Niniejszy artykuł omawia w jaki sposób zaewidencjonować w Fakturomanii poniesiony koszt związany z opłatą sądową, zagadnienie poświęcone ogólnej tematyce kosztów zostało omówione w pokrewnym wpisie "Czym jest koszt oraz faktura kosztowa krok po kroku".
I. Różne rodzaje opłat sądowych
Na samym początku należy zwrócić uwagę na znaczącą różnicę między opłatą sądową przy rejestracji podmiotu, a opłatą sądową występującą przy zmianie/aktualizacji danych podmiotu, ta pierwsza będzie kosztem podatkowym, ta druga - może nie być kosztem podatkowym.
Większość opłat sądowych dokonywanych do Krajowego Rejestru Sądowego za czynności związane z postępowaniem przed Sądem Gospodarczym (poza postępowaniem rejestracyjnym spółki) można zaewidencjonować przy pomocy aplikacji w sposób przedstawiony w niniejszym wpisie. Należy pamiętać, że ustawodawca stworzył negatywny katalog czynności, które nie stanowią kosztu uzyskania przychodu dla osób prawnych, nie wszystkie zatem opłaty sądowe będą kosztem uzyskania przychodu dla spółki z o.o. Negatywny katalog kosztów znajduje się w ustawie o CIT a dokładnie w art. 16.
II. Wprowadzanie kosztu opłaty sądowej
Opłatę sądową będziemy w systemie ewidencjonować przy użyciu modułu kosztów wybierając w lewym menu "Koszty"(1) > "Dodaj koszt"(2).
1) Uzupełnianie danych dokumentu
W następnym kroku należy uzupełnić dane dokumentu, jednocześnie zalecamy Państwu dodawanie danych w kolejności od wprowadzenia kontrahenta do wprowadzenia pozycji.
Po uzupełnieniu dokumentu należy zapisać wprowadzony dokument (5).
2) Kontrahent
Kontrahentem w przypadku ewidencjonowania opłaty sądowej jest Sąd. Dane sądu, na rzecz którego dokonywana jest opłata można znaleźć w internecie, gdyż są to informacje publiczne. W przypadku, gdy nie ma danych do któregoś z pól (np. NIP), należy w to pole wpisać słowo "BRAK", jednak każdy Sąd bez wyjątku ma swój Numer Identyfikacji Podatkowej.
3) Dane podstawowe
a) Dokumentem źródłowym w przypadku opłaty sądowej jest wyciąg bankowy. Dla operacji opłaconej 31 grudnia 2022 r. można tą sekcję uzupełnić wskazując dokument źródłowy potwierdzający dokonanie płatności, zazwyczaj WB MM/RRRR.
b) Dane płatności
- W przypadku uregulowania opłaty sądowej z rachunku bankowego spółki, w danych płatności należy oznaczać status płatności jako "opłacono", wskazać datę faktycznej płatności oraz oznaczyć formę płatności na "przelew".
- W przypadku uregulowania opłaty sądowej ze środków udziałowca, w danych płatności należy oznaczać status płatności jako "opłacono", wskazać datę faktycznej płatności oraz oznaczyć formę płatności na "środki prywatne", więcej o niniejszym rozliczeniu w pkt. 6.
4) Kategoria kosztowa
W tym przypadku odpowiednią kategorią co do zasady będzie:
KATEGORIA: PODATKI I OPŁATY
PODKATEGORIA: ADMINISTRACYJNE
W przypadku natomiast kosztu niepodatkowego, należałoby wybrać kategorię "Koszty niepodatkowe".
5) Pozycje
Opłata sądowa nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT.
Z tego względu wartość opłaty brutto należy wpisać w kwotę netto i wybrać stawkę VAT "zw."
6) Opłata sądowa za założenie spółki z o.o. przy rejestracji w systemie S24
Zazwyczaj w przypadku opłat sądowych S24, opłaty nie zostają uregulowane ze środków spółki, a ze środków udziałowca (płatność następuje kartą płatniczą).
Jest to spowodowane bezsporną okolicznością, że w momencie dokonywania takiej opłaty spółka nie posiada rachunku bankowego, o ile zatem w przypadku założenia podmiotu z pomocą notariusza taką opłatę sądową dokonuje się po założeniu już podmiotu i można ją pokryć w kasie Sądu, o tyle w S24 nie ma takiej możliwości.
Z tego względu w celu zaewidencjonowania płatności dokonanej przez udziałowca można postępować zgodnie z materiałem "Uregulowanie płatności/zapłata przez wspólnika/członka zarządu z jego środków prywatnych oraz zwrot środków".