Prowadzenie działalności może wymagać dokapitalizowania, jednymi z najczęściej wykorzystywanych form dla poprawienia płynności finansowej spółki jest posłużenie się instytucją wkładu, dopłaty czy też pożyczeniem środków spółce przez wspólnika lub członka zarządu. Takie czynności wymagają jednak przygotowania odpowiednich dokumentów i zachowania pewnych procedur, a niespełnienie tych wymogów może prowadzić do problemów. W niniejszym Q&A dowiedzą się Państwo jak pożyczyć pieniądze spółce z o.o.


Z uwagi na liczne zapytania niniejszy wpis został przedstawiony w formie Q&A, będziemy tutaj omawiać pożyczkę z perspektywy małego podatnika rozliczającego się 9% podatkiem CIT, zatem, gdy to wspólnik udziela pożyczki spółce z o.o. (w przypadku CIT Estońskiego pewne zagadnienia przedstawiają się inaczej zwłaszcza w zakresie oprocentowania). W materiale zostały również udostępnione wzorce dokumentów, które mogą okazać się przydatne.


Pożyczka od wspólnika spółki z o.o. Q&A

Przepisy o pożyczce zostały uregulowane w księdze III Kodeksu Cywilnego w Tytule XIX. Zgodnie z art. 720. § 1. k.c. "Przez umowę pożyczki dający pożyczkę zobowiązuje się przenieść na własność biorącego określoną ilość pieniędzy albo rzeczy oznaczonych tylko co do gatunku, a biorący zobowiązuje się zwrócić tę samą ilość pieniędzy albo tę samą ilość rzeczy tego samego gatunku i tej samej jakości."


1) Czym jest pożyczka od wspólnika dla spółki?

Pożyczka od wspólnika to umowa, w której wspólnik przekazuje spółce z o.o. środki finansowe. Może być oprocentowana lub nieoprocentowana, co daje jakąś swobodę w ustalaniu warunków (uwaga na safe harbour w pytaniu 10)


Jeśli chodzi o finansowanie spółki z o.o., pożyczka od wspólnika to jedna z dostępnych opcji, obok wkładów i dopłat, która jest szczególnie korzystnym rozwiązaniem dla firm, które dopiero zaczynają działalność i nie mają jeszcze historii kredytowej. Brak historii kredytowej lub sprawozdawczej w przypadku nowych podmiotów znacznie utrudnia uzyskanie finansowania z banku przez przedsiębiorstwa. Jednocześnie dzięki pożyczce wspólnicy mogą wspierać rozwój spółki, zachowując pełną kontrolę nad jej finansami.


2) Jakie inne formy finansowania spółki jeszcze wyróżniamy?

W przypadku potrzeby dokapitalizowania spółki jak wspomnieliśmy w pierwszym pytaniu wykorzystywane są również inne instytucje jak podwyższenie wkładów wspólników lub dopłaty.


a) Pożyczka a wkład – różnice i korzyści

Największa różnica między pożyczką a wkładem polega na tym, że pożyczka jest zwrotna. Wspólnik, który udziela pożyczki, ma prawo odzyskać swoje pieniądze, czego nie można powiedzieć o wkładzie kapitałowym. Wkład to co do zasady trwałe zwiększenie najczęściej kapitału zakładowego spółki, co wiąże się z innymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Dokapitalizowanie spółki poprzez pożyczkę pozwala na elastyczniejsze zarządzanie środkami i uniknięcie tzw. rozwodnienia udziałów wspólników.


b) Pożyczka a dopłaty – co wybrać?

Pożyczka od wspólnika wymaga zgody zgromadzenia wspólników, zwłaszcza gdy wspólnik jednocześnie jest członkiem zarządu lub jej wartość przekracza dwukrotność kapitału zakładowego. Taka zgoda najczęściej jest potrzebna aby uniknąć tzw. konfliktów interesów.


Pożyczka jest również elastyczniejsza niż dopłaty, których możliwość musi zostać przewidziana w umowie spółki. Dopłaty chociaż mają charakter czasowy, to są związane z podwyższeniem kapitału zapasowego, takie dopłaty najczęściej służą realizacji inwestycji, finasowaniu bieżącej działalności podmiotu czy też pokrycia straty spółki, mają zatem najczęściej charakter sformalizowany. Należy również wskazać, że dopłaty są proporcjonalne względem posiadanych udziałów przez wspólnika, gdy pożyczka jest zupełnie oderwana od niniejszego kryterium.


