Jak wystawić fakturę pro-formę?

W obrocie często można spotkać się z zaproszeniem do zawarcia transakcji, takim dokumentem, który nie jest dokumentem księgowym (zatem nie podlega ewidencji księgowej i ma charakter wyłącznie techniczny) jest faktura pro-forma.

Jak wystawić fakturę pro-formę sprzedażową?

By wystawić fakturę pro-formę należy kliknąć przycisk “Wystaw proformę” znajdujący się w górnym menu lub w lewym menu.

Dalej naszym oczom powinien się ukazać poniższy widok.

Wygląd strony podzielony został na 5 sekcji, w celu łatwiejszej nawigacji: DANE KONTRAHENTA, DANE PODSTAWOWE, DANE PŁATNOŚCI, POZYCJE oraz INFORMACJE DODATKOWE.

1) Sekcja dane kontrahenta

W sekcji tej wypełniamy dane kontrahenta, dla którego chcemy wystawić fakturę.

a) Dodawanie kontrahenta

Dane kontrahenta w systemie można uzupełnić ręcznie lub automatycznie korzystając z integracji systemu z GUS-em. Ręczne dodawanie kontrahenta polega na uzupełnieniu manualnym wypełnieniu formularza o kontrahencie.

Kontrahentów można podzielić na trzy typy:

- przedsiębiorców,

- jednostki z sektora publicznego oraz 

- osoby fizyczne (konsumentów).

Przedsiębiorcy oraz jednostki z sektora publicznego

Dane kontrahenta w systemie najlepiej jest uzupełniać automatycznie korzystając z integracji systemu z GUS-em. W przypadku transakcji z przedsiębiorcą lub jednostką z sektora publicznego najczęściej będziemy korzystać z GUS.

W przypadku jednostki z sektora publicznego może pojawić się potrzeba wskazania odbiorcy lub płatnika, w takim wypadku najlepiej jest postępować zgodnie z:

https://pomoc.fakturomania.pl/support/solutions/articles/36000132082-dane-szczeg%C3%B3%C5%82owe-kontrahenta-dodatkowy-odbiorca-p%C5%82atnik-na-fakturze

Osoby fizyczne

W przypadku transakcji z osobą fizyczną, gdy jest wystawiana faktura bez NIP w niniejszym polu należy uzupełnić słowo "brak". W przypadku takiej transakcji wszystkie dane kontrahenta należy uzupełnić manualnie, tutaj pomocny może okazać się materiał:

https://pomoc.fakturomania.pl/support/solutions/articles/36000129691-jak-wystawi%C4%87-faktur%C4%99-bez-nip-np-dla-osoby-fizycznej-

b) Wyszukiwanie z GUS-u

Klikając przycisk “SZUKAJ W GUS” będziemy w stanie odnaleźć kontrahenta po numerze NIP. Jest to możliwe dzięki integracji systemu z bazą GUS-u. Po wpisaniu NIPu należy kliknąć przycisk "SZUKAJ".

c) Zapisywanie kontrahenta

Wszystkich kontrahentów – bez względu na to czy zostali dodani ręcznie, czy też poprzez wyszukiwarkę GUS-u, można zapisać w systemie, aby następnym razem nie wpisywać danych na nowo. W tym celu, po uzupełnieniu danych o kontrahencie, należy kliknąć przycisk “Zapisz”.

d) Wybór kontrahenta z listy

Aby skorzystać z listy zapisanych wcześniej kontrahentów w bazie, wystarczy zaznaczyć kursorem pole tekstowe “Wybierz kontrahenta”. W polu tym wyszukać można ręcznie, po ciągach znaków (np. “FAKTUROMANIA”) lub po NIP-ie.

2) Sekcja dane podstawowe:

W tej sekcji należy uzupełnić podstawowe informacje o fakturze.

a) Data wystawienia

Jest to data, z którą wystawiamy fakturę proformę. Data ta nie może być wcześniejsza niż data wystawienia ostatniej zapisanej faktury proformy. Jeśli warunek ten nie zostanie spełniony wyskoczy nam komunikat o błędzie co spowoduje brak możliwości zapisania takiego dokumentu. Jest to spowodowane ustawowym wymogiem chronologiczności faktur.

Jeżeli chcesz "pominąć" systemową walidację chronologiczności - możesz zaznaczyć opcję "Własny numer" i zapisać fakturę proformę z własnym numerem.

b) Data sprzedaży

Jest to data, z którą dokonujemy operacji gospodarczej - świadczenia usługi lub dostawy towaru. System bada ustawową poprawność tej daty w odniesieniu do daty wystawienia.

c) Termin płatności

Termin ten oznacza datę, do której kontrahent powinien dokonać zapłaty. Jeżeli faktura proforma nie jest oznaczona jako opłacona, data ta nie będzie użyta przez system.

Maksymalny termin płatności w 2020 r. wynosi co do zasady 30 dni, natomiast zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych z dnia 8 marca 2013 r. - art. 7 ust. 2, termin zapłaty określony w umowie między kontrahentami nie może przekraczać 60 dni, liczonych od dnia doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku, potwierdzających dostawę towaru lub wykonanie usługi, chyba że strony w umowie wyraźnie ustalą inaczej i pod warunkiem, że ustalenie to nie jest rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela, z wyłączeniem ust. 2a tożsamego art. ustawy.

d) Status płatności

W tym miejscu oznaczyć możemy czy dana faktura proforma została zapłacona czy też nie.

Forma płatności:

Forma płatności to sposób zapłaty za daną fakturę proformę.
Do wyboru mamy następujące formy płatności dla faktur proform:

• gotówka,
• za pobraniem,
• przelew,
• karta,
• płatność online,
• środki prywatne (gotówka) bez prowadzenia raportu kasowego .

3) Sekcja produkty | GTU (od 1 października 2020 r.)

W niniejszej części definiujemy przedmiot transakcji. Niektóre typy sprzedaży od 1 października 2020 r. podlegają obowiązkowi wykazywania specyficznych oznaczeń w pliku JPK_V7M/V7K. Z tego powodu wprowadzona w systemie aktualizacja wymaga od użytkownika zdefiniowania "produktu" (towaru lub usługi) z oznaczeniem odpowiedniego kodu GTU lub jego braku.

Od 1 października należy zatem najpierw utworzyć produkt, następnie wprowadzając pozycje wybrać go z listy produktu.

a) Tworzenie produktu

Nazwa - w niniejszym polu należy uzupełnić nazwę świadczonej usługi lub sprzedawanego towaru;

CN / PKOB - pole nieobowiązkowe, które dotyczy specyficznych transakcji, oznaczenie kodu ułatwia weryfikację prawidłowości zastