Z powodu zmian związanych z KSeF, wprowadzonych przez nowelizację przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz z powodu nowych struktur podatkowych wymagających nowych oznaczeń (JPK_V7/K w wersji 3 lub JPK_KR_PD), proces wprowadzania dokumentacji zarówno sprzedażowej jak i kosztowej w Fakturomanii uległ rozbudowie.
W wielkim skrócie, niezbędne będzie oznaczenie dwóch dodatkowych pól na etapie wprowadzania kontrahenta, oraz dodatkowych dwóch pól na etapie wprowadzania danych o fakturze. Aktualizacji również uległy stawki VAT, a dokładnie ich nazwy dla tansakcji transgranicznych.
Podsumowując zmiany dotyczą 3 sekcji wprowadzanej dokumentacji, które szczegółowo zostały poniżej opisane tj.
1) Sekcji kontrahentów,
2) Danych podstawowych wprowadzanych dokumentów,
3) Stawek VAT - nazewnictwa stawek.
SPIS TREŚCI
I. Zmiany w sekcji kontrahentów - oznaczenie typu kontrahenta
b) Brak NIP - Podmiot krajowy / osoba fizyczna
c) Podmiot europejski VAT VIES
2) Specjalne dodatkowe oznaczenie typu podmiotu w KSeF
3) Specjalne dodatkowe oznaczenie danych odbiorcy, które może wystąpić przy fakturach sprzedaży
II. Zmiany w sekcji dane podstawowe dokumentu - oznaczenie typu dokumentu
Od kiedy jest wymagane oznaczenie typu dokumentu w Fakturomanii?
1) KSeF – faktura z numerem KSeF (standardowy przypadek)
2) OFF – tylko przy oficjalnej awarii KSeF
3) BFK – faktury poza KSeF, ale zgodnie z przepisami
4) DI – dowody inne niż faktura wystawiona za pośrednictwem KSeF
III. Zmiany interfejsu w sekcji dane podstawowe
1) Zmiany w fakturach sprzedażowych
2) Zmiany w dokumentach kosztowych
IV. Zmiany w sekcji stawek VAT
Stawki VAT dla transakcji krajowych
Stawki VAT dla transakcji transgranicznych
I. Zmiany w sekcji kontrahentów - oznaczenie typu kontrahenta
Panel danych kontrahenta jest wykorzystywany zarówno w dokumentacji sprzedażowej jak kosztowej. Z tego powodu omówienie odnajduje zastosowanie w dla obydwu przypadków.
Dane kontrahenta
Wprowadzając dokument praktycznie zawsze musimy wprowadzić dane kontrahenta, dla którego chcemy wystawić lub od którego planujemy wprowadzić fakturę lub dokument. W stosunku do wyglądu panelu sprzed KSeF, nowy system narzucił podatnikom dwie nowe obligatoryjne pozycje oraz trzecią fakultatywną dla dodatkowego podmiotu - odbiorcy przy fakturach sprzedaży tj.
1) Nowe typy podmiotów w KSeF (obligatoryjne),
2) Specjalne oznaczenie typu podmiotu w KSeF (obligatoryjne),
3) Specjalne oznaczenie danych odbiorcy, które mogą wystąpić przy fakturach sprzedaży (fakultatywne).
1) Nowe typy podmiotów w KSeF
Kontrahentów można podzielić najogólniej na polskich albo zagranicznych podatników, spośród których będziemy wyróżniali przedsiębiorców, jednostki z sektora publicznego albo osoby fizyczne (konsumentów).
Wraz z KSeF oraz nową stukturą deklaracji VAT ustawodawca wymaga oznaczenia dodatkowych pól. Z tego względu przy konfiguracji kontrahenta zawsze musimy oznaczyć jeden z predefiniowanych typów kontrahenta tj.
a) Podmiot z NIP
Czyli podstawowy i najczęstszy typ podmiotu w KSeF.
Mówimy tu o podatniku VAT czynnym, podatniku VAT zwolnionym, przedsiębiorcy krajowym prowadzącym działalność gospodarczą, który posiada polski numer NIP lub jednostce samorządu terytorialnego.
Niniejsza opcja dotyczy zatem najczęściej polskiego podatnika (najczęściej po prostu przedsiębiorcy), ale może też dotyczyć podatnika zagranicznego posiadającego polski NIP (jak przykładowo litewska spółka posiadająca magazyn w Polsce będąca zarejestrowana w polskim Urzędzie Skarbowym i realizująca wysyłki z polskiego magazynu).
b) Brak NIP - Podmiot krajowy / osoba fizyczna
Ten typ dotyczy polskich kontrahentów, którzy są osobami fizycznymi, które nie prowadzą działalności gospodarczej lub nie posiadają numeru NIP. Zdecydowanie najczęściej będą to po prostu konsumenci.
