Sprawozdanie Finansowe jest dokumentem, przedstawiającym wynik finansowy m.in. spółki z o.o. Jednostki mikro mogą skorzystać z uproszczonego sprawozdania finansowego przewidzianego przez ustawę o rachunkowości w formie załącznika numer 4. Takie uproszczone sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz zamiast informacji dodatkowej - informacji uzupełniającej do bilansu. Dodatkowo jednostka mikro może nie przygotowywać sprawozdania z działalności podmiotu, jeżeli znajdzie się taka wzmianka w samym sprawozdaniu. Generowane z Fakturomanii dokumenty zawierają już takie uproszczenia wraz z podstawami prawnymi ich stosowania.
Niniejsza instrukcja uwzględnia wprowadzoną w marcu oraz kwietniu 2026r. przez Ministerstwo Finansów bardzo dużą aktualizację interfejsu do obsługi sprawozdań finansowych.
SPIS TREŚCI
I. Jakie są etapy związane ze sprawozdaniem finansowym?
1) Generowanie dokumentów sprawozdawczych
2) Podpisywanie sprawozdania finansowego
3) Składanie dokumentów sprawozdawczych
UWAGA! Co jeżeli wystąpią błędy na etapie składania sprawozdania finansowego?
1) Wspierana przeglądarka Google Chrome
2) Odpowiednia rozdzielczość ekranu
2) Przygotowanie i składanie zgłoszeń
3) Dokumentacja Sprawozdania Finansowego
4) Weryfikacja zgłoszenia, podpis i jego wysyłka
I. Jakie są etapy związane ze sprawozdaniem finansowym?
Procedura związana ze składaniem sprawozdań finansowych składa się z trzech części:
1) Generowanie dokumentów sprawozdawczych
Z systemu Fakturomanii, które krok po kroku zostało omówione w Jak wygenerować sprawozdanie finansowe z Fakturomanii krok po kroku | Krok 1
2) Podpisywanie sprawozdania finansowego
Część, która przy użyciu profilu zaufanego ePUAP została krok po kroku omówiona w materiale Jak podpisać sprawozdanie finansowe profilem zaufanym (ePUAP) krok po kroku | Krok 2
Standardowy termin dla sporządzenia sprawozdania finansowe upływa z 31 marca każdego roku za rok poprzedzający (wygenerowania oraz podpisania przez zarząd oraz osobę sporządzającą).
3) Składanie dokumentów sprawozdawczych
w KRS czyli Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) Ministerstwa Sprawiedliwości, która została omówiona w niniejszym materiale.
Standardowy termin dla zatwierdzenia sprawozdania finansowego upływa z 30 czerwca każdego roku (zatwierdzenia uchwałą zgromadzenia wspólników spółki).
Standardowy termin dla złożenia w Sądzie zatwierdzonego sprawozdania finansowego wraz z uchwałami przez tzw. Repozytorium Dokumentów Finansowym prowadzonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości upływa w terminie 15 dni od podjęcia uchwały o zatwierdzeniu Sprawozdania.
Z uwagi na cyfrowy charakter dostarczania dokumentacji do Sądu, do Urzędu Skarbowego nie składa się już dokumentów sprawozdawczych, Urząd Skarbowy pobiera bowiem dane automatycznie z RDF Ministerstwa Sprawiedliwości.
UWAGA! To w niniejszym etapie jest największa zmiana, ponieważ w aktualnym nowym interfejsie RDF można załączyć wyłącznie elektronicznie podpisane uchwały (wcześniej nie trzeba było). System bez takich podpisów (przykładowo ePUAPem, profilem zaufanym) dokumentów po prostu nie przyjmie.
UWAGA! Co jeżeli wystąpią błędy na etapie składania sprawozdania finansowego?
1) Wspierana przeglądarka Google Chrome
System RDF Ministerstwa Finansów działa w pełni w sposób prawidłowy wyłącznie w przeglądarce Google Chrome, niestety w przypadku Safari, Microsoft Edge lub Mozilla można napotkać się na przeróżne błędy tego portalu.
