Jak dodać koszt leasingu lub najmu? Na przykładzie auta/pojazdu

Niniejszy artykuł omawia w jaki sposób zaewidencjonować w Fakturomanii poniesiony koszt związany najmem lub leasingiem sprzętu (w tym pojazdów), natomiast zagadnienie poświęcone ogólnej tematyce kosztów zostało omówione w pokrewnym wpisie "Czym jest koszt oraz faktura kosztowa krok po kroku".

Wpis został podzielony na 3 części:

I. Informacje ogólne,

II. Wprowadzenie Faktury za najem lub leasing operacyjny na najczęstszym przykładzie - 50% VAT i 100% CIT,

III. Co jeżeli wartość pojazdu osobowego przekracza 150 000 zł netto?

I. Informacje ogólne

Przedmiotem leasingu lub najmu mogą być rzeczy, zatem ruchomości i nieruchomości, definicje poszczególnych pojęć odnajdziemy zarówno w przepisach cywilnych jak też podatkowych i tak:

a) definicję najmu odnajdujemy w art. 659. § 1. kc. który wskazuje, że "Przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz."

b) definicję leasingu odnajdujemy w art. art. 709(1) kc. który mówi, że "Przez umowę leasingu finansujący zobowiązuje się, w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa, nabyć rzecz od oznaczonego zbywcy na warunkach określonych w tej umowie i oddać tę rzecz korzystającemu do używania albo używania i pobierania pożytków przez czas oznaczony, a korzystający zobowiązuje się zapłacić finansującemu w uzgodnionych ratach wynagrodzenie pieniężne, równe co najmniej cenie lub wynagrodzeniu z tytułu nabycia rzeczy przez finansującego."

c) definicję leasingu odnajdziemy również w przepisach podatkowych tj. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, w tym w art. 17a pkt 1) mówiącym, że gdy w ustawie jest mowa o "umowie leasingu – rozumie się przez to umowę nazwaną w kodeksie cywilnym, a także każdą inną umowę, na mocy której jedna ze stron, zwana dalej „finansującym”, oddaje do odpłatnego używania albo używania i pobierania pożytków na warunkach określonych w ustawie drugiej stronie, zwanej dalej „korzystającym”, podlegające amortyzacji środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne, a także grunty oraz prawo wieczystego użytkowania gruntów;"

O ile rozliczenie leasingu lub najmu rzeczy innych niż pojazdy nie sprawia kłopotów - co do zasady przysługuje po prostu pełne odliczenie, o tyle w przypadku pojazdów sprawa została nieco skomplikowana i z tego względu niniejsze zagadnienie zostało poniżej krótko omówione.

1) Najem lub leasing pojazdów

Sposób rozliczania kosztów związanych z pojazdami uległ istotnej zmianie w 2019r. Wprowadzone zmiany dotyczą zdecydowanej większości podatników, a najprościej mówiąc polegają na wprowadzeniu kwotowego limitu względem możliwości ewidencjonowania pełnych kosztów uzyskania przychodów od omawianych umów w przypadku samochodów osobowych (limit nie dotyczy innych samochodów o czym dalej). Taką kwotą limitu jest 150 000 zł (tutaj jednak mogą być różne granice, więcej w lit a), b) i c)), w związku z czym w przypadku zakupu auta przekraczającego niniejszą kwotę, należy stosować rozliczenie proporcjonalne. Wprowadzone przepisy mają zatem istotne znaczenie dla podatku dochodowego, w przypadku podatku VAT wiele się natomiast nie zmieniło względem kryteriów sprzed nowelizacji.

W art. 16 pkt. 49a) uPDoP odnajdujemy, że "nie uważa się za koszty uzyskania przychodów dotyczących samochodu osobowego opłat wynikających z umowy leasingu, o której mowa w art. 17a pkt 1, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, z wyjątkiem opłat z tytułu składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy;".

