Sposób wysyłania deklaracji podatkowych zademonstrowany zostanie na przykładzie deklaracji CIT-8 dla roku 2023, niemniej najczęściej innymi występującymi deklaracjami, które również przekazuje się w formie elektronicznej przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego lub profilu zaufanego są:
a) dokumenty VAT jak JPK_V7, VAT_UE, VAT-8 czy VAT-9M,
b) dokumenty PIT jak PIT-11, PIT-4R, PIT-8AR czy PIT-8C.
SPIS TREŚCI
I. Dwa sposoby przekazywania deklaracji podatkowych
1) Przekazywanie za pośrednictwem systemu Fakturomanii
2) Przekazywanie deklaracji z użyciem narzędzi Ministerstwa Finansów opisane w niniejszym materiale
II. Co zatem jest potrzebne, aby móc wysłać samodzielnie taką deklarację?
I. Dwa sposoby przekazywania deklaracji podatkowych
Deklaracje podatkowe Urzędowi Skarbowemu można przekazywać na dwa sposoby tj.
1) Samodzielnie przy użyciu oficjalnych narzędzi Ministerstwa Finansów, dla których niezbędne jest posiadanie profilu zaufanego (tutaj tzw. konta organizacji, dla którego należy złożyć specjalny formularz) lub certyfikatu kwalifikowanego (zazwyczaj narzędzia USB zakupionego u dostawcy kluczy wpinanego do portu USB komputera).
2) Za pośrednictwem Serwisu Fakturomanii wykorzystując opcję "E-wysyłka" postępując zgodnie z tym materiałem.
1) Przekazywanie za pośrednictwem systemu Fakturomanii
Opcja przekazywania deklaracji podatkowych za pośrednictwem serwisu jest opcją dodatkową. W celu rozszerzenia funkcjonalności konta przez dodanie możliwości przekazywania deklaracji za pośrednictwem serwisu należy wykupić pakiet e-wysyłek po czym złożyć pełnomocnictwa generowane z systemu dla pracowników Fakturomanii w Państwa Urzędzie Skarbowym (bez takich umocowań zlecane deklaracje będą bowiem odrzucane, jako przekazywane bez stosownego upoważnienia).
Tutaj dla przeprowadzenia ww. procedury oraz wygenerowania takich umocowań w formularzach UPL-1 pomocny może okazać się dla Państwa materiał z podpowiedziami "Jak przez Fakturomanię wysyłać e-deklaracje? Na przykładzie wysyłki VATu, czyli dzisiaj pliku JPK_V7".
Zgodnie z regulaminem Serwisu, przekazanie Ministerstwu Finansów deklaracji podatkowych Użytkownika przez Serwis następuje:
a) w każdy piątek (z wyjątkiem dni wolnych od pracy, w takim przypadku deklaracja jest przekazywana w następnym dniu roboczym),
b) w terminach podatkowych w przypadku prawidłowo zleconych wysyłek oraz,
c) w 25. dzień miesiąca w przypadku deklaracji dotyczących podatku VAT, chyba że termin wypada w dzień wolny od pracy, w takim przypadku - w następnym dniu roboczym.
2) Przekazywanie deklaracji z użyciem narzędzi Ministerstwa Finansów opisane w niniejszym materiale
Z systemu Faktuormanii można wygenerować struktury deklaracji podatkowych Ministerstwa Finansów w oficjalnych formatach tj. XML. Takie formaty wczytuje się do narzędzi Ministerstwa przez import danych, najczęściej wykorzystywanymi narzędziami MF będą natomiast:
a) Bramka JPK (czyli najczęściej JPK_V7), przy których można wykorzystać profil zaufany - https://e-mikrofirma.mf.gov.pl/jpk-client/send
b) Aplikacja webowa na stronie podatki.gov.pl udostępniona dla różnych deklaracji CIT, PIT lub VAT (poza jpk) począwszy od deklaracji za rok 2023r. po wybraniu "Wypełnij online".
c) Formularze interaktywne - czyli najstarsze narzędzia już właściwie wycofane, stosowane zazwyczaj do deklaracji składanych do roku 2021 lub 2022 włącznie (chociaż oczywiście były również stosowane w roku 2023 dla deklaracji 2022 jak CIT-8, PIT-11, PIT-4R lub VAT UE jednak w trakcie roku MF wycofało je wprowadzając aplikację webową i wywołując jak zwykle duże zamieszanie).
