Zakup urządzeń do 10 000 PLN netto | Niskocenne składniki majątkowe

Niniejszy artykuł omawia w jaki sposób zaewidencjonować w Fakturomanii poniesiony koszt związany z zakupem rzeczy o ustawowo niskiej wartości, zagadnienie poświęcone ogólnej tematyce kosztów zostało omówione w pokrewnym wpisie "Czym jest koszt oraz faktura kosztowa krok po kroku".

I. Informacje ogólne, o co chodzi z tym uproszczeniem i zakupem urządzeń do 10 000 zł netto?

W sytuacji zakupu lub wytworzenia składnika majątkowego o wartości początkowej nieprzekraczającej 10 000 zł, jednostka może nie wprowadzać go do ewidencji środków trwałych i odpisać jednorazowo w koszty uzyskania przychodów.

Zgodnie z dyspozycją art. 16d. ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT), "Podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku [...], których wartość początkowa [...] nie przekracza 10 000 zł; wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania".

1) Czym przykładowo będzie niskocenny składnik majątkowy i jak zatem go w systemie zaewidencjonować?

Najczęściej niskocennym składnikiem majątkowym będzie zakup urządzeń bądź sprzętu o wartości do 10 000 zł netto. Taki wydatek można zaewidencjonować za pomocą kategorii kosztowej "Zużycie materiałów".

Przykładami niskocennych składników majątkowych będą najczęściej zakupy rzeczy użytkowych jak biurko, krzesło, fotel, kanapa, stół, laptop, komputer, telefon, drukarka, rower ale i też innych pojazdów, lampy, narzędzi, wiertarki i innego tego typu sprzętu jak piły, odkurzacza, parownicy, regału, monitora, myszki, klawiatury, słuchawek i tym podobnych.

2) Czy niskocenny składnik majątkowy może być środkiem trwałym? Czym jest środek trwały?

Odpowiedź na to pytanie jest negatywna, jeżeli klasyfikujemy zakup jako niskocenny składnik majątkowy to nie będzie on środkiem trwałym, chociaż oczywiście może spełniać kryteria dla środka trwałego. Właśnie z uwagi na wartość zakupu, nie będzie on rozpoznawany jako środek trwały.

Na pytanie czym jest środek trwały, odnajdziemy odpowiedź zwłaszcza w art. 16a ust.1 ustawy o CIT, zgodnie z którym będą to najczęściej:

"a) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,

b) maszyny, urządzenia i środki transportu,

c) inne przedmioty,

- o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy [...], zwane środkami trwałymi.".

3) Czy każdy wydatek na taki niskocenny składnik majątkowy będzie kosztem uzyskania przychodu?

Na to pytanie odpowiedź jest negatywna, jak opisywaliśmy w materiale "Czym jest koszt?" Definicja kosztu podatkowego w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych jest dosyć lakoniczna.

Zgodnie z art. 15 pkt. 1 updop, "Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.".

Orzecznictwo i interpretacje podatkowe doprecyzowują nam to zagadnienie i wskazują że, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów musi spełniać łącznie następujące przesłanki:

a) został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

b) jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

c) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

d) poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

e) został właściwie udokumentowany,

f) nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

II. Wprowadzanie Faktury za zakup niskocennego składnika majątkowego

Koszt związany z zakupem sprzętu będziemy w systemie ewidencjonować przy użyciu modułu kosztów wybierając w lewym menu "Koszty"(1) > "Dodaj koszt"(2).

Uzupełnianie danych dokumentu

W następnym kroku należy uzupełnić dane dokumentu, jednocześnie zalecamy Państwu dodawanie danych w kolejności od wprowadzenia kontrahenta do wprowadzenia pozycji.

Po uzupełnieniu dokumentu należy zapisać wprowadzony dokument (5).

1) Kontrahent

a) Przedsiębiorca

W przypadku faktury wystawionej przez przedsiębiorcę - kontrahenta można wyszukać w prosty sposób posługując się suwakiem GUS, w którym należy uzupełnić NIP albo jeżeli już istnieje w bazie to po prostu wybrać go z listy. Kontrahentów nie należy dublować.

b) osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej

W przypadku, gdy dany kontrahent nie ma numeru NIP, należy w pole NIP wpisać słowo "BRAK". W przypadku gdyby wśród kontrahentów znajdował się już taki NIP (czyli istnieją inne dodane osoby fizyczne), należy zignorować komunikat o istniejącym kontrahencie i utworzyć nowego, niemniej jednak należy uważać, aby nie dublować kontrahentów z numerem NIP lub jego brakiem. Zazwyczaj dane kontrahenta przepisujemy bezpośrednio z umowy sprzedaży.

2) Dane podstawowe i dane płatności

Dokumentem źródłowym na podstawie którego będzie przeprowadzana ewidencja jest Faktura albo umowa sprzedaży, wprowadzając dokument zawsze należy uzupełniać dane zgodnie z dokumentem. 

a) Numer (tutaj wyłącznie wpisujemy numer z ewentualnym prefixem, nie przepisujemy słów dokumentu tj. "Faktura VAT 12/2323/14", wpisujemy wyłącznie "FVS 1/1/12/2022"), w przypadku transakcji zakupu od osoby fizycznej dopuszczalne jest wskazanie zawartej umowy.

b) Data wystawienia oraz data sprzedaży muszą pokrywać się z informacjami znajdującymi się na otrzymanej fakturze. W przypadku umowy z osobą fizyczną data wystawienia i data sprzedaży będzie co do zasady tożsama z datą zawarcia umowy.

c) Termin płatności faktury lub dokumentu nie będzie miał znaczenia w przypadku braku płatności, w przypadku uregulowania należności wprowadza się zawsze datę faktycznej płatności.

3) Kategoria kosztowa

Kategorią dla kosztów związanych z zakupem takiego niskocennego składnika majątkowego jest:

4) Pozycje

W niniejszym miejscu wyszczególnić należy pozycje, które są w przypadku kosztów zależne od stawki podatku(1). 

Nigdy wprowadzając koszty nie należy przepisywać poszczególnych pozycji z faktury kosztowej, w systemie wprowadzamy wyłącznie wartości sumaryczne dla poszczególnych stawek VAT. 

Przykładowo jeżeli na dokumencie źródłowym jest łącznie 20 pozycji przy czym 15 ze stawką VAT 23% a 5 ze stawką VAT 8%, to wprowadza się wyłącznie 2 pozycje, analogicznie do poniższego przykładu. 

Jednocześnie należy pamiętać, że w żadnym przypadku nie można stosować takiego uproszczenia przy fakturach sprzedażowych. Dodając faktury sprzedażowe bezwzględnie należy szczegółowo wymieniać wszystkie pozycje.

Jeśli pojawi się zatem potrzeba uzupełnienia następnej pozycji, np. w przypadku różnych stawek podatku VAT, można dodać dodatkowe pozycje przyciskiem "dodaj pozycję"(5). Po uzupełnieniu cen netto lub wartości netto(2), należy wybrać odpowiednie stawki VAT(3) i sprawdzić czy wyliczone wartości VAT zgadzają się z tymi, które widnieją na otrzymanej fakturze, jeżeli nie - należy poprawić dane tak, aby zgadzały się z dokumentem źródłowym. 

Po uzupełnieniu panelu kosztu na końcu należy wybrać "Zapisz".