W celu ewidencji operacji pożyczki od instytucji albo przedsiębiorcy, należy posłużyć się narzędziem o nazwie UAT, który w aplikacji możemy odnaleźć w lewym menu.
Pożyczki udzielone przez udziałowców lub osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej należy zaewidencjonować w inny sposób, który został opisany w tym materiale.
Udzielenie pożyczki od instytucji lub przedsiębiorcy
W obrocie gospodarczym możemy wyróżnić pożyczki, które:
a) wpływają na nasz rachunek bankowy, z którego to dokonujemy płatności sprzedawcy lub,
b) to instytucja finansowa przelewa środki bezpośrednio na rachunek bankowy sprzedawcy.
W zależności od okoliczności, czy środki wpływają bezpośrednio na rachunek bankowy spółki czy sprzedawcy będzie nieco różnił się schemat ewidencji o czym w pkt. 1.
1) Dodawanie pożyczki
W celu zaewidencjonowania pożyczki od instytucji lub przedsiębiorcy w pierwszej kolejności należy wybrać "UAT" w lewym menu, następnie zaś "Dodaj UAT".
a) Gdy środki wpływają na rachunek bankowy spółki
Data dokumentu: w polu należy wybrać datę przekazania pożyczki spółce (przekazanie w formie gotówki lub przelewu).
Dokument źródłowy: w polu wpisujemy oznaczenie dokumentu, z którego wynika wydanie środków do dyspozycji przykładowo:
- WB MM/RRRR (w przypadku przelewu środków) albo
- Umowa pożyczki 1/2022 (jeżeli dokonano wypłaty gotówkowej wraz z zawarciem umowy i z umowy niniejsza okoliczność wynika).
Kwoty: w przykładzie posłużono się przelewem bankowym z użyciem konta 130-01 dla kwoty pożyczki w wysokości 5000 zł.
Uzupełniając faktyczną kwotę pożyczki należy zmienić ją w kolumnach przypisanych poszczególnym kontom. Uwaga! Nie zmieniamy stron po których są kwoty (Wn / Ma).
Zwracamy uwagę, że ww. wzorzec przedstawia schemat udzielonej pożyczki w formie przelewu. Jeżeli są Państwo zainteresowani dodaniem pożyczki w formie gotówkowej, to należy zmienić konto 130-01 na konto 100-01 (przy prowadzeniu raportu kasowego lub 135-00001 przy jego braku - nieformalny obieg gotówki).
b) Gdy środki są przekazywane przez instytucję finansową bezpośrednio do sprzedawcy
Data dokumentu: w polu należy wybrać datę przekazania pożyczki sprzedawcy lub datę sprzedaży wystawionej przez sprzedawcę faktury.
Dokument źródłowy: w polu wpisujemy oznaczenie dokumentu, z którego wynika uregulowanie przez instytucję środków
- Faktura zakupu XYZ lub
- Umowa pożyczki XYZ z DD.MM.RRRR
Konta księgowe:
W pierwszej pozycji należy wybrać konto kontrahenta - sprzedawcy, od którego kupujemy towar lub usługę, taki sprzedawca jest oznaczony numerem 202, w przykładzie natomiast posłużono się kontem Fakturomanii.
W drugiej pozycji należy wybrać konto 260-00001 "Pożyczki" - dedykowane konto dla rozliczeń pożyczkowych.
Kwoty: w przykładzie posłużono się pokryciem zakupu w wysokości kwoty pożyczki 5000 zł.
Uzupełniając faktyczną kwotę pożyczki należy zmienić ją w kolumnach przypisanych poszczególnym kontom. Uwaga! Nie zmieniamy stron po których są kwoty (Wn / Ma).
2) Naliczenie odsetek od pożyczki
Obok samej ewidencji pożyczki - dodania jej przez moduł UAT, pojawia się również moment jej spłaty. Razem ze spłatą bardzo często pojawiają się odsetki - oprocentowanie pożyczki jest istotne ponieważ, bez oprocentowania spółka może uzyskać tzw. "nieodpłatne świadczenie".
