Niniejszy artykuł omawia w jaki sposób zaewidencjonować w Fakturomanii poniesiony koszt związany najmem lub leasingiem sprzętu (w tym pojazdów), natomiast zagadnienie poświęcone ogólnej tematyce kosztów zostało omówione w pokrewnym wpisie "Czym jest koszt oraz faktura kosztowa krok po kroku".
Materiał uwzględnia stan prawny na 2026 r., w tym obowiązujące od 1 stycznia 2026r. limity wartości pojazdów uzależnione od emisji CO2 (225 000 zł / 150 000 zł / 100 000 zł) oraz obowiązek stosowania znaczników KSeF przy dokumentach zakupowych.
SPIS TREŚCI
I. Informacje ogólne o leasingu lub najmie2) Kiedy możliwe jest jednoczesne pełne odliczenie podatku VAT i CIT - w 100%4) Sankcje w przypadku nieprawidłowej ewidencji, gdy odliczamy 100% VAT
5) Kiedy zatem stosujemy częściowe odliczenie VAT (50%) i pełny CIT (100%)? Rozliczenie najczęstrze
6) Co w przypadku najmu pojazdu od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej?
II. Faktura leasingowa a KSeF - jaki znacznik wybrać?
III. Wprowadzanie Faktury za najem lub leasing pojazdu osobowego na przykładzie 50% VAT i 100% CI1) Kontrahentb) Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej
2) Dane podstawoweb) Data wystawienia, data sprzedaży lub data otrzymania
3) Dane płatnościIII. Co jeżeli wartość pojazdu osobowego przekracza 100 000 zł, 150 000 zł lub 225 000 zł?
I. Informacje ogólne o leasingu lub najmie
Przedmiotem leasingu lub najmu mogą być rzeczy, zatem ruchomości i nieruchomości, definicje poszczególnych pojęć odnajdziemy zarówno w przepisach cywilnych jak też podatkowych i tak:
a) definicję najmu odnajdujemy w art. 659. § 1. kc. który wskazuje, że "Przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz."
b) definicję leasingu odnajdujemy w art. art. 709(1) kc. który mówi, że "Przez umowę leasingu finansujący zobowiązuje się, w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa, nabyć rzecz od oznaczonego zbywcy na warunkach określonych w tej umowie i oddać tę rzecz korzystającemu do używania albo używania i pobierania pożytków przez czas oznaczony, a korzystający zobowiązuje się zapłacić finansującemu w uzgodnionych ratach wynagrodzenie pieniężne, równe co najmniej cenie lub wynagrodzeniu z tytułu nabycia rzeczy przez finansującego."
Definicję leasingu odnajdziemy również w przepisach podatkowych tj. w art. 17a pkt 1) ustawy o CIT, zgodnie z którym przez umowę leasingu rozumie się "umowę nazwaną w kodeksie cywilnym, a także każdą inną umowę, na mocy której jedna ze stron, zwana dalej „finansującym”, oddaje do odpłatnego używania albo używania i pobierania pożytków na warunkach określonych w ustawie drugiej stronie, zwanej dalej „korzystającym”, podlegające amortyzacji środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne, a także grunty oraz prawo wieczystego użytkowania gruntów;"
O ile rozliczenie leasingu lub najmu rzeczy innych niż pojazdy nie sprawia kłopotów - co do zasady przysługuje po prostu pełne odliczenie, o tyle w przypadku pojazdów sprawa została nieco skomplikowana i z tego względu zagadnienie zostało poniżej krótko omówione.
1) Najem lub leasing pojazdów
Sposób rozliczania kosztów związanych z pojazdami uległ istotnej zmianie w 2026 r. Wprowadzone zmiany dotyczą zdecydowanej większości podatników, a najprościej mówiąc polegają na uzależnieniu kwotowego limitu kosztów od poziomu emisji CO2 pojazdu. Ustawodawca w art. 16 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT (do którego odsyła pkt 49a dotyczący leasingu i najmu, a dla pojazdów elektrycznych - art. 16 ust. 5e) określił od 1 stycznia 2026 r. trzy limity kwotowe:
a) 225 000 zł – w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym lub napędzanym wodorem,
b) 150 000 zł – jeśli emisja CO2 silnika spalinowego samochodu osobowego, określona na podstawie danych zawartych w centralnej ewidencji pojazdów wynosi mniej niż 50g na kilometr,
c) 100 000 zł – jeśli emisja CO2 silnika spalinowego samochodu osobowego, określona na podstawie danych zawartych w centralnej ewidencji pojazdów jest równa lub wyższa niż 50g na kilometr.
Przekładając na język ludzki, typowy samochód benzynowy lub diesel (emisja niemal zawsze przekracza 50 g/km) od 2026 r. objęty jest limitem 100 000 zł, hybrydy plug-in zazwyczaj limitem 150 000 zł, a elektryki i wodorowce limitem 225 000 zł.
Emisję CO2 sprawdzimy w dowodzie rejestracyjnym, świadectwie homologacji lub w CEPiK. W przypadku przekroczenia limitu należy stosować rozliczenie proporcjonalne. Tutaj zmiany mają również istotne znaczenie wyłącznie dla podatku dochodowego, bowiem w podatku VAT kryteria pozostały bez zmian.
Podstawą ograniczenia jest art. 16 ust. 1 pkt. 49a) uPDoP, w którym odnajdujemy, że "nie uważa się za koszty uzyskania przychodów dotyczących samochodu osobowego opłat wynikających z umowy leasingu, o której mowa w art. 17a pkt 1, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, z wyjątkiem opłat z tytułu składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota, o której mowa w pkt 4 odpowiednio lit. b lub c, pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy;".
UWAGA! Limit dla składek ubezpieczenia AC pozostał bez zmian i wynosi płaskie 150 000 zł niezależnie od rodzaju napędu (art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o CIT) - więcej w materiale o ubezpieczeniach. Umowy leasingu zawarte przed 1 stycznia 2026 r. mogą podlegać przepisom przejściowym - w razie wątpliwości zachęcamy do kontaktu z obsługą Serwisu.
Bazując na zmianach dla określenia właściwej granicy wartości pojazdu osobowego w podatku CIT wyróżniamy dla każdego ww. progu 3 sytuacje, uzależnione od statusu podatnika VAT i sposobu wykorzystania pojazdu.
Tak też na przykładzie limitu opisanego w lit. b) czyli dla kwoty 150 000 zł wartości zakupu auta będą wyglądały:
a) Wariant 100% VAT
Limit wartości pojazdu osobowego dla płatników VAT, którzy użytkują auto osobowe wyłącznie dla celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą i prowadzą specjalną ewidencję (tzw. kilometrówki + VAT26) wynosi 184 500 zł brutto, 150 000 zł netto.
b) Wariant 50% VAT
Limit wartości pojazdu osobowego dla płatników VAT, którzy użytkują auto osobowe nie tylko dla celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą wynosi 165 470 zł brutto, 134 528 zł netto.
c) Wariant bez VAT - czyli podatnik zwolniony najczęściej
Limit wartości pojazdu osobowego dla podatników korzystających ze zwolnienia (podmiotowego lub przedmiotowego) z podatku VAT niezależnie od sposoby wykorzystania auta wynosi 150 000 zł brutto, 121 951,22 netto.
Analogicznie na przykładzie limitu opisanego w lit. c) czyli kwoty 100 000 zł wartości zakupu auta będą wyglądały:
a) Wariant 100% VAT
Limit wartości pojazdu osobowego dla płatników VAT, którzy użytkują auto osobowe wyłącznie dla celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą i prowadzą specjalną ewidencję (tzw. kilometrówki + VAT26) wynosi 123 000 zł brutto, 100 000 zł netto.
b) Wariant 50% VAT
Limit wartości pojazdu osobowego dla płatników VAT, którzy użytkują auto osobowe nie tylko dla celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą wynosi 111 500 zł brutto, 90 650,41 zł netto.
c) Wariant bez VAT - czyli podatnik zwolniony najczęściej
Limit wartości pojazdu osobowego dla podatników korzystających ze zwolnienia (podmiotowego lub przedmiotowego) z podatku VAT niezależnie od sposoby wykorzystania auta wynosi 100 000 zł brutto, 81 300,81 zł netto.