2) Odpowiednia rozdzielczość ekranu
Czasami zdarza się, że na niektórych etapach wprowadzania plików nie pojawia się przycisk "Zapisz", podpowiadamy, że najczęściej jest to kwestia mniejszej rozdzielczości ekranu i wystarczy w takim wypadku oddalić/pomniejszyć przybliżenie w przeglądarce, najczęściej wybierając przycisk ctrl i scrollem myszki do siebie.
3) Elektronicznie podpisane uchwały
W aktualnym nowym interfejsie RDF, który znajduje się w Portalu Rejestrów Sądowych można załączyć wyłącznie elektronicznie podpisane uchwały (przykładowo ePUAPem, profilem zaufanym). System bez takich podpisów dokumentów po prostu nie przyjmie. O ile same uchwały powinny zostać podpisane przez wspólników, o tyle skany dokumentów będą podpisywane przez osobą
II. Składanie sprawozdania finansowego w Repozytorium Dokumentów Finansowych Ministerstwa Sprawiedliwości - standardowo do 15 dnia po podjęciu uchwał zatwierdzających sprawozdanie finansowe.
UWAGA! Sprawozdanie Finansowe oraz uchwały je zatwierdzające w przypadku sp. z o.o. można podpisać ePUAPEM albo podpisem elektronicznym (oczywiście uchwały najczęściej będą podpisane odręcznie przez wspólników). Aktualnie Portal Rejestrów Sądowych wymaga, aby na etapie przekazywania Czynności dokonać kierownik jednostki postępując zgodnie z instrukcją znajdującą się w materiale Jak podpisać sprawozdanie finansowe profilem zaufanym (ePUAP) krok po kroku | Krok 2
W Fakturomanii domyślnym wariantem jest ten, w którym sporządzenie sprawozdania finansowego następuje przez kierownika jednostki.
1) Logowanie do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) Ministerstwa Finansów
W celu złożenia sprawozdania finansowego, najpierw należy udać się na stronę Ministerstwa Sprawiedliwości https://prs.ms.gov.pl/krs
Procedurę składania sprawozdania finansowego rozpoczynamy wybierając okienko RDF - Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych.
Następnie logujemy się na nowej zaktualizowanej w marcu i kwietniu 2026 platformie Ministerstwa Sprawiedliwości.
W Portalu Rejestrów Sądowych będziemy musieli zalogować się na konto PRS wybierając Zaloguj kontem PRS.
Jeżeli nie posiadamy takiego konta (a najczęściej będzie to miało miejsce w roku 2026r., czyli przy składaniu sprawozdań za rok 2025) - musimy je założyć wybierając Załóż konto w PRS.
Po wciśnięciu przycisku Zaloguj kontem PRS pokaże nam się okno z logowaniem, tutaj wpisujemy dane logowania lub wybieramy logowanie przez Login.gov.pl.
Jeżeli nie posiadamy konta to musimy na dole strony wybrać Rejestracja i przejść przez proces rejestracji, który w większości będzie automatyczny.
Przy logowaniu najczęściej wybierać będziemy Profil Zaufany, aplikację mObywatel albo bankowość elektroniczą. Po wyborze formy dalej procesujemy (wyświetlenie kolejności jest losowe, na górze pojawi się ostatni sposób logowania do Serwisu Ministerstwa Sprawiedliwości).
Po zalogowaniu najczęściej wyświetli się komunikat o włączeniu uwierzytelnienia dwuetapowego, klikamy po prostu Rozumiem. Po tym wybraniu rozumiem może pojawić się konieczność aktualizacji hasła, taka aktualizacja musi zostać wykonana co 90 dni.
2) Przygotowanie i dodawanie zgłoszeń
Teraz po zalogowaniu rozpoczniemy procedurę wprowadzania dokumentacji dla złożenia sprawozdania finansowego w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości.
