Niniejszy artykuł omawia, w jaki sposób wygenerować Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO) dla deklaracji podatkowych lub plików JPK_V7 zleconych do przekazania Ministerstwu Finansów za pośrednictwem modułu e-wysyłek Fakturomanii.

Dokument UPO jest niezbędny w przypadku wątpliwości co do statusu wysyłki. Użytkownicy oraz Podatnicy mogą monitorować status wysyłki swoich dokumentów, korzystając z unikalnego identyfikatora, który umożliwia śledzenie etapów przetwarzania oraz informuje o akceptacji lub odrzuceniu deklaracji przez Ministerstwo Finansów.

SPIS TREŚCI

I. Co to jest UPO i jak je uzyskać?
II. Przekazywanie elektronicznych deklaracji podatkowych
III. Pobranie Urzędowego Potwierdzenia Odbioru (UPO)
    1) Gdzie znajdziemy numer referencyjny w eWysyłce Fakturomanii?
    2) Generatory UPO od Ministerstwa Finansów
IV. Pobrania UPO w Fakturomanii krok po kroku na przykładzie pliku JPK_V7


I. Co to jest UPO i jak je uzyskać?

Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) to dokument elektroniczny, który potwierdza prawidłowe złożenie i przetworzenie deklaracji podatkowej przez system Ministerstwa Finansów. Po złożeniu elektronicznej deklaracji podatkowej, system Ministerstwa Finansów automatycznie wygeneruje numer referencyjny, przy pomocy którego istnieje możliwość pobrania UPO, które jest dostępne w serwisie Ministerstwa Finansów podatki.gov.pl. 

W celu uzyskania UPO, należy upewnić się, że deklaracja podatkowa została:
a) prawidłowo wypełniona,
b) złożona oraz,
c) przetworzona. 

Poświadczenie odbioru jest kluczowym dokumentem, który potwierdza, że deklaracja dotarła do organu podatkowego i została przyjęta do przetworzenia lub została już przetworzona.


II. Przekazywanie elektronicznych deklaracji podatkowych

Deklaracje podatkowe Urzędowi Skarbowemu można przekazywać na dwa sposoby tj.
a) samodzielnie przy użyciu oficjalnych narzędzi Ministerstwa Finansów, dla których niezbędne jest posiadanie profilu zaufanego (tutaj tzw. konta organizacji, dla którego należy złożyć specjalny formularz) lub certyfikatu kwalifikowanego (zazwyczaj narzędzia USB zakupionego u dostawcy kluczy wpinanego do portu USB komputera). 
b) za pośrednictwem Serwisu Fakturomanii przez opcję ewysyłki.

Opcja przekazywania deklaracji podatkowych za pośrednictwem Fakturomanii jest opcją dodatkową. W celu rozszerzenia funkcjonalności konta przez dodanie możliwości przekazywania deklaracji za pośrednictwem serwisu należy wykupić pakiet eWysyłek, po czym złożyć pełnomocnictwa UPL-1 generowane z systemu dla pracowników Fakturomanii w Państwa Urzędzie Skarbowym (bez takich umocowań zlecane deklaracje będą bowiem odrzucane, jako przekazywane bez stosownego upoważnienia).

Zgodnie z regulaminem Serwisu, przekazanie Ministerstwu Finansów deklaracji podatkowych Użytkownika przez Serwis następuje:
a) w każdy piątek (z wyjątkiem dni wolnych od pracy, w takim przypadku deklaracja jest przekazywana w następnym dniu roboczym),
b) w terminach podatkowych w przypadku prawidłowo zleconych wysyłek oraz,
c) w 25. dzień miesiąca w przypadku deklaracji dotyczących podatku VAT, chyba że termin wypada w dzień wolny od pracy, w takim przypadku - w następnym dniu roboczym).

III. Pobranie Urzędowego Potwierdzenia Odbioru (UPO)

1) Gdzie znajdziemy numer referencyjny w eWysyłce Fakturomanii?