W przypadku formularzy interaktywnych w pierwszej kolejności należy pobrać interaktywny formularz ze strony ministerstwa finansów. Formularze można co do zasady pobrać tutaj: https://www.podatki.gov.pl/e-deklaracje/
UWAGA! Formularze interaktywne co do zasady nie działają w środowisku mac.
II. Co zatem jest potrzebne, aby móc wysłać samodzielnie taką deklarację?
W celu przekazywania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną jest kilka rzeczy, o które należy zadbać tj:
a) Posiadać aktualne pełnomocnictwo w Urzędzie Skarbowym, które składa się na formularzu UPL-1 oraz konto organizacji.
By można było podpisywać dokumenty w imieniu spółki profilem zaufanym należy złożyć do urzędu skarbowego odpowiednie umocowanie - UPL-1 oraz formularz konta organizacji. Warto złożyć ten formularz osobiście, bowiem jest duża szansa, że od razu zostanie on “wpisany do bazy danych Ministerstwa” i niemalże natychmiast będziemy mogli podpisywać dokumenty w imieniu spółki. Formularz umocowania UPL-1 jest dostępny na stronie Ministerstwa Finansów.
b) Posiadać certyfikat kwalifikowany służący do podpisywania dokumentów w formie elektronicznej.
Taki zestaw do podpisywania dokumentów sprzedaje w Polsce kilka firm, koszt takiego podpisu z dwuletnim okresem ważności wynosi zazwyczaj około 300 zł brutto. W związku z wykorzystaniem dostawców kluczy, aby podpisem elektronicznym można było się posługiwać i podpisywać e-deklaracje, należy najpierw poprawnie zainstalować odpowiednie oprogramowanie dostawcy i dokonać uwierzytelnienia.
c) Posiadać zainstalowaną najnowszą wersję adobe acrobat reader (dla archiwalnych deklaracji do 2022r.)
Acrobat Reader to obecnie jedyny wspierający program do obsługi formularzy interaktywnych PDF Ministerstwa Finansów, niestety z niewiadomych przyczyn obsługa formularzy interaktywnych nie jest wspierana na środowisku Mac.
d) Posiadać zainstalowaną wtyczka e-deklaracje w Acrobat Reader (dla archiwalnych deklaracji do 2022r.)
Wtyczka służąca do wysyłania deklaracji drogą elektroniczną bezpośrednio z Acrobat Readera jest dostępna na stronie Ministerstwa Finansów pod tym adresem.
III. W jaki sposób zaimportować strukturę XML do aplikacji webowej Ministerstwa Finansów (dokumenty PIT, CIT lub VAT)?
Na stronie podatki.gov.pl udostępnionej dla różnych deklaracji CIT, PIT lub VAT (poza jpk) należy wybrać jedną z opcji "Wypełnij online". Panel po wejściu w sekcję deklaracji na przykładzie CITu wygląda następująco.
Po wybraniu jednej z opcji "Wypełnij online" zostaniemy przeniesieni albo do konta organizacji, o którym wspominaliśmy wcześniej, w którym możemy wykorzystać profil zaufany albo kreatora dokumentu, w którym możemy wykorzystać certyfikat kwalifikowany. W obydwu opcjach niezbędne będzie posłużenie się opcją "Importu plik XML" deklaracji generowanej z Fakturomanii.
IV. W jaki sposób zaimportować strukturę XML do Formularza interaktywnego po czym wysłać deklarację przez ten formularz (deklaracje archiwalne do 2022r.)?
Najpierw generujemy i zapisujemy deklarację z formularzem interaktywnym na komputerze.
Teraz otwieramy pobrany formularz interaktywny. Wybieramy "Edycja > Ppcje formularza > Importuj dane".
Następnie odszukujemy zapisany wygenerowany z Fakturomanii plik w formacie XML.
Klikamy otwórz, dane powinny zostać zaimportowane do formularza, po tym, możemy przystąpić do wysyłki deklaracji, w tym celu wybieramy "E-deklaracje" po prawej stronie i przechodzimy przez proces Ministerstwa Finansów.
