Niniejszy artykuł omawia w jaki sposób zaewidencjonować w Fakturomanii kosztową fakturę korygującą, zagadnienie poświęcone korekcie faktury sprzedażowej zostało opisane w pokrewnym wpisie "Jak wystawić fakturę korygującą fakturę sprzedaży? Korekta sprzedaż".
Niniejszy artykuł dla przejrzystości został podzielony na dwie części:
I. Część teoretyczną - poruszającą zagadnienie kiedy należy ująć kosztową fakturę korygującą w rozliczeniu oraz
II. Część praktyczną - jak w systemie wprowadzić kosztową fakturę korygującą?.
I. Część teoretyczna - kiedy należy ująć kosztową fakturę korygującą w rozliczeniu?
1) Kiedy należy wystawić fakturę korygującą?
Zgodnie z obecnym brzmieniem art. 106j. ust. 1 ustawy o VAT w roku 2023 fakturę korygującą należy wystawić gdy:
1) podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
2) dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
3) dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
4) stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.
Z punktu widzenia przepisów faktura korygująca jest praktycznie zawsze prawidłowym rozwiązaniem dla poprawienia pomyłek lub ewidencji zmian podstaw opodatkowania. W obrocie gospodarczym, używa się takiej faktury korygującej jednak tylko do poprawienia danych wartościowych.
Na podstawie powyższego katalogu można zatem wyróżnić dwa warianty:
a) wpływające na wysokość podatku tj. gdy podstawa opodatkowania uległa podwyższeniu lub uległa obniżeniu,
b) gdy po prostu w fakturze jest jakiś inny błąd, jednak nie wpływający na wysokość podatku.
a) Faktury korygujące podwyższające (in plus) lub obniżające (in minus) podstawę opodatkowania
Przyczyn zmiany podstawy opodatkowania może być wiele, z tego względu ustawodawca zdecydował się zredagować w "szeroki" sposób ten katalog. Wsród najczęściej występujących należy wymienić:
- udzielenie rabatu, opustu i obniżki na sprzedawany towar lub usługę,
- podwyższenie ceny towaru lub usługi,
- dokonanie zwrotu towaru i opakowań (chodzi tutaj o zwrot definitywny, nie natomiast następujący w ramach wymiany tożsamych gatunkowo towarów z wadliwych na wolne od wad np: "w trybie reklamacyjnym"),
- dokonanie zwrotu całości lub części zapłaty.
b) Faktury korygujące niezmieniające kwot
Chociaż jak wskazano wcześniej fakturę korygującą można wystawić jeżeli w pierwotnym dokumencie stwierdzono jakąkolwiek pomyłkę w jej pozycji (nie chodzi tutaj również tylko o pozycję sprzedawanego towaru lub usługi, ale o każdą inną), to z uwagi na historyczne brzmienie przepisów w obrocie gospodarczym przyjęło się, że faktury korygujące wystawia się jeżeli zmianie ulega podstawa opodatkowania, w przypadku innych danych stosuje się notę korygującą wystawianą przez nabywcę, o której w pkt. 3).
W literaturze wskazuje się również, że "należy uznać, że nie każdy najdrobniejszy błąd (pomyłka) dostrzeżony na fakturze wymaga wystawienia faktury korygującej. Jeśli na fakturze występują wprawdzie pomyłki, lecz są one oczywistymi pomyłkami pisarskimi, zaś ich charakter jest taki, że nie wywołuje wątpliwości co do faktycznej treści faktury, nie wydaje się, aby istniała konieczność bezwględnego ich poprawienia fakturami korygującymi. Byłby to nadmiar formalizmu. Tego rodzaju pomyłki nie będą wpływać na prawidłowość faktury i wynikające z niej uprawnienia odbiorcy (co do dokumentu, na podstawie którego możliwe jest odliczenie podatku, oraz dokumentu stanowiącego dowód księgowy), więcej w Adam Bartosiewicz i Ryszard Kubacki VAT Komentarz wyd. 13 Warsawa 2019, strona 1208.
