Sprawozdanie Finansowe jest dokumentem, przedstawiającym wynik finansowy m.in. spółki z o.o. Jednostki mikro mogą skorzystać z uproszczonego sprawozdania finansowego przewidzianego przez ustawę o rachunkowości w formie załącznika numer 4. Takie uproszczone sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz zamiast informacji dodatkowej - informacji uzupełniającej do bilansu. Dodatkowo jednostka mikro może nie przygotowywać sprawozdania z działalności podmiotu, jeżeli znajdzie się taka wzmianka w samym sprawozdaniu. Generowane z Fakturomanii dokumenty zawierają już takie uproszczenia wraz z podstawami prawnymi ich stosowania.
SPIS TREŚCI
I. Jakie są etapy związane ze sprawozdaniem finansowym?
II. Jak podpisać sprawozdanie finansowe?
Jak podpisać sprawozdanie finansowe profilem zaufanym?
I. Jakie są etapy związane ze sprawozdaniem finansowym?
Procedura związana ze składaniem sprawozdań finansowych składa się z trzech części:
1) Część związana z generowaniem dokumentów sprawozdawczych z systemu Fakturomanii, która krok po kroku została omówiona w Jak wygenerować sprawozdanie finansowe z Fakturomanii krok po kroku | Krok 1
2) Część związana z podpisywaniem sprawozdania finansowego, która została krok po kroku omówiona w niniejszym artykule przy użyciu profilu zaufanego ePUAP.
Standardowy termin dla sporządzenia sprawozdania finansowe upływa z 31 marca każdego roku za rok poprzedzający (wygenerowania oraz podpisania przez zarząd oraz osobę sporządzającą).
3) Część związana ze składaniem dokumentów sprawozdawczych w KRS czyli Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) Ministerstwa Sprawiedliwości omówiona w materiale Jak złożyć sprawozdanie finansowe krok po kroku | Krok 3.
Standardowy termin dla zatwierdzenia sprawozdania finansowego upływa z 30 czerwca każdego roku (zatwierdzenia uchwałą zgromadzenia wspólników spółki).
Standardowy termin dla złożenia w Sądzie zatwierdzonego sprawozdania finansowego wraz z uchwałami przez tzw. Repozytorium Dokumentów Finansowym prowadzonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości upływa w terminie 15 dni od podjęcia uchwały o zatwierdzeniu Sprawozdania.
Z uwagi na cyfrowy charakter dostarczania dokumentacji do Sądu, do Urzędu Skarbowego nie składa się już dokumentów sprawozdawczych, Urząd Skarbowy pobiera bowiem dane automatycznie z RDF Ministerstwa Sprawiedliwości.
UWAGA! System RDF Ministerstwa Finansów działa w pełni w sposób prawidłowy wyłącznie w przeglądarce Google Chrome, niestety w przypadku Safari, Microsoft Edge lub Mozilla można napotkać się na przeróżne błędy tego portalu.
W niniejszym materiale odnajdą Państwo wskazówki dotyczące procedury podpisywania epuapem sprawozdania finansowego przez internet krok po kroku, która to procedura została opisana w punkcie II materiału Jak wygenerować sprawozdanie finansowe z Fakturomanii krok po kroku | Krok 1.
II. Jak podpisać sprawozdanie finansowe?
W celu złożenia podpisu pod sprawozdaniem finansowym najpierw należy posiadać samo sprawozdanie w odpowiednim formacie cyfrowym tj. XML. Na wstępie należy podkreślić, że sprawozdanie w formacie pdf będzie nieprawidłowe - ten ma bowiem charakter wyłącznie techniczny lub poglądowy.
Takie sporządzone sprawozdanie finansowe w formacie XML należy podpisać elektronicznie. Podpis musi zostać złożony przez wszystkie osoby zasiadające w zarządzie podmiotu oraz w przypadku prowadzenia księgowości przez biuro rachunkowe lub księgową - przez osobę sporządzającą.
Podpisu sprawozdania finansowego można dokonać na dwa sposoby:
1) profilem zaufanym (ePUAP) - jest to sposób najprostszy również opisany w niniejszym materiale albo
2) kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
W tym materiale podpowiadamy Państwu jak skorzystać z opcji 1) - podpisu profilem zaufanym (ePUAP).
Jak podpisać sprawozdanie finansowe profilem zaufanym?
Najpierw należy udać się na stronę Ministerstwa Finansów do podpisywania profilem zaufanym "Podpisz dokument elektronicznie – wykorzystaj podpis zaufany".
Bezpośrednio na każdej ze stron należy postępować zgodnie z instrukcją składania elektronicznego podpisu dokumentu, w przypadku linku a) zaczynamy od kliknięcia przycisku "Start".
Zostaniemy przeniesieni do następnej strony, gdzie będziemy wybierać typ podpisywanego dokumentu - należy wybrać opcję dla sprawozdania finansowego.
Wybieramy "Podpisz lub sprawdź dokument",
następnie wybieramy "Wybierz dokument z dysku",
po czym wybieramy zapisany na dysku dokument XML sprawozdania finansowego.
Po dodaniu pliku pojawi nam się potwierdzenie, wybieramy "Podpisz".
Zostaniemy przeniesieni na stronę profilu zaufanego - e-puap (profil zaufany).
Jeżeli nie posiadamy konta e-puap, musimy je założyć - można tego dokonać w placówce Urzędu lub za pośrednictwem bankowości elektronicznej, jeżeli natomiast posiadamy konto po prostu się logujemy,
a następnie podpisujemy dokument wybierając "Podpisz podpisem zaufanym" i potwierdzamy wybierając "Potwierdź".
Taki dokument pobieramy i zapisujemy na dysku w folderze firmowym - w bezpiecznym miejscu, którego nie zagubimy i łatwo odnajdziemy.
UWAGA: Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, podpisany dokument należy przekazać następnej osobie zasiadającej w zarządzie, procedurę podpisania należy powtórzyć przez wszystkich członków zarządu.
UWAGA: Dla pewności możemy sprawdzić podpis dokumentu na stronie Ministerstwa załączając pobrany dokument.
Podpisane sprawozdanie będzie nam niezbędne do etapu III omówionego w materiale Jak złożyć sprawozdanie finansowe krok po kroku | Krok 3