Praktyczna uwaga
Jeżeli wystawca podejmie próbę wprowadzenia konsumenta z oznaczeniem "Podmiot z NIP", to KSeF odrzuci fakturę albo powstanie tzw. błąd biznesowy.
c) Podmiot europejski VAT VIES
Ten typ kontrahenta obejmuje kontrahentów z Unii Europejskiej, którzy nie mają polskiego NIP, a posiadają aktywny numer VAT UE zarejestrowany w systemie VIES, rejestrację takiego numeru można zawsze sprawdzić na stronie komisji europejskiej (oczywiście my też musimy posiadać taki aktywny numer z prefixem PL).
Jest to typowy przypadek typu kontrahenta dla transakcji transgranicznych przeprowadzanych z innymi podmiotami zarejestrowanymi w VAT VIES, najczęściej z przesiębiorcami z Unii Europejskiej. Takimi transakcjami są:
- wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT),
- wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT),
- wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług (WŚU) lub
- import usług z UE (jak Google czy Facebook zarejestrowany w Irlandii).
d) Podmiot zagraniczny inny
To oznaczenie dotyczy kontrahentów spoza Unii Europejskiej, czyli z tzw. państw trzecich. Przykładami zatem będą transakcje transgraniczne z przedsiębiorcami z USA, Wielkiej Brytanii, Szwajcarii, Australii, Chin czy innych krajów nienależących do UE.
Takie oznaczenie dotycyz podmiotów, które:
- nie posiadają europejskiego numeru VAT UE (z prefiksem kraju członkowskiego) oraz
- nie są identyfikowane jako kontrahenci unijni.
Oznaczenie typu "Podmiot zagraniczny inny" najczęściej będzie dotyczyło transakcji:
- eksportu towarów poza UE,
- świadczenia usług na rzecz podmiotów spoza UE,
- importu towarów spoza UE,
- importu usług od kontrahentów spoza UE.
Uwaga! Prefiks „EU” albo zagraniczny podmiot z polskim NIP
W praktyce można spotkać kontrahentów posługujących się prefiksem „EU”. Taki prefiks nie jest prawidłowym numerem VAT UE i nie może być wpisywany jako NIP kontrahenta.
Jednocześnie zdarzają się przypadki, gdy kontrahent pochodzi spoza UE (np. z Chin), ale posiada polski numer NIP (czasami zakupy na allegro). W takiej sytuacji kontrahenta nie znajdziemy w rejestrze GUS, ale będzie on widoczny w rejestrach Ministerstwa Finansów, w systemie należy go wprowadzić jako „podmiot z NIP”, a nie jako typowego kontrahenta zagranicznego.
2) Specjalne dodatkowe oznaczenie typu podmiotu w KSeF
Specjalne oznaczenie typu podmiotu dotyczy wyłącznie kontrahentów z polskim NIP. W KSeF takie oznaczenia mogą być stosowane wobec nabywcy lub odbiorcy i jest to pole obligatoryjne do uzupełnienia.
Wprowadzając fakturę (sprzedażową lub zakupową) w danych kontrahenta zawsze będziemy mieli obowiązek uzupełnienia niniejszego pola. Dokonuje się tego w sekcji podstawowych danych kontrahenta. KSeF wyróżnia 3 typy takich specjalnych oznaczeń:
a) Brak
Wersja standardowa, najczęściej występująca, po prostu specjalnego oznaczenia nie ma.
b) JST
Dla transakcji z jednostką samorządu terytorialnego. Oznaczenie będzie występowało, gdy przeprowadzamy transakcję przykładowo z gminą, powiatem, szkołą podlegającą pod gminę itp.
c) GV - Grupy VAT
Stosowane oznaczenie dla transakcji ze specyficznymi tworami podatkowymi jak przykładowo grupy spółek należących do jakiejś instytucji finansowej (najczęściej).
Przy tym wariancie Nabywcą jest Grupa VAT (uzupełnia się jej dane), a odbiorcą jest konkretna spółka należąca do tej grupy. Takie dane przed wystawieniem faktury należy jednak doprecyzować w konfiguracji szczegółowej kontrahenta w ustawieniach kontrahenta.
