Ministerstwo Finansów po długim czasie ciszy, w końcu 3 listopad 2025r. udostępniło środowisko testowe Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, a 15 listopada środowisko przedprodukcyjne (Demo), w którym można już się zalogować oraz sprawdzić jak projektowany system KSeF wygląda. Środowisko przedprodukcyjne daje możliwość wystawiania i otrzymywania faktur w warunkach zbliżonych do tych, które będą dostępne od 1 lutego 2026r, dlatego w niniejszym zaktualizowanym wpisie skupiliśmy się właśnie na tej wersji.
System KSeF (czyli Krajowego Systemu eFaktur) dotyczy zarówno osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą jak też spółek prawa handlowego. Wejście w życie przepisów o KSeF oznacza, że prędzej lub później każdy przedsiębiorca bez wyjątku będzie musiał wykorzystywać ten program, a w celu korzystania z niego dokonać stosownego "uwierzytelnienia".
W środowisku przedprodukcyjnym konieczne jest już właściwe uwierzytelnienie prawdziwymi danymi. Sposób autoryzacji pozwalającej na uwierzytelnienie prawdziwymi danymi opisujemy w dedykowanym materiale poświeconemu Uwierzytelnieniu Formularz ZAW-FA: Nadawanie i odbieranie uprawnień do KSeF krok po kroku
W praktyce, aby wystawić swoją pierwszą fakturę w KSeF, trzeba przejść kilka kroków:
1) Założyć lub przygotować profil zaufany – bez niego nie zalogujemy się do KSeF, więc to absolutna podstawa.
2) Jeśli działamy jako spółka, musimy złożyć ZAW-FA do urzędu skarbowego. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mają tu łatwiej – nie muszą składać tego zgłoszenia.
3) Po zarejestrowaniu ZAW-FA możemy się już zalogować do KSeF za pomocą swojego profilu zaufanego, a instrukcję postępowania w tym zakresie odnajdziemy w niniejszym materiale.
4) W KSeF po zalogowaniu nadajemy następnie odpowiednie uprawnienia – w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) należy wskazać osoby, które będą miały dostęp do wystawiania lub obsługi faktur, nawet jeżeli tą osobą jesteśmy my. Od tego momentu uprawniona osoba może wystawiać faktury w KSeF i zarządzać danymi zgodnie z przyznanymi uprawnieniami.
5)* Na końcu generujemy i pobieramy certyfikaty – tą opcją będziemy posługiwać się jeżeli będziemy korzystać z oprogramowania księgowego, z którego chcemy przekazywać dokumentację do KSeF lub pobierać ją z KSeF. Certyfikat to unikalny plik czy też ciąg znaków, który wprowadzony do systemu księgowego identyfikuje podatnika w KSeF i służy autoryzacji wymiany informacji przez API z systemem Ministerstwa Finansów.
SPIS TREŚCI
I. Wprowadzenie do Krajowego Systemu eFaktur
II. Logowanie w Krajowym systemie e-Faktur w wersji przedprodukcyjnej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0
1) Przedprodukcyjna Aplikacja Podatnika KSeF 2.0
2) Pierwsze logowanie do KSeF 2.0
III. Konfiguracja uprawnień do wystawiania faktur i obsługi Krajowego Systemu eFaktur (KSeF)
1) Pierwszy Interfejs KSeF 2.0
2) Nadanie uprawnień do wystawiania faktur w KSeF i obsługi systemu
b) Dane uprawnionej osoby fizycznej
3) Interfejs KSeF po konfiguracji konta
I. Wprowadzenie do Krajowego Systemu eFaktur
1) Czym jest KSeF?
Jak podaje Ministerstwo Finansów Krajowy System e-Faktur (KSeF) to innowacyjne rozwiązanie, które rewolucjonizuje sposób wystawiania i odbierania faktur w polskich firmach. System ten umożliwia przedsiębiorcom korzystanie z faktur ustrukturyzowanych, czyli dokumentów elektronicznych przygotowanych w jednolitym dla wszystkich uczestników obrotu gospodarczego formacie. Dzięki temu możliwe jest nie tylko sprawne wystawianie faktur, ale także ich szybkie odbieranie i przechowywanie w jednym miejscu.
KSeF został stworzony z myślą o usprawnieniu codziennego obrotu gospodarczego oraz zwiększeniu przejrzystości i bezpieczeństwa transakcji. W ramach systemu KSeF przedsiębiorcy mają dostęp do dedykowanej aplikacji podatnika KSeF, która pozwala na kompleksową obsługę faktur – od ich generowania, przez wysyłanie, aż po archiwizację. Rozwiązanie to wpisuje się w szerszą strategię cyfryzacji polskiego systemu podatkowego, mającą na celu nie tylko uproszczenie formalności, ale także uszczelnienie systemu podatkowego i ograniczenie nadużyć. Czy KSeF jest uproszczeniem? To się okaże, narazie niestety na to się nie zanosi.