3) Jakie są zalety i wady pożyczki od udziałowców lub członków zarządu?

Każde rozwiązanie ma swoje zalety i wady, z punktu widzenia pragmatycznego wśród wymienianych zalet lub wad można wskazać przede wszystkim:


a) z zalet:

I. Szybki dostęp do kapitału – wspólnik może udzielić pożyczki bez długotrwałych formalności, co pozwala na szybkie zasilenie finansowe spółki.

II. Elastyczne warunki – warunki pożyczki mogą być dostosowane do potrzeb spółki, co daje większą swobodę w porównaniu do kredytów bankowych.

III. Brak konieczności zewnętrznego finansowania – pożyczka od wspólnika eliminuje potrzebę korzystania z usług banków lub innych instytucji finansowych.


b) z wad:

I. Formalności podatkowe – pożyczka musi być odpowiednio udokumentowana, aby uniknąć problemów z urzędem skarbowym.

II. Możliwe koszty podatkowe – w niektórych przypadkach pożyczka może wiązać się z dodatkowymi obciążeniami podatkowymi, np. podatkiem od czynności cywilnoprawnych (PCC).

III. Ryzyko konfliktów – w przypadku problemów z terminową spłatą pożyczki, mogą pojawić się napięcia między wspólnikami.


4) Jaka może być kwota pożyczki?

Wysokość pożyczki nie została ograniczona przez ustawodawcę. Nie ma więc z punktu widzenia cywilistycznego ograniczeń ustawowych - kwota pożyczki może być całkowicie dowolna. Z punktu widzenia jednak przepisów podatkowych pewne ograniczenia lub specjalne regulacje już istnieją. Ograniczeniu podlegają zasady ustalania oprocentowania pożyczek powiązanych lub koszty uzyskania przychodów dotyczących odsetek, ale dopiero gdy odsetki przekroczą kwotę 3 mln zł. Wydaje się więc, że ograniczeniem pozostaje rzeczywista racjonalność transakcji pożyczkowej.


5) Jaka powinna być forma umowy pożyczki?

Umowa pożyczki, której wartość przekracza tysiąc złotych, powinna mieć formę dokumentu, oznacza to, że taka umowa może zostać zawarta na różnego rodzaju nośnikach danych nawet w postaci emaila. Mimo dopuszczonej formy dokumentowej dla celów dowodowych powszechnie stosuje się zawarcie umowy pożyczki w formie pisemnej (zatem przy pomocy własnoręcznych podpisów) lub w postaci elektronicznej, opatrując ją kwalifikowanym podpisem elektronicznym (co jest równoważne z formą pisemną). Taka forma zapewnia po prostu większe bezpieczeństwo i przejrzystość transakcji.


Dodatkowemu istotnemu obostrzeniu podlega zawarcie umowy pożyczki z jednoosobowym wspólnikiem spółki z o.o. pełniącym funkcje członka zarządu w takiej spółce. Zgodnie z art. 210 § 2 k.s.h. "[...]Czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego.[...]".


6) Jakie są elementy umowy pożyczki?

Umowa pożyczki powinna być sporządzona w sposób, który zapewnia bezpieczeństwo obu stronom. W przypadku pożyczki udzielanej spółce, szczególnie ważne może być zadbanie o zgody korporacyjne. Taka umowa powinna zawierać również wszystkie niezbędne elementy, takie jak określenie stron umowy, kwoty pożyczki, terminu spłaty, oprocentowania i warunków spłaty. Ponadto, umowa powinna być sporządzona w formie pisemnej lub dokumentowej, aby uniknąć nieporozumień i sporów. Taka forma dokumentacji jest kluczowa dla zabezpieczenia interesów pożyczkodawcy, jak i pożyczkobiorcy oraz dla zapewnienia przejrzystości i zgodności z przepisami prawa.


W obrocie gospodarczym do istotnych elementów umowy pożyczki należeć będą: 

a) Określenie stron umowy,

b) Określenie przedmiotu umowy (kwoty pożyczki) oraz formy jej udzielenia (gotówka czy przelew),

c) Określenie oprocentowania pożyczki,

d) Określenie warunków spłaty wraz z terminem spłaty oraz

e) Określenie odpowiedzialności stron za niewykonanie zobowiązań wynikających z umowy.

