Każda firma musi mieć swoją siedzibę. Nie musi być to koniecznie prawo własności – może to być wynajmowana powierzchnia lub cały lokal. W niniejszym wpisie zostanie omówione, w jaki sposób można zorganizować najem lokalu dla spółki z o.o. W materiale zostały również udostępnione Państwu odpowiednie wzorce dokumentów, które mogą okazać się przydatne.

Siedziba spółki zoo – Q & A

Jak rozwiązać ten problem?

Jednym z rozwiązań, które pozwoli nam na uniknięcie zbędnych kosztów jest wynajęcie minimalnej powierzchni naszej spółce. Istnieje zatem możliwość wynajęcia powierzchni np: 1-10 m2 o przeznaczeniu wspólnym, czyli zarówno dla użytku prywatnego jak też związanego z działalnością gospodarczą podmiotu.

Jak uniknąć wyższego podatku od powierzchni pod działalność?

W takim wypadku należy pamiętać, że wynajmowana powierzchnia lub lokal nie służy tylko i wyłącznie prowadzonej działalności gospodarczej – tzn. nie została wyodrębniona wyłącznie w tym celu. Jeżeli na tej powierzchni wykonywane są czynności nie tylko związane z działalnością – np. mieszkalne, to nie odnajduje w takim wypadku zastosowania przepis o wyższym podatku od nieruchomości. Innymi słowy, jeżeli część wynajmowana służy również celom mieszkalnym – to nie podlega opodatkowaniu wyższą stawką podatku od nieruchomości za działalność gospodarczą. W takim jednak przypadku nie powinny zostać również przepisane na firmę odpowiednie liczniki za media tj. np: energię, wodę i gaz, takie opłaty należałoby zawrzeć już w całościowym czynszu za najem. Czynsz za najem lokalu lub też jego części zawiera już zatem ww. opłaty.

Czy taka umowa jest mi do czegoś potrzebna? Czy ktoś to weryfikuje?

Tak, umowa może być weryfikowana przez Urzędy Skarbowe np: przy rejestracji dla celów podatku VAT. Kilka lat temu umowa ta była weryfikowana również w momencie ubiegania się o nadanie NIP-u. Dziś NIP może być jednak nadawany automatycznie, jeżeli rejestrujemy spółkę przez system S24. Taka umowa winna zatem zawsze znajdować się w dokumentacji księgowej lub umownej spółki.

Ile powierzchni wynająć ?

Nie istnieją uregulowania normatywne mówiące o minimalnej wielkości siedziby. Może to być 1m2, 2m2 lub 1000m2, sugerujemy jednak realną wielkość wykorzystywaną na cele podmiotu, zazwyczaj będzie to zatem pomiędzy 1 – 10 m2.

Za ile wynająć te 1-10 m2?

Sposób rozliczenia najmu jest praktycznie dowolny, ważnym jedynie jest, aby w przypadku rozliczenia rocznego płatność za najem odbyła się do ostatniego dnia w roku tj. 31 grudnia. Kwota za wynajem winna odpowiadać cenie rynkowej, może ona przybierać schematy rozliczenia miesięcznego, kwartalnego lub corocznego do ostatniego dnia roku. Rozliczenie może być zatem z góry określone, za cały miesiąc, może być również ustalane dziennie (np: na zasadach biura wirtualnego, gdzie rozliczenie następuje za udostępniony adres korespondencyjny, zaś w przypadku potrzeby skorzystania z miejsca następuje odpowiednia dopłata - rozliczenie wykorzystywane przy częstych podróżach służbowych, gdzie praca odbywa się w różnych miejscach). Taka konstrukcja umowy pozwoli nam na elastyczne ograniczenie formalności.

Od kogo wynająć powierzchnię?

W zasadzie nie ma to znaczenia, pamiętać należy jedynie, że co do zasady nie można zawierać umowy samemu ze sobą bezpośrednio – to jest reprezentować dwóch stron w umowie jednocześnie. Można to jednak ominąć poprzez powołanie pełnomocnika do tej czynności. Zaprezentowany wzorzec przewidział właśnie taki wariant.

O czym muszę pamiętać jako wynajmujący?

Jeżeli lokal został wynajęty w ramach tzw. najmu prywatnego, w takim wypadku należy pamiętać o odprowadzaniu zaliczek na podatek dochodowy. Tutaj w przypadku najmu prywatnego możemy wyróżnić w tym zakresie dwa sposoby rozliczenia, przy czym od 1 stycznia 2023 r. stosuje się głównie opodatkowanie ryczałtowe wskazane w lit. b).:
a) Rozliczenie na zasadach ogólnych (stawka podatku 12/32%).
b) Rozliczenie na zasadach najmu ryczałtowego (stawka 8,5% oraz 12,5% od nadwyżki przychodów ponad 100 tys. zł).

Więcej informacji dotyczących najmu ryczałtowego można odnaleźć w odpowiedzi Ministra Finansów na interpelację poselską o numerze 21574, znajdującą się na stronie Ministerstwa pod adresem http://orka2.sejm.gov.pl/INT9.nsf/klucz/ATTBZTJ42/%24FILE/i21574-o1.pdf

W odpowiedzi na interpelację odnajdujemy, że opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych mogą wybrać m.in. podatnicy osiągający przychody z tytułu umowy najmu, jeżeli umowa ta nie jest zawierana w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, tj. podatnicy osiągający przychody z tzw. najmu prywatnego. 

Zgłoszenie formy opodatkowania ryczałtowego

Stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, zwanej dalej „ustawą o ryczałcie”, w przypadku osiągania przychodów z najmu prywatnego, za równoznaczne z dokonaniem wyboru opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych na dany rok podatkowy uznaje się pierwszą w roku podatkowym wpłatę na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych z tego tytułu, a jeżeli pierwszy taki przychód podatnik osiągnął w grudniu roku podatkowego – złożenie zeznania PIT-28.

Wpłaty zaliczek na podatek dochodowy, powinny być dokonywane na indywidualny rachunek podatkowy osoby fizycznej (IRP), tzw. mikrorachunek podatkowy, (w przypadku najmu ryczałtowego z oznaczeniem kodu PPE) do 20 dnia miesiąca następującego po otrzymaniu płatności czynszu. Zaliczkę na podatek co do zasady zatem ustala się w wyniku przemnożenia wartości otrzymanych środków przez stawkę podatkową i tak w przypadku najmu ryczałtowego dla wysokości czynszu 1000 zł będzie to działanie 1000 x 8,5% = 85 zł.

Najem lokalu dla spółki zoo – Procedura

Jak tego dokonać?

Czynność ta polega kolejno na:

• podjęciu uchwały o chęci wynajmu (wzór w załącznikach),
• zawarciu umowy najmu powierzchni (wzór w załącznikach).