3) Specjalne dodatkowe oznaczenie danych odbiorcy, które może wystąpić przy fakturach sprzedaży
Ponieważ faktura nie zawsze jest relacją prostą tj.sprzedawca - nabywca, to w KSeF wymyślono role.
W praktyce gospodarczej występuje otwarty katalog relacji biznesowych jak przykładowo:
a) faktoring,
b) grupy VAT,
c) JST,
d) płatnicy inni niż nabywca,
e) pośrednicy,
f) pracownicy,
g) podmioty pierwotne i wtórne.
Ministerstwo Finansów chce jednak wiedzieć:
a) kto jest stroną podatkową transakcji,
b) kto faktycznie płaci,
c) kto wystawia dokument,
d) kto tylko technicznie uczestniczy w obrocie.
Z tego względu przygotowało katalog, który w pewnych przypadkach będzie konieczny do oznaczenia, szczęśliwie jednak najczęściej nie będziemy z niego korzystali. Takie dodatkowe oznaczenia najczęściej będą miały miejsce w przypadku transakcji z jednostkami samorządu terytorialnego. W takim też przypadku w prawym górnym rogu konfiguracji kontrahenta należy wybrać funkcję "Używaj".
II. Zmiany w sekcji dane podstawowe dokumentu - oznaczenie typu dokumentu
Wraz z publikacją KSeF oraz nowej struktury deklaracji VAT JPK_V7 w wersji 3 pojawiły się nowe oznaczenia dokumentów. Dla przedsiębiorcy kluczowe jest, że każdy znacznik ma konkretne znaczenie i nie można ich stosować „zamiennie”. Wprowadzając dokument w Fakturomanii oznaczenie typów dokumentów jest wymagane względem wszystkich Użytkowników, niezależnie czy są oni zwolnieni z VAT czy są podatnikami czynnymi.
Uwaga!
Co jednak najistotniejsze, w przypadku czynnych podantików VAT, prawidłowe znaczniki rozpatruje się na dzień składania deklaracji, przed wysyłką deklaracji VAT należy zatem upewnić się czy wszystkie dokuemtny zostały zaktualizowane. Ministerstwo Finansów chce, aby znaczniki były najaktualniejsze.
Od kiedy jest wymagane oznaczenie typu dokumentu w Fakturomanii?
Takie oznaczenia wprowadzając dokument są wymagane w Fakturomanii już od najbliższego czasu tj.:
a) faktur sprzedażowych od daty wystawienia przypadającej od 1 lutego 2026r.
b) faktur kosztowych od daty wystawienia przypadającej od 1 stycznia 2026r.
Taki wymóg został wprowadzony z uwagi na aktualizację oraz wprowadzenie przez Ministerstwo kilku struktur podatkowych.
Nowe znaczniki typów dokumentów przy wprowadzaniu dokumentów
Rodzaje znaczników
Ministerstwo Finansów dla dokumentów sprzedażowych lub kosztowych ujmowanych w ewidencjach wyróżniło cztery znaczniki.
a) KSeF – faktura, która posiada numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur na dzień złożenia ewidencji (czyli deklaracji).
b) OFF – faktura, która nie posiada numeru identyfikującego w Krajowym Systemie e-Faktur na dzień złożenia ewidencji (czyli deklaracji), jest to faktura wystawiona podczas potwierdzonej awarii Krajowego Systemu e-Faktur.
c) BFK – faktura elektroniczna lub faktura w postaci papierowej wyłączona lub zwolniona z obowiązku rejestracji w KSeF.
Z punktu widzenia zakupu, jeżeli otrzymujemy zatem fakturę od kontrahenta, która nie ma numeru KSeF i nie jest wystawiona w trybie awarii, to co do zasady stosujemy niniejszy znacznik.
d) DI – dowód inny niż faktura wystawiona za pośrednictwem KSeF, również faktura wystawiona w trybie offline24 do momentu nadania jej numeru KSeF (czyli w przypadku sprzedaży mieliśmy obowiązek wysłania do KSeF, a tego nie zrobiliśmy).