2) Kiedy możliwe jest jednoczesne pełne odliczenie podatku VAT i CIT - w 100%?
Tutaj należy wyróżnić kryteria dla VAT oraz dla CIT (odrębne, ale podobne), kryteria wyznaczone przez ustawodawcę są bardzo surowe.
a) Dla podatku VAT
Pełne rozliczenie w VAT przysługuje niezależnie od wartości auta, oraz w przypadku pojazdów wykorzystywanych wyłącznie w celach prowadzonej działalności gospodarczej.
Przypadki opisane są w art. 86a ust. 4 ustawy o VAT tj.
1. gdy sposób wykorzystywania pojazdów przez podatnika,
- zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania,
- dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu,
wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, lub gdy
2. konstrukcja pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne, i tutaj w tym przypadku wyróżnić można:
a. pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą;
b. pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;
c. pojazdy specjalnego przeznaczenia jak koparki, ładowarki, podnośniki, żurawie samochodowe, pojazdy przeznaczone do prac wiertniczych.
b) Dla podatku CIT
W przypadku podatku dochodowego uwzględnić należy kryteria dla podatku VAT oraz dodatkowe limity wartości dotyczące wyłącznie pojazdów osobowych. O ile również dla pojazdów specjalnego przeznaczenia lub ciężarowych wątpliwości brak, o tyle dla pojazdów osobowych wyróżnimy okoliczności uzależnione od statusu podatnika VAT (czynny czy zwolniony).
c) Co się zatem dzieje, gdy wartość pojazdu przekracza ww. kwoty graniczne netto?
W takim wypadku istnieje obowiązek każdorazowego zastosowania proporcji, w tym celu w systemie niezbędne będzie dokonanie dodatkowej ewidencji przy pomocy modułu UAT, o czym dalej w materiale.
Na marginesie należy zwrócić uwagę, że w przypadku spółek z o.o., majątek spółki z definicji powinien być wykorzystywany wyłącznie w celach działalności gospodarczej prowadzonej przez spółkę, dlatego wydawać by się mogło, że każdy pojazd należący do spółki z o.o. powinien korzystać z możliwości odliczenia pełnych wartości z CIT lub VAT. W obrocie gospodarczym mamy jednak różne stosunki prawne i z tego względu ustawodawca, z dużej ostrożności, nałożył dodatkowe rygorystyczne kryteria.
3) Dodatkowe obowiązki związane z odliczeniem 100% VAT.
Czym jest Formularz VAT-26 oraz czym jest wpis w dowodzie VAT-1?
W przypadku odliczenia pełnego podatku VAT od niniejszych umów ważnym jest, aby zachować obowiązki związane z rejestracją pojazdu.
a) Formularz VAT-26
to "Informacja o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej", jest to dokument składany do Urzędu Skarbowego, który składa się dla pojazdów których masa całkowita nie przekracza 3,5 tony. Taki dokument zasadniczo dotyczy innych pojazdów niż te opisane w pkt 2) lit. a) pdpkt 2).
Taki formularz może zatem dotyczyć zarówno samochodów osobowych jak ciężarowych, więcej informacji o formularzu mogą Państwo również odnaleźć na stronie Ministerstwa Przedsiębiorczości.
b) VAT-1
Jest to potwierdzenie, które zamieszone jest w dowodzie rejestracyjnym, a jednocześnie stanowiące konieczny warunek formalny potwierdzający, że pojazd spełnia konstrukcyjne kryteria jego przeznaczenia do danej działalności. Bez takiej adnotacji Urzędy niestety bardzo często podważają możliwość pełnego rozliczenia CIT oraz VAT.
