Koszty w serwisie można ewidencjonować w przypadku dokonania pełnej konfiguracji konta oraz posiadania aktywnego konta premium.


Zwracamy Państwa szczególną uwagę, że z uwagi na formalistyczne podejście Ministerstwa Finansów względem dokumentacji podatkowej, przeprowadzenie prawidłowej konfiguracji zgodnie z instrukcją jest niezwykle istotne. Ze względu na mnogą liczbę informacji podatkowych, adresowych lub sądowych, informacje te można łatwo uzupełnić w sposób pół-automatyczny przy użyciu funkcji "GUS". 

a) Konfiguracja danych firmy 

https://pomoc.fakturomania.pl/support/solutions/articles/36000129933-konfiguracja-konta-w-systemie 

b) Konfiguracja ustawień podatkowych

https://pomoc.fakturomania.pl/support/solutions/articles/36000307860-konfiguracja-ustawie%C5%84-podatkowych-cit-lub-vat


I. Czym jest koszt? 

1) Definicja kosztu

Definicja kosztu podatkowego w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych jest dosyć lakoniczna, a jest to spowodowane mnogością zdarzeń gospodarczych i potrzebą zachowania jego szerokiej definicji. Z tej też przyczyny ustawodawca zdecydował się wprowadzić zamknięty katalog ale wyłączeń, tj. określił kiedy nie mamy do czyniania z kosztem podatkowym.


Tak też zgodnie z art. 15 pkt. 1 updop, "Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1."


Orzecznictwo i interpretacje podatkowe doprecyzowują nam to zagadnienie i wskazują że, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów musi spełniać łącznie następujące przesłanki: 

1) został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik), 

2) jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona, 

3) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, 

4) poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów, 

5) został właściwie udokumentowany, 

6) nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.


W literaturze odnajdujemy, że "Koszty ponoszone przez podatnika należy zatem oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu. Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim." więcej, Regina Żarejko w "Plan kont z obszernym komentarzem bilansowo-podatkowym" wydanie I, s. 349.


2) Jakie zatem koszty możemy wyróżnić? 

Biorąc pod uwagę powyższe, koszty uzyskania przychodów mogą przybrać zatem bardzo różną postać i dlatego ustawodawca zdecydował się na ich szeroką definicję. To, co będzie kwalifikowało się w koszt uzyskania przychodu jest w dużej mierze uzależnione od charakteru prowadzonej działalności i tak też koszty mogą przybrać postać przykładowo wypłacanego wynagrodzenia, zakupu sprzętu, zakupu oprogramowania lub też skorzystania z usług specjalistów. Wszystkie te wydatki muszą oczywiście spełniać kryteria, które wskazano w pkt. 1. 


Zamykanie rodzaju kosztów w jednym katalogu byłoby zatem ani celowe ani praktyczne i nie wypełniałoby swojej funkcji w obrocie gospodarczym, właśnie z uwagi na mnogość rodzajową transakcji gospodarczych.


II. Dodawanie kosztu w systemie

Wprowadzenie do systemu

Dokumenty kosztowe (najczęściej faktury) będziemy w systemie ewidencjonować przy użyciu modułu kosztów wybierając w lewym menu "Koszty"(1) > "Dodaj koszt"(2).


Uzupełnianie danych dokumentu

W następnym kroku należy uzupełnić dane dokumentu, jednocześnie zalecamy Państwu dodawanie danych w kolejności od wprowadzenia kontrahenta do wprowadzenia pozycji (oczywiście sumarycznych według stawek VAT), jest ona bowiem zgodna z typowym rozlokowaniem danych na Fakturze.

Po uzupełnieniu dokumentu należy zapisać wprowadzoną fakturę kosztową (5).


1) Dodawanie kontrahenta

Wprowadzić kontrahenta można na trzy różne sposoby. 
a) Jeżeli jest to pierwsza faktura od danego podmiotu można wyszukać go po numerze NIP(1) lub ręcznie wprowadzić przepisując dane z faktury(2). 
b) W przypadku gdyby nie dało się odnaleźć kontrahenta po numerze NIP (może być to wynikiem różnych przyczyn takich jak awaria systemu Głównego Urzędu statystycznego - z tego miejsca bowiem zazwyczaj importowane są dane o kontrahentach do Fakturomanii), należy wprowadzić go ręcznie (2) lub poczekać, aż serwery GUS zaczną odpowiadać - zwykle nie zajmuje to więcej niż godzinę.
c) Jeśli kontrahent został już dodany wcześniej, to będzie można odnaleźć jego dane z listy kontrahentów (3). 


Jeżeli kontrahenta wprowadzamy pierwszy raz, należy pamiętać żeby na koniec nacisnąć zębatkę i zapisać dodanego kontrahenta.



