Każda firma musi mieć siedzibą - czyli gdzieś się znajdować, mieć adres. Nie musi być to jednak prawo własności, najczęściej spółka taki lokal (lub jego cześć) będzie wynajmowała albo dzierżawiła.
W niniejszym wpisie zostanie omówione, w jaki sposób można zorganizować najem lokalu dla spółki z o.o. w formie pytań Q&A, tutaj będziemy omawiać najem z naszej perspektywy, zatem, gdy to wspólnik lub członek zarządu wynajmuje powierzchnię spółce z o.o.
W materiale zostały również udostępnione Państwu wzorce dokumentów, które mogą okazać się przydatne.
Siedziba spółki zoo – Q&A
1) Czy każda spółka musi mieć siedzibę i adres?
Tak, z punktu widzenia przepisów, każdy podmiot musi mieć siedzibę. Siedzibą w rozumieniu k.s.h. jest natomiast miejscowość, następnie w obrębie miejscowości wyróżnia się konkretne adresy.
W związku z powyższym każda sp. z o.o. musi mieć takie swoje miejsce, w którym (chociażby pod względem formalnym na potrzeby Urzędowe) jest prowadzona działalność.
2) Jak rozwiązać problem siedziby lub adresu spółki, jakie formy "najmu" wyróżniamy?
Na rynku jest wiele rozwiązań, a najcześciej będą to:
a) adresy wirtualne - często jednak występuje przy takich adresach problem przy rejestracji do podatku VAT w Urzędzie Skarbowym, ogólnie Urzędy są niestety niechętne w stosunku do takich praktyk,
b) coworking, czyli powierzchnie wspólne - jednak nie zawsze istnieje możliwość rejestracji siedziby w takim miejscu,
lub
c) dalej opisany wynajem, który jest najczęstrzym rozwiązaniem.
Taki najem dodatkowo pozwala nam na uniknięcie zbędnych kosztów. Najczęściej polega na oddaniu do odpłatnego używania nieznacznej powierzchni naszej spółce. W praktyce istnieje zatem możliwość wynajęcia powierzchni np: 1-10 m2 o przeznaczeniu wspólnym, czyli zarówno dla użytku prywatnego jak też związanego z działalnością gospodarczą podmiotu.
3) Czy można wynająć lokal lub jego część od wspólnika lub członka zarządu? Czy można wynajmować inne rzeczy?
Brak jest ograniczenia w zakresie możliwości najmu od jednego z udziałowców, a w przypadku członka zarządu spółki prawo nakłada jedynie dodatkowy obowiązek uzyskania specjalnej zgody wspólników i powołania osoby, która podpisze umowę w imieniu spółki (chodzi o generalny zakaz podpisywania umów samych z sobą) w trybie art. 210 k.s.h.
W niniejszym przepisie odnajdujemy, że "w umowie między spółką, a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników". Takim pełnomocnikiem może być inny wspólnik lub członek zarządu (chociaż tutaj jest to dyskusyjne na poziomie akademickim) czy osoba zupełnie niezwiązana ze spółką.
W związku z powyższym, jak najbardziej można wynająć spółce lokal lub jego wydzieloną/wspólną część jeżeli jesteśmy wspólnikiem lub członkiem zarządu.
W przypadku najmu prywatnego majątku lub mieszkania przez spółkę warto jest jednocześnie zadbać o zawarciu w umowie informacji o możliwości wykorzystania "infrastruktury technicznej", w praktyce chodzi o wykorzystanie komputerów, telefonu, drukarki, sanitariatów lub kuchni znajdującej się w lokalu.
Taka infrastuktura może być szczególnie istotna jeżeli podmiot jest nową spółką. Podmiot prowadząc działalność musi bowiem posiadać infrastrukturę techniczną pozwalającą na wykonywanie tej działalności, a takie rzeczy mogą przybierać różną postać, może być tutaj mowa o aucie, specjalistycznym sprzęcie, o narzędziach remontowo-konserwacyjnych itp.
