Jak składać deklaracje ZUS krok po kroku?

Niniejszy artykuł omawia czym są deklaracje ZUS oraz jak je złożyć przez internet krok po kroku przy użyciu ePłatnika czyli ZUS PUE.

I. Czym są deklaracje ZUSowskie?

Deklaracje ZUSowskie dzielą sie na dwa rodzaje ze względu na funkcję którą pełnią, deklaracje dzielimy na zgłoszeniowe oraz rozliczeniowe.

1) Deklaracje zgłoszeniowe

Ich rolą najczęściej jest rejestracja płatnika lub ubezpieczonego lub ich wyrejestrowanie z systemu ubezpieczeń czy też zgłoszenie jakiejś okoliczności. Nie przekazuje się ich zatem co miesiąc, a gdy wystąpi jakaś okoliczność.

Najczęściej spotykanymi deklaracjami zgłoszeniowymi będą:

a) ZUS ZFA (Zgłoszenie Płatnika Składek, który jest osobą fizyczną):

Formularz ZUS ZFA służy do zgłaszania jako płatnika składek osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą. Najczęściej używany jest właśnie przez przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Formularz zawiera dane takie jak NIP, REGON, PESEL, informacje dotyczące prowadzonej działalności oraz datę powstania obowiązku ubezpieczeniowego.

b) ZUS ZPA (Zgłoszenie Płatnika Składek, który nie jest osobą fizyczną):

ZUS ZPA dotyczy zgłaszania jako płatnika składek podmiotów takich jak spółki z o.o., proste spółki akcyjne, fundacje czy stowarzyszenia. Formularz ten obejmuje dane identyfikacyjne podmiotu, np. numer REGON, NIP, szczegóły dotyczące formy organizacyjnej oraz datę powstania obowiązku ubezpieczeniowego. 

c) ZUS ZUA - formularz, którego przedmiotem jest zgłoszenie do ubezpieczeń osoby, która podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym. Najczęściej dotyczy to pracowników lub zleceniobiorców.

d) ZUS ZZA - formularz, który służy zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego osoby, która podlega jedynie temu ubezpieczeniu (np. wynagrodzenie z tytułu aktu powołania, czy też osoby prowadzące działalność gospodarczą korzystające z ulgi na start).

e) ZUS ZCNA - formularz, który służy zgłoszenie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego. Taki formularz należy złożyć, jeżeli ubezpieczony chce objąć ubezpieczeniem zdrowotnym swoich członków rodziny, np. dzieci czy też współmałżonka.

f) ZUS ZIUA - formularz służący aktualizacji danych identyfikacyjnych ubezpieczonego. Formularz ten najczęściej składa się, w przypadku zmiany takich danych jak nazwisko, imię czy adres zamieszkania.

g) ZUS ZWUA - formularz, który służy wyrejestrowaniu z systemu ubezpieczeń ZUS. Niniejszy formularz stosuje się w przypadku zakończenia zatrudnienia, rozwiązania umowy zlecenia podlegającej oskładkowaniu lub zakończenia działalności gospodarczej.

2) Deklaracje rozliczeniowe

Rolą deklaracji rozliczeniowych jest wykazywanie należnych składek ZUS. Takie deklaracje są raportami miesięcznymi, w których wykazuje się najczęściej:

a) kto jest płątnikiem oraz ubezpieczonym,

b) ile łącznie składek powinien wpłacić płatnik do ZUsu za dany okres rozliczeniowy oraz

c) jaka jest dokładna wysokość składek ubezpieczonych lub płatników.

Wśród deklaracji rozliczeniowych, najpopularniejszą jest ta główna - ZUS DRA oraz towarzyszące RCA lub RSA.

II. Co to jest ZUS DRA?

1) Definicja i cel deklaracji rozliczeniowej

ZUS DRA to dokument składany do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który stanowi podstawę do rozliczania należnych składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Funduszu Pracy lub FGŚP. Celem tego dokumentu jest transaprentne przekazanie Organowi emerytalnemu danych o składkach oraz zapewnienie poprawnego naliczania oraz ewidencjonowania składek za dany miesiąc rozliczeniowy. Deklaracja ta służy zarówno przedsiębiorcom prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą, jak i pozostałym podmiotom jak spółki prawa handlowego zatrudniającym pracowników, zleceniobiorców nieprowadzących działalności gospodarczej oraz inne osoby, które są objęte obowiązkiem ubezpieczeniowym.

2) Obowiązek składania deklaracji ZUSowskich

Obowiązek złożenia deklaracji ZUS DRA dotyczy przedsiębiorców, którzy opłacają składki na własne ubezpieczenia oraz za innych ubezpieczonych tj. zatrudnionych pracowników, zleceniobiorców i innych osób objętych obowiązkiem ubezpieczeniowym. Deklaracja ta jest kluczowym narzędziem w procesie rozliczania ZUS.