Każdy z tych elementów powinien zostać opisany, aby uniknąć nieporozumień i zapewnić jasność warunków umowy pożyczki, umowa pożyczki może oczywiście zawierać dodatkowe postanowienia nie wymienione powyżej.


7) Czy konieczne jest precyzowanie celu pożyczki?

Nie, nie ma ustawowego obowiązku wskazywania celu na jaki pożyczka zostanie przeznaczona.


8) Jak należy spłacać pożyczkę?

Sposób spłaty pożyczki powinien zostać ustalony w umowie pożyczki. W obrocie najczęściej występują spłaty:

a) ratalne lub

b) całkowite (jednorazowe).


9) Jaki może być termin spłaty pożyczki?

Ustawa tego do końca nie precyzuje, w kodeksie cywilnym, dokładnie w art. 723 k.c. odnajdujemy informację o terminie zwrotu w przypadku braku jego oznaczenia. Niniejszy przepis wskazuje, że "Jeżeli termin zwrotu pożyczki nie jest oznaczony, dłużnik obowiązany jest zwrócić pożyczkę w ciągu sześciu tygodni po wypowiedzeniu przez dającego pożyczkę."


Teoretycznie w związku z powyższym taki termin spłaty może być roczny, a może również być 10-cio letni. Jak się jednak okazuje dla Ministerstwa Finansów sprawa nie jest taka klarowna, a przy zawieraniu pożyczki należy zachować "warunki rynkowości transakcji", które narzuca Ministerstwo Finansów w obwieszczeniu.


Ustawodawca wprowadził tak też zasady tzw. "Safe Harbour", które mówią, że taka pożyczka od wspólnika może zostać udzielona najdłużej na 5 lat.


10) Jakie oprocentowanie winna mieć pożyczka?

Z punktu widzenia przepisów kodeksu cywilnego (zatem formalnie) oprocentowanie pożyczki może być dowolnie ustalone, niestety jednak z punktu widzenia przepisów podatkowych sytuacja aż tak komfortowa nie jest. 


Tak też dla ustalenia oprocentowania przychodzą nam poruszone w poprzednim pytaniu obwieszczenia Ministerstwa Finansów. Zasada safe harbour to mechanizm, który określa minimalne i maksymalne oprocentowanie pożyczek, w tym tych udzielanych przez wspólników. Dla 2024r. w przypadku pożyczek między podmiotami powiązanymi (czyli wspólnik udzielający pożyczki spółce) winno zostać ustalone oprocentowanie zgodne z zasadami tej tzw. "bezpiecznej przystani" tj. stopy bazowej WIBOR 3M albo WIRON 3M plus marża dla pożyczkobiorcy do 3,1 punktu procentowego.


W związku z powyższym zawsze należy unikać oprocentowania 0%, gdyż takie wiąże się z przychodem dla spółki (powstanie nieodpłatnego świadczenia) oraz stanowi zapalny punkt dla Urzędu Skarbowego. Przychody z nieodpłatnych pożyczek mogą podlegać opodatkowaniu podatkiem CIT, co z kolei wiąże się z koniecznością zapłaty podatku. Decyzja, czy pożyczka od wspólnika powinna być oprocentowana, czy nieoprocentowana, to nie tylko zatem kwestia formalności, z punktu widzenia naszego polskiego fiskusa to wybór, który niesie za sobą realne konkretne konsekwencje podatkowe.


11) Czy od pożyczki należy płacić PCC?

W sytuacji, gdy pożyczkodawcą jest wspólnik spółki, to zgodnie z art. 9 pkt 10 lit. i) ustawy o PCC pożyczka udzielana przez wspólnika spółce jest zwolniona z tego podatku. W każdym innym przypadku pożyczka podlegać będzie podatkowi PCC liczonego od kwoty pożyczki.


Pożyczki udzielane przez wspólników dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością podlegają zatem szczególnym regulacjom prawnym oraz obowiązkom podatkowym, również tym pozytywnym w kontekście zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC).


12) Jak ewidencjonować pożyczkę w Fakturomanii?