Należy jednak pamiętać, że w przypadku najmu rzeczy, środki/wynagrodzenie otrzymywane za najem od spółki należy opodatkować (np. na zasadach ryczałtowych o czym dalej w artykule), a obowiązek ten leży po stronie Wynajmującego (zatem osoby fizycznej). Płatność taka co do zasady stanowić będzie koszt uzyskania przychodu dla spółki jeżeli najem służy prowadzonej działalności oraz czynsz będzie określany w stawkach rynkowych - zatem nie wyższy, ani nie niższy oraz transakcje nie będzie miała charakteru fikcyjnego. Wiecej informacji na temat ogólnej definicji kosztu można odnaleźć w tym wpisie.
Ważnym jest również, aby udostępnianie majątku prywatnego zawsze było odpłatne, co pozwoli na uniknięcie bardzo wielu niedogodności związanych z rozpoznaniem przysporzenia majątkowego spółki za ewentualne nieodpłatne udostęnienie jej takiego majątku.
4) Wyższy podatek od powierzchni pod działalność?
Tutaj stawka podatku jest uzależniona od faktycznego wykorzystania wynajmowanej powierzchni.
Jeżeli przedmiotem najmu naszej spółce jest lokal mieszkalny lub jego część, który będzie wykorzystywany wyłącznie w celach prowadzonej działalności gospodarczej, to mamy do czynienia z wyższym podatkiem od nieruchomości i w takim wypadku jako właściele nieruchomości winniśmy złożyć zgłoszenie w Urzędzie Miasta.
Jeżeli natomiast wynajmowana powierzchnia lub lokal nie służy tylko i wyłącznie prowadzonej działalności gospodarczej – tzn. nie została wyodrębniona wyłącznie w tym celu. Czyli jeżeli na tej powierzchni wykonywane są czynności nie tylko związane z działalnością – mieszkalne, służące do zaspokojania codziennych potrzeb bytowych, to nie odnajduje w takim wypadku zastosowania przepis o wyższym podatku od nieruchomości.
Innymi słowy, jeżeli część wynajmowana służy również celom mieszkalnym, zatem ma charakter "mieszany" – to nie podlega opodatkowaniu wyższą stawką podatku od nieruchomości za działalność gospodarczą. W takim jednak przypadku nie powinny zostać również przepisane na firmę odpowiednie liczniki za media tj. np: energię, wodę i gaz. Dobrą wskazówką wyjaśniającą zagadnienia związane z podatkiem od nieruchomości jest odpowiedź Ministerstwa Finansów na interpelację poselską nr 39145.
5) Czy taka umowa najmu jest mi do czegoś potrzebna? Czy ktoś ją weryfikuje?
Tak, umowa może być weryfikowana przez Urzędy Skarbowe np: przy rejestracji dla celów podatku VAT. Kilka lat temu umowa ta była weryfikowana również w momencie ubiegania się o nadanie NIP-u. Dziś NIP jest jednak nadawany automatycznie, jeżeli rejestrujemy spółkę przez system S24. Taka umowa winna zatem zawsze znajdować się w dokumentacji księgowej lub umownej spółki.
6) Ile w takim wypadku powierzchni spółka winna wynająć?
Nie istnieją uregulowania normatywne mówiące o minimalnej wielkości siedziby. Może to być 1m2, 2m2 lub 1000m2, sugerujemy jednak po prostu realną wielkość wykorzystywaną na cele prowadzonej działalności przez podmiot.
7) Za jakie wynagrodzenie wynająć lokal?
Kwota za wynajem winna odpowiadać cenie rynkowej, może ona przybierać schematy rozliczenia miesięcznego, kwartalnego, półrocznego lub corocznego do ostatniego dnia roku. Rozliczenie może być zatem z góry określone, za cały miesiąc, może być również ustalane dziennie (np: na zasadach biura wirtualnego, gdzie rozliczenie następuje za udostępniony adres korespondencyjny, zaś w przypadku potrzeby skorzystania z miejsca następuje odpowiednia dopłata - rozliczenie wykorzystywane przy częstych podróżach służbowych, gdzie praca odbywa się w różnych miejscach).
Taka konstrukcja umowy może pozwolić nam na elastyczne rozliczenie się ze spółką w zależności od stopnia wykorzystania lokalu.
8) Od kogo wynająć powierzchnię?
W zasadzie nie ma to znaczenia, pamiętać należy jedynie, że co do zasady nie można zawierać umowy samemu ze sobą bezpośrednio na co wskazaliśmy w pkt. 3) – to jest reprezentować dwóch stron w umowie jednocześnie. Można to jednak kryterium spełnić poprzez powołanie pełnomocnika do tej czynności.
Wzorzecz umowy znajdujący się w załączeniu przewiduje właśnie taki wariant.
9) O czym muszę pamiętać jako wynajmujący? Jakie są moje obowiązki?
Jeżeli lokal lub rzecz została wynajęta w ramach tzw. najmu prywatnego, w takim wypadku należy pamiętać o odprowadzaniu zaliczek na podatek dochodowy.
Tutaj w przypadku najmu prywatnego możemy wyróżnić w tym zakresie dwa sposoby rozliczenia, przy czym od 1 stycznia 2023 r. stosuje się głównie opodatkowanie ryczałtowe wskazane w lit. b).:
a) Rozliczenie na zasadach ogólnych (stawka podatku 12/32%).
b) Rozliczenie na zasadach najmu ryczałtowego (stawka 8,5% oraz 12,5% od nadwyżki przychodów ponad 100 tys. zł).
Więcej informacji dotyczących najmu ryczałtowego można odnaleźć w odpowiedzi Ministra Finansów na interpelację poselską o numerze 21574, znajdującą się na stronie Ministerstwa pod adresem http://orka2.sejm.gov.pl/INT9.nsf/klucz/ATTBZTJ42/%24FILE/i21574-o1.pdf
W odpowiedzi na interpelację odnajdujemy, że opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych (najmu prywatnego) mogą wybrać m.in. podatnicy osiągający przychody z tytułu umowy najmu, jeżeli umowa najmu nie jest zawierana w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
10) Jak dokonać zgłoszeniena formy opodatkowania ryczałtowego i rozliczyć się przed Urzędem Skarbowym?
Obecnie od roku 2023 podstawową formą opodatkowania najmu prywatnego jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, w związku z czym nie składa się już dodatkowego oświadczenia o wyborze formy opodatkowania, w tym zakresie możemy polecić ten materiał Ministerstwa Finansów, który może okazać się pomocny.
a) Wpłaty zaliczek
Wpłaty zaliczek na podatek dochodowy, powinny być dokonywane na indywidualny rachunek podatkowy osoby fizycznej (IRP), tzw. mikrorachunek podatkowy, (w przypadku najmu ryczałtowego z oznaczeniem kodu PPE) do 20 dnia miesiąca następującego po otrzymaniu płatności czynszu.
Zaliczkę na podatek co do zasady ustala się w wyniku przemnożenia wartości otrzymanych środków przez stawkę podatkową i tak w przypadku najmu ryczałtowego dla wysokości czynszu 1000 zł będzie to działanie 1000 x 8,5% = 85 zł.
b) Termin zeznania rocznego
Zeznanie roczne należy złożyć w terminie od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. Tutaj oczywiście jeżeli 30 kwietnia przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, ostatnim dniem na złożenie zeznania jest pierwszy dzień roboczy następujący po dniu lub dniach wolnych.
c) Jak w praktyce najłatwiej złożyć zeznanie roczne PIT-28?
Najłatwiej jest się posłużyć bezpłatną aplikacją online Ministerstwa Finansów "e-Urząd Skarbowy", w której po zalogowaniu w systemie będzie można przejść do kreatora niniejszego zeznania. Po zalogowaniu w "e-Urzędzie Skarbowym" należy udać się do "Twój e-PIT".
Następnie w "Twój e-PIT" odnaleźć "Złóż PIT-28", która to funkcja przeniesie nas do kreatora, w którym musimy uzupełnić wysokość przychodów jak też wpłacone zaliczki.