W wersji testowej użytkownicy mogą w praktyce sprawdzić proces otrzymywania i wystawiania faktur, testować różne struktury dokumentów elektronicznych oraz zweryfikować, jak system KSeF 2.0 działa w realistycznych warunkach, bez skutków prawnych.
2) Wersje środowisk KSeF
System Ministerstwa Finansów wyróżnia kilka środowisk, które służą obsłudze systemu, wyróżniamy 3 środowiska:
a) Wersja produkcyjna, która jest właściwym narzędziem KSeF i ma zostać uruchomiona 1 lutego 2026r. Niniejsza wersja służy oficjalnej wymianie dokumentacji - wystawianiu faktur przez dużych przedsiębiorców i odbieraniu przez wszystkich innych.
b) Wersja przedprodukcyjna (Demo) - przeznaczona dla technicznego sprawdzenia funkcjonalności systemu KSeF przez API lub na danych prawidziwych (ale jednocześnie testowych), które nie odnoszą skutków prawnych. Środowisko przedprodukcyjne do stosowania w celu sprawdzenia funkcjonalności systemu KSeF zostało udostępnione 15 listopada 2025r. Instrukcja logowania oraz konfiguracji konta do tej wersji znajduje się właśnie w niniejszym materiale.
c) Środowisko testowe - przeznaczona dla deweloperów oraz podatników aplikacji księgowych lub fakturowych, po zalogowaniu danymi technicznymi (jak same 9 czy 0). Aktualnie środowisko testowe zostało znacząco ograniczone przez Ministerstwo Finansów i podatnicy powinny korzystać ze środowiska przedprodukcyjnego.
II. Logowanie w Krajowym systemie e-Faktur w wersji przedprodukcyjnej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0
1) Przedprodukcyjna Aplikacja Podatnika KSeF 2.0
Od 15 listopada 2025r. do marca 2026r. włącznie, najmniejszych podatników będzie interesowała ta druga opcja tj. Wersja Przedprodukcyjna, do której możemy się dostać przez stronę KSeF Ministerstwa.
Zgodnie z informacją z Ministerstwa Finansów wersja przedprodukcyjna (Demo) udostępnia funkcje, które będą dostępne w wersji produkcyjnej udostępnionej 1 lutego 2026 r. Działania oraz czynności w środowisku przedprodukcyjnym nie niesą za sobą skutków prawnych.
Do środowiska przedprodukcyjnego, (w odróżnieniu do środowiska testowego) zalogować możemy się już wyłącznie za pomocą prawdziwych danych uwierzytelniających, czyli takich danych, które w przypadku podmiotów prawa handlowego zostały zgłoszone na formularzu ZAW-FA.
2) Pierwsze logowanie do KSeF 2.0
W celu pierwszego zalogowania się do aplikacji KSeF 2.0 po złożeniu oraz zarejestrowaniu formularza ZAW-FA przez Urząd Skarbowy musimy udać się na stronę logowania KSeF oraz wybrać "Przejdź do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 - wersja przedprodukcyjna (Demo)".
Po wybraniu zostaniemy przeniesieni do miejsca logowania, w którym będziemy musieli się Uwierzytelnić, wybieramy tutaj "Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur".
Następnie takiego uwierzytelnienia można dokonać na kilka sposobów i w przypadku spółek z o.o. zalogowanie będzie możliwe wyłącznie po rejestracji ZAW-FA przez Urząd Skarbowy. Zalogować można się przez:
a) Profilem zaufanym,
b) Certyfikatem kwalifikowany lub,
c) Odcisk palca certyfikatu kwalifikowanego.
Na dzisiejszym etapie środowiska przedprodukcyjnego wybieramy wariant a) "Zaloguj się profilem zaufanym", jest to bowiem najłatwiejszy sposób logowania do KSeF.
Po wybraniu logowania profilem zaufanym, ukaże się ekran wprowadzania danych logowania. W tym przypadku w celu uwierzytelnienia konta podatnika należy wybrać w polu identyfikator "NIP firmy" po czym uzupełnić właściwy - prawdziwy Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) spółki, do której nadano nam dostęp.
Jeżeli będzie to konto jednoosobowej działalności gospodarczej oczywiście wpisujemy tutaj NIP jdg.
Po wprowadzeniu danych zostaniemy przeniesieni do "Żądania uwierzytelnienia do systemu KSeF", w którym wybieramy "Podpisz".
Po kliknięciu "Podpisz" zostaniemy przeniesieni do strony Ministerstwa, w której musimy wybrać jaką metodą chcemy się zautoryzować tudzież podpisać dokument żadania uwierzytelnienia, najprościej jest to zrobić przez profil zaufany i bankowość elekrtroniczną.
Po wyborze profilu zaufanego zostaniemy przeniesieni najpierw do logowania za pośrednictwem emaila (jeżeli rejestrowaliśmy profil zaufany bez banku) albo banku, w której to części wybieramy konkretną instytucję finansową. Tutaj logujemy się na profil zaufany za pośrednictwem banku i postępujemy zgodnie z instrukcjami instytucji finansowej dla logowania do profilu zaufanego.