Dla określenia właściwej granicy dla wartości pojazdu osobowego w podatku CIT wyróżniamy 3 sytuacje, które uzależnione są od statusu podatnika VAT i sposobu wykorzystania pojazdu.

a) Wariant 100% VAT

Limit wartości pojazdu osobowego dla płatników VAT, którzy użytkują auto osobowe wyłącznie dla celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą i prowadzą specjalną ewidencję (tzw. kilometrówki + VAT26) wynosi 184 500 zł brutto, 150 000 zł netto (100% VAT).

b) Wariant 50% VAT

Limit wartości pojazdu osobowego dla płatników VAT, którzy użytkują auto osobowe nie tylko dla celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą wynosi 165 470 zł brutto, 134 528 zł netto (50% VAT).

c) Wariant bez VAT

Limit wartości pojazdu osobowego dla podatników korzystających ze zwolnienia (podmiotowego lub przedmiotowego) z podatku VAT niezależnie od sposoby wykorzystania auta wynosi 150 000 zł brutto, 121 951,22 netto.

2) Kiedy możliwe jest jednoczesne pełne odliczenie podatku VAT i CIT - w 100%?

Tutaj należy wyróżnić kryteria dla VAT oraz dla CIT (odrębne, ale podobne), kryteria wyznaczone przez ustawodawcę są bardzo surowe.

a) Dla podatku VAT

Standardowo pełne rozliczenie w VAT przysługuje niezależnie od wartości auta, oraz w przypadku pojazdów, które są wykorzystywane wyłącznie w celach prowadzonej działalności gospodarczej.

Tutaj zazwyczaj będą to samochody specjalnego przeznaczenia, jednak bardzo dobrą podpowiedzią są opisane przypadki w art. 86a ust. 4 ustawy o VAT tj.

1. gdy sposób wykorzystywania pojazdów przez podatnika,

- zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania,

- dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu,

wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, lub gdy

2. konstrukcja pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne, i tutaj w tym przypadku wyróżnić można:

a. pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą;

b. pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;

c. pojazdy specjalnego przeznaczenia jak koparki, ładowarki, podnośniki, żurawie samochodowe, pojazdy przeznaczone do prac wiertniczych.

b) Dla podatku CIT

W przypadku podatku dochodowego uwzględnić należy kryteria dla podatku VAT oraz dodatkowe związane z limitem wartości ale dotyczącego wyłącznie pojazdu osobowego, które to obostrzenie zostało wprowadzone w art. 16 pkt. 49a) ustawy o CIT, o ile zatem dla pojazdów specjalnego przeznaczenia lub ciężarowych brak jest wątpliwości, o tyle dla pojazdów osobowych wyróżnimy okoliczności uzależnione od statusu podatnika VAT (czynny czy zwolniony).

Status czynnego podatnika VAT

a) Wariant 100% VAT - wartość pojazdu osobowego do 150 000 zł netto.

Limit wartości pojazdu osobowego dla płatników VAT, którzy użytkują auto osobowe wyłącznie dla celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą i prowadzą specjalną ewidencję (tzw. kilometrówki + VAT26) wynosi 184 500 zł brutto, 150 000 zł netto (100% VAT).

b) Wariant 50% VAT - wartość pojazdu osobowego do 134 528 zł netto.

Limit wartości pojazdu osobowego dla płatników VAT, którzy użytkują auto osobowe nie tylko dla celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą wynosi 165 470 zł brutto, 134 528 zł netto (50% VAT).

Status zwolnionego podatnika VAT

Wariant bez VAT - wartość pojazdu osobowego do 150 000 zł brutto.

Limit wartości pojazdu osobowego dla podatników korzystających ze zwolnienia (podmiotowego lub przedmiotowego) z podatku VAT niezależnie od sposobu wykorzystania pojazdu wynosi 150 000 zł brutto, 121 951,22 netto.

c) Co się zatem dzieje, gdy wartość pojazdu przekracza ww. kwoty graniczne netto?

W takim wypadku istnieje obowiązek każdorazowego zastosowania proporcji, w tym celu w systemie niezbędne będzie dokonanie dodatkowej ewidencji przy pomocy modułu UAT, o czym dalej w materiale.

Na marginesie należy zwrócić uwagę, że w przypadku spółek z o.o., majątek spółki z definicji powinien być wykorzystywany wyłącznie w celach działalności gospodarczej prowadzonej przez spółkę, dlatego wydawać by się mogło, że każdy pojazd należący do spółki z o.o. powinien korzystać z możliwości odliczenia pełnych wartości z CIT lub VAT. W obrocie gospodarczym mamy jednak różne stosunki prawne i umowy i z tego względu, z uwagi na dużą ostrożność Ustawodawcy względem wiary wobec Podatników, nałożył on dodatkowe bardzo rygorystyczne kryteria.

3) Dodatkowe obowiązki związane z odliczeniem 100% VAT.

Czym jest Formularz VAT-26 oraz czym jest wpis w dowodzie VAT-1?

W przypadku odliczenia pełnego podatku VAT od niniejszych umów ważnym jest, aby zachować obowiązki związane z rejestracją pojazdu.

a) Formularz VAT-26

"Informacja o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej" jest to dokument składany do Urzędu Skarbowego, który składa się dla pojazdów których masa całkowita nie przekracza 3,5 tony, taki dokument zasadniczo dotyczy innych pojazdów niż te opisane w pkt 2) pdpkt 2). Taki formularz może zatem dotyczyć zarówno samochodów osobowych jak ciężarowych, więcej informacji o formularzu mogą Państwo również odnaleźć na stronie Ministerstwa Przedsiębiorczości pod adresem: https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/862

b) VAT-1

Jest to potwierdzenie, które zamieszone jest w dowodzie rejestracyjnym, a jednocześnie stanowiące konieczny warunek formalny potwierdzający, że pojazd spełnia konstrukcyjne kryteria jego przeznaczenia do działalności gospodarczej. Bez takiej adnotacji Urzędy niestety bardzo często podważają możliwość pełnego rozliczenia CIT oraz VAT

4) Sankcje w przypadku nieprawidłowej ewidencji, gdy odliczamy 100% VAT.

W przypadku pojazdów osobowych, a zatem stwierdzenia przez Urząd Skarbowy, że ewidencja prowadzona przez Podatnika jest ewidencją wadliwą (np. brak pewnych danych), konsekwencją może być uznanie, że pojazd jest wykorzystywany w celach innych niż działalność gospodarcza, a co za tym idzie utrata prawa do pełnego odliczenia VAT od wydatków związanych z danym pojazdem.

5) Kiedy zatem stosujemy częściowe odliczenie VAT (50%) i pełny CIT (100%) - takie rozliczenie jest stosowane najczęściej.

Stosowanie standardowego rozliczenia jest wersją najczęstszą, takie rozliczenie stosujemy w każdym innym przypadku od tego opisanego w pkt 2), zatem najczęściej, gdy:

a) nie jest prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu lub,

b) brak jest regulaminu wykorzystywania pojazdu wykluczającego wykorzystywanie jego dla celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub,

c) nie jest to pojazd specjalnego przeznaczenia lub,

d) pojazd może być wykorzystywany w innym celu niż działalnośc gospodarcza.

W żargonie przyjęło się również mówić o wykorzystywaniu w celach "mieszanych", takie sformuowanie jest oczywiście skrótem myślowym i dotyczy raczej jednoosbowych działalności gospodarczych, niemniej chodzi tutaj o wszelkie wykorzystywanie pojazdów poza działalnością podmiotu (może być to działalność charytatywna, może być to wykorzystywanie prywatne udziałowców spółki itp).

6) Co w przypadku najmu pojazdu od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej?

W takim wypadku ewidencji dokonuje się w sposób standardowy (czyli w sposób opisany w pkt. 5), a wprowadzając rozliczenie takiego najmu co do zasady należy w stawce VAT wybrać "zw". Obostrzenia względem proporcji stosuje się w stosunku do każdego pojazdu osobowego, będzie ono niestety odnajdywało zastosowanie również w przypadku najmu krótkoterminowego od osoby fizycznej, którego wartość przekracza 150 000 zł.

II. Wprowadzanie Faktury za najem lub leasing na najczęstszym przykładzie - 50% VAT i 100% CIT.

Koszt związany z najmem lub leasingiem pojazdu w Serwisie będziemy ewidencjonować przy użyciu modułu kosztów wybierając w lewym menu "Koszty"(1) > "Dodaj koszt"(2).

Uzupełnianie danych dokumentu

W następnym kroku należy uzupełnić dane dokumentu, jednocześnie zalecamy Państwu dodawanie danych w kolejności od wprowadzenia kontrahenta do wprowadzenia pozycji.

Po uzupełnieniu dokumentu należy zapisać wprowadzony dokument (5).