Najpierw wybieramy Zgłoszenia i korekty robocze po czym Dodaj zgłoszenie/korektę.
W następnym etapie wyszukujemy dane podmiotu, za który będziemy składać sprawozdanie. Wprowadzamy numer KRS naszego podmiotu, po czym wybieramy Wyszukaj i Zarejestruj nowe zgłoszenie.
W aplikacji Fakturomania numer możemy odnaleźć w zakładce Dane Firmy.
Po rejestracji nowego zgłoszenia pojawi się panel danych podmiotu oraz osób uprawnionych do reprezentacji podmiotu.
W niniejszym etapie wybieramy następny krok (2/4), w którym to będziemy uzupełniali dane zgłoszenia.
3) Wprowadzenie danych zgłoszenia
a) W nazwie roboczej zgłoszenia sugerujemy wprowadzić oznaczenie SPRAWOZDANIE FINANSOWE 2025.
b) W rodzaju zgłoszenia należy wybrać Roczne sprawozdanie finansowe i inne dokumenty finansowe.
c) W okresie za jaki składne są dokumenty, należy wybrać rok obrotowy, najczęściej kalendarzowy tj. od 1 stycznia do 31 grudnia.
UWAGA! W przypadku spółek założonych w trakcie roku, czasami zdarza się, że system nie przepuszcza daty podpisania umowy spółki lub rejestracji do KRS. W takim wypadku wydaje się, że data powinna zostać oznaczona od 1 stycznia do 31 grudnia.
Po uzupełnieniu danych przechodzimy do następnej sekcji Dokumenty.
4) Dokumentacja Sprawozdania Finansowego
Na wstępie należy podzielić składaną dokumentację na dwie części:
a) Sprawozdanie finansowe oraz
b) Uchwały związane ze Sprawozdaniem finansowym (które w Fakturomanii można wygenerować dla spółek z o.o.),
Pierwszym dodawanym dokumentem, będzie roczne sprawozdanie finansowe w formacie XML - zatem struktury podpisanej profilem zaufanym (ePUAP). W tym celu wybieramy Dodaj dokument.
Pojawi się panel dodawania dokumentu, w nim wybieramy datę sporządzenia pierwszego z nich, czyli sprawozdania finansowego. Następnie w polu rodzaj dokumentu wybieramy Roczne sprawozdanie finansowe i załączamy podpisany plik XML sprawozdania. Data sporządzenia musi być zgodna z datą wprowadzoną w sprawozdaniu, w przypadku Użytkowników Fakturomanii z datą wskazaną na etapie generowania takiego sprawozdania.
Na końcu wybieramy Zapisz.
Jeżeli przycisk Zapisz jest schowany (nie widzimy go), najpewniej po wprowadzeniu dokumentu musimy przescrollować na sam dół (można to zrobić pokrętłem po środku myszki).
Procedurę powtarzamy dla:
a) Uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego wybierając w dacie sporządzenia dokumentu datę protokołu zgromadzenia wspólników, a w rodzaju dokumentu Uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego oraz
b) Uchwały o podziale zysku bądź pokryciu straty wybierając w dacie sporządzenia dokumentu datę protokołu zgromadzenia wspólników, a w rodzaju dokumentu Uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty.
Niniejsze dokumenty załączamy w formie wydzielonych oraz podpisanych profilem zaufanym PDFów oraz zapisujemy.
UWAGA! UCHWAŁY MUSZĄ BYĆ PODPISANE TAK JAK SPRAWOZDANIE FINANSOWE - przez kierownika jednostki. Jest to zmiana w stosunku do poprzedniego interfejsu Ministerstwa Sprawiedliwości.
a) Uchwała o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego znajduje się na stronie 5 generowanych dokumentów do KRS.
b) Uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty znajduje się na stronie 6 generowanych dokumentów do KRS.
Ww. odręcznie podpisane "Parafką" uchwały należy odrębnie zeskanować jako 2 różne dokumenty, najlepiej w formacie PDF (inne formaty mogą nie być obsługiwane przez system Ministerstwa Sprawiedliwości) oraz podpisać profilem zaufanym (analogicznie do podpisywania sprawozdania finansowego).
