Każda firma musi mieć siedzibę - czyli gdzieś się znajdować, mieć adres. Nie musi być to jednak prawo własności, najczęściej spółka taki lokal (lub jego cześć) będzie wynajmowała albo dzierżawiła.
W niniejszym wpisie zostanie omówione, w jaki sposób można zorganizować najem lokalu dla spółki z o.o. w formie pytań Q&A, tutaj będziemy omawiać najem z naszej perspektywy, zatem, gdy to wspólnik lub członek zarządu wynajmuje powierzchnię spółce z o.o. Najem ruchomości czy innych rzeczy przez spółkę z o.o. w formie Q&A został natomiast omówiony w pokrewnym materiale.
W niniejszym Q&A zostały poruszone również zagadnienia podatku od nieruchomości, podatku dochodowego oraz podatku VAT, jak też techniczne zagadnienia przelewowe czy składanej deklaracji, dodatkowo został udostępniony Państwu wzorzec umowy najmu lokalu.
Siedziba spółki z o.o. – Q&A
1) Czy każda spółka musi mieć siedzibę i adres?
Tak, z punktu widzenia przepisów, każdy podmiot musi mieć siedzibę. Siedzibą w rozumieniu k.s.h. jest natomiast miejscowość, następnie w obrębie miejscowości wyróżnia się konkretne adresy.
W związku z powyższym każda sp. z o.o. musi mieć takie swoje miejsce, w którym (chociażby pod względem formalnym na potrzeby Urzędowe) jest prowadzona działalność.
2) Jak rozwiązać problem siedziby lub adresu spółki, jakie formy "najmu" wyróżniamy?
Na rynku jest wiele rozwiązań, a najczęściej będą to:
a) adresy wirtualne - często jednak występuje przy takich adresach problem przy rejestracji do podatku VAT (chodzi o formularz VAT-R i załączenie do niego przy składaniu umowy najmu) w Urzędzie Skarbowym, ogólnie Urzędy są niestety niechętne w stosunku do takich praktyk,
b) coworking, czyli powierzchnie wspólne - jednak nie zawsze istnieje możliwość rejestracji siedziby w takim miejscu z uwagi na regulaminy takich miejsc,
lub
c) dalej opisany wynajem, który jest najczęstszym rozwiązaniem.
Taki najem dodatkowo pozwala nam na uniknięcie zbędnych kosztów. Najczęściej polega na oddaniu do odpłatnego używania nieznacznej powierzchni naszej spółce. W praktyce istnieje zatem możliwość wynajęcia powierzchni np: 1-10 m2 o przeznaczeniu wspólnym, czyli zarówno dla użytku prywatnego jak też związanego z działalnością gospodarczą podmiotu.
3) Czy można wynająć lokal lub jego część od wspólnika lub członka zarządu? Czy można wynajmować inne rzeczy?
Brak jest ograniczenia w zakresie możliwości najmu od wspólnika czy udziałowców, a w przypadku członka zarządu spółki prawo nakłada jedynie dodatkowy obowiązek uzyskania specjalnej zgody wspólników i powołania osoby, która podpisze umowę w imieniu spółki w trybie art. 210 k.s.h. (chodzi o generalny zakaz podpisywania umów samych z sobą).
W niniejszym przepisie odnajdujemy, że "w umowie między spółką, a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników". Takim pełnomocnikiem może być inny wspólnik lub członek zarządu (chociaż tutaj jest to dyskusyjne na poziomie akademickim) czy osoba zupełnie niezwiązana ze spółką.
W związku z powyższym, jak najbardziej można wynająć spółce lokal lub jego wydzieloną/wspólną część jeżeli jesteśmy wspólnikiem lub członkiem zarządu.
W przypadku najmu prywatnego majątku lub mieszkania przez spółkę warto jest jednocześnie zadbać o zawarciu w umowie informacji o możliwości wykorzystania "infrastruktury technicznej", w praktyce chodzi o wykorzystanie komputerów, telefonu, drukarki, sanitariatów, kuchni znajdującej się w lokalu i tym podobnych.
