", następnie wskazujemy "początek przedłużonego roku obrotowego" na tożsamy z datą migracji do aplikacji.
Informację o długości pierwszego roku obrotowego mogą Państwo odnaleźć bezpośrednio w umowie spółki oraz na stronie ministerstwa sprawiedliwości https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna
W rejestrze należy wpisać NIP spółki, następnie wybrać rejestr Przedsiębiorców i na końcu kliknąć wyszukaj. W odpisie aktualnym podmiotu informacja o końcu roku obrotowego znajduje się w Dziale III Rubryce 5.
2) Konfiguracja istniejącego podmiotu - spółki, która posiada już historię księgową.
UWAGA! W przypadku spółki posiadającej już historię księgową niezbędne jest postępowanie zgodnie z materiałem dotyczących stricte migracji znajdującym się w bazie wiedzy w materiale "Migracja do systemu".
III. Oznaczenie ustawień podatkowych | Konfiguracja CIT oraz VAT
Po uzupełnieniu danych konfiguracyjnych dotyczących założenia ksiąg handlowych, niezbędne jest uzupełnienie danych dotyczących ustawień podatkowych.
Konfiguracji podatkowej w systemie dokonuje się w tożsamym miejscu, w module Ustawienia > Dane księgowe, natomiast szczegółowy opis konfiguracji podatkowych wraz ze zmianą schematów lub innych wariantów odnajdą Państwo w materiale "Konfiguracja ustawień podatkowych CIT lub VAT".
W panelu wyróżnia się ustawienia dotyczące:
1) Schematu rozliczenia podatku CIT - Zaliczek CIT
W niniejszej opcji dostępne są dwa warianty, miesięczny albo kwartalny. Każdy podatnik może korzystać z rozliczenia zaliczek CIT miesięcznego albo kwartalnego już od początku jego istnienia. Rozliczenie może zostać skonfigurowane z początkiem roku, w trakcie roku podatkowego podatnik nie może zmienić wybranego schematu.
2) Schematu rozliczenia podatku VAT.
a) Czynny podatnik
Konfiguracji schematu rozliczenia VAT należy zawsze dokonać zgodnie ze złożonym formularzem rejestracyjnym VAT-R w Urzędzie Skarbowym.
W przypadku czynnego podatnika VAT konfiguracji konta w systemie należy dokonać przez oznaczenie w polu Schemat rozliczeń VAT zgodnie ze złożonym formularzem VAT-R, tj. wybranie opcji "Miesięcznie" albo "Kwartalnie", oraz zwolnienie na "Nie", następnie wskazując czy rozliczenie w niniejszym podatku jest z uwzględnieniem metody kasowej czy też nie (metoda kasowa stanowi wyjątkowy sposób rozliczenia).
Rozliczenie VAT kwartalne jest dostępne wyłącznie dla podatników rozliczających się z niniejszego podatku przez kolejnych 12 okresów rozliczeniowych po złożeniu formularza VAT-R.
b) Zwolniony podatnik
W przypadku korzystania ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego podatku VAT w prowadzonej działalności, niezbędne jest zamieszczenie stosownej podstawy prawnej w ustawieniach podatkowych oraz uzupełnienie pola "Zwolnienie VAT" wybierając opcję z "Nie" na "Tak".
Więcej informacji na temat zwolnienia podmiotowego mogą Państwo odnaleźć w materiałach publikowanych przez Ministerstwo Przedsiębiorczości.
Zwolnienie podmiotowe
W przypadku zwolnienia podmiotowego (obrót do 200.000 zł, jednak należy pamiętać, że kwota jest rozliczana proporcjonalnie w zależności od chwili rejestracji podmiotu), może ona brzmieć:
"Sprzedawca zwolniony podmiotowo z podatku od towarów i usług na podstawie art.113 ust.1 albo ust.9 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535)."
Zwolnienie przedmiotowe
W przypadku zwolnienia przedmiotowego (specyfika prowadzonej działalności), niezbędne jest wskazanie konkretnego punktu i tak przykładem dla zwolnienia z uwagi na świadczenie usług w zakresie opieki medycznej, służącej profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia przez lekarza, lekarza dentysty, pielęgniarki, położnej lub psychologa może ona brzmieć:
"Sprzedawca zwolniony przedmiotowo z podatku od towarów i usług na podstawie art.43 ust.1 pkt 19 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535)."
IV. Wprowadzenie bilansu otwarcia.
Wprowadzenie bilansu nie będzie możliwe przed wykonaniem czynności konfiguracyjnych wskazanych w poprzednich punktach.
Po skonfigurowaniu konta można wprowadzić bilans otwarcia bezpośrednio w module "Księgowość" > "Konfiguracja" > "Bilans otwarcia".
Bilans otwarcia w przypadku nowych spółek możemy wprowadzić analogicznie do poniższego materiału (domyślnie dla złożonego oświadczenia do Sądu o pokryciu 5000 zł kapitału zakładowego, które może być co do zasady dokonane wyłącznie w formie gotówkowej z uwagi na brak posiadania rachunku bankowego przez spółkę).
W przypadku natomiast podmiotów migrujących niezbędne jest postępowanie zgodne z materiałem "Migracja do systemu".
Wprowadzenie bilansu otwarcia dla kapitału zakładowego 5000 zł wnoszonego w formie gotówkowej, gdy nie jest prowadzony raport kasowy (opcja łatwiejsza i mniej formalna).
Najpierw należy udać się do modułu "Księgowość", następnie wybrać opcję "Konfiguracja", po czym "Bilans otwarcia". Należy odnaleźć konto oznaczone numerem 240-00001 i uzupełnić kwotę 5000 po stronie Wn.
Następnym krokiem jest uzupełnienie wysokości kapitału zakładowego na dedykowanym koncie dla KZ, w tym celu należy odnaleźć konto oznaczone numerem 800-00001 "Kapitał zakładowy" oraz po stronie Ma uzupełnić wartość 5000 (wysokość KZ). Po prowadzeniu danych należy wybrać mechanizm, następnie "Zapisz" oraz po zapisaniu "Zatwierdź".
W przypadku dokonania wpłaty środków gotówkowych na rachunek bankowy podmiotu po jego założeniu w banku, należy posłużyć się modułem "Finanse" wybierając typ operacji "Wpływ środków do banku od udziałowca", więcej informacji dotyczących modułu Finanse można odnaleźć w bazie wiedzy w materiale "Zarządzanie Finansami".