Następnym dokumentem będzie dodanie uchwał niezbędnych dla sprawozdania finansowego jednostki.
Na marginesie: Kolejność dodawania uchwał z punktu widzenia technicznego nie ma znaczenia.
W celu dodania pierwszej uchwały, po dodaniu sprawozdania wybieramy Dodaj dokument.
a) Pierwszą uchwałą będzie uchwała zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Wybieramy tutaj zeskanowany oraz podpisany profilem zaufanym dokument w formacie pdf (strona 5 z pliku Uchwały do KRS, generowanego z Fakturomanii).
UWAGA! Datą dokumentu jest data odbycia zgromadzenia wspólników.
b) Następną drugą uchwałą będzie uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty. Wybieramy tutaj zeskanowany oraz podpisany profilem zaufanym dokument w formacie pdf (strona 6 z pliku Uchwały do KRS, generowanego z Fakturomanii).
UWAGA! Datą dokumentu jest data odbycia zgromadzenia wspólników.
Po dodaniu wszystkich dokumentów wybieramy Następny krok (3/4).
Teraz należy potwierdzić, że do dokumentu nie składa się dodatkowych nadzwyczajnych dokumentów lub oświadczeń.
Takowe należałoby jednak złożyć jeżeli:
a) nastąpiłaby odmowa podpisania sprawozdania finansowego przedsiębiorstwa przez którąś z osób,
b) ktoś nie mógłby złożyć z jakiś powodów podpisu w formie elektronicznej pod sprawozdaniem finansowym podmiotu (w takim wypadku składa oświadczenie w formie papierowej o prawidłowości sprawozdania, które załącza się w zastępstwie do jej podpisu).
Wybieramy Następny krok (4/4).
5) Podpisanie zgłoszenia, weryfikacja i jego wysyłka
W niniejszym etapie podpisujemy utworzone zgłoszenia, weryfikujemy je (co powinno nastąpić automatycznie), po czym wysyłamy do Repozytorium Dokumentów Finansowych przez kliknięcie Wyślij zgłoszenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Najpierw przechodzimy do podpisywania wniosku do RDF wybierając 3 kropki przy nazwisku osoby uprawnionej do podpisania zgłoszenia.
Następnie kierownik jednostki (albo inna upoważniona osoba) podpisuje dokument najczęściej przy pomocy Profilu Zaufanego ePUAP.
Pojawi się komunikat, w którym należy wybrać Kontynuuj.
Wybieramy w sekcji rodzaj podpisu Profil Zaufany. Na przeprowadzenie procesu będziemy mieli 15 minut.
Gdzie zostaniemy przekierowani na stronę Profilu Zaufanego ePUAP, może pojawić się komunikat o przetwarzaniu danych osobowych. UWAGA! Standardowo taka strona otworzy się w zupełnie nowej przeglądarce.
Podpis wniosku Profilem Zaufanym ePUAP i internetowe złWożenie Sprawozdania Finansowego w RDF
Po przekierowaniu na stronę Profilu Zaufanego ePUAP, aby podpisać sprawozdanie finansowe jednostki należy zalogować się danymi logowania lub przez konto internetowe banku. Po zalogowaniu wyświetli nam się przeglądarka wybranego banku albo już gdy jesteśmy zalogowani - podpis profilu zaufanego ePUAP.
UWAGA: Jeżeli przeglądarka nam wyrzuci komunikat/error dotyczący zbyt wielu zapytań - możliwe, że będzie trzeba wyczyścić pliki cookies, więcej o wyczyszczeniu cookies w przeglądarce google chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647
Po podpisaniu wniosku wybieramy Wyślij zgłoszenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Gratulujemy udanego przekazania sprawozdania finansowego jednostki do RDF!
Mamy nadzieję, że każdemu z Państwa udało się poprawnie złożyć dokumenty.