Znaczniki szczegółowo opisujemy w poniższej tabeli.
| Znacznik | Co oznacza | Kiedy stosujesz w sprzedaży | Kiedy stosujesz w zakupach | Czy faktura ma numer KSeF na dzień składania deklaracji | Co dalej w sprzedaży | Co dalej przy zakupie |
|---|---|---|---|---|---|---|
| KSeF | Faktura ustrukturyzowana otrzymana w KSeF (z numerem KSeF) | Faktura wystawiona i przyjęta przez KSeF | Faktura otrzymana z numerem KSeF | ✅ Tak | Wykazujemy z numerem KSeF w deklaracji VAT | Wykazujemy z numerem KSeF w deklaracji VAT |
| OFF | Faktura bez numeru KSeF z powodu awarii KSeF | Oficjalna awaria KSeF | Faktura otrzymana poza KSeF w trybie awaryjnym, która zgodnie z przepisami powinna zostać później wprowadzona do KSeF przez sprzedającego | ❌ Nie | Wysyłka do KSeF w 7 dni po awarii oraz korekta pliku JPK_V7 | W deklaracji wykazujemy z OFF, ale po nadaniu numeru KSeF korygujemy deklarację |
| BFK | Faktura poza KSeF, zwolniona lub trwale wyłączona zgodnie z przepisami | Korzystamy ze zwolnienia lub trwałego wyłączenia ze stosowania KSeF (np: w okresie od 1 lutego do 31 marca 2026r.) | Kontrahent został zwolniony lub trwale wyłączony ze stosowania KSeF, albo nie przekazał po faktury do KSeF chociaż miał obowiązek | ❌ Nie | Brak wysyłki do KSeF, w deklaracji wykazujemy ze znacznikiem BFK | W deklaracji wykazujemy ze znacznikiem BFK |
| DI | Dokument inny niż faktura ustrukturyzowana w rozumieniu KSeF (niepodlegający obowiązkowi KSeF chociaż również może nazywać się fakturą) | Raport z kasy fiskalnej, ewidencja sprzedaży bezrachunkowej, offline24 bez numeru (czyli kiedy nie wysłaliśmy do KSeF chociaż mieliśmy obowiązek) | Dokument SAD lub Poświadczenie Zgłoszenia Celnego (PZC), Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów lub import usług, dokument wewnętrzny | ❌ Nie | W deklaracji wykazujemy ze znacznikiem DI, korekta JPK po nadaniu numeru KSeF dokumentowi (jeśli dotyczy) | W deklaracji wykazujemy ze znacznikiem DI, Korekta JPK po nadaniu numeru KSeF dokumentowi (jeśli dotyczy) |
1) KSeF – faktura z numerem KSeF (standardowy przypadek)
Znacznik KSeF stosujemy wtedy, gdy faktura:
a) została wystawiona w KSeF lub skutecznie przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur,
b) posiada numer KSeF na dzień składania deklaracji JPK_V7.
Dla przedsiębiorcy to sytuacja „najbardziej naturalna” – system działa, faktura została wysłana do KSeF i nie ma żadnych wyjątków.
a) Przykład sprzedaż
Przedsiębiorca wystawia 10 marca fakturę sprzedaży w KSeF. System nadał jej jednocześnie numer KSeF - tego samego dnia. W JPK_V7 faktura jest wykazywana ze znacznikiem KSeF.
b) Przykład zakup
Przedsiębiorca otrzymał 10 marca fakturę zakupową w KSeF. W JPK_V7 faktura jest wykazywana ze znacznikiem KSeF.
Podstawa prawna art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT.
2) OFF – tylko przy oficjalnej awarii KSeF
Znacznik OFF stosujemy wyłącznie wtedy, gdy Ministerstwo Finansów ogłosi awarię czy też prace techniczne Krajowego Systemu e-Faktur.
Chodzi o sytuacje, w których system KSeF faktycznie nie działał z przyczyn technicznych i w związku z tym podatnik nie miał możliwości wystawienia i przesłania faktury do KSeF, co spowodowało, że na dzień składania JPK_V7 faktura nie posiada numeru KSeF.
OFF nie oznacza zatem problemu po stronie podatnika (np. awarii programu księgowego czy braku internetu). To reakcja na awarię systemową po stronie państwa. Po usunięciu awarii podatnik ma 7 dni, aby przesłać fakturę do KSeF, który nada jej numer systemowy.
a) Przykład sprzedaż
Spółka wystawia 27 lutego fakturę sprzedaży w czasie ogłoszonej awarii KSeF. Faktura trafia do kontrahenta w formie PDF e-mailem tego samego dnia. Spółka chcąc otrzymać zwrot podatku już 1 marca postanowiła złożyć deklarację JPK_V7, faktura nadal nie ma jednak numeru KSeF. Taką fakturę należy oznaczyć znacznikiem OFF.
Po przywróceniu systemu spółka ma 7 dni na przekazanie faktury do KSeF.