Naliczenie odsetek będzie następowało w sposób przedstawiony poniżej, gdzie:
Pola do edycji
Data dokumentu: w polu należy wybrać datę naliczenia odsetek od pożyczki.
Dokument źródłowy: w polu wpisujemy oznaczenie dokumentu. z którego wynika naliczenie odsetek np: Umowa pożyczki z dd.mm.rrrr nr nnnn lub polecenie księgowania (PK NN/MM/RRRR), może być to również konkretny dokument od pożyczkodawcy.
Kwoty: przedstawioną kwotą z przykładu jest kwota 30 zł, winna być to kwota wynikająca z % odsetek pożyczki przy spłacie danej raty.
Zmieniając kwotę należy zmienić ją w kolumnach przypisanych poszczególnym kontom. Uwaga: Nie zmieniamy stron po których są kwoty (Wn / Ma)
Pobranie pożyczki, wiąże się z jej spłatą, w takim wypadku spłacane odsetki należy zaewidencjonować razem ze spłatą pożyczki lub jej poszczególnej raty w sposób przedstawiony poniżej, gdzie:
Pola do edycji
Data dokumentu: w polu należy wybrać datę spłaty raty pożyczki lub jej całości (przekazanie w formie gotówki lub przelewu, w przypadku gotówki należy wybrać konto 100-01 zamiast 130-01).
Dokument źródłowy: w polu wpisujemy oznaczenie dokumentu, z którego wynika zapłata raty przykładowo:
- WB MM/RRRR (w przypadku przelewu środków) albo
- Umowa pożyczki 1/2022 (jeżeli dokonano wypłaty gotówkowej zgodnie z harmonogramem płatności rat, jednak jest to sytuacja nietypowa, płatności pożyczek odbywają się co do zasady bezgotówkowo).
Kwoty: przedstawioną kwotą jest kwota 5030 zł zatem kwota całej pożyczki wraz z odsetkami.
Zmieniając kwotę należy zmienić ją w kolumnach przypisanych poszczególnym kontom.
Uwaga: Nie zmieniamy stron po których są kwoty (Wn / Ma).
Więcej ogólnych informacji na temat pożyczki mogą Państwo odnaleźć w bazie wiedzy Fakturomanii pod tym adresem.
4) Umorzenie mikropożyczki COVID w wysokości 5000 zł - Urząd Pracy
Jeżeli została Państwu udzielona pożyczka przez Urząd Pracy, w takim przypadku niezbędna będzie również ewidencja okoliczności jej umorzenia. Umorzenie dokonywane jest po spełnieniu pewnych kryteriów, umorzenie jest potwierdzane decyzją z Urzędu Pracy, która jest publikowana w serwisie internetowym UP.
Pola do edycji
Data dokumentu: w polu tym należy wpisać datę wydania decyzji.
Dokument źródłowy: w polu tym wpisujemy oznaczenie stosownego dokumentu np: Decyzja nr XX/XXXX.
Kwoty: przedstawioną kwotą jest kwota 5000 zł (zatem kwota pożyczki).
Zmieniając kwotę należy zmienić ją w kolumnach przypisanych poszczególnym kontom.
Uwaga: Nie zmieniamy stron po których są kwoty (Wn / Ma)
UWAGA! Podstawę zwolnienia z rozpoznania przychodu podatkowego ww. przykładu (mikropożyczka z funduszu pracy od Urzędu Pracy) stanowi art. 12 ust. 1 pkt 3 lit a ustawy o PDOP, jednak zawsze warto jest zagadnienie podatkowe związane z Państwa pożyczką potwierdzić z Krajową Informacją Skarbową działającą przy Ministerstwie Finansów pod numerem 22 330 03 30 z działem CIT.
W przypadku pomocy bowiem udzielanych przez PFR mogą powstać różne obowiązki w zakresie dodatkowej manualnej modyfikacji deklaracji CIT-8 lub rozpoznania przychodu podatkowego.