E-deklaracje to deklaracje przesyłane drogą elektroniczną. Wysyłanie dokumentów drogą tradycyjną zostało już znacznie ograniczone przez ustawodawcę, dlatego w przypadku samodzielnego elektronicznego przekazywania deklaracji podatkowych należy zaopatrzyć się w certyfikowany podpis kwalifikowany. W tym wpisie dowiesz się jakie narzędzia dla takich wysyłek udostępnia Ministerstwo Finansów.
I. Informacje ogólne
Sposób wysyłania e-deklaracji zademonstrowany zostanie na przykładzie deklaracji CIT-8, niemniej najczęściej innymi występującymi deklaracjami, które również przekazuje się w formie elektronicznej przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego są:
a) dokumenty VAT poza plikiem JPK_V7 - np. VAT_UE, VAT-8, VAT-9M,
b) dokumenty PIT - np: PIT-11, PIT-4R, PIT-8AR, PIT-8C.
II. Dwa sposoby przekazywania deklaracji podatkowych
Deklaracje podatkowe Urzędowi Skarbowemu można przekazywać na dwa sposoby tj. albo samodzielnie przy użyciu oficjalnych narzędzi Ministerstwa Finansów, dla których niezbędne jest posiadanie ceryfikatu kwalifikowanego (zazwyczaj narzędzia USB zakupionego u dostawcy kluczy wpinanego do portu USB komputera), albo za pośrednictwem Serwisu Fakturomanii.
1) Przekazywanie za pośrednictwem systemu Fakturomanii
Opcja przekazywania deklaracji podatkowych za pośrednictwem serwisu jest opcją dodatkową. W celu roszerzenia funkcjonalności konta przez dodanie możliwości przekazywania deklaracji za pośrednictwem serwisu należy wykupić pakiet e-wysyłek po czym złożyć pełnomocnictwa generowane z systemu dla pracowników Fakturomanii w Państwa Urzędzie Skarbowym (bez takich umocowań zlecane deklaracje będą bowiem odrzucane, jako przekazywane bez stosownego upoważnienia).
Tutaj dla przeprowadzenia ww. procedury oraz wygenerowania takich umocowań w formularzach UPL-1 pomocny może okazać się dla Państwa materiał z podpowiedziami "Jak przez Fakturomanię wysyłać e-deklaracje? Na przykładzie wysyłki VATu, czyli dzisiaj pliku JPK_V7".
Zgodnie z regulaminem, przekazanie Ministerstwu Finansów deklaracji podatkowych Użytkownika przez Serwis następuje:
a) w każdy piątek (z wyjątkiem dni wolnych od pracy, w takim przypadku deklaracja jest przekazywana w następnym dniu roboczym),
b) w terminach podatkowych w przypadku prawidłowo zleconych wysyłek oraz,
c) w 25. dzień miesiąca w przypadku deklaracji dotyczących podatku VAT, chyba że termin wypada w dzień wolny od pracy, w takim przypadku - w następnym dniu roboczym.
2) Przekazywanie deklaracji z użyciem narzędzi Ministerstwa Finansów opisane w niniejszym materiale
Z systemu Faktuormanii można wygeneorwać struktury deklaracji podatkowych Ministerstwa Finansów w oficjalnych formatach tj. XML. Takie formaty wczytuje się do narzędzi Ministerstwa przez import, najczęściej wykorzystywanymi narzędziami MF są natomiast:
a) bramka JPK (czyli najczęściej JPK_V7), przy których można wykorzystać profil zaufany - https://e-mikrofirma.mf.gov.pl/jpk-client/send
b) formularze interaktywne (czyli najczęściej deklaracje PIT oraz CIT), przy których można wykorzystać tylko certyfikat kwalifikowany - https://www.podatki.gov.pl
Z uwagi na fakt, że Ministerstwo posługuje się przestarzałymi narzędziami zwanymi Formularzami Interaktywnymi, aby wygenerować właściwe deklaracje, należy pobrać Formularz oraz XML.
Następnie formularz należy otworzyć w zainstalowanym Adobe Readerze (dokument otwarty w przeglądarce niestety nie będzie działał) oraz zaimportować do niego XML.
UWAGA! Formularze interaktywne co do zasady nie działają w środowisku mac.
III. Co zatem jest potrzebne, aby móc wysłać samodzielnie taką deklarację?
W celu przekazywania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną jest kilka rzeczy, o które należy zadbać tj:
a) Posiadać aktualne pełnomocnictwo w Urzędzie Skarbowym, które składa się na formularzu UPL-1,
By można było podpisywać dokumenty w imieniu spółki należy złożyć do urzędu skarbowego odpowiednie umocowanie - UPL-1. Warto złożyć ten formularz osobiście, bowiem jest duża szansa, że od razu zostanie on “wpisany do bazy danych Ministerstwa” i niemalże natychmiast będziemy mogli podpisywać dokumenty w imieniu spółki.
Formularz umocowania UPL-1 jest dostępny na stronie Ministerstwa Finansów pod adresem:
b) Posiadać certyfikat kwalifikowany służący do podpisywania dokumentów w formie elektronicznej.
Taki zestaw do podpisywania dokumentów sprzedaje w Polsce kilka firm, koszt takiego podpisu z dwuletnim okresem ważności wynosi co do zasady około 330 zł brutto. W związku z wykorzystaniem dostawców kluczy, aby podpisem elektronicznym można było się posługiwać i podpisywać e-deklaracje, należy najpierw poprawnie zainstalować odpowiednie oprogramowanie dostawcy.
c) Posiadać zainstalowaną najnowszą wersję adobe acrobat reader
Acrobat Reader to obecnie jedyny wspierający program do obsługi formularzy interaktywnych PDF Ministerstwa Finansów, niestety z niewiadomych przyczyn obsługa formularzy interaktywnych nie jest wspierana na środowisku Mac.
d) Posiadać zainstalowaną wtyczka e-deklaracje w Acrobat Reader
Wtyczka służąca do wysyłanie deklaracji drogą elektroniczną bezpośrednio z Acrobat Readera jest dostępna na stronie Ministerstwa Finansów pod adresem:
IV. W jaki sposób zaimportować strukturę XML do Formularza interaktywnego po czym wysłać deklarację przez ten formularz?
Najpierw generujemy i zapisujemy deklarację z formularzem interaktywnym na komputerze.
Teraz otwieramy pobrany formularz interaktywny. Wybieramy "Edycja > Ppcje formularza > Importuj dane".
Następnie odszukujemy zapisany wygenerowany z Fakturomanii plik w formacie XML.
Klikamy otwórz, dane powinny zostać zaimportowane do formularza, po tym, możemy przystąpić do wysyłki deklaracji, w tym celu wybieramy "E-deklaracje" po prawej stronie i przechodzimy przez proces Ministerstwa Finansów.