Jeśli dany kontrahent z jakiegoś powodu nie ma numeru NIP (a może tak być) - przykładowo  jest osobą fizyczną od której wynajmujemy lokal pod siedzibę spółki albo kupujemy komputer, to w miejscu NIP należy wpisać słowo "brak"


W przypadku gdyby wśród kontrahentów znajdował się już taki NIP (czyli istnieją inne dodane osoby fizyczne), należy zignorować komunikat o istniejącym kontrahencie i utworzyć nowego. Niemniej jednak należy uważać, aby nie dublować kontrahentów z numerem NIP.



2) Dane podstawowe

W tej części uzupełnić należy dane, które znajdują się na każdej Fakturze albo powinny znajdować się na dokumencie.


a) Numer(1) (tutaj wyłącznie wpisujemy numer, nie przepisujemy słów dokumentu tj. "Faktura VAT 12/2323/14", wpisujemy wyłącznie "12/2323/14"), w przypadku transakcji zakupu od osoby fizycznej dopuszczalne jest wskazanie zawartej umowy.

b) Data wystawienia(2) oraz data sprzedaży(3) muszą pokrywać się z informacjami znajdującymi się na otrzymanej fakturze. W przypadku umowy z osobą fizyczną data wystawienia i data sprzedaży będzie co do zasady tożsama z datą zawarcia umowy.

c) Termin płatności faktury lub dokumentu(4) nie będzie miał znaczenia w przypadku braku płatności. 

Jeżeli płatność zostanie natomiast oznaczona jako "opłacona", to pole "Termin płatności" zamieni się automatycznie na "Datę faktycznej płatności", data ta musi pokrywać się z datą księgowania/operacji (oba warianty są prawidłowe) znajdującą się na wyciągu bankowym lub datą rzeczywistej płatności przy płatności gotówkowej.


Płatności w systemie można oznaczyć w późniejszym terminie, przy pomocy funkcji "Rozlicz", więcej o dodawaniu płatności w materiale:

https://pomoc.fakturomania.pl/support/solutions/articles/36000129922-dodawanie-p%C5%82atno%C5%9Bci-sprzeda%C5%BC-i-koszty- ).



3) Kategoria i podkategoria kosztowa

Nierozłącznym etapem wprowadzanego dokumentu kosztowego w Fakturomanii jest prawidłowy wybór kategorii lub podkategorii kosztu. Dokumenty należy klasyfikować zgodnie z opisami znajdującymi się po prawej stronie grafik. 


W module kosztowym wyróżniamy następujące główne kategorie:

a) Usługi obce - czyli nabyte szeroko rozumiane usługi od kontrahentów przykładowo najmu i dzierżawy nieruchomości lub sprzętu, transportowe, doradztwa, pośrednictwa, dozoru, ochrony, biurowe, hotelowe, prawne, projektowe czy też utrzymania czystości.

b) Towary handlowe - czyli składniki rzeczowe wytworzone przez innych kontrahentów, nabyte w celu ich dalszej odsprzedaży w niezmienionej postaci.

c) Zużycie materiałów - czyli niskocenne składniki majątku niezaliczane do środków trwałych (art. 16d ustawy o CIT), również materiały na cele biurowe i ogólne, środki czystości, opakowania jednostkowe i zbiorcze, materiały na pozostałe cele gospodarcze.


W przypadku zatem materiałów biurowych (np: papier, długopisy, markery, stoliki, krzesła), a także większości innych niskocennych składników majątkowych (np. drukarki, komputery, monitory) o wartości do 10 000 zł netto, nabytych od polskiego przedsiębiorcy, można wybrać kategorię "Zużycie materiałów" oraz podkategorię "Zużycie materiałów".



d) Wydatki na pojazdy - czyli koszty eksploatacyjne związane z użytkowaniem pojazdu, przykładowo będą to wydatki związane z zakupem paliwa, wycieraczek, płynu do spryskiwaczy, części zamiennych, serwisem oraz innymi usługami związanymi z eksploatacją środków transportu.

e) Opłaty za media - czyli koszty związane ze zużyciem mediów np: energii elektrycznej, gazu, wody, ścieków.

f) Usługi bankowe - czyli koszty związane z różnymi opłatami pobieranymi przez banki z tytułu prowadzenia rachunku bankowego, dokonywania przelewów czy też obsługą bankomatów.

g) Usługi telekomunikacyjne - czyli szeroko rozumiane koszty związane z abonamentami np: telefonicznymi, internetowowymi czy telewizyjnymi.

h) Leasing (również najem długoterminowy pojazdów) - kategoria służąca rozliczeniu leasingu operacyjnego oraz najmu długoterminowego.