4) Sankcje w przypadku nieprawidłowej ewidencji, gdy odliczamy 100% VAT
W przypadku stwierdzenia przez Urząd Skarbowy, że ewidencja prowadzona przez Podatnika jest ewidencją wadliwą (np. brak pewnych danych), konsekwencją może być uznanie, że pojazd jest wykorzystywany w celach innych niż działalność gospodarcza, a co za tym idzie utrata prawa do pełnego odliczenia VAT od wydatków związanych z danym pojazdem.
5) Kiedy zatem stosujemy częściowe odliczenie VAT (50%) i pełny CIT (100%)? Rozliczenie najczęstrze
Stosowanie standardowego rozliczenia jest wersją najczęstszą, takie rozliczenie stosujemy w każdym innym przypadku niż opisany w pkt 2), zatem najczęściej, gdy:
a) nie jest prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu lub,
b) brak jest regulaminu wykorzystywania pojazdu wykluczającego wykorzystywanie jego dla celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub,
c) nie jest to pojazd specjalnego przeznaczenia lub,
d) pojazd może być wykorzystywany w innym celu niż działalnośc gospodarcza.
W żargonie przyjęło się również mówić o wykorzystywaniu w celach "mieszanych", takie sformuowanie jest oczywiście skrótem myślowym i dotyczy raczej jednoosbowych działalności gospodarczych, niemniej chodzi tutaj o wszelkie wykorzystywanie pojazdów poza działalnością podmiotu (może być to działalność charytatywna, może być to wykorzystywanie prywatne udziałowców spółki itp).
6) Co w przypadku najmu pojazdu od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej?
W takim wypadku ewidencji dokonuje się w sposób standardowy (czyli w sposób opisany w pkt. 5), a wprowadzając rozliczenie takiego najmu co do zasady należy w stawce VAT wybrać "zw".
Obostrzenia względem proporcji stosuje się w stosunku do każdego pojazdu osobowego, niestety również przy najmie krótkoterminowym od osoby fizycznej, którego wartość przekracza właściwy limit.
UWAGA! Przy umowach krótszych niż 6 miesięcy zgodnie z art. 16 ust. 5d ustawy o CIT, za wartość pojazdu przyjmuje się wartość dla celów ubezpieczenia.
II. Faktura leasingowa a KSeF - jaki znacznik wybrać?
Od 2026 r. każdy wprowadzany dokument zakupowy wymaga oznaczenia znacznikiem KSeF (pełne omówienie w materiale Czym jest koszt oraz faktura kosztowa krok po kroku).
a) Faktura od leasingodawcy lub wynajmującego przedsiębiorcy (co do zasady faktura ustrukturyzowana) będzie oznaczana znacznikiem KSeF wraz z numerem KSeF. Comiesięczne faktury leasingowe najwygodniej jest importować automatycznie z KSeF.
b) Umowa najmu lub rachunek od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności nie jest fakturą, w takim przypadku wybieramy znacznik DI (dowód inny niż faktura).
III. Wprowadzanie Faktury za najem lub leasing pojazdu osobowego na przykładzie 50% VAT i 100% CIT
Koszt związany z najmem lub leasingiem pojazdu w Serwisie będziemy ewidencjonować przy użyciu modułu kosztów wybierając w lewym menu Koszty, a następnie Dodaj koszt.
Uzupełnianie danych dokumentu
W następnym kroku należy uzupełnić dane wprowadzanego dokumentu, najlepiej w kolejności sekcji:
1) Dane kontrahenta
2) Dane podstawowe
3) Dane płatności,
4) Kategoria kosztowa,
5) Pozycje.