Uwaga praktyczna
Jeżeli faktura zatem została wystawiona poza KSeF bez oficjalnej awarii, użycie oznaczenia OFF będzie błędem.
b) Przykład zakup
Spółka otrzymała 27 lutego fakturę zakupu w formacie PDF w czasie ogłoszonej awarii KSeF. Spółka chcąc niezwłocznie rozliczyć się w celu uzyskania zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach obejmujący luty, już 1 marca postanowiła złożyć deklarację JPK_V7, faktura kosztowa nadal nie ma jednak numeru KSeF. Taką fakturę należy oznaczyć znacznikiem OFF (ma wiedzę o awarii i o tym, że powinna zostać przekazana do KSeF).
Podstawa prawna art. 106nh ust. 1–3 ustawy o VAT.
3) BFK – faktury poza KSeF, ale zgodnie z przepisami
Znacznik BFK dotyczy faktur, które zgodnie z ustawą o VAT mogą być wystawione poza KSeF. Znacznik korzysta zawsze z ustawowego trwałego wyłączenia z obowiązku przekazywania faktur do KSeF.
BFK obejmuje zarówno faktury elektroniczne, jak i papierowe i tylko dokumenty, które nazywają się fakturami.
Najczęstsze sytuacje, w których stosujemy BFK:
a) faktury z kas rejestrujących (do końca 2026 r.),
b) faktury dla konsumentów (B2C), jeśli podatnik nie korzysta z KSeF dobrowolnie i taka faktura nie ma nadanego numeru KSeF,
c) faktury dotyczące usług finansowych i ubezpieczeniowych objętych wyłączeniem,
d) inne przypadki wskazane w ustawie lub rozporządzeniach.
a) Przykład sprzedaż
Przedsiębiorca sprzedaje towar detalicznie, ale trafił się przedsiębiorca, któremu wystawił paragon na kasie fiskalnej z wprowadzonym NIP (faktura uproszczona). Taka faktura nie trafia do KSeF, więc w JPK_V7 należy ją oznaczyć jako BFK.
Przedsiębiorca sprzedaje towar detalicznie i wszystkim osobom fizycznym na mocy zwolnienia z prowadzenia kasy fiskalnej wystawia faktury. Taka faktura korzysta z wyłączenia w przedmiocie przekazywania do KSeF z czego przedsiębiorca korzysta. Takie faktury w JPK_V7 należy ją oznaczyć jako BFK.
b) Przykład zakup
Przedsiębiorca otrzymał w trakcie obowiązywania przepisów przejściowych fakturę uproszczoną - w formie paragonu z NIP z kasy fiskalnej. Taka faktura nie trafia do KSeF, więc w JPK_V7 należy ją oznaczyć jako BFK.
Podstawa prawna art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT.
4) DI – dowody inne niż faktura wystawiona za pośrednictwem KSeF
Znacznik DI to najszersza kategoria. Obejmuje wszystkie dokumenty ujęte w ewidencji, które:
a) nie są fakturami KSeF lub
b) nie kwalifikują się do OFF czy BFK.
DI stosujemy m.in. do:
a) raportów z kas fiskalnych,
b) dokumentów wewnętrznych (WEW) jak ewidencja sprzedaży bezrachunkowej przy zwolnieniu z prowadzenia kasy fiskalnej,
c) dokumentów celnych (najczęściej PZC lub SAD),
d) dokumentów transgranicznych ewidencjonujących WNT lub import usług,
e) innych dowodów księgowych wpływających na rozliczenie VAT.
Offline24 a DI przy sprzedaży– częsty błąd, który może powstać w praktyce.
Szczególną uwagę należy zwrócić na faktury wystawiane w trybie offline24 (art. 106nda ustawy o VAT).
Jeżeli podatnik:
a) wystawi fakturę w trybie offline24,
b) ale do dnia złożenia JPK_V7 za ten okres rozliczeniowy nie ma jeszcze numeru KSeF ponieważ zapomniał jej przesłać do KSeF, to nie oznacza jej jako OFF, tylko jako DI.
Tryb OFF jest zarezerowany bowiem wyłącznie dla awarii, zaś BFK dla trwałego wyłączenia lub zwolnienia z obowiązku przekazywania do KSeF.
Co należy zrobić jeżeli zastosowaliśmy nieprawidłowy znacznik?
Po przesłaniu faktury do KSeF i uzyskaniu numeru systemowego podatnik musi zadbać o spójność danych między JPK a KSeF, należy zatem:
a) poprawić oznaczenie typu dokumentu przy fakturze oraz numer KSeF,
b) następnie złożyć korektę JPK_V7.
a) Przykład sprzedaż
Podatnik wystawia fakturę offline24 dnia 28 marca. Do 25 kwietnia (termin JPK_V7) faktura nie została jeszcze przesłana do KSeF. Podatnik zorientował się w maju, że nie wysłał faktury do KSeF i uzupełnił brak.