i) Podatki i opłaty - w niniejszej kategorii ujmowane będą zwłaszcza podatki od nieruchomości, od środków transportowych, opłaty lokalne, podatki rolny, leśny, od czynności cywilnoprawnych (PCC), podatek akcyzowy, opłaty skarbowe, notarialne czy też sądowe.

j) Kasy fiskalne z ulgą - jest to dedykowana kategoria dla rozliczenia ulgi związanej z kasą fiskalną.

k) Pozostałe koszty - czyli koszty, które nie mieszczą się w innych kategoriach, zazwyczaj będą to koszty reprezentacji i reklamy, koszty poniesione na ubezpieczenia majątkowe i osobowe, składki na rzecz organizacji społecznych i zrzeszeń.

l) Środki trwałe oraz Wartości niematerialne i prawne,

m) Koszty niepodatkowe - czyli koszty, które nie wpływają na wysokość podatku dochodowego.


4) Pozycje

W niniejszym miejscu wyszczególnić należy pozycje, które są w przypadku kosztów zależne od stawki podatku(1). Nigdy wprowadzając koszty nie należy przepisywać poszczególnych pozycji z faktury kosztowej, w systemie wprowadzamy wyłącznie wartości sumaryczne dla poszczególnych stawek VAT.

Przykładowo jeżeli na dokumencie źródłowym jest łącznie 20 pozycji przy czym 15 ze stawką VAT 23% a 5 ze stawką VAT 8%, to wprowadza się wyłącznie 2 pozycje, analogicznie do poniższego przykładu.

Jednocześnie należy pamiętać, że w żadnym przypadku nie można stosować takiego uproszczenia przy fakturach sprzedażowych. Dodając faktury sprzedażowe bezwzględnie należy szczegółowo wymieniać wszystkie pozycje. 



Jeśli pojawi się zatem potrzeba uzupełnienia następnej pozycji, np. w przypadku różnych stawek podatku VAT, można dodać dodatkowe pozycje przyciskiem "dodaj pozycję"(5). 

Po uzupełnieniu cen netto lub wartości netto(2), należy wybrać odpowiednie stawki VAT(3) i sprawdzić czy wyliczone wartości VAT zgadzają się z tymi, które widnieją na otrzymanej fakturze, jeżeli nie - należy poprawić dane tak, aby zgadzały się z dokumentem źródłowym.


5) Informacje dodatkowe

Dodatkowe informacje(6) są brane przez system pod uwagę przy rozliczaniu faktury kosztowej. Ich włączenie pozwala na dodanie dodatkowych oznaczeń lub informacji związanych z indywidualnymi potrzebami użytkownika (np: w celu filtracji lub specyficznego oznaczenia jakiegoś typu dokumentów/kosztów). 


W części informacji dodatkowych odnajdziemy zatem funkcje:

a) stosowania metody kasowej VAT - która jest obowiązkowa w przypadku otrzymania od kontrahenta Faktury VAT z adnotacją "Metoda VAT Kasowa", wprowadzając taki dokument należy zatem oznaczyć funkcję na "Tak, zastosuj metodę kasową";

b) stosowania MPP - Mechanizmu Podzielonej Płatności przy kosztach - tutaj jednak od 1 lipca 2021 r. nie ma już obowiązku stosowania danego oznaczenia w plikach JPK_V7, obowiązek w zakresie płatności oczywiście nadal istnieje, więcej informacji można odnaleźć na stronie Ministerstwa Finansów pod adresem https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00227

c) stosowania oznaczenia IMP - dla towarów importowanych spoza Unii Europejskiej (tutaj jednak w przypadku otrzymania takiego dokumentu zawsze należy skontaktować się z obsługą Serwisu).



Po upewnieniu się, że wszystkie informacje zostały wprowadzone poprawnie należy kliknąć przycisk zapisz(7).


6) Pozostałe uwagi

a) W przypadku korzystania ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego, stawkę VAT co do zasada wybiera się przez opcję "zw", następnie uzupełnia się wartość brutto z dokumentu źródłowego. 

Dla prawidłowego rozliczenia zwolnienia z VAT niezbędna jest jednak przedewszystkim prawidłowa konfiguracja ustawień podatkowych konta, takiej konfiguracji dokonuje się zgodnie z:
https://pomoc.fakturomania.pl/support/solutions/articles/36000307860-konfiguracja-ustawie%C5%84-podatkowych-cit-lub-vat


b) Na marginesie należy wskazać, że w obrocie gospodarczym istnieją dwie metody zaokrąglania końcówek, przez co może pojawić się niewielka różnica w wprowadzonym dokumencie (zazwyczaj 1 grosz). W takim przypadku trzeba ręcznie zmienić wysokość wartości netto, podatku VAT lub wartości brutto, tak żeby była zgodna z wielkością znajdującą się na wystawionej fakturze, VAT można bowiem obliczyć albo od wartości brutto albo od wartości netto.