1) Kontrahent
W roli kontrahenta występuje tutaj sprzedawca, a najszybciej będzie wyszukać go po numerze NIP. W przypadku importu faktury z KSeF kontrahent zostanie uzupełniony automatycznie. Podczas konfiguracji podmiotu w polu Typ podmiotu dla KSeF należy wybrać właściwy typ podmiotu.
a) Przedsiębiorca
W przypadku faktury wystawionej przez Leasingodawcę lub Wynajmującego kontrahentem najczęciej będzie przedsiębiorca. Kontrahenta można wyszukać w prosty sposób posługując się suwakiem GUS, w którym należy uzupełnić NIP (w tym przypadku wpisując numer NIP 529 180 26 80) albo jeżeli już istnieje w bazie to po prostu wybrać go z listy. Kontrahentów nie należy dublować.
b) Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej
W przypadku, gdy dany kontrahent nie ma numeru NIP, należy w pole NIP wpisać słowo "BRAK". W przypadku gdyby wśród kontrahentów znajdował się już taki NIP (czyli istnieją inne dodane osoby fizyczne z oznaczeniem w NIP brak), należy zignorować komunikat o istniejącym kontrahencie i utworzyć nowego, niemniej jednak należy uważać, aby nie dublować kontrahentów z numerem NIP lub jego brakiem.
Typ kontrahenta w KSeF
Kontrahentów można podzielić najogólniej na polskich albo zagranicznych podatników (z Unii Europejskiej zarejestowanych w VAT VIES albo spoza Unii Europejskiej).
Spośród polskich kontrahentów będziemy wyróżniali:
a) przedsiębiorców,
b) jednostki z sektora publicznego (w tym jednostki samorządu terytorialnego oznaczane jako JST) albo
c) osoby fizyczne (konsumentów).
2) Dane podstawowe
W tej części uzupełnić należy dane, które znajdują się na każdej Fakturze albo powinny znajdować się na dokumencie kosztowym.
Dokumenty kosztowe dzielimy najogólniej na faktury i inne dokumenty kosztowe (jak polisy, wyciągi bankowe czy rachunki). Faktury mogą mieć albo nie mieć nadanego numer KSeF, inne dokumenty nie będą miały nadanego numeru KSeF.
a) Nr faktury lub dokumentu
Tutaj wyłącznie wpisujemy numer, nie przepisujemy słów dokumentu tj. "Faktura VAT 1/1/2026", wpisujemy wyłącznie "1/1/2026"), w przypadku transakcji zakupu od osoby fizycznej dopuszczalne jest wskazanie zawartej umowy przykładowo Umowa z DD/MM/RRRR.
b) Data wystawienia, data sprzedaży lub data otrzymania
Muszą pokrywać się z informacjami znajdującymi się na otrzymanej fakturze lub dokumencie. W przypadku umowy z osobą fizyczną data wystawienia i data sprzedaży będzie co do zasady tożsama z datą zawarcia umowy.
Przy wyborze typu dokumentu jako "KSeF", data otrzymania dokumentu oznacza datę przetworzenia danych przez Krajowy System eFaktur, nie natomiast fizyczne otrzymanie dokumentu od kontrahenta jak jest w standardowym przypadku.
c) Typ dokumentu KSeF
Ustawodawca nakazuje stosowanie znaczników lub powiązanych z KSeF danych, które muszą być wykazywane w strukturach podatkowych. Wyróżniamy 4 znaczniki:
KSeF - faktura jest w KSeF,
BFK - faktura poza KSeF,
DI - dowód inny niż faktura,
OFF- KSeF - Awaria
d) Nr KSeF
Jeżeli fakturę wprowadzamy manualnie, to wprowadzając taką fakturę z Nr KSeF w pozycji data otrzymania należy wybrać datę otrzymania z KSeF. Pole Nr KSeF można uzupełnić wyłącznie w przypadku wcześniejszego oznaczenia typu dokumentu znacznikiem KSeF, dla innych znaczników pole jest zablokowane.
Jeżeli dokument jest importowany przez integrację z Fakturomanii z KSeF, to taka data i dane o fakturze KSeF z jej numerem uzupełnią się automatycznie.
3) Dane płatności
W sekcji płatności wprowadzamy informacje dotyczące przepływu środków.
a) Termin płatności
Termin płatności pełni funkcję informacyjną tj. do kiedy powinna zostać uregulowany dokument kosztowy.
b) Status płatności
Wyróżniamy 3 statusy płatności:
Opłacono,
Częściowo opłacono oraz
Nieopłacono.
Jeżeli płatność zostanie oznaczona jako opłacona albo częściowo opłacona to pojawi się nowe pole Daty faktycznej płatności.
c) Data faktycznej płatności (data księgowania na rachunku bankowym lub innej formy płatności)
Data ta musi pokrywać się z datą księgowania znajdującą się na wyciągu bankowym lub datą rzeczywistej płatności przy płatności gotówkowej czy innej formie, płatność warto jest wprowadzić jeżeli znamy już jej datę.
Jednocześnie warto jest pamiętać, że wprowadzając dokument kosztowy nie zawsze trzeba odrazu wprowadzać informację o płatności. Takiej daty możemy bowiem po prostu nie znać na tym etapie lub dopiero płatność nastąpi. Z tego względu płatności do zatwierdzonych dokumentów zawsze można uzupełnić w późniejszym terminie przy pomocy funkcji dostępnej z listy kosztów Rozlicz, więcej o dodawaniu płatności w materiale Dodawanie płatności.
4) Kategoria kosztowa
Nierozłącznym etapem wprowadzanego dokumentu kosztowego w Fakturomanii jest prawidłowy wybór kategorii lub podkategorii kosztu. Dokumenty należy klasyfikować zgodnie z opisami znajdującymi się po prawej stronie grafik.
a) Kategorią dla kosztów związanych z leasingiem lub najmem pojazdu, w przypadku braku spełnienia surowych kryteriów ewidencyjnych będzie:
KATEGORIA: Leasing,
PODKATEGORIA: Leasing operacyjny z możliwością odliczenia 50% VAT.
Tutaj schemat zawsze kwalifikuje pełną wartość netto powiększoną o 50% nieodliczonego VAT jako koszt uzyskania przychodu.
b) Kategorią dla kosztów związanych z leasingiem lub najmem pojazdu, w przypadku spełnienia surowych kryteriów ewidencyjnych będzie:
KATEGORIA: Leasing,
PODKATEGORIA: Leasing operacyjny z możliwością odliczneia 100% VAT.
5) Pozycje
W niniejszym miejscu wyszczególnić należy pozycje, które są w przypadku kosztów zależne od stawki podatku. Nigdy wprowadzając koszty nie należy przepisywać poszczególnych pozycji z faktury kosztowej, w systemie wprowadzamy wyłącznie wartości sumaryczne dla poszczególnych stawek VAT.
Przykładowo jeżeli na dokumencie źródłowym jest łącznie 20 pozycji przy czym 15 ze stawką VAT 23% a 5 ze stawką VAT 8%, to wprowadza się wyłącznie 2 pozycje.
Jednocześnie należy pamiętać, że w żadnym przypadku nie można stosować takiego uproszczenia przy fakturach sprzedażowych. Dodając faktury sprzedażowe bezwzględnie należy szczegółowo wymieniać wszystkie pozycje.
a) W przypadku faktury z jedną pozycją na 23% VAT oraz kwotą 123 zł brutto przykład będzie wyglądał następująco.
Po uzupełnieniu cen netto lub wartości netto, należy wybrać odpowiednie stawki VAT i sprawdzić czy wyliczone wartości VAT zgadzają się z tymi, które widnieją na otrzymanej fakturze, jeżeli nie - należy poprawić dane tak, aby zgadzały się z dokumentem źródłowym.
b) Jeżeli transakcja jest zwolniona z podatku VAT (co do zasady występuje to przy najmie prywatnym), w takim wypadku w stawce VAT należy wybrać "zw". Po uzupełnieniu panelu kosztu na końcu należy wybrać "Zapisz".
III. Co jeżeli wartość pojazdu osobowego przekracza 100 000 zł, 150 000 zł lub 225 000 zł?
W takim wypadku należy dokonać dodatkowej ewidencji przy użyciu modułu UAT. Dla ewidencji można posłużyć się gotowym wzorcem księgowań, który odnaleźć można z poziomu UAT wybierając Wzorce księgowań.
