Jak dodać fakturę za zakup kasy fiskalnej z ulgą albo bez ulgi?

Niniejszy artykuł omawia w jaki sposób zaewidencjonować w Fakturomanii poniesiony koszt związany z zakupem kasy fiskalnej nowego typu, zagadnienie poświęcone ogólnej tematyce kosztów zostało omówione w pokrewnym wpisie "Czym jest koszt oraz faktura kosztowa krok po kroku".

I. Informacje ogólne

1) Ulga na zakup kasy fiskalnej online

Wysokość ulgi przysługującej za zakup kasy fiskalnej wynosi maksymalnie 90% jej ceny netto oraz jednocześnie została ograniczona limitem kwotowym do 700 zł. W przypadku zakupu kilku kas, można w stosunku do każdej z nich skorzystać z niniejszej ulgi. Istotnym jednak warunkiem możliwości skorzystania z ulgi jest konieczność zakupu wyłącznie kasy fiskalnej nowego typu, nie na każdą zatem kasę przysługuje taka ulga.

2) Sposób ewidencji zakupu kasy fiskalnej uzależniony jest od statusu podatnika tj:

a) czy podatnik jest czynnym podatnikiem VAT,

b) czy podatnik korzysta ze zwolnienia przedmiotowego lub podmiotowego podatku VAT.

3) Gdy podatnik jest czynnym podatnikiem VAT 

W przypadku posiadania statusu czynnego podatnika VAT, to, jaką kwotę ulgi można rozliczyć w rozliczeniu VAT, uzależnione jest od wydanej kwoty, wyróżnić można dwa warianty: 

a) Gdy kwota jest niższa lub równa kwocie podatku, który należy uiścić do urzędu skarbowego za dany okres rozliczeniowy – w takiej sytuacji można rozliczyć ulgę w jednej deklaracji, pomniejszając kwotę podatku o przysługującą kwotę zwrotu za zakup kasy albo 

b) Gdy kwota jest wyższa od kwoty podatku, który należy uiścić do urzędu skarbowego za dany okres rozliczeniowy – w takiej sytuacji można rozliczyć ulgę poprzez pomniejszenie kwoty podatku, do kwoty zerującej, natomiast w pozostałej części kwoty można ją:

i. rozliczyć w kolejnej deklaracji VAT (zatem przenieść na następny okres rozliczeniowy) albo,

ii. otrzymać zwrot na rachunek VAT, bankowy lub SKOK.

4) Gdy podatnik jest zwolnionym podatnikiem

W takim wypadku konieczne jest złożenie do Naczelnika Urzędu Skarbowego, w którym kasa była rejestrowana (zazwyczaj Urząd Skarbowy, przed którym spółka prowadzi rozliczenie) odpowiedniego wniosku.

Wzór wniosku znajduje się w załączeniu do niniejszego wpisu.

Do takiego wniosku należy załączyć kilka dokumentów tj:

a) oryginał faktury poświadczającej zakup kasy oraz dowód płatności,

b) dane określające imię i nazwisko albo nazwę podmiotu prowadzącego serwis kas, który dokonał fiskalizacji kasy rejestrującej,

c) kopię raportu fiskalnego miesięcznego, który wystawiłeś na kasie fiskalnej - jako potwierdzenie prowadzenia ewidencji sprzedaży.

Więcej informacji o uldze dla kasy fiskalnej mogą Państwo również odnaleźć na stronie Ministerstwa Przedsiębiorczości pod adresem https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/1650

II. Wprowadzanie Faktury za zakup kasy fiskalnej

Koszt związany z zakupem kasy fiskalnej będziemy w systemie ewidencjonować przy użyciu modułu kosztów wybierając w lewym menu "Koszty"(1) > "Dodaj koszt"(2).

Uzupełnianie danych dokumentu

W następnym kroku należy uzupełnić dane dokumentu, jednocześnie zalecamy Państwu dodawanie danych w kolejności od wprowadzenia kontrahenta do wprowadzenia pozycji.

Po uzupełnieniu dokumentu należy zapisać wprowadzony dokument (5).

1) Kontrahent

Przedsiębiorca

W przypadku faktury wystawionej za zakup kasy fiskalnej kontrahentem będzie przedsiębiorca. Kontrahenta można wyszukać w prosty sposób posługując się suwakiem GUS, w którym należy uzupełnić NIP albo jeżeli już istnieje w bazie to po prostu wybrać go z listy. Kontrahentów nie należy dublować.

2) Dane podstawowe i dane płatności

Dokumentem źródłowym na podstawie którego będzie przeprowadzana ewidencja jest Faktura za zakup kasy fiskalnej, wprowadzając dokument zawsze należy uzupełniać dane zgodnie z dokumentem. 

a) Numer (tutaj wyłącznie wpisujemy numer, nie przepisujemy słów dokumentu tj. "Faktura VAT FVS 12/2323/14", a wpisujemy wyłącznie "FVS 12/2323/14").

b) Data wystawienia oraz data sprzedaży muszą pokrywać się z informacjami znajdującymi się na otrzymanej fakturze.

c) Termin płatności faktury lub dokumentu nie będzie miał znaczenia w przypadku braku płatności. W przypadku jednak faktury za kasę fiskalną taki dokument będzie opłacony. Jeżeli płatność zostanie oznaczona jako "opłacona", to pole "Termin płatności" zamieni się automatycznie na "Datę faktycznej płatności", data ta musi pokrywać się z datą księgowania/operacji (oba warianty są prawidłowe) znajdującą się na wyciągu bankowym lub datą rzeczywistej płatności przy płatności gotówkowej.

3) Kategoria kosztowa

a) Kategorią dla kosztu zakupu kasy fiskalnej korzystającej z ulgi będzie:

4) Pozycje

W niniejszym miejscu wyszczególnić należy pozycje, które są w przypadku kosztów zależne od stawki podatku(1). Nigdy wprowadzając koszty nie należy przepisywać poszczególnych pozycji z faktury kosztowej, w systemie wprowadzamy wyłącznie wartości sumaryczne dla poszczególnych stawek VAT.

Przykładowo jeżeli na dokumencie źródłowym jest łącznie 20 pozycji przy czym 15 ze stawką VAT 23% a 5 ze stawką VAT 8%, to wprowadza się wyłącznie 2 pozycje, analogicznie do poniższego przykładu.

Jednocześnie należy pamiętać, że w żadnym przypadku nie można stosować takiego uproszczenia przy fakturach sprzedażowych. Dodając faktury sprzedażowe bezwzględnie należy szczegółowo wymieniać wszystkie pozycji.

Jeśli pojawi się zatem potrzeba uzupełnienia następnej pozycji, np. w przypadku różnych stawek podatku VAT, można dodać dodatkowe pozycje przyciskiem "dodaj pozycję"(5).

Po uzupełnieniu cen netto lub wartości netto(2), należy wybrać odpowiednie stawki VAT(3) i sprawdzić czy wyliczone wartości VAT zgadzają się z tymi, które widnieją na otrzymanej fakturze, jeżeli nie - należy poprawić dane tak, aby zgadzały się z dokumentem źródłowym.

III. Dodatkowe czynności dla podatnik zwolnionego z VAT

1) Dodanie dokumentu - faktury za kasę fiskalną zgodnie z częścią II. wpisu zwłaszcza pkt 3) lit. b).

W tym celu należy użyć kategorii: 

KATEGORIA: ZUŻYCIE MATERIAŁÓW

PODKATEGORIA: ZUŻYCIE MATERIAŁÓW

W takim wypadku w stawce VAT wprowadzonego dokumentu należy wybrać "zw" i uzupełnić kwotę brutto.

Operację zwrotu ulgi będziemy ewidencjonować dopiero po przyznaniu/zwróceniu nam środków przez Urząd Skarbowy na rachunek bankowy.

Wpływ środków z ulgi ewidencjonujemy przez moduł UAT, w tym celu należy udać się do "UAT" a następnie wybrać "Dodaj UAT".

Schemat ewidencji będzie prezentował się w następujący sposób, gdzie:
Data dokumentu - oznacza datę wpływu środków na rachunek bankowy,
Dokumentem źródłowym jest wyciąg bankowy z miesiąca wpływu środków wskazany w formie WB MM/RRRR.

Opisem operacji wraz z dekretacjami jest opis przyznanej ulgi (wskazane jest indywidualne oznaczenie decyzji z opisu transakcji znajdującej się na wyciągu bankowym, jeżeli taki numer decyzji oczywiście został przez Urząd wskazany).