3) Kluczowe dane zawarte w deklaracji DRA

Deklaracja ZUS DRA obejmuje m.in.:

a) Dane identyfikacyjne płatnika składek (NIP, REGON, PESEL, nazwa firmy),

b) Okres rozliczeniowy,

c) Kwoty składek na poszczególne ubezpieczenia (emerytalne, rentowe, chorobowe, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych) oraz całkowitą kwotę składek,

d) Informacje o liczbie ubezpieczonych,

e) Dane dotyczące zwolnień lub ulg w opłacaniu składek, jeśli mają zastosowanie.

III. Terminy i obowiązki związane z ZUS DRA

1) Do kiedy składać deklaracje ZUS DRA?

Deklaracje ZUS DRA należy składać:

a) Do 5 dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym dla jednostek budżetowych.

a) Do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym dla płatników składek posiadających osobowość prawną czyli płatników takich jak spółki z o.o. czy proste spółki akcyjne.

b) Do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym dla pozostałych płatników, takich jak jednoosobowe działalności gospodarcze, czy spółki osobowe.

2) Kto nie musi składać deklaracji ZUS?

Zwolnieni z obowiązku są m.in. przedsiębiorcy opłacający stałą kwotę składek, która nie ulega zmianie (dzieje się to w takim przypadku automatycznie) oraz przedsiębiorcy, którzy nie są zarejestrowani jako płatnicy składek wogóle, ponieważ nie nawiązali stosunku prawnego podlegającego ubezpieczeniom społecznym.

IV. ZUS DRA a inne dokumenty rozliczeniowe

1) ZUS RCA - Imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach

Raport RCA to szczegółowa indywidualna deklaracja rozliczająca składki za każdego ubezpieczonego. Zawiera dane dotyczące podstawy do naliczenia składek oraz ich dokładne kwoty na poszczególne ubezpieczenia. W przypadku osób objętych ulgami, należy uwzględnić odpowiednie podstawy.

Raport RCA będzie zawsze towarzyszył raportowi DRA jako deklaracji głównej.

2) ZUS RSA - Imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek

W raporcie RSA wykazuje się takie świadczenia jak wynagrodzenia za czas choroby, zasiłki chorobowe, macierzyńskie czy opiekuńcze. Dokument zawiera szczegółowe dane dotyczące okresu, za który świadczenie zostało wypłacone, komu oraz jego wysokości.

Raport RSA będzie zawsze towarzyszył raportowi DRA jako deklaracji głównej.

V. Jak złożyć deklaracje ZUSowskie?

Jest wiele narzędzi od prywatnych dostawców lub oprogramowań kadrowych pozwalających na przekazywnia raportów ZUSowskich, jednak tymi oficjalnymi narzędziami są dostarczane przez Zakład Ubezpieczeń Społęcznych. Dla przekazania deklaracji ZUSowskich można posłużyć się:

1) Programem Płatnik

Płatnik to chyba najstarsze narzędzie umożliwiające kompleksowe przygotowanie deklaracji, w tym DRA, RCA oraz RSA. Jest to bardzo stare oprogramowanie, dla niektórych toporne, ale praktycznie zawsze działające.

2) e-Płatnik: Platforma Usług Elektronicznych ZUS - ZUS PUE

Chyba obecnie najchętniej wykorzystywana platforma przez mikro przedsiębiorców, ZUS PUE umożliwia szybkie składanie dokumentów przez internet i jest bardziej intuicyjne w obsłudze względem tradycyjnego płatnika.

3) Jak złożyć deklaracje ZUS przez internet krok po kroku?

Taka możliwość będzie istaniała jeżeli płatnik został już zarejestrowany i posiadamy uprawnienia dostępowe do konta ZUS PUE. W przypadku spółki z o.o. w tym celu najczęściej najpierw należy złożyć odpowiednie deklaracje rejestracyjne jak ZUS ZPA (dla spółki), ZUS ZUA (dla ubezpieczonego) oraz ZUS PEL (czyli pełnomocnictwo upoważniające do składania deklaracji ZUSowskich).

Gdy mamy już dopięte powyższe obowiązki, w celu złożenia deklaracji ZUS przez ZUS PUE, należy zalogować się na platformę chociażby za pomocą bankowości elektronicznej.

Po zalogowaniu wybieramy w prawym górnym rogu ePłatnik, w którym wybieramy interesującego nas płatnika (lub po prostu naszą spółkę).

Po wybraniu podmiotu, przechodzimy do złożenia deklaracji przez utworzenie kompletu rozliczeniowego. Najpierw wybieramy deklarację rozliczeniową ZUS DRA.

Następnie wybieramy: 

a) czy manualnie uzupełnimy deklarację, 

b) czy skorzystamy z kreatora.

Korzystanie z kreatora jest jednak opcją preferowaną, czytelniejszą i łatwiejszą.

Utworzyć deklaracje rozliczeniowe można na dwa sposoby:

a) Przez nowy komplet rozliczeniowy, w którym wprowadzimy dane podstawy wymiarów składek lub

b) jeżeli deklaracja jest już drugą, albo kolejną składaną przez płatnika, to można utworzyć komplet rozliczeniowy na podstawie danych z poprzedniego miesiąca, niniejsza opcja jest pomocna, gdy wynagrodzenia są stałe i nie zmieniają się co miesiąc.

