Jak rozliczyć umowę o dzieło?

1) Materialna - tzn. proste działania polegające na stworzeniu np: stołu, naprawie obuwia czy też czyszczeniu odzieży (zob. wyr. SN z 20.5.2986 r. III CRN 82/86). W tych wypadkach skutkiem wykonania umowy są dostrzegalne zmiany w świecie zewnętrznym, dlatego, że doszło do wytworzenia lub przerobienia istniejących uprzednio przedmiotów.

2) Niematerialna - zatem w postaci niezmaterializowanej, jednak mogące zostać następnie utrwalone w postaci materialnej (np: stworzone plany przybierają postać rysunków, kodu źródłowego).

Dzieło jako przedmiot świadczenia przyjmującego zamówienie może, ale nie musi być utworem w rozumieniu prawa autorskiego (zob. E. Gniewek, P. Machnikowski (red.) w: KC, wyd. 9, Warszawa 2019 str. 1375).

Charakterystycznymi cechami umowy o dzieło odróżniającymi ją od umowy zlecenia są:

a) rezultat - umowa o dzieło jest umową rezultatu (wyniku), umowa zlecenia jest umową czynności starannego działania zleceniobiorcy;

b) jest zawsze odpłatna, wynagrodzenie można ustalić natomiast w formie kosztorysowej albo ryczałtowej;

c) odpowiedzialność - w umowie o dzieło osoba, która wykonuje tę umowę, odpowiada za osiągnięcie rezultatu, nie jest zatem ważne, czy dołożyła należytej staranności przy wykonywaniu dzieła, ryzyko obciąża wykonawcę umowy;

d) dla umów zlecenia jest charakterystyczne jest wykonywanie powtarzalnych, odtwórczych czynności bądź wykonywanie tych czynności w sposób ciągły;

e) Umowa o dzieło nie podlega ubezpieczeniom społecznym, chyba, że jest zawierana obok innego bezwzględnego tytułu ubezpieczeniowego jak np: umowa o pracę.

Pomocnym dla właściwej kwalifikacji umowy oraz wyczucia różnic między stosunkami może być materiał znajdujący się:

a) na oficjalnej stronie bazy wiedzy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

oraz 

b) w materiale Fakturomanii dotyczącym umowy o pracę "Jak rozliczyć umowę zlecenia?".

UWAGA! W przypadku nawiązania umowy o dzieło z przedsiębiorcą, przedsiębiorca ma obowiązek wystawić Państwu Fakturę (VAT lub bez VAT lub Rachunek). Takie rozliczenie nie stanowi rozliczenia kadrowego.

UWAGA! Stosunek pracy, umowa zlecenia i umowa o dzieło

Wraz z przepisami "COVIDOWymi" nałożono na przedsiębiorców nowy obowiązek niezwiązany z pomocą publiczną, przepisy Tarczy antykryzysowej wprowadziły obowiązek informowania ZUS o umowach o dzieło zawieranych od nowego roku. Obowiązek istnieje wyłącznie jeżeli dany przedsiębiorca jest zgłoszony jako płatnik składek.

Obowiązek ten nie dotyczy umów o dzieło: 

a) zawartych z własnym pracownikiem, 

b) wykonywanych na rzecz własnego pracodawcy, ale zawartych z innym podmiotem, zawartych z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą na wykonanie przez nie usług, które wchodzą w zakres prowadzonej działalności.

Umowy zawarte od 1 stycznia 2021 r. należy wykazywać w nowym formularzu RUD. Należy go złożyć w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o dzieło. Formularz RUD można przekazać elektronicznie przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Dla każdego wykonawcy dzieła należy złożyć oddzielny formularz RUD. W jednym formularzu RUD można wykazać maksymalnie 10 umów zawartych z jednym wykonawcą.

II. Techniczne ustawienia płatnika (tu Zamawiającego)

Co do zasady umowa o dzieło nie wiąże się ze składkami ubezpieczeniowymi, oskładkowaniu w przeciwieństwie do umowy zlecenia, umowa o dzieło będzie podlegała jedynie w enumeratywnych przypadkach, najpowszechniejszą przyczyną jest zawarcie umowy o dzieło z osobą która jest jednocześnie naszym pracownikiem.

Konfigurację umowy o dzieło w systemie należy rozpocząć od skonfigurowania danych płatnika, niezależnie od faktu zwolnienia umowy, chyba że już takiej konfiguracji dokonaliśmy wcześniej - np: w związku z zawarciem umowy o pracę lub umowy zlecenia z inną osobą.

W celu ich uzupełnienia należy udać się do modułu Kadry > Ustawienia Płatnika, następnie możemy dokonać konfiguracji w zakresie płatnika (w przypadku braku osób ubezpieczonych będą to dane o charakterze technicznym, które należy uzupełnić na przyszłość).

Po wyświetleniu się panelu "ustawienia płatnika" udostępniona zostanie opcja konfiguracji danych dotyczących płatnika składek (1). Zwracamy uwagę, że standardowa stawka wypadkowa na rok 2021 wynosi 1,67 %, jednak przy wykonywaniu niektórych zawodów oraz płatników zatrudniających powyżej 10 osób niniejsza stawka może się różnić.

W panelu można ustawić inne dane, przykładowo - dotyczące adresu korespondencyjnego (2) po których uzupełnieniu oraz zapisaniu (3) będzie możliwe pobranie zgłoszenia płatnika składek do ZUS (4).

III. Dodawanie osoby (tu Wykonawcy)

W celu rozliczenia Wykonawcy, w pierwszej kolejności należy udać się do modułu kadr i nacisnąć przycisk "dodaj osobę".

Następnie ukaże nam się panel konfiguracji osoby, w którym należy uzupełnić jej dane podstawowe(nr 1), miejsce zameldowania(2) oraz zamieszkania(3).

Uzupełnienia danych dokonuje się na podstawie dostarczonej przez Wykonawcę dokumentacji oraz zawartej umowy, tj:

a) Kwestionariuszu osobowym Wykonawcy,

c) Umowy o dzieło.

Jeżeli dane zameldowania oraz zamieszkania pokrywają się, należy w takim wypadku uzupełnić obydwa panele tożsamymi informacjami - dane w nich nie mogą pozostać puste.

Informacje o współpracy

Kolejnym panelem są "INFORMACJE O WSPÓŁPRACY" (4), które dotyczą dokumentu na podstawie którego nawiązano umowę.

W miejscu dokumentu należy wpisać jego nazwę i numer np. "Umowa o dzieło NN/RRRR". Pole wynagrodzenia musi zostać uzupełnione, jest to jednak wyłącznie pole techniczne.

Ubezpieczenia społeczne

Najważniejsza przy dodawaniu osoby jest prawidłowa konfiguracja ubezpieczeń społecznych(5). W przypadku umowy o dzieło co do zasady należy posłużyć się suwakiem oznaczonym na kolor szary co spowoduje wyłączenie opcji naliczania składek. Należy jednak w niniejszym zakresie mieć na względzie okoliczności łączenia stosunków współpracy a zwłaszcza łączenie umowy o dzieło z umową o pracę u jednego pracodawcy.

Informacje Podatkowe

Pól dotycząc "kwoty wolnej od podatku", "Ulga dla klasy średniej" oraz "Bez PIT dla młodych" nie stosuje się przy rozliczaniu umowy o dzieło. W zakresie kwoty wolnej Wykonawca będzie mógł skorzystać z niej wraz ze złożeniem zeznania rocznego PIT (np: PIT-37).

Należy jednak pamiętać o stosowanych kosztach uzyskania przychodu, standardowe KUP w przypadku umowy o dzieło wynoszą 20%. W niektórych przypadkach jednak jest możliwość zastosowania 50% KUP, podwyższone koszty można stosować w przypadku wykonywania dzieła o charakterze:

1) działalności twórczej w zakresie architektury, architektury wnętrz, architektury krajobrazu, inżynierii budowlanej, urbanistyki, literatury, sztuk plastycznych, wzornictwa przemysłowego, muzyki, fotografiki, twórczości audialnej i audiowizualnej, programów komputerowych, gier komputerowych, teatru, kostiumografii, scenografii, reżyserii, choreografii, lutnictwa artystycznego, sztuki ludowej oraz dziennikarstwa; 

2) działalności artystycznej w dziedzinie sztuki aktorskiej, estradowej, tanecznej i cyrkowej oraz w dziedzinie dyrygentury, wokalistyki i instrumentalistyki; 

3) produkcji audialnej i audiowizualnej; 

4) działalności publicystycznej; 

5) działalności muzealniczej w dziedzinie wystawienniczej, naukowej, popularyzatorskiej, edukacyjnej oraz wydawniczej; 

6) działalności konserwatorskiej.

Możliwość stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów warto jest potwierdzić kontaktując się z Krajową Informacją Skarbową działającą przy Ministerstwie Finansów pod numerem 22 330 03 30 z działem PIT.

IV. Dodawanie wynagrodzenia

W celu ewidencji wynagrodzenia, w następnym kroku należy wybrać "Dodaj wynagrodzenie".

Po wyświetleniu się panelu dodawania wynagrodzenia w pierwszej kolejności należy wybrać wcześniej dodaną osobę (Wykonawcę) (1).