1) Kontrahent

Przedsiębiorca

a) W przypadku faktury wystawionej przez Leasingodawcę lub Wynajmującego kontrahentem najczęciej będzie przedsiębiorca. Kontrahenta można wyszukać w prosty sposób posługując się suwakiem GUS, w którym należy uzupełnić NIP (w tym przypadku wpisując numer NIP 529 180 26 80) albo jeżeli już istnieje w bazie to po prostu wybrać go z listy. Kontrahentów nie należy dublować.

Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej

b) W przypadku, gdy dany kontrahent nie ma numeru NIP, należy w pole NIP wpisać słowo "BRAK". W przypadku gdyby wśród kontrahentów znajdował się już taki NIP (czyli istnieją inne dodane osoby fizyczne), należy zignorować komunikat o istniejącym kontrahencie i utworzyć nowego, niemniej jednak należy uważać, aby nie dublować kontrahentów z numerem NIP lub jego brakiem.

2) Dane podstawowe i dane płatności

Dokumentem źródłowym na podstawie którego będzie przeprowadzana ewidencja jest Faktura wystawiona przez kontrahenta, wprowadzając dokument zawsze należy uzupełniać dane zgodnie z dokumentem.

W przypadku najmu od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej dokumentem rozliczeniowym zazwyczaj będzie wystawiany rachunek przez taką osobę lub umowa najmu np: "Umowa najmu nr NN/RRRR."

a) Numer (tutaj w przypadku faktur wyłącznie wpisujemy numer, nie przepisujemy słów dokumentu tj. "Faktura VAT FVS 12/2323/14", a wpisujemy wyłącznie "FVS 12/2323/14"), w przypadku natomiast umowy najmu od osoby fizycznej można przepisać słowa np: "Umowa najmu nr NN/RRRR".

b) Data wystawienia oraz data sprzedaży muszą pokrywać się z informacjami znajdującymi się na otrzymanej fakturze. W przypadku umowy najmu od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej datą zazwyczaj będzie ostatni dzień miesiąca.

c) Termin płatności faktury lub dokumentu nie będzie miał znaczenia w przypadku braku płatności. W przypadku jednak faktury za leasing taki dokument co do zasady będzie opłacony z jakimś opóźnieniem (czyli datą inną niż dzień wystawienia). Jeżeli płatność zostanie oznaczona jako "opłacona", to pole "Termin płatności" zamieni się automatycznie na "Datę faktycznej płatności", data ta zawsze musi pokrywać się z datą księgowania/operacji (oba warianty są prawidłowe) znajdującą się na wyciągu bankowym.

3) Kategoria kosztowa

a) Kategorią dla kosztów związanych z leasingiem lub najmem pojazdu, w przpadku braku spełnienia surowych kryteriów ewidencyjnych będzie:

b) Kategorią dla kosztów związanych z leasingiem lub najmem pojazdu, w przypadku spełnienia surowych kryteriów ewidencyjnych będzie:

4) Pozycje

W niniejszym miejscu wyszczególnić należy pozycje, które są w przypadku kosztów zależne od stawki podatku. Nigdy wprowadzając koszty nie należy przepisywać poszczególnych pozycji z faktury kosztowej, w systemie wprowadzamy wyłącznie wartości sumaryczne dla poszczególnych stawek VAT. 

Przykładowo jeżeli na dokumencie źródłowym jest łącznie 20 pozycji przy czym 15 ze stawką VAT 23% a 5 ze stawką VAT 8%, to wprowadza się wyłącznie 2 pozycje. 

Jednocześnie należy pamiętać, że w żadnym przypadku nie można stosować takiego uproszczenia przy fakturach sprzedażowych. Dodając faktury sprzedażowe bezwzględnie należy szczegółowo wymieniać wszystkie pozycje. 

a) W przypadku faktury z jedną pozycją na 23% VAT oraz kwotą 123 zł brutto przykład będzie wyglądał następująco.

Po uzupełnieniu cen netto lub wartości netto, należy wybrać odpowiednie stawki VAT i sprawdzić czy wyliczone wartości VAT zgadzają się z tymi, które widnieją na otrzymanej fakturze, jeżeli nie - należy poprawić dane tak, aby zgadzały się z dokumentem źródłowym.

b) Jeżeli transakcja jest zwolniona z podatku VAT (co do zasady występuje to przy najmie prywatnym), w takim wypadku w stawce VAT należy wybrać "zw"Po uzupełnieniu panelu kosztu na końcu należy wybrać "Zapisz".