Schematy ewidencji zawsze są zależne od typu pożyczki, czy udzielającym jest osoba fizyczna (udziałowiec) czy instytucja finansowa.

a) W przypadku udziałowców należy postępować zgodnie z Jak dodać pożyczkę od udziałowca lub osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej w Fakturomanii?

b) W przypadku instytucji finansowych lub przedsiębiorców należy postępować zgodnie z Jak dodać pożyczkę lub jej spłatę od instytucji lub przedsiębiorcy?


13) Czy odsetki od pożyczki udzielonej spółce z o.o. przez wspólnika mogą stanowić koszt dla spółki?

Tak, niezależnie czy jest to pożyczka od udziałowca, członka zarządu czy prokurenta, odsetki od pożyczki udzielonej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością przez wspólnika mogą stanowić koszt uzyskania przychodu dla spółki, gdy oczywiście spełnieniają określone warunki oraz dokonano spłaty tych odsetek.


Zgodnie z art. 15 pkt. 1 updop, "Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.".

Orzecznictwo i interpretacje podatkowe doprecyzowują nam to zagadnienie i wskazują że, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów musi spełniać łącznie następujące przesłanki:

a) został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

b) jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

c) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

d) poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

e) został właściwie udokumentowany,

f) nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.


W przypadku odsetek od pożyczek udzielonych przez wspólników, należy zwrócić uwagę na przepisy dotyczące tzw. niedostatecznej kapitalizacji, o której pokrótce wspomnieliśmy w pkt 4) Q&A. Zgodnie z art. 15c ustawy o CIT, podatnicy są zobowiązani wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów koszty finansowania dłużnego w części, w jakiej nadwyżka tych kosztów przekracza kwotę 3 000 000 zł lub 30% wskaźnika EBITDA. Oznacza to, że odsetki od pożyczek udzielonych przez wspólników mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów spółki, o ile nie przekraczają wskazanych limitów, a w przypadku ich przekroczenia, wartość nadwyżki nie będzie stanowiła kosztów uzyskania przychodu.


14) Procedura udzielenia pożyczki

W skrócie zaciągnięcie pożyczki przez spółkę wygląda w sposób następujący:

a) Pożyczkobiorca razem z pożyczkodawcą ustalają warunki pożyczki,

b) Wspólnicy najczęściej podejmują uchwałę zezwalającą na zaciągnięcie pożyczki przez spółkę, co jest kluczowe, gdy pożyczka udzielona spółce pochodzi od członka zarządu lub przekracza dwukrotność kapitału zakładowego,

b) Zarząd albo pełnomocnik powołany do zawarcia umowy w imieniu spółki, gdy pożyczkodawcą jest członek zarządu zawiera umowę pożyczki w imieniu spółki.


15) Zgoda na zawarcie umowy pożyczki

Reprezentacja spółki przy zawieraniu umowy pożyczki musi być zgodna z przepisami Kodeksu spółek handlowych. Jeśli pożyczkodawcą jest członek zarządu, wymagana jest zgoda zgromadzenia wspólników, co dodatkowo zabezpiecza interesy spółki i jej wspólników. Takie podejście minimalizuje ryzyko prawne i zapewnia przejrzystość całego procesu.


Czy spółka musi uzyskać jakąś dodatkową zgodę na zawarcie umowy pożyczki?

To zależy zatem z kim ta umowa jest zawierana. Zawarcie umowy pożyczki pomiędzy spółką a jej wspólnikiem nie wymaga uzyskania zgody organów spółki, sytuacja jednak komplikuje się, gdy umowa jest zawierana z członkiem zarządu (albo inną osobą z 15 k.s.h.). Możemy w takim wypadku wyróżnić warianty o tożsamym skutku tj. pożyczka:

a) Z członkiem zarządu będącym wspólnikiem lub,

b) Członkiem zarządu niebędącym wspólnikiem.


Jeżeli umowa jest zawierana z członkiem zarządu (ale również prokurentem), w takim wypadku niezbędna jest dodatkowa uchwała zgromadzenia wspólników, o której mowa w art. 15. § 1 k.s.h., a nie rzadko również 230 k.s.h., o czym więcej piszemy w Obostrzenia względem transakcji związanych ze spółką z o.o. Dodatkowo w przypadku zarządu zawsze niezbędna będzie uchwała dotycząca powołania pełnomocnika w trybie art. 210 k.s.h, który w § 1  mówi, że "W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników." 