Następnie, po zalogowaniu na profil zaufany, aby złożyć podpis pod żądaniem autoryzacyjnym, należy wybrać "Przejdź na stronę banku" po czym ponownie postępować zgodnie z instrukcjami z instytucji finansowej do podpisu (czyli po zalogowaniu w banku podać kod SMS lub przeklikać autoryzację w aplikacji mobilnej).
Po złożeniu takiego podpisu i "przeklikaniu" tego etapu pojawi się komunikat mówiący o tym, że trwa uwierzytelnienie.
Po poprawnym przetworzeniu danych pojawi się interfejs Krajowego systemu eFaktur opisany w pkt. 3).
W przypadku nieprawidłowego przetworzenia danych pojawi się komunikat najczęściej "Wystąpił nieoczekiwany błąd".
W takim wypadku najlepiej jest spróbować zalogować się ponownie (czasami działa) lub skontaktować ze wsparciem KSeF.
III. Konfiguracja uprawnień do wystawiania faktur i obsługi Krajowego Systemu eFaktur (KSeF)
1) Pierwszy Interfejs KSeF 2.0
Pierwszy interfejs Krajowego Systemu eFaktur będzie praktycznie pusty, a zostanie on rozszerzony o inne funkcje dopiero po nadaniu tzw. Uprawnień. Logując się po raz pierwszy do KSeF niezależnie od tego czy jest to osoba prawna czy jednoosobowa działalność gospodarcza, występujemy technicznie jako "Administrator", który musi to konto KSeF skonfigurować.
W przypadku spółki Formularz ZAW-FA w rzeczywistości nadaje nam możliwość pierwszego zalogowania do KSeF, czyli nadanie tych uprawnień administratora. Odrębnym krokiem jest właśnie konfiguracja konta KSeF, która umożliwia wystawianie faktur, podglądanie ich, pobieranie dokumentów kosztowych lub pobieranie "Certyfikatów" służących do integracji systemów księgowych. Z tego względu nawet sami sobie lub innym musimy nadać stosowne uprawnienia.
2) Nadanie uprawnień do wystawiania faktur w KSeF i obsługi systemu
W celu nadania uprawnień, w lewym menu rozwijamy "Uprawnienia" po czym wybieramy "Nadaj uprawnienia".
W tym miejscu będziemy nadawać rodzaj uprawnień, czyli w rozumieniu KSeF komu i do czego.
a) Rodzaj uprawnień
Tak też w przypadku naszej osoby, czyli osoby zarządzającej lub prowadzącej działalność wybieramy w polu Rodzaj Uprawnień wariant "Osobie fizycznej do pracy w KSeF".
b) Dane uprawnionej osoby fizycznej
Po wyborze danej opcji rozwinie się sekcja dane osoby fizycznej, tutaj jako rodzaj podmiotu uprawnianego wybieramy "Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL".
Teraz rozwiną się sekcje dotyczące danych osoby fizycznej oraz zakresu uprawnień.
W pozycji identyfikator wpisujemy dane konkretnej osoby (w przypadku naszym tj. osoby prowadzącej, uzupełniamy nasz PESEL, Imię oraz Nazwisko).
c) Zakres uprawnień
Ostatnią czynnością konfiguracyjną jest wprowadzenie Zakresu Uprawnień, w którym zaznaczamy wszystkie opcje czyli:
- Wystawienie faktur,
- Przeglądanie faktur,
- Przeglądanie uprawnień,
- Przeglądanie historii sesji (generowania UPO),
- Zarządzania jednostkami podrzędnymi.
Na końcu wybieramy "Nadaj uprawnienia".
Po wybraniu przycisku zostaniemy przeniesieni do następnej strony, w której pojawi się informacja "W realizacji". Tutaj jeżeli nie pojawi się automatycznie status zakończenia przetwarzania wybieramy "Odśwież".
W przypadku pozytywnego przetworzenia danych zobaczymy komunikat o pomyślnym zakończeniu procesu.
Teraz w celu prawidłowego przetworzenia danych i aktualizacji interfejsu musimy się wylogować z KSeF po czym ponownie zalogować.
3) Interfejs KSeF po konfiguracji konta
Po konfiguracji konta KSeF w lewym menu odnajdziemy poszczególne sekcje, a pierwszą z nich będą faktury, w której możemy:
a) Wystawić fakturę, której instrukcje odnajdą Państwo w materiale Jak wystawić fakturę w KSeF krok po kroku?
b) Wczytać fakturę w formacie KSeF, czyli taką, która jest wystawiona w programie fakturowym lub księgowym, aby zaciągnęła nam się do systemu Ministerstwa, wczytujemy faktury w formacie XML.
c) podejrzeć Listę faktur wystawionych przez wszystkich testujących KSeF.
W celu integracji KSeF z systemem księgowym Fakturomania, niezbędne będzie posłużenie się opcją "Certyfikaty" i pobranie certyfikatów, materiał dotyczący procedury konfiguracji systemów pojawi się w najbliższym czasie.