Uwaga praktyczna
W JPK_V7 za marzec faktura trafia jako DI. Po przesłaniu jej do KSeF w maju konieczna jest korekta JPK_V7 za marzec przez aktualizację znacznika.
b) Przykład zakup
Podatnik otrzymał 28 marca fakturę od kontrahenta zagranicznego dokumentującą import usług (reklamę w google). W JPK_V7 za marzec faktura trafia jako DI.
Podstawa prawna art. 106b ustawy o VAT.
III. Zmiany interfejsu w sekcji dane podstawowe
W sekcji danych podstawowych, zatem obok zmian kontrahentowych omówionych w pkt I, zarówno w przedmiocie dokumentów sprzedażowych jak kosztowych, pojawiły się nowe pozycje:
a) Typ dokumentu KSeF,
b) Nr KSeF.
Cechą wspólną zmian dla wszystkich dokumentów (sprzedaży lub zakupu), jest zatem wprowadzenie obowiązku wyboru typu dokumentu KSeF oraz ewentualnego wprowadzenia numeru KSeF, gdy takowy został nadany i wybraliśmy znacznik KSeF.
1) Zmiany w fakturach sprzedażowych
W nowym panelu danych podstawowych dokumentów sprzedażowych możemy odnaleźć 3 nowe miejsca:
a) Typ dokumentu KSeF, w którym wybieramy znacznik zgodnie z tabelą pkt II wpisu.
b) Nr KSeF - który po wyborze typu dokumentu KSeF uzupełniamy manualnie albo, który zostanie automatycznie zaktualizowany po konfiguracji integracji Fakturomanii z KSeF. Taka automatyzacja jest możliwa w przypadku wysyłki faktury sprzedażowej do KSeF z Fakturomanii z listy faktur oraz po odświeżeniu statusu wysyłki.
c) KSeF - Info - czyli miejsce, w którym odnajdziemy podpowiedzi dotyczące sposobu uzupełniania danych KSeF.
2) Zmiany w dokumentach kosztowych
W nowym panelu danych podstawowych dokumentów kosztowych odnajdziemy 3 nowe miejsca, jedno w działaniu zostało zaktualizowane oraz utworzono nową kategorię kosztową.
a) Typ dokumentu KSeF, w którym wybieramy znacznik zgodnie z tabelą pkt II wpisu.
b) Nr KSeF - który po wyborze typu dokumentu KSeF uzupełniamy manualnie albo, który zostanie automatycznie zaktualizowany po konfiguracji integracji Fakturomanii z KSeF. Taka automatyzacja jest możliwa w przypadku importu faktur kosztowych do Fakturomanii z KSeF.
c) KSeF - Info - czyli miejsce, w którym odnajdziemy podpowiedzi dotyczące sposobu uzupełniania danych KSeF.
d) Data otrzymania - której sposób działania uległ aktualizacji w stosunku do jednego znacznika KSeF. Przy wyborze typu dokumentu jako "KSeF", data otrzymania dokumentu oznacza datę przetworzenia danych przez Krajowy System eFaktur, nie natomiast fizyczne otrzymanie dokumentu od kontrahenta.
e) Kategoria kosztowa - KSeF - która jest kategorią nieokreśloną konieczną do zmiany przed zatwierdzeniem dokumentu kosztowego. Kategoria KSeF jest domyślną kategorią kosztową, która jest przydzielana przy automatycznym imporcie dokumentów zakupowych z KSeF po przeprowadzeniu integracji Fakturomanii z KSeF.
IV. Zmiany w sekcji stawek VAT
Stawki dla transakcji rozliczanych na zasadach krajowych będą tożsame, ich funkcjonalność zmienia się jednak w przypadku transakcji transgranicznych unijnych lub międzynarodowych z krajami trzecimi. Stawki VAT wyróżniali będziemy dla:
1) Dokumentów sprzedażowych lub
2) Dokumentów kosztowych.
1) Stawki VAT sprzedażowe
Poniższa tabela prezentuje stawki VAT dostępne przy wystawianiu faktur sprzedażowych uwzględniających nowe przepisy o KSeF. Wybór właściwej stawki ma znaczenie nie tylko dla prawidłowego opodatkowania transakcji, ale również dla poprawnej struktury faktury ustrukturyzowanej oraz danych raportowanych w JPK_V7.