Zgodnie bowiem z art. 15. § 1 k.s.h. "zawarcie przez spółkę kapitałową umowy kredytu, pożyczki, poręczenia lub innej podobnej umowy z członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, prokurentem, likwidatorem albo na rzecz którejkolwiek z tych osób, wymaga zgody zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia, chyba że ustawa stanowi inaczej." 


Czym jest inna podobna umowa? "W wyr. z 7 marca 2017 r. o sygn. akt II CSK 349/16, Legalis, SN orzekł, że pojęcie innej podobnej umowy obejmuje wszelkie umowy, do których istoty należy transfer środków ze spółki do majątku osób należących do podmiotowego kręgu wyznaczonego treścią art. 15 § 1 k.s.h., na ich rzecz, albo udzielania im zabezpieczeń." więcej M. Tofel, w: J. Bieniak, M. Bieniak, G. Nita Jagielski, K. Oplustil, R. Pabis, A. Rachwał, M. Spyra, G. Suliński, M. Tofel, R. Zawłocki, KSH. Komentarz, wyd. 7, Warszawa 2020 str. 101 i nast.


Zgodnie natomiast z art. 230 k.s.h. "rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego wymaga uchwały wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej". W komentarzu odnajdujemy wskazówkę, że "Literalne brzmienie art. 230 k.s.h. nakazywałoby przyjąć, że znajduje on zastosowanie do transakcji, których wartość jest wyższa niż trzykrotność kapitału zakładowego ("o wartości dwukrotnie przewyższającej"), w praktyce jednak powszechnie uznaje się, iż intencją ustawodawcy było odniesienie się do czynności, których wartość jest wyższa niż dwukrotność tegoż kapitału" (więcej J. , M. Bieniak, G. Nita Jagielski, K. Oplustil, R. Pabis, A. Rachwał, M. Spyra, G. Suliński, M. Tofel, R. Zawłocki, KSH. Komentarz, wyd. 7, Warszawa 2020 str. 736).


16) Jakie są obowiązki po spłacie pożyczki wraz z odsetkami przez spółkę z o.o.?

Spółka musi przygotować PIT-8AR dla pożyczkodawcy (od wartości odsetek pobrać zaliczkę, art. 30a ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o podatku PIT). Jeżeli spłata miała miejsce w 2024r., taki dokument należy sporządzić i przekazać Urzędowi Skarbowemu do 31 stycznia 2025r.


W formularzu PIT-8AR wersji 12, czyli dla roku 2022 do uzupełnienia będzie rubryka numer 12 o nazwie "Odsetki od pożyczek (z wyjątkiem, gdy udzielanie pożyczek jest przedmiotem działalności gospodarczej - art. 30a ust. 1 pkt. 1 ustawy).


W formularzu PIT-8AR wersji 13, czyli dla roku 2023 do uzupełnienia będzie rubryka numer 14 o nazwie "Odsetki od pożyczek (z wyjątkiem, gdy udzielanie pożyczek jest przedmiotem działalności gospodarczej - art. 30a ust. 1 pkt. 1 ustawy).


17) Bezpłatny dobry wzór umowy pożyczki

W załączeniu do niniejszego materiału odnajdą Państwo starannie opracowany szablon umowy pożyczki, dla którego przyjęto następujący scenariusz:

a) Pożyczkodawca – Prezes (wspólnik spółki),

b) Pożyczkobiorca – Spółka,

c) Spółkę reprezentuje inna osoba na podstawie pełnomocnictwa prezesa (nie można samemu ze sobą umowy podpisać).


Wyrażenie zgody na zawarcie umowy pożyczki oraz pełnomocnictwo do zawarcia umowy pożyczki z Zarządem podmiotu znajduje się w treści uchwały, niemniej każdy inny scenariusz bardzo łatwo zaaranżować, wystarczy jedynie usunąć zbędne części w załączonych wzorcach.


Szablon oczywiście można modyfikować i dostosować do stanu faktycznego jak częstej standardowej pożyczki zawieranej między członkami rodziny czy między osobami fizycznymi.