2) Kiedy ująć kosztową fakturę korygującą in minus a kiedy in plus w rozliczeniu?
Fakturę korygującą niezależnie od statusu podatnika otrzymującego dokument tj. czy jest czynnym podatnikiem VAT czy zwolnionym wprowadza się w systemie w sposób tożsamy.
Moment ujęcia dokumentu w rozliczeniu zależny jest od daty powstania przyczyny zmiany oraz jej rodzaju tj.
a) czy przyczyna istniała już w momencie wystawienia faktury (np: nieprawidłowo wskazana cena lub została zastosowana stawka podatku VAT 8% zamiast 23%),
b) czy przyczyna korekty powstała po wystawieniu faktury (np: na skutek ustaleń stron doliczono rabat albo przeciwnie - podwyższono cenę).
Rodzaje ww. zdarzeń gospodarczych będą miały wpływ na podstawę opodatkowania (czyli cenę netto), tutaj można wyróżnić zatem dwie zmiany - zwiększenie lub zmniejszenie.
1. Zmniejszenie podatku naliczonego (korekta in minus) - faktura zmniejszająca
Wskazówki w zakresie prawidłowego momentu ujęcia korekty in minus udziela nam art. 86 ust. 19a ustawy o podatku od towarów i usług, który mówi, że "19a. W przypadku obniżenia podstawy opodatkowania, o którym mowa w art. 29a ust. 13, lub stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze, o którym mowa w art. 29a ust. 14, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług lub kwoty podatku wykazanego na fakturze zostały uzgodnione z dostawcą towarów lub usługodawcą, jeżeli przed upływem tego okresu rozliczeniowego te warunki zostały spełnione. W przypadku gdy warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług lub kwoty podatku wykazanego na fakturze zostały spełnione po upływie okresu rozliczeniowego, w którym te warunki zostały uzgodnione, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym te warunki zostały spełnione. Jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego w fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia."
Przykład pierwszy
Kontrahent w związku z dostarczeniem towaru Panu Janowi wystawił w styczniu fakturę na kwotę 1000 zł, którą Pan Jan rozliczył w deklaracji JPK_V7 za ten miesiąc. W marcu kontrahent zorientował się, że na fakturze została ujęta pozycja towaru, która faktycznie nie mogła zostać Panu Janowi dostarczona i nie została, a Pan Jan nie zweryfikował dokładnie zamówienia. Kontrahent porozumiał się z Panem Janem i wspólnie ustalili, że zostanie Panu Janowi wystawiona faktura korygująca zmniejszająca wartość zamówienia do 900 zł. W związku z ustaleniami tego samego dnia w marcu Kontrahent wystawił fakturę korygującą Panu Janowi i ją dostarczył.
W takim wypadku faktura korygująca do faktury kosztowej styczniowej powinna zostać ujęta przez Pana Jana w rozliczeniu VAT marcowym.
Przykład drugi
Kontrahent wystawił w styczniu Panu Janowi fakturę na kwotę 1000 zł, którą rozliczył w deklaracji JPK_V7 za ten miesiąc. Pan Jan dokonał wielu innych zakupów od kontrahenta i wynegocjował z nim w marcu korzystniejszą cenę zakupów na kwotę 900 zł, jednocześnie ustalając, że w związku z wieloma transakcjami obniżką zostanie objęty również wcześniejszy zakup ze stycznia. W związku z ustaleniami kontrahent wystawił fakturę korygującą Panu Janowi w marcu i następnie ją mu dostarczył.
W takim wypadku faktura korygująca do faktury kosztowej styczniowej powinna zostać ujęta przez Pana Jana w rozliczeniu VAT marcowym.
Przykład trzeci
Kontrahent wystawił w styczniu Panu Janowi fakturę na kwotę 1000 zł, której w styczniu Pan Jan nie rozliczył. W marcu kontrahent zorientował się, że faktura została błędnie wystawiona w zbyt wysokiej cenie zamiast 900 zł. W związku z tą sytuacją Kontrahent ustałił z Panem Janem, że w marcu wystawi fakturę korygującą, którą następnie dostarczył Panu Janowi.
W takim wypadku pierwsza faktura jak też faktura korygująca do faktury kosztowej styczniowej powinna zostać ujęta w tym samym miesiącu przez Pana Jana, zatem w rozliczeniu VAT marcowym.
2. Zwiększenie podatku naliczonego (korekta in plus) - faktura zwiększająca
Przepisy podatkowe nie regulują szczegółowo przypadku faktury zwiększającej dla nabywcy usługi lub towaru (kupującego) i z tego względu należy zastosować ogólne zasady rozliczenia, które mówią że taką korektę in plus należy ująć w okresie otrzymania dokumentu lub
a) w jednym z 3 następujących okresów rozliczeniowych przy rozliczeniu miesięcznym (za wyjątkiem rozliczenia metodą VAT kasową - tutaj dwa),
b) w jednym z 2 następujących okresów rozliczeniowych przy rozliczeniu kwartalnym.
Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o podatku od towarów i usług "Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy".
Na uwadze należy mieć również ust. 11 ww. ustawy, który mówi, że "Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych".
Przykład pierwszy
Kontrahent wystawił w styczniu Panu Janowi fakturę ze stawką VAT 8%. Kontrahent w marcu zorientował się, że w dokumencie zastosował nieprawidłową stawkę VAT, ponieważ powinna ona wynosić 23% a nie 8% (więcej VAT do zapłaty). W związku z wykryciem nieprawidłowości Kontrahent w marcu porozumiał się z Panem Janem po czym wystawił fakturę korygującą i dostarczył ją tego samego dnia.
W takim wypadku faktura korygująca wystawiona przez kontrahenta winna zostać ujęta przez Pana Jana w rozliczeniu VAT marcowym albo w jednym z okresów opisanych w lit. a allbo b.
Przykład drugi
Kontrahent wystawił w styczniu Panu Janowi fakturę ze stawką VAT 8%. Kontrahent w marcu zorientował się, że w dokumencie zastosował nieprawidłową stawkę VAT, ponieważ powinna ona wynosić 23% a nie 8%. Mimo wykrycia nieprawidłowości kontrahent nie porozumiał się jednak z Panem Janem, ale wystawił fakturę korygującą, którą dostarczył Panu Janowi w kwietniu, kiedy to z nim się porozumiał z datą wystawienia oraz sprzedaży z marca.
W takim wypadku faktura korygująca wystawiona przez kontrahenta winna zostać ujęta przez Pana Jana w rozliczeniu VAT kwietniowym albo w jednym z okresów opisanych w lit. a allbo b., w kwietniu bowiem Pan Jan otrzymał dokument.
3) Otrzymaliśmy fakturę kosztową zawierającą błędy, co możemy zrobić jako nabywca?
Zgodnie z art. 106k ustawy o podatku od towarów i usług nota korygująca to faktura korygująca, którą wystawia wyłącznie nabywca jeżeli otrzymał on fakturę zawierającą pomyłki. Najprościej mówiąc funkcją noty korygującej jest poprawienie tylko niektórych nieprawidłowości faktur - tych drobnych, które nie dotyczą wartości liczbowych.
W obrocie gospodarczym noty korygującej wykorzystuje się najczęściej do poprawienia takich danych jak numer NIP, nazwa kontrahenta czy też jego adres adres.
a) Jeżeli zatem otrzymaliśmy fakturę kosztową, która zawiera drobne nieliczbowe błędy, to jako nabywca powinniśmy wystawić tzw. "Notę korygującą".
b) Jeżeli natomiast otrzymaliśmy fakturę kosztową, która zawiera liczbowe błędy, to jako nabywca powinniśmy się zwrócić do kontrahenta o wystawienie Faktury korygującej.
W ust. 3 art. 106k ustawy o VAT odnajdujemy, że taka nota wymaga akceptacji wystawcy faktury, jednak zgodnie z dominującym poglądem doktryny "mając na uwadze, że nota korygująca dotyczy pozycji zasadniczo nieistotnych dla rozliczenia podatku, trzeba uznać, że akceptacja wystawcy faktury dla noty korygującej może również zostać wyrażona w sposób dorozumiany, przez brak sprzeciwu wobec danej noty." więcej w Adam Bartosiewicz i Ryszard Kubacki VAT Komentarz wyd. 13 Warsawa 2019, strona 1208.
II. Część praktyczna - jak w systemie wprowadzić fakturę korygującą do faktury kosztowej?
W celu zaewidencjonowania korekty faktury kosztowej otrzymanej od kontrahenta, w pierwszej kolejności należy rozwinąć odpowiedni panel kosztów znajdujący się w lewym menu , tzn. wybieramy "Koszty" i przechodzimy do listy.
Po wybraniu listy kosztów (w przykładzie będzie to dokument kosztowy wystawiony przez Fakturomaniię), należy wybrać odpowiedni miesiąc w którym została wystawiona faktura.
W przedstawionym przypadku będzie to grudzień, jednak jeżeli liczba dokumentów kosztowych nie jest znaczna, wyświetlenie wszystkich kosztów przez opcję "Cały Rok"(1) może ułatwić nam odnalezienie poszukiwanego dokumentu(1). W polu "Wyszukaj" możemy również wskazać nazwę kontrahenta co spowoduje przesortowanie dokumentów dla danego podmiotu.
Następnie należy odnaleźć dokument do którego zamierzamy dodać otrzymaną fakturę korygującą(2), wybrać opcje(3) oraz otworzyć jej podgląd(4). Zwracamy uwagę, że faktury korygujące można dodawać wyłącznie do dokumentów zatwierdzonych.
Następnie należy kliknąć przycisk "Korekta" znajdujący się na dole strony z poziomu podglądu.
Panel korekty
W tym miejscu należy uzupełnić dane podstawowe(1), dane dotyczące płatności(2), po czym następnie można zmodyfikować nazwę pozycji(3) oraz inne dane dotyczące dokumentu(4).
Po uzupełnieniu ww. danych, należy zapisać dodaną korektę(5), zaś po zapisaniu dokumentu, korektę można zatwierdzić.
Dane płatności
Jeżeli uregulowaliśmy należność kontrahentowi zaś następnie środki przez kontrahenta zostały nam zwrócone, dodając pierwotną fakturę należy oznaczyć płatność od kontrahenta - status płatności "Opłacono"/"Częściowo opłacono" wskazując datę faktycznej płatności. Następnie w przypadku zwrotu środków z uwagi np: na zwrot przedmiotu zakupu oraz środków, dodając do ewidencji fakturę korygującą w danych płatności należy oznaczyć status płatności "Opłacono"/"Częściowo opłacono" oraz wskazać datę faktycznego zwrotu środków (np: wpływ środków na rachunek bankowy).
Jeżeli natomiast środki przez kontrahenta nie zostały zwrócone, w takim wypadku korekta powinna pozostać jako "nieopłacona".
Korekta zerująca
W przypadku korekty zerującej zwracamy uwagę, że modyfikacji ulega pole "ilość", nie natomiast wartość. Korekta zerująca może dotyczyć braku wykonania usługi lub zwrotu towaru, nie zaś udzielenia rabatu - mającego bezpośredni wpływ na zmianę ceny (jednak rabat nie może być zerujący). W przypadku udzielenia rabatu, należy zatem zmienić pole ceny.