Numer referencyjny dokumentu przekazanego do wysłania Ministerstwu Finansów, odnajdziemy w module danego rozliczenia, odnajdziemy go zatem po zakończonej sukcesem e-wysyłce w miejscu zlecenia wysyłki i tak w przypadku:
a) pliku JPK_V7 będzie to Moduł Deklaracji VAT-7
b) deklaracji CIT-8 będzie to Moduł Deklaracji CIT-8,
c) deklaracji PITowskich będzie to sekcja "Rozliczenie PIT i ZUS" Modułu kadr.

Dokument z Fakturomanii pobiera się w formacie tekstowym (.txt), można go zatem otworzyć praktycznie w każdym narzędziu, również w standardowym notatniku Windows. W niniejszym pliku tekstowym znajdować się będzie numer referencyjny niezbędny do wygenerowania ww. urzędowego poświadczenia odbioru oraz link do narzędzia Ministerstwa Finansów obsługującego ww. numer.

2) Generatory UPO od Ministerstwa Finansów

Z systemu Fakturomanii nie ma możliwości wygenerowania UPO w kształcie wizualnie tożsamym z generowanym z narzędzi Ministerstwa Finansów. Z tego względu Urzędowe Poświadczenie Odbioru dla dokumentu zleconego do wysyłki poprzez moduł e-wysyłki, należy pobrać korzystając z oficjalnych narzędzi Ministerstwa Finansów poprzez wklejenie numeru referencyjnego nadanego wysyłce w Fakturomanii, a znajdującego się w pliku załączonym do eWysyłki widniejącej w Serwisie jako "UPO".

Tutaj będziemy wyróżniać dwa rodzaje narzędzi uzależnionych od struktury deklaracji:
a) Dla plików JPK - bramka JPK_WEB znajduje się pod adresem https://e-mikrofirma.mf.gov.pl/jpk-client/status
b) Dla pozostałych plików - deklaracji podatkowych jak CIT-8 i innych bramka znajduje się pod adresem https://klient-eformularz.mf.gov.pl/declaration-client/status

W celu wygenerowania dokumentu UPO z bramki Ministerstwa Finansów, należy wprowadzić w tych narzędziach 32 znakowy numer referencyjny do odpowiedniego pola, a następnie kliknąć przycisk “Sprawdź” albo "Sprawdź status", po tym system MF wygeneruje takie oficjalne UPO w formacie PDF. 
Proces ten jest kluczowy dla potwierdzenia poprawnej wysyłki deklaracji, a w przypadku pozytywnego przetworzenia danych pojawi nam się również kod "200". W przypadku UPO dla JPK_V7 będziemy korzystali z tzw. Klienta JPK_WEB. 



Należy również zwrócić uwagę, że błąd „300 Brak dokumentu” może wystąpić, gdy Podatnik próbuje pobrać UPO z Generatora UPO załączając albo niewłaściwy numer referencyjny albo do prawidłowy numer do błędnego narzędzia tj. 
a) numer referencyjny dla JPK_V7 do klienta e-formularzy albo 
b) numer referencyjny innej deklaracji niż JPK do generatora JPK_WEB.
Z tego względu należy zwrócić szczególną uwagę na numer referencyjny oraz właściwe odnośnik do narzędzi Ministerstwa Finansów.

Wizualna instrukcja pobrania numeru referencyjnego z Fakturomanii została Państwu przedstawiona w dalszej części materiału w pkt. IV.


IV. Pobrania UPO w Fakturomanii krok po kroku na przykładzie pliku JPK_V7

W celu wygenerowania numeru referencyjnego dla dokumentów VATowskich należy przejść do panelu głównego "Informacje", następnie wybrać moduł "Deklaracje VAT-7", wybrać okresy miesięczne albo kwartalne (w zależności rozliczenia), rok oraz miesiąc/kwartał, na końcu zaś kliknąć "Podgląd".



Po wybraniu podglądu, zostaniemy przeniesieni do modułu rozliczenia, w nim na dole strony pojawią się różne opcje, w tym "e-wysyłka", którą należy wybrać.

Po wybraniu e-wysyłki pojawi nam się okno z możliwym plikiem UPO do pobrania, w którym odnajdziemy numer referencyjny wysyłki, który wklejamy do bramki UPO MF wskazane w pkt 2), w przypadku JPK_V7 będzie to ten link. 



Następnie numer referencyjny z pliku wklejamy w właściwym narzędziu Ministerstwa Finansów.