My skorzystamy tutaj z opcji a), w której wybieramy "Przejdź do kreatora" i "Dalej".

Następnie wybierzemy "Nowy komplet rozliczeniowy".

W niniejszym nowym komplecie musimy uzupełnić podstawowe dane, czyli za jaki okres będzie składana deklaracja (identyfikator deklaracji, który przy pierwszej deklaracji automatycznie nam się uzupełni) oraz jaka jest stopa procentowa na ubezpieczenie wypadkowe (dla roku 2025 standardowa wynosi 1,67%). 

Po wprowdzeniu podstawowych danych wybieramy "Dalej", a w następnym etapie będziemy wprowadzać już konkretne dane składkowe przez wprowdzenie tzw. podstaw wymiarów dla konkretnych osób.

W celu wprowadzenia takich podstaw wymiarów, na podstawie których ZUS PUE wyliczy nam składki, musimy wybrać interesującą nas osobę ubezpieczoną, a następnie "Dane rozliczenia".

Pojawi się kolumna z kodem tytułu ubezpieczenia oraz kolumna dotycząca "Podstawa wymiaru składki". Tutaj zgodnie ze zgłoszeniem musimy wprowadzić właściwe podstawy, w przypadku umowy zlecenia najczęściej będą to Emerytalne/Rentowe, Wypadkowe lub Zdrowotne. Ubezpieczenie chorobowe jest fakultatywne i zależy od dokumentacji dostarczonej od Zleceniobiorcy (czy chce podlegać czy nie). Wybieramy "Edytuj".

Najpierw wyberamy część dotyczącą ubezpieczenia społecznego, w której w poszczególnych kolumnach uzupełniamy podstawy wymiaru dla danej konkretnej jednej osoby. 

W przypadku Serwisu Fakturomanii takie podstawy wymiaru można pobrać z kilku miejsc. Najczęściej będziemy korzystali z:

a) Podglądu danego wynagrodzenia w modułu Kadr wybierając "Informacje ZUS oraz PPK" rozwijając kolumnę "Podstawy składek ZUS" lub

b) Listy płac lub,

c) Pobierając z modułu Kadr techniczne raporty miesięczne z rozliczenia "PIT i ZUS" za dany okres rozliczeniowy.

Po wprowadzeniu podstaw ubezpieczeń społecznych należy wprowadzić podstawę dla ubezpieczenia zdrowotnego, ważnym jest aby zawsze pamiętać o częściach groszowych.

Po wprowadzeniu podstaw wymiaru ubezpieczeń, można przejść do części płatnika, w której najczęściej będzie wprowadzana informacja o Funduszu Pracy lub Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Należy pamiętać, że Fundusz Pracy oraz FGŚP są sumaryczne dla wszystkich wynagrodzeń, zaś sumaryczną wartość odnależć można z poziomu Rozliczenia PIT i ZUS za dany miesiąc.

Po wprowadzeniu podstaw składek oraz danych ubezpieczeń, można przejść do automatycznego wyliczenia, które ZUS PUE nam przygotuje, w tym celu należy wybrać "Wylicz" po czym "Weryfikuj".

Po przeprowadzeniu weryfikacji sprawdzamy, czy wyliczenie w ZUSie jest identyczne jak w rozliczeniu kadrowym, jeżeli tak - wygląda na to, że można śmiało przekazywać deklaracje do ZUS. Jeżeli natomiast nie, niezbędne jest zweryfikowanie przyczyny różnicy.

Tutaj w celu łatwej i sprawnej weryfikacji można wybrać funkcję "Podgląd" i porównać raporty generowane z ZUS PUE z raportami generowanymi z Fakturomanii. Prównywane deklaracje będą DRA (sumaryczna) lub RCA (odrębna dla każdego ubezpieczonego).

Jeżeli wszystko się zgadza, przejdź do sekcji "Wyślij i zakończ" używając podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego.

VII. Najczęściej zadawane pytania o ZUS DRA

1) Co zrobić w przypadku spóźnionej deklaracji?

Jeżeli z jakiś względów spóźniłeś się ze złożeniem deklaracji, to jeszcze mogło nic się nie wydarzyć. Po prostu niezwłocznie złóż deklarację, nawet z opóźnieniem, oblicz również należne odsetki za zwłokę. Kalkulator odsetek dostępny jest na stronie ZUS pod adresem: https://www.zus.pl/kalkulatory/odsetki.

2) Czy brak deklaracji ZUS DRA może skutkować kontrolą?

Tak, brak deklaracji może zwrócić uwagę ZUS i doprowadzić do przeprowadzenia kontroli, jednak dotyczy to raczej przypadków trudnych, jak brak składania deklaracji przez długi okres, albo brak regulowania zobowiązań ZUSowskich. Za jednorazowe niedopatrzenie, które zostało uzupełnione nikt nie będzie nikogo ścigał.

3) Jak znaleźć złożone deklaracje na PUE ZUS?

Zaloguj się na platformie PUE, przejdź do sekcji "Dokumenty wysłane" i wybierz odpowiedni miesiąc lub rok.