Stawki możemy podzielić na krajowe, unijne lub międzynarodowe (spoza UE).
Stawki VAT dla transakcji krajowych
a) 23% – stawka podstawowa
Podstawowa stawka VAT stosowana jest do większości towarów i usług, jeżeli przepisy nie przewidują stawki obniżonej, zwolnienia lub braku opodatkowania.
Podstawa prawna to art. 41 ust. 1 ustawy o VAT.
b) 8% – stawka obniżona
Obniżona stawka VAT 8% stosowana jest do towarów i usług wymienionych w załączniku nr 3 do ustawy o VAT, m.in. do wybranych usług budowlanych czy gastronomicznych.
Podstawa prawna to art. 41 ust. 2 ustawy o VAT w zw. z załącznikiem nr 3.
c) 7% – faktura VAT RR
Stawka stosowana jest wyłącznie przy wystawianiu faktur VAT RR dokumentujących zakup produktów rolnych od rolników ryczałtowych. Nie ma zastosowania do standardowej sprzedaży towarów i usług.
Podstawa prawna to art. 115 ust. 2 ustawy o VAT.
d) 5% – stawka obniżona
Obniżona stawka VAT stosowana jest do towarów i usług wymienionych w załączniku nr 10 do ustawy o VAT, m.in. do wybranych artykułów spożywczych, książek i czasopism.
Podstawa prawna to art. 41 ust. 2a ustawy o VAT w zw. z załącznikiem nr 10.
e) 0% KR – stawka 0% (krajowa)
Stawka 0% stosowana jest do ściśle określonych transakcji krajowych, dla których ustawa przewiduje opodatkowanie taką wyjątkową stawką, tutaj jako przykład można wskazać dostawy towarów dla przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnych czy dostawy na rzecz organizacji międzynarodowych. Dla zastosowania stawki niezbędne jest spełnienie surowych kryteriów materialnych oraz formalnych.
Podstawa prawna to art. 83 ustawy o VAT (oraz inne przepisy szczególne).
f) ZW – zwolnienie z VAT
Zwolenienie stosowane jest dla czynności zwolnionych z VAT. W przypadku korzystania ze zwolnienia wskazane jest zawarcie stosownej adnotacji na dokumencie informującej o jego podstawie. Tak też wyróżnić można zwolnienie:
- podmiotowe (zwolnienie do limitu sprzedaży zwane również obrotowym) oraz
"Sprzedawca zwolniony podmiotowo z podatku od towarów i usług na podstawie art.113 ust.1 albo ust.9 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535)."
- przedmiotowe (uwarunkowane konkretnym typem czynności jak usługi finansowe, medyczne, edukacyjne).
"Sprzedawca zwolniony przedmiotowo z podatku od towarów i usług na podstawie art.43 ust.1 pkt 19 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535)."
Podstawa prawna art. 43 ustawy o VAT oraz art. 113 ustawy o VAT.
Stawki VAT dla transakcji transgranicznych
W Unii Europejskiej
g) NP-1 – Wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług (UE)
Oznaczenie stosowane przy świadczeniu usług, dla których miejsce świadczenia znajduje się poza terytorium Polski. Taka sytuacja ma miejsce najczęściej przy usługach B2B na rzecz kontrahenta z innego państwa UE (miejsce świadczenia u usługobiorcy). W efekcie transakcja nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce (rozliczenie następuje co do zasady przez nabywcę w jego kraju).
Wybierając niniejszą stawkę w stopce faktury zawsze pojawi się dodatkowa adnotacja oraz dodatkowa deklaracja do złożenia (jak VAT_UE)
Podstawa prawna art. 28b lub następne ustawy o VAT.
h) 0% WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
Stawka 0% WDT stosowana jest przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów na rzecz kontrahenta z innego państwa Unii Europejskiej pod warunkiem spełnienia wymogów formalnych (m.in. numer VAT UE nabywcy czy przekroczenie granicy przez towar).
Podstawa prawna to art. 42 ustawy o VAT.
Wybierając niniejszą stawkę w stopce faktury zawsze pojawi się dodatkowa adnotacja.
Poza Unię Europejską
i) NP-2 – Eksport usług (poza UE)
Oznaczenie NP-2 stosuje się do czynności, w szczególności świadczenia usług, które nie podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, ponieważ zgodnie z przepisami ustawy o VAT miejsce ich świadczenia znajduje się poza terytorium kraju oraz poza Unią Europejską.