Kolejnym krokiem jest wybór okresu rozliczeniowego (2), w którym (ważne) należy wybrać okres którego dotyczyła umowa, nie zaś okres, w którym zostało wypłacone wynagrodzenie tzn. jeżeli osoba wykonała dzieło w maju, zaś wynagrodzenie otrzymała w czerwcu, należy wybrać maj po czym dopiero następnie dodać informację o wypłaconym wynagrodzeniu w czerwcu.

Wśród pozycji wynagrodzenia należy wypełnić nazwę dokumentu współpracy (3), w przypadku dzieła będą nim umowy o dzieło.

Następnie należy wybrać formę współpracy (4) oraz wymiar etatu (technicznie 1/1).

"Kalkulator" należy zaznaczyć w przypadku, gdy zastosowanie odnajduje zryczałtowany podatek (umowa na łączną wartość do 200 zł). Pole "Domek" zawsze w przypadku dzieła należy pozostawić puste.

Dodane oraz zapisane wynagrodzenie przed jego zatwierdzeniem jest edytowalne, w celu jego edycji należy kliknąć "Wynagrodzenia" i "Podgląd".

Podgląd pozwala również na podejrzenie informacji dotyczącej PIT lub ZUS (1), skopiowanie wynagrodzenia (2) jego zatwierdzenie (3) oraz podejrzenie sposobu księgowania (4).

Otwierając informacje PIT lub ZUS, można również skontrolować stawki podatku, składek, sposób ich obliczenia. Rozwijając zaś poszczególne pozycje kliknięciem strzałki z lewej strony, podejrzeć można poszczególne pozycje.

W danych księgowych można również skontrolować w jaki sposób zapisywane będzie wynagrodzenie na poszczególnych kontach księgowych, zakładka rejestr VAT zawsze natomiast będzie pusta z uwagi na jej techniczny charakter.

Po dokonaniu naliczenia wynagrodzenia, przed rozliczeniem PIT lub ZUS, należy zaewidencjonować wypłatę wynagrodzenia.

UWAGA! Dla umowy o dzieło należy wygenerować rachunek rozliczenia z Wykonawcą, jeżeli nie wystawił on takiego dokumentu.

Wypłatę wynagrodzenia możemy w systemie oznaczyć po sprawdzeniu poprawności wyliczonej przez system kwoty, która będzie pochodną konfiguracji osoby (2). W celu oznaczenia wypłaty należy ustawić datę wypłaty wynagrodzenia, która musi pokrywać się z datą faktycznej jego płatności. Jeżeli płatność nastąpiła gotówką należy domyślną formę płatności zmienić na przelew (4).

UWAGA! Domyślną formą wypłaty wynagrodzenia jest przelew na rachunek bankowy, wypłata w formie gotówkowej może nastąpić w przypadku zawarcia takiej formy rozliczenia bezpośrednio w umowie o dzieło.

V. Rozliczenie PIT

W celu finalizacji rozliczenia należy przejść do panelu Rozliczenie PIT i ZUS (1) oraz wybrać odpowiedni miesiąc (2), czyli ten, w którym wynagrodzenie zostało wypłacone.

UWAGA! W przypadku wypłacenia wynagrodzenia za maj w czerwcu, oraz w przypadku braku wypłaty wynagrodzenia datowanej na maj, rozliczenie PIT i ZUS majowe będzie zerowe, zaś wartości system zakwalifikuje w czerwcu, więcej.

W przypadku zatem wypłaty wynagrodzenia w miesiącu następującym po miesiącu wykonania dzieła zapłata PIT zawsze będzie przesunięta o miesiąc i w przypadku omówionym powyżej termin PIT upływa 20 lipca.

Z uwagi na płynność ewidencji zawsze zalecane jest wypłacanie wynagrodzenia w miesiącu świadczenia np: z ostatnim dniem miesiąca.

Zwracamy uwagę, że należy bezwzględnie pamiętać, aby rozliczenia PIT i ZUS dokonać dopiero po uzupełnieniu, zatwierdzeniu i zapłaceniu wszystkich wynagrodzeń z danego miesiąca.

W kolejnym kroku można zobaczyć wysokość wyliczonego podatku PIT (1), a następnie zatwierdzić rozliczenie (2). Gdyby system nie pozwolił na zatwierdzenie rozliczenia, najprawdopodobniej oznacza to, że nie zostało opłacone lub zatwierdzone jedno z dodanych wynagrodzeń.

Po zatwierdzeniu rozliczenia na dole strony pojawi się dodatkowy panel, który pozwoli na sprawdzenie kwot płatności podatku. Płatności oznaczamy przez wybranie daty faktycznej płatności należności i jej formy (1 i 2).

Po zatwierdzeniu rozliczenia (3), można pobrać listę płac (4). Jednocześnie pojawi się ikonka "dane księgowe" - w której odnajdziemy sposób ewidencji rozliczenia.