Taka infrastruktura może być szczególnie istotna jeżeli podmiot jest nową spółką. Podmiot prowadząc działalność musi bowiem posiadać infrastrukturę techniczną pozwalającą na wykonywanie tej działalności, a takie rzeczy mogą przybierać różną postać, może być tutaj mowa o aucie, specjalistycznym sprzęcie, o narzędziach remontowo-konserwacyjnych itp.
Należy jednak pamiętać, że w przypadku najmu rzeczy, środki/wynagrodzenie otrzymywane za najem od spółki należy opodatkować (np. na zasadach ryczałtowych w PIT-28, o czym dalej w artykule), a obowiązek ten leży po stronie Wynajmującego (zatem osoby fizycznej). Płatność taka jeżeli najem służy prowadzonej działalności, to co do zasady stanowić będzie koszt uzyskania przychodu dla spółki. Ważnym jest, aby czynsz był określany w stawkach rynkowych - zatem nie wyższy, ani nie niższy oraz transakcja nie miała charakteru fikcyjnego. Więcej informacji na temat ogólnej definicji kosztu można odnaleźć w tym wpisie.
Ważnym jest również, aby udostępnianie majątku prywatnego zawsze było odpłatne, co pozwoli na uniknięcie bardzo wielu niedogodności związanych z rozpoznaniem o opodatkowaniem przysporzenia majątkowego spółki za ewentualne nieodpłatne udostępnienie jej takiego majątku.
4) Wyższy podatek od nieruchomości dla powierzchni pod działalność?
Tutaj stawka podatku jest uzależniona od faktycznego wykorzystania wynajmowanej powierzchni.
Jeżeli przedmiotem najmu naszej spółce jest lokal mieszkalny lub jego część, który będzie wykorzystywany wyłącznie w celach prowadzonej działalności gospodarczej, to mamy do czynienia z wyższym podatkiem od nieruchomości i w takim wypadku jako właściciele nieruchomości winniśmy złożyć zgłoszenie DN-1 w Urzędzie Miasta.
Jeżeli natomiast wynajmowana powierzchnia lub lokal nie służy tylko i wyłącznie prowadzonej działalności gospodarczej (nie została wyodrębniona wyłącznie w tym celu), czyli na tej powierzchni wykonywane są czynności nie tylko związane z działalnością, a również mieszkalne, służące do zaspokajania codziennych potrzeb bytowych, to nie odnajduje w takim wypadku zastosowania przepis o wyższym podatku od nieruchomości.
Jeżeli zatem część wynajmowana służy również celom mieszkalnym, tj. ma charakter "mieszany" – to nie podlega opodatkowaniu wyższą stawką podatku od nieruchomości za działalność gospodarczą. W takim jednak przypadku nie powinny zostać również przepisane na firmę odpowiednie liczniki za media np: energię, wodę czy gaz.
Dobrą wskazówką wyjaśniającą zagadnienia związane z podatkiem od nieruchomości jest odpowiedź Ministerstwa Finansów na interpelację poselską nr 39145.
5) Czy taka umowa najmu jest mi do czegoś potrzebna? Czy ktoś ją weryfikuje?
Tak, umowa może być weryfikowana przez Urzędy Skarbowe chociażby przy rejestracji dla celów podatku VAT wraz ze składaniem VAT-R. Kilka lat temu umowa ta była weryfikowana również w momencie ubiegania się o nadanie NIP-u. Dziś NIP jest jednak co do zasady nadawany automatycznie, przykładowo jeżeli rejestrujemy spółkę przez system S24. Taka umowa winna zatem zawsze znajdować się w dokumentacji księgowej lub umownej spółki.
6) Ile w takim wypadku powierzchni spółka winna wynająć?
Nie istnieją uregulowania normatywne mówiące o minimalnej wielkości siedziby. Może to być 1m2, 2m2 lub 1000m2, sugerujemy jednak po prostu realną racjonalną wielkość wykorzystywaną na cele prowadzonej działalności przez podmiot.