III. Co jeżeli wartość pojazdu osobowego przekracza 150 000 zł netto?

W takim wypadku należy dokonać dodatkowej ewidencji przy użyciu modułu UAT.

la przypomnienia dla określenia właściwej granicy dla wartości pojazdu osobowego w podatku CIT wyróżniamy 3 sytuacje, które uzależnione są od statusu podatnika VAT i sposobu wykorzystania pojazdu.

a) Wariant 100% VAT

Limit wartości pojazdu osobowego dla płatników VAT, którzy użytkują auto osobowe wyłącznie dla celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą i prowadzą specjalną ewidencję (tzw. kilometrówki + VAT26) wynosi 184 500 zł brutto, 150 000 zł netto (100% VAT).

b) Wariant 50% VAT

Limit wartości pojazdu osobowego dla płatników VAT, którzy użytkują auto osobowe nie tylko dla celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą wynosi 165 470 zł brutto, 134 528 zł netto (50% VAT).

c) Wariant bez VAT

Limit wartości pojazdu osobowego dla podatników korzystających ze zwolnienia (podmiotowego lub przedmiotowego) z podatku VAT niezależnie od sposoby wykorzystania auta wynosi 150 000 zł brutto, 121 951,22 netto.

W przypadku zaistnienia proporcji niezbędne jest dokonanie manualnego przeksięgowania na wartość niekosztową przy pomocy narzędzia UAT.

1. Wzór obliczania proporcji 

Dla pojazdu osobowego, którego wartość przekracza powyższe limity przy opcji b) - 50% VAT, na konkretnym przykładzie auta o wartości 300000 zł brutto wyliczenie będzie wyglądało w następujący sposób:

a) Wartości z faktury

300 000 zł brutto

56 097,56 zł VAT

243 902,44 netto

b) Wartość 50% VAT

50% VAT = 28 048,78 (VAT, który nie jest możliwy do naliczenia).

c) Wzór proporcji

(Limit/Cena)*100=Proporcja

150 000/(243 902,44+28 048,78)*100=55,15%

Przy posiadanej proporcji, możemy ustalić jaką wartość z każdej faktury należy przeksięgowywać w koszty niepodatkowe, na ww. przykładzie będzie to 44,85% (55,15% bowiem możemy zaliczyć w koszty).

2. Ewidencja UAT

Bazując zatem na danym przykładzie dodajmy, że w związku z zawarciem umowy dokonano płatności opłaty wstępnej w wysokości 100 000 zł brutto.

Do zaewidencjonowanej faktury w systemie z użyciem odpowiedniej podaktegorii, niezbędne będzie przeksięgowanie przez moduł UAT, tutaj dokonoać tego można udając się do modułu UAT oraz wybierając "Dodaj UAT". Taką operację należy przeprowadzać dla każdej faktury związanej z leasingiem operacyjnym lub najmem powyżej progu netto.

a) Faktura opłata wstępna dla 100000 brutto

100 000 brutto

18 699,19 VAT (50% VAT = 9349,59 VAT, który nie jest możliwy do naliczenia i jest przypisywany do wartości netto).

81 300,81 netto

Podatkowa wartość netto 90 650,4 zł.

b) Uzupełnienie dokumentu

Data dokumentu - data sprzedaży faktury,

Dokument źródłowy - numer faktury,

Opis operacji - Przeksięgowanie KUP w związku z rozliczeniem proporcji 55,15%,

Dekretacja 1 - Przeksięgowanie KUP 44,85% (100-55,15%),

Dekretacja 2 - Przeksięgowanie NKUP 44,85% (100-55,15%),

1 konto - 403-0001 strona MA (wartość kosztów, które nie mogą stanowić kosztów podatkowych - dla opłaty wstępnej na 100 000 zł brutto będzie to kwota 90 650,4*0,4485=40 656,70),

2 konto - 403-0002 strona WN (wartość kosztów, które nie mogą stanowić kosztów podatkowych - dla opłaty wstępnej na 100 000 zł brutto będzie to kwota 90 650,4*0,4485=40 656,70).