Oznaczenie NP-2 znajduje zastosowanie m.in. przy świadczeniu usług B2B na rzecz kontrahentów spoza UE. Takimi usługami będą przykładowo usługi niematerialne jak doradcze, IT czy marketingowe.
Wybierając niniejszą stawkę w stopce faktury zawsze pojawi się dodatkowa adnotacja.
Podstawa prawna art. 28b lub następne ustawy o VAT.
j) 0% EX – eksport towarów
Stawka 0% EX stosowana jest przy eksporcie towarów poza Unię Europejską. Taką stawkę można zastosować między innymi pod warunkiem posiadania dokumentów potwierdzających wywóz towarów poza terytorium UE (np. komunikat IE-599).
Podstawa prawna art. 41 ust. 4–6 ustawy o VAT.
Wybierając niniejszą stawkę w stopce faktury zawsze pojawi się dodatkowa adnotacja.
2) Stawki VAT zakupowe
Poniższa tabela prezentuje stawki VAT, które mogą wystąpić na dokumentach kosztowych ujmowanych w ewidencji VAT, w tym na fakturach zakupowych, dokumentach importowych oraz innych dokumentach stanowiących podstawę do rozliczenia podatku naliczonego. Tabela względem stawek sprzedażowych jest węższa, nie posiada bowiem stawek transgranicznych jak 0% WDT, 0% EX, czy NP-2, zaś znaczenie stawki NP-1 jest inne.
Inne funkcje stawek wynikają z innego charakteru dokumentów kosztowych oraz inny sposób wykazywania ich w deklaracjach. Ewidencjonując transakcje transgraniczne w Fakturomanii najważniejszy jest wybór prawidłowej podkategorii kosztowej - dedykowanej dla obrotu transgranicznego.
a) 23% – stawka podstawowa
Podstawowa stawka VAT stosowana jest do większości towarów i usług, jeżeli przepisy nie przewidują stawki obniżonej, zwolnienia lub braku opodatkowania.
Podstawa prawna to art. 41 ust. 1 ustawy o VAT.
b) 8% – stawka obniżona
Obniżona stawka VAT 8% stosowana jest do towarów i usług wymienionych w załączniku nr 3 do ustawy o VAT, m.in. do wybranych usług budowlanych czy gastronomicznych.
Podstawa prawna to art. 41 ust. 2 ustawy o VAT w zw. z załącznikiem nr 3.
c) 7% – faktura VAT RR
Stawka stosowana jest wyłącznie przy wystawianiu faktur VAT RR dokumentujących zakup produktów rolnych od rolników ryczałtowych. Nie ma zastosowania do standardowej sprzedaży towarów i usług.
Podstawa prawna to art. 115 ust. 2 ustawy o VAT.
d) 5% – stawka obniżona
Obniżona stawka VAT stosowana jest do towarów i usług wymienionych w załączniku nr 10 do ustawy o VAT, m.in. do wybranych artykułów spożywczych, książek i czasopism.
Podstawa prawna to art. 41 ust. 2a ustawy o VAT w zw. z załącznikiem nr 10.
e) 0% KR – stawka 0% (krajowa)
W przypadku dokumentów kosztowych dla naszego przypadku raczej ona nie wystąpi.
Stawka 0% stosowana jest do ściśle określonych transakcji krajowych, dla których ustawa przewiduje opodatkowanie taką wyjątkową stawką, tutaj jako przykład można wskazać dostawy towarów dla przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnych czy dostawy na rzecz organizacji międzynarodowych. Dla zastosowania stawki niezbędne jest spełnienie surowych kryteriów materialnych oraz formalnych.
Podstawa prawna to art. 83 ustawy o VAT (oraz inne przepisy szczególne).
f) ZW – zwolnienie z VAT
Stosowane przy dokumentach kosztowych dokumentujących czynności zwolnione z VAT. W takim przypadku VAT naliczony nie występuje.
Podstawa prawna art. 43 ustawy o VAT oraz art. 113 ustawy o VAT.
g) NP-1 – nie podlega VAT
Oznaczenie stosowane dla dokumentów kosztowych dotyczących czynności, które nie podlegają opodatkowaniu VAT, jak przykładowo refaktura zawierająca informację o podatku od nieruchomości.
h) OO – odwrotne obciążenie
Oznaczenie historyczne, odnoszące się do mechanizmu odwrotnego obciążenia, w którym VAT rozliczał nabywca. Mechanizm ten został uchylony w 2019r. i obecnie nie ma zastosowania do bieżących transakcji.