7) Za jakie wynagrodzenie wynająć lokal?
Kwota za wynajem winna odpowiadać cenie rynkowej, może ona przybierać schematy rozliczenia miesięcznego, kwartalnego, półrocznego lub corocznego (ale w takim wypadku najlepiej "z góry" lub do ostatniego dnia roku). Rozliczenie może być zatem z góry określone, za cały miesiąc, ale może być również ustalane dziennie (np: na zasadach biura wirtualnego, gdzie rozliczenie następuje za udostępniony adres korespondencyjny, a dodatkowo w przypadku potrzeby skorzystania z miejsca następuje odpowiednia dopłata - rozliczenie wykorzystywane przy częstych podróżach służbowych, gdzie praca odbywa się w różnych miejscach).
Taka konstrukcja umowy może pozwolić nam na elastyczne rozliczenie się ze spółką w zależności od stopnia wykorzystania lokalu.
8) Od kogo wynająć powierzchnię?
W zasadzie nie ma to znaczenia, pamiętać należy jedynie, że co do zasady nie można zawierać umowy samemu ze sobą bezpośrednio na co wskazaliśmy w pkt. 3) – to jest reprezentować dwóch stron w umowie jednocześnie. Można to jednak kryterium spełnić poprzez powołanie pełnomocnika do tej czynności.
Wzorzec umowy znajdujący się w załączeniu przewiduje właśnie taki wariant umowy z członkiem zarządu.
9) O czym muszę pamiętać jako wynajmujący? Jakie są moje obowiązki?
Jeżeli lokal lub rzecz została wynajęta w ramach tzw. najmu prywatnego (czyli nie najmu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej), w takim wypadku należy pamiętać o odprowadzaniu zaliczek na podatek dochodowy.
Tutaj w przypadku najmu prywatnego od 1 stycznia 2023 r. możemy wyróżnić w tym zakresie już tylko jeden sposób rozliczenia tj.
- Rozliczenie na zasadach najmu ryczałtowego (stawka 8,5% oraz 12,5% od nadwyżki przychodów ponad 100 tys. zł).
Więcej informacji dotyczących najmu ryczałtowego można odnaleźć w odpowiedzi Ministra Finansów na interpelację poselską o numerze 21574, znajdującą się na stronie Ministerstwa pod adresem http://orka2.sejm.gov.pl/INT9.nsf/klucz/ATTBZTJ42/%24FILE/i21574-o1.pdf
W odpowiedzi na interpelację odnajdujemy, że opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych (najmu prywatnego) mogą wybrać m.in. podatnicy osiągający przychody z tytułu umowy najmu, jeżeli umowa najmu nie jest zawierana w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
10) Czy najem podlega pod podatek VAT?
Polski system podatkowy wyróżnia kilka rodzajów podatku, które są związane z nieruchomością, w przypadku najmu mamy:
- podatek od nieruchomości (zatem obciążającego właściciela nieruchomości),
- podatek dochodowy (z którego rozlicza się otrzymujący czynsz najemny) lub
- podatek od towarów i usług (czyli VAT).
O ile zagadnienia związane z podatkiem od nieruchomości oraz podatkiem dochodowym są dosyć klarowne, o tyle w kontekście podatku VAT umowa najmu zawarta z osobą fizyczną nieprowadzącą działalność gospodarczą może budzić wątpliwości.
Tutaj jednak należy uspokoić, w pierwszej kolejności taka umowa korzysta ze zwolnienia, a dopiero w pewnych przypadkach może zostać "oVATowana", w skutek czego osoba wynajmująca (np: wspólnik) będzie musiała wystawić Fakturę VAT.
W przypadku najmu każda osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej w pierwszej kolejności korzysta z preferencji, tzw. zwolnienia podmiotowego (obrotowego), tutaj zgodnie z art. 113. ust. 1. ustawy o VAT "Zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 000 zł." Istotnym jednak jest, że kwotę ustala się proporcjonalnie względem okresu.
