Częścią aplikacji Fakturomanii jest moduł kadrowy, który pozwala na półautomatyczne rozliczenie bardzo wielu form współpracy. Poszczególne formy współpracy wraz z ich krótką charakteryzacją zostały opisane w materiale "Formy współpracy i rozliczenia ze sp. z o.o.".
Moduł ten jest jednak uproszczony i nie ma możliwości rozliczenia w nim świadczeń związanych z chorobą lub macierzyństwem lub benefitami pozapłacowymi. W takim wypadku wynagrodzenie chorobowe dla umowy o pracę należy dodać w aplikacji przez tzw. UAT - manualne księgowanie na podstawie sporządzonej listy płac w zewnętrznym systemie kadrowym dedykowanym dla rozliczeń kadrowych.
System Fakturomanii jest programem księgowym, nie jest natomiast dedykowanym programem kadrowym.
Niniejszy wpis został podzielony na kilka tematów:
I. Dokumenty i podstawa prawna;
II. Ustawienia Płatnika;
III. Dodawanie Osoby;
IV. Dodawanie Wynagrodzenia;
V. Rozliczenie PIT i ZUS;
I. Dokumenty i podstawa prawna stosunku pracy
Podstawą nawiązania stosunku pracy jest zawarcie umowy o pracę w formie pisemnej. Umowa o pracę jest bardzo sformalizowanym stosunkiem łączącym strony, może ją zawrzeć co do zasady osoba pełnoletnia, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.
Przed oraz wraz z zawarciem umowy o pracę należy pamiętać o bardzo wielu obowiązkach tj. wystawieniu skierowania na badania lekarskie przez pracodawcę, uzupełnieniu dokumentacji osoby ubiegającej się o zatrudnienie, przeprowadzeniu badań lekarskich, prowadzeniu akt osobowych, teczek wynagrodzeniowych, ewidencji czasu pracy, teczek urlopowych, list płac, zaś brak dokumentacji jest usankcjonowany karami. Z tego właśnie względu zdecydowanie zaleca się powierzenie prowadzenia stricte rozliczenia stosunku pracy zewnętrznemu biuru kadrowemu/rachunkowemu lub w dedykowanym systemie kadrowym.
Definicja stosunku pracy, którą odnajdziemy w art. 22 kodeksu pracy:
§1 Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.
§1(1). Zatrudnienie w warunkach określonych w §1 jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy.
§1(2). Nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy określonych w §1.
Charakterystycznymi cechami stosunku pracy zatem odróżniającymi go od innych stosunków cywilno-prawnych (np: umowa zlecenia albo umowa o dzieło) to w szczególności świadczenie pracy:
a) zarobkowej (umowy ww. mogą być nieodpłatne),
b) osobiście (umowy cywilnoprawne co do zasady mogą być wykonywane przy pomocy podmiotów 3),
c) w sposób ciągły, tj. powtarzanej w codziennych lub dłuższych odstępach czasu (niebędącej jednorazowym dziełem lub czynnością jednorazową),
d) wykonywanej "na ryzyko" pracodawcy, który z reguły dostarcza pracownikowi narzędzi, materiałów i innych środków niezbędnych do wykonywania umówionych obowiązków oraz ponosi ujemne konsekwencje niezawinionych błędów popełnianych przez pracownika,
e) świadczonej "pod kierownictwem" pracodawcy, co oznacza, że pracownik powinien stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy i pozostawać do dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.
UWAGA! Problematyczny stosunek pracy z członkiem zarządu
Niniejsza problematyka przysparza wątpliwości w przypadku małych spółek o nieskomplikowanej strukturze właścicielskiej, zazwyczaj, gdy mamy 2-3 wspólników oraz 1-2 członków zarządu, którzy jednocześnie są wspólnikami. W takim wypadku powstaje nam kłopot związany ze spełnieniem kryterium "kierownictwa oraz nadzoru" - bowiem to właśnie Zarząd kieruje pracami spółki, brak jest zatem organu "zwierzchniego" nad taką osobą - Zgromadzenie Wspólników nie jest takim organem.
W orzecznictwie wskazuje się, że "Skuteczne z punktu widzenia prawa pracy jest także zatrudnienie wspólników wieloosobowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością na podstawie umów o pracę na stanowiskach wykonawczych. Własność wkładu (udziału) kapitałowego w spółce nie kłóci się z jednoczesną pracą w spółce, a wspólnik, który jest w stanie podołać obowiązkom świadczenia pracy na rzecz spółki, nie może być zmuszany do zatrudnienia przy tej pracy innej osoby, jeżeli woli takie obowiązki wykonywać osobiście w ramach zatrudnienia o naturze pracowniczej. Wymaga się jednak, by wspólnik był poddany zarówno ekonomicznej zależności od swojego pracodawcy (spółki), jak i formalnemu nadzorowi sprawowanemu przez zgromadzenie wspólników, na którym posiadane przez wspólnika-zarządcę udziały własnościowe nie dają mu statusu wspólnika dominującego, samodzielnie decydującego w sprawach istotnych dla spółki (por. wyroki Sądu Najwyższego z dnia 16 grudnia 2008 r., I UK 162/08, Monitor Prawniczy 2009 nr 5, s. 268 i z dnia 9 czerwca 2010 r., II UK 33/10, niepubl.). Ta sama osoba może więc być wspólnikiem i być zatrudniona przez spółkę jako jej pracownik, jednak stosunek pracy między tymi stronami musi charakteryzować się wszystkimi istotnymi cechami wymienionymi w art. 22 § 1 k.p. (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 1 czerwca 2010 r., II UK 34/10, niepubl.). W związku z tym zagadnienie komplikuje się przy umowach o pracę zawieranych ze spółką przez zarządcę-właściciela większościowego udziału, czyli przez osobę o statusie, którego prawa i obowiązki rozstrzygają przepisy prawa handlowego, a nie przepisy definiujące stosunek pracy.” Wyrok SN z 7.03.2018 r., I UK 575/16, LEX nr 2488094.
Takie rozwiązanie w postaci stosunku pracy nie jest zalecane i z uwagi na swobodę świadczenia (wykonywania czynności przez członka zarządu) sugeruje się zawieranie znacznie mniej sformalizowanych umów zlecenia, których cechą jest swoboda działania, Zwłaszcza przy częściach etatu takich jak 1/4, 1/8 lub mniejszymi, które tak samo jak umowy o pracę podlegają ubezpieczeniom społecznym oraz zdrowotnym (NFZ).
UWAGA! Stosunek pracy i inne formy współpracy z jedną osobą
W przypadku łączenia stosunku pracy oraz innych form współpracy u jednego pracodawcy należy mieć na względzie bezwzględny tytuł ubezpieczeniowy umowy o pracę. Niniejsza okoliczność sprawia, że w przypadku zawarcia innych stosunków będą one automatycznie objęte obowiązkiem ubezpieczeniowym (ZUS).
Taka sytuacja będzie miała miejsce w przypadku zawarcia przykładowo:
a) Umowy o dzieło
oraz może mieć miejsce w przypadku
b) przyznawania wynagrodzenia w formie uchwały zgromadzenia wspólników, jeżeli brak jest regulaminu zarządu dokonującego wyraźną dystynkcję w zakresie czynności wykonywanych w ramach zarządu a umowy o pracę.
Przyjęcie regulaminu jest niezbędne dla rozdzielnia kompetencji oraz czynności wykonywanych w ramach poszczególnych tytułów.
II. Rozliczenie w Fakturomanii - Ustawienia płatnika (tu pracodawcy)
Konfigurację stosunku pracy w systemie należy rozpocząć od skonfigurowania danych płatnika składek, chyba że takiej konfiguracji dokonaliśmy już wcześniej - np: w związku z zawarciem umowy o pracę.
W celu ich uzupełnienia należy udać się do modułu Kadry > Ustawienia Płatnika, następnie możemy dokonać konfiguracji w zakresie płatnika składek oraz pobrać zgłoszenie do ZUS.
Po wyświetleniu się panelu "ustawienia płatnika" udostępniona zostanie opcja konfiguracji danych dotyczących płatnika składek (1). Zwracamy uwagę, że standardowa stawka wypadkowa na rok 2021 wynosi 1,67 %, jednak przy wykonywaniu niektórych zawodów niniejsza stawka może się różnić.
W panelu można również ustawić inne dane, przykładowo - dotyczące adresu korespondencyjnego (2) po których uzupełnieniu oraz zapisaniu (3) będzie możliwe pobranie zgłoszenia płatnika składek do ZUS (4).
III. Dodawanie osoby (tu pracownika)
W celu rozliczenia pracownika, w pierwszej kolejności należy udać się do modułu kadr i nacisnąć przycisk "dodaj osobę".
Następnie ukaże nam się panel konfiguracji osoby, w którym należy uzupełnić jej dane podstawowe(nr 1), miejsce zameldowania(2) oraz zamieszkania(3).
Uzupełnienia danych dokonuje się na podstawie dostarczonej przez pracownika dokumentacji oraz zawartego stosunku pracy, tj:
1) Kwestionariusza osobowego osoby ubiegającej się o pracę,
2) Kwestionariusza pracownika (zatem po nawiązaniu stosunku pracy),
3) Oświadczeniu PIT-2,
4) Umowy o pracę,
5) Oświadczeniu pracownika o rezygnacji stosowania "Ulgi dla klasy średniej".
Jeżeli dane zameldowania oraz zamieszkania pokrywają się, należy w takim wypadku uzupełnić obydwa panele tożsamymi informacjami - dane w nich nie mogą pozostać puste.
Informacje o współpracy (zatrudnieniu)
Kolejnym panelem są "INFORMACJE O WSPÓŁPRACY" (4), które dotyczy dokumentu na podstawie którego dana osoba została zatrudniona.
W miejscu dokumentu należy wpisać jego nazwę i numer np. "Umowa o pracę numer X". Pole wynagrodzenia musi zostać uzupełnione oraz odpowiadać co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu w przeliczeniu na pełny etat (w 2019r. 2250 zł, w 2020 r. 2600 zł, w 2021r. 2800 zł, w 2022 r. 3010 zł) - jednak jest to wyłącznie pole techniczne sprawdzające prawidłowość wysokości wynagrodzenia (nie jest zatem obowiązkowe wpisywanie rzeczywistego ułamka etatu).
Wymiar pracy zapisany jako 1/1 oznacza pełny etat, zmieniając wymiar należy zmniejszyć ułamek - np. przy połowie etatu będzie to 1/2 (dla połowy etatu minimalne wynagrodzenie w 2019 r. wynosiło 1125 zł brutto).
Ubezpieczenia społeczne
Najważniejsza przy dodawaniu osoby jest prawidłowa konfiguracja ubezpieczeń społecznych(5). Konfiguracji osoby dokonuje się na podstawie wypełnionych przez osobę dokumentów.
Standardowo zaznaczanymi ubezpieczeniami na "Tak" bez względu na wysokość wynagrodzenia są:
1. Ubezpieczenia społeczne tzn:
a) emerytalne,
b) rentowe,
c) chorobowe,
d) wypadkowe,
e) FP (Fundusz pracy - bez względu na wysokość minimalnego wynagrodzenia z uwagi na sp. z o.o.) oraz,
f) FGŚP (Fundusz gwarantowany świadczeń pracowniczych).
2. Ubezpieczenie zdrowotne.
Datą powstania obowiązków ubezpieczeniowych co do zasady jest data zawarcia umowy o pracę i rozpoczęcia świadczenia pracy.
UWAGA! Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne wyłącznie dla zleceniobiorców, dla pracowników zawsze pozostaje obowiązkowe.
Standardowym tytułem ubezpieczenia społecznego dla rejestrowanego pracownika jest kod 01 10 00, jednak w zależności od otrzymanych dokumentów od pracownika (np: orzeczenie komisji lekarskiej o niepełnosprawności) może on kończyć się inną cyfrą np: 01, 02, 03. Tytułem dla ubezpieczenia zdrowotnego będzie właściwy kod NFZ województwa, więcej: https://www.nfz.gov.pl/o-nfz/struktura-nfz/identyfikatory-oddzialow-wojewodzkich-nfz/
W przypadku wątpliwości związanych z ubezpieczeniem społecznym lub zdrowotnych zachęcamy Użytkowników do kontaktu z dedykowaną infolinią ZUS dla spraw płatnika składek pod numerem tel. 22 560 16 00.
Informacje Podatkowe
Ostatnim polem do uzupełnienia jest pole, które ma zastosowania wyłącznie przy kwocie wynagrodzenia wolnej od podatku (6). Zgodnie z nowelizacją ustawy o podatku dochodowym od roku 2022 jest to kwota 30 000 zł. Niniejsze pole można uzupełnić wyłącznie w przypadku złożenia przez pracownika stosownego oświadczenia PIT-2.
Ponadto należy pamiętać o stosowanych kosztach uzyskania przychodu - czy praca jest świadczona w miejscowości zamieszkania, czy poza nią oraz o "Uldze bez PIT dla młodych", stosowanej do ukończenia 26 roku życia. Niniejsze informacje będą wynikały z dostarczonego dokumentu PIT-2.
Po uzupełnieniu ww. informacji będzie już możliwe zapisanie wprowadzonych danych oraz następnie pobranie formularza zgłoszeniowego ubezpieczonego (pracownika) ZUS ZUA.
UWAGA! Wypłata na przełomie roku 2021/2022 a Polski Ład
Poruszenia również wymaga okoliczność wypłaty wynagrodzenia za rok 2021 (za miesiąc grudzień) w roku 2022 r. W takim wypadku znaczenie ma moment wypłaty wynagrodzenia, jeżeli wypłata za rok 2021 (za miesiąc grudzień) nastąpi w 2022, taka płatność będzie podlegała już pod żargon prawny z roku 2022.
IV. Dodawanie wynagrodzenia
W celu ewidencji wynagrodzenia, w następnym kroku należy wybrać "Dodaj wynagrodzenie".
Po wyświetleniu się panelu dodawania wynagrodzenia w pierwszej kolejności należy wybrać wcześniej dodaną osobę (pracownika) (1).
Kolejnym krokiem jest wybór okresu rozliczeniowego (2), w którym (ważne) należy wybrać okres którego dotyczyła umowa, nie zaś okres, w którym zostało wypłacone wynagrodzenie tzn. jeżeli osoba świadczyła pracę w maju, zaś wynagrodzenie otrzymała w czerwcu, należy wybrać maj po czym dopiero następnie dodać informację o wypłaconym wynagrodzeniu w czerwcu.
Wśród pozycji wynagrodzenia należy wypełnić nazwę dokumentu zatrudnienia (3), w przypadku umów o pracę będą nim umowy,
Następnie należy wybrać formę zatrudnienia (4) oraz wymiar etatu (5) - w przypadku pracy na część etatu należy zmienić ułamek np. na 1/2 lub 1/3 etatu.
"Domek" należy zaznaczyć w przypadku, gdy praca wykonywana jest w miejscowości tożsamej z siedzibą pracodawcy, zaś "Kalkulator", gdy zastosowanie odnajduje zryczałtowany podatek (umowy na łączną wartość do 200 zł).
Ostatnim krokiem jest uzupełnienie wysokości wynagrodzenia, które nigdy nie może być niższe niż minimalna stawka wynagrodzenia, tj.
a) w 2022r. jest to 3010 zł brutto, minimalna stawka godzinowa 19,70 zł.
b) w 2023r. mają zastosowanie dwie wysokości:
- od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 jest to 3490 zł brutto, minimalna stawka godzinowa 22,80 zł.
- od 1 lipca do 31 grudnia 2023 jest to 3490 zł brutto, minimalna stawka godzinowa 23,50 zł.
c) w 2024r. mają zastosowanie dwie wysokości:
- od 1 stycznia do 30 czerwca 2024 jest to 4242 zł brutto, minimalna stawka godzinowa 27,70 zł.
- od 1 lipca do 31 grudnia 2024 jest to 4300 zł brutto, minimalna stawka godzinowa 28,10 zł.
Dodane oraz zapisane wynagrodzenie przed jego zatwierdzeniem jest edytowalne, w celu jego edycji należy kliknąć "Wynagrodzenia" i "Podgląd".