Dla przypomnienia dla określenia właściwej granicy dla wartości pojazdu osobowego w podatku CIT wyróżniamy 3 sytuacje, które uzależnione są od statusu podatnika VAT i sposobu wykorzystania pojazdu, skupimy się jednak na dwóch limitach 150 000 zł oraz 100 000 zł.
Tak też na przykładzie limitu dla kwoty 150 000 zł wartości auta będą wyglądały:
a) Wariant 100% VAT - 184 500 zł brutto, 150 000 zł netto (100% VAT).
b) Wariant 50% VAT - 165 470 zł brutto, 134 528 zł netto (50% VAT).
c) Wariant bez VAT - czyli podatnik zwolniony najczęściej - 150 000 zł brutto, 121 951,22 netto.
Tak też na przykładzie limitu dla kwoty 100 000 zł wartości auta będą wyglądały:
a) Wariant 100% VAT - 123 000 zł brutto, 100 000 zł netto (100% VAT).
b) Wariant 50% VAT - 111 500 zł brutto, 90 650,41 zł netto (50% VAT).
c) Wariant bez VAT - czyli podatnik zwolniony najczęściej - 100 000 zł brutto, 81 300,81 zł netto.
W przypadku zaistnienia proporcji niezbędne jest dokonanie manualnego przeksięgowania na wartość niekosztową przy pomocy narzędzia UAT.
1) Wzór obliczania proporcji
Dla pojazdu osobowego, którego wartość przekracza powyższe limity tutaj na przykładzie limitu na kwotę 150 000 zł, przy opcji b) - 50% VAT, na konkretnym przykładzie auta o wartości 300000 zł brutto wyliczenie będzie wyglądało w następujący sposób:
a) Wartości z faktury
300 000 zł brutto
56 097,56 zł VAT
243 902,44 netto
b) Wartość 50% VAT
50% VAT = 28 048,78 (VAT, który nie jest możliwy do naliczenia).
c) Wzór proporcji
(Limit/Cena)*100=Proporcja
150 000/(243 902,44+28 048,78)*100=55,15%
Przy posiadanej proporcji, możemy ustalić jaką wartość z każdej faktury należy przeksięgowywać w koszty niepodatkowe, na ww. przykładzie będzie to 44,85% (55,15% bowiem możemy zaliczyć w koszty).
2) Ewidencja UAT
Bazując zatem na danym przykładzie dodajmy, że w związku z zawarciem umowy dokonano płatności opłaty wstępnej w wysokości 100 000 zł brutto.
Do zaewidencjonowanej faktury w systemie z użyciem odpowiedniej podaktegorii, niezbędne będzie przeksięgowanie przez moduł UAT, tutaj dokonać tego można udając się do modułu UAT oraz wybierając "Dodaj UAT". Taką operację należy przeprowadzać dla każdej faktury związanej z leasingiem operacyjnym lub najmem powyżej progu netto.
a) Faktura opłata wstępna dla 100000 brutto
100 000 brutto
18 699,19 VAT (50% VAT = 9349,59 VAT, który nie jest możliwy do naliczenia i jest przypisywany do wartości netto).
81 300,81 netto
Podatkowa wartość netto 90 650,4 zł.
b) Uzupełnienie dokumentu
Data dokumentu - data sprzedaży faktury,
Dokument źródłowy - numer faktury,
Opis operacji - Przeksięgowanie KUP w związku z rozliczeniem proporcji 55,15%,
1 konto - 403-0001 strona MA (wartość kosztów, które nie mogą stanowić kosztów podatkowych - dla opłaty wstępnej na 100 000 zł brutto będzie to kwota 90 650,4*0,4485=40 656,70),
2 konto - 403-0002 strona WN (wartość kosztów, które nie mogą stanowić kosztów podatkowych - dla opłaty wstępnej na 100 000 zł brutto będzie to kwota 90 650,4*0,4485=40 656,70).