Sytuacja opodatkowania podatkiem VAT może mieć zatem miejsce, jeżeli osoba wynajmująca:
a) jest czynnym podatnikiem VAT (najczęściej jeżeli prowadzi działalność gospodarczą i złożyła wcześniej rejestrujący formularz VAT-R w Urzędzie Skarbowym),
b) przekroczy roczny proporcjonalny limit zwolnienia obrotowego w sprzedaży (dotyczący między innymi najmu), w takim wypadku wspólnik będzie musiał zarejestrować się przed tą przekraczającą transakcją jako czynny podatnik VAT składając do Urzędu Skarbowego formularz VAT-R.
W rezultacie osoba będzie musiała co miesiąc składać pliki JPK i wystawiać Faktury dla najmu, tutaj jednak co jest istotne, taki wspólnik nie będzie jednak rejestrował jednoosobowej działalności gospodarczej, co oznacza, że będzie VATowcem, ale nieprowadzącym działalności gospodarczej.
11) Jak dokonać zgłoszenie formy opodatkowania ryczałtowego i rozliczyć się przed Urzędem Skarbowym?
Obecnie od roku 2023 formą opodatkowania najmu prywatnego jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, w związku z czym nie składa się już dodatkowego oświadczenia o wyborze formy opodatkowania.
W tym przedmiocie możemy polecić ten materiał Ministerstwa Finansów, który może okazać się pomocny.
a) Wpłaty zaliczek
Wpłaty zaliczek na podatek dochodowy, powinny być dokonywane na indywidualny rachunek podatkowy osoby fizycznej (IRP), tzw. mikrorachunek podatkowy, (w przypadku najmu ryczałtowego z oznaczeniem kodu PPE) do 20 dnia miesiąca następującego po otrzymaniu płatności czynszu. Wykonując przelew bankowy należy również wybrać opcję przelewu podatkowego, nie będzie to przelew standardowy.
Zaliczkę na podatek co do zasady ustala się w wyniku przemnożenia wartości otrzymanych środków przez stawkę podatkową i tak w przypadku najmu ryczałtowego dla wysokości czynszu 1000 zł będzie to działanie 1000 x 8,5% = 85 zł.
UWAGA! Tutaj należy również uważać na zaokrąglenia!
Zgodnie z art. 63 § 1 Ordynacji podatkowej "Podstawy opodatkowania, kwoty podatków, odsetki za zwłokę, opłaty prolongacyjne, oprocentowanie nadpłat oraz wynagrodzenia przysługujące płatnikom i inkasentom zaokrągla się do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych [...]"
Zasady zaokrągleń wynikają zatem wprost z ordynacji podatkowej, w związku z czym każdy podatnik musi je stosować.
W związku z powyższym, płatność PITu na rachunek Urzędu Skarbowego będziemy dodawać z zachowaniem dwóch dalej wskazanych sposobów uwzględniania zaokrągleń.
- gdy zaokrąglenia znajdują się w przedziale od 0 do 49 groszy - wpłacamy 100 zł zamiast 100,49 zł.
- gdy zaokrąglenia znajdują się w przedziale od 50 do 99 groszy - wpłacamy 101 zł zamiast 100,50 zł.
b) Termin zeznania rocznego
Zeznanie roczne należy złożyć w terminie od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. Tutaj oczywiście jeżeli 30 kwietnia przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, ostatnim dniem na złożenie zeznania jest pierwszy dzień roboczy następujący po dniu lub dniach wolnych.
c) Jak w praktyce najłatwiej złożyć zeznanie roczne PIT-28?
Najłatwiej jest się posłużyć bezpłatną aplikacją online Ministerstwa Finansów "e-Urząd Skarbowy", w której po zalogowaniu w systemie będzie można przejść do kreatora niniejszego zeznania. Po zalogowaniu w "e-Urzędzie Skarbowym" należy udać się do "Twój e-PIT".
Następnie w "Twój e-PIT" odnaleźć "Złóż PIT-28", która to funkcja przeniesie nas do kreatora, w którym musimy uzupełnić wysokość przychodów jak też wpłacone zaliczki.
