Jak dodać fakturę otrzymaną w ramach programu polska bezgotówkowa?

Niniejszy artykuł omawia w jaki sposób zaewidencjonować w Fakturomanii fakturę otrzymaną w ramach programu "Polska bezgotówkowa", zagadnienie poświęcone ogólnej tematyce kosztów zostało omówione w pokrewnym wpisie "Czym jest koszt oraz faktura kosztowa krok po kroku".

I. Informacje ogólne

1) Czym jest program Polska bezgotówkowa?

Na oficjalnej stronie fundacji Polska Bezgotówkowa odnajdujemy, że "Celem Programu Polska Bezgotówkowa jest rozpowszechnianie płatności bezgotówkowych wśród klientów oraz zrównanie dostępności płatności bezgotówkowych z płatnościami gotówkowymi poprzez wsparcie rozwoju sieci akceptacji płatności bezgotówkowych."

2) Jakie mogą być z tym związane profity?

Przystąpienie do programu w głównej mierze polega na udostępnieniu terminala płatniczego bezpłatnie przez 12 kolejnych miesięcy. W materiałach fundacji odnajdujemy, dokładnie że "W ramach Programu Polska Bezgotówkowa przedsiębiorca nie ponosi kosztów związanych z instalacją terminala płatniczego przez 12 miesięcy oraz obsługą płatności bezgotówkowych przez okres 12 miesięcy lub do osiągnięcia obrotu w wysokości 100 tys. zł."

3) Jak zaewidencjonować fakturę otrzymaną za terminal płatniczy, gdy nie dokonuje jej płatności?

W przypadku skorzystania z opcji dofinansowania na terminal płatniczy w ramach akcji "Polska Bezgotówkowa", oprócz jej ewidencji przez moduł kosztów, do Faktury wystawionej przez operatora a pokrytej przez fundację należy dodać ewidencję przez moduł UAT.

II. Wprowadzanie Faktury za terminal płatniczy otrzymanej w ramach programu polska bezgotówkowa

Fakturę otrzymaną od operatora terminala a pokrytą przez fundację w ramach przedmiotowego programu w Serwisie będziemy ewidencjonować przy użyciu modułu kosztów wybierając w lewym menu "Koszty"(1) > "Dodaj koszt"(2).

Uzupełnianie danych dokumentu

W następnym kroku należy uzupełnić dane dokumentu, jednocześnie zalecamy Państwu dodawanie danych w kolejności od wprowadzenia kontrahenta do wprowadzenia pozycji.

Po uzupełnieniu dokumentu należy zapisać wprowadzony dokument.

1) Kontrahent

Przedsiębiorca

W przypadku faktury wystawionej za terminal płatniczy, podmiotem wystawiającym zawsze będzie przedsiębiorca. Kontrahenta można wyszukać w prosty sposób posługując się suwakiem GUS, w którym należy uzupełnić NIP albo jeżeli już istnieje w bazie to po prostu wybrać go z listy. Kontrahentów nie należy dublować.

2) Dane podstawowe i dane płatności

Dokumentem źródłowym na podstawie którego będzie przeprowadzana ewidencja jest otrzymana Faktura, wprowadzając dokument zawsze należy uzupełniać dane zgodnie z dokumentem. 

a) Numer (tutaj wyłącznie wpisujemy numer, nie przepisujemy słów dokumentu tj. "Faktura VAT FVS 12/2323/14", a wpisujemy wyłącznie "FVS 12/2323/14").

b) Data wystawienia oraz data sprzedaży muszą pokrywać się z informacjami znajdującymi się na otrzymanej fakturze.

c) Termin płatności faktury nie będzie miał znaczenia w przypadku braku płatności. W przypadku faktury otrzymanej w ramach programu Polska bezgotówkowa taki stan rzeczy zawsze będzie miał miejsce, refundację w takim wypadku należy zaewidencjonować przez moduł UAT.

Jeżeli jednak płatność zostanie oznaczona jako "opłacona", to pole "Termin płatności" zamieni się automatycznie na "Datę faktycznej płatności", data ta musi pokrywać się z datą księgowania/operacji (oba warianty są prawidłowe) znajdującą się na wyciągu bankowym lub datą rzeczywistej płatności przy płatności gotówkowej.

3) Kategoria kosztowa

Kategorią dla kosztów związanych z terminalem płatniczym jest:

4) Pozycje

Ponieważ Faktura za terminal płatniczy co do zasady będzie składać się z jednej pozycji, można ją wprowadzić analogicznie do poniższego przykładu uzupełniając prawidłową wartość.

Po uzupełnieniu panelu kosztu na końcu należy wybrać "Zapisz".

III. Wprowadzanie refundacji Polska bezgotówkowa

Z uwagi na brak dokonania faktycznej płatności na rzecz wystawiającego fakturę, ewidencję płatności należy dodać przez moduł UAT. W tym celu należy udać się do modułu UAT, a następnie wybrać dodaj UAT.

Następnie dla wysokości brutto faktury należy dodać UAT uzupełniając przy tym prawidłowe konto kontrahenta (będzie to kontrahent, który wystawił Fakturę za terminal płatniczy z oznaczeniem numeru 202-xxxx, nie natomiast 201). Datą operacji zawsze będzie data wystawienia faktury przez operatora terminala płatniczego.

Po uzupełnieniu panelu UAT na końcu należy wybrać "Zapisz".