Podgląd pozwala również na podejrzenie informacji dotyczącej PIT lub ZUS (1), skopiowanie wynagrodzenia (2) jego zatwierdzenie (3) oraz podejrzenie sposobu księgowania (4).
Otwierając informacje PIT lub ZUS, można również skontrolować stawki podatku, składek, sposób ich obliczenia. Rozwijając zaś poszczególne pozycje kliknięciem strzałki z lewej strony, podejrzeć można podstawy poszczególnych składek ubezpieczenia, co może być szczególnie pomocne w przypadku składania raportów miesięcznych do ZUS.
W danych księgowych można również skontrolować w jaki sposób zapisywane będzie wynagrodzenie na poszczególnych kontach księgowych, zakładka rejestr VAT zawsze natomiast będzie pusta z uwagi na jej techniczny charakter.
Po dokonaniu naliczenia wynagrodzenia, przed rozliczeniem PIT oraz ZUS, należy zaewidencjonować wypłatę wynagrodzenia.
Wypłatę wynagrodzenia możemy w systemie oznaczyć po sprawdzeniu poprawności wyliczonej przez system kwoty, która będzie pochodną konfiguracji osoby (2). W celu oznaczenia wypłaty należy ustawić datę wypłaty wynagrodzenia, która musi pokrywać się z datą faktycznej jego płatności. Jeżeli płatność nastąpiła gotówką należy domyślną formę płatności przelew zmienić na gotówkę (4).
UWAGA! Zgodnie z kodeksem pracy najpóźniejsza wypłata wynagrodzenia może nastąpić do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu świadczenia pracy, tego dnia wynagrodzenie musi zatem znaleźć się już na rachunku bankowym pracownika. Domyślną formą wypłaty wynagrodzenia jest przelew na rachunek bankowy, wypłata w formie gotówkowej może nastąpić w drodze wyjątku wyłącznie na pisemny wniosek pracownika. Nieprzestrzeganie niniejszych wymogów może być przedmiotem kary!
V. Rozliczenie PIT I ZUS
W celu finalizacji rozliczenia należy przejść do panelu Rozliczenie PIT i ZUS (1) oraz wybrać odpowiedni miesiąc (2), czyli ten, w którym wynagrodzenie zostało wypłacone. =
UWAGA! W przypadku wypłacenia wynagrodzenia za maj w czerwcu jak w niniejszym przykładzie, oraz w przypadku braku wypłaty wynagrodzenia datowanej na maj, rozliczenie PIT i ZUS majowe będzie zerowe, zaś wartości system zakwalifikuje w czerwcu, więcej.
W przypadku zatem wypłaty wynagrodzenia w miesiącu następującym po miesiącu pracy zapłata PIT i ZUS zawsze będzie przesunięta o miesiąc i w przypadku omówionym w niniejszym wpisie termin PIT i ZUS upływa odpowiednio 15 i 20 lipca.
Z uwagi na płynność ewidencji zawsze zalecane jest wypłacanie wynagrodzenia w miesiącu świadczonej pracy np: z ostatnim dniem miesiąca.
Zwracamy uwagę, że należy bezwzględnie pamiętać, aby rozliczenia PIT i ZUS dokonać dopiero po uzupełnieniu, zatwierdzeniu i zapłaceniu wszystkich wynagrodzeń z danego miesiąca.
W kolejnym kroku można zobaczyć wysokość wyliczonych sumarycznych składek (1), a następnie zatwierdzić rozliczenie (2). Gdyby system nie pozwolił na zatwierdzenie rozliczenia, najprawdopodobniej oznacza to, że nie zostało opłacone lub zatwierdzone jedno z dodanych wynagrodzeń.
Po zatwierdzeniu rozliczenia na dole strony pojawią się dodatkowe panele, które pozwolą na sprawdzenie kwot płatności podatku oraz składek. Płatności oznaczamy przez wybranie daty faktycznej płatności należności i jej formy (1 i 2).
Po zatwierdzeniu rozliczenia (3), można pobrać listy płac oraz formularze ZUS (4). Jednocześnie pojawi się ikonka "dane księgowe" - w której odnajdziemy sposób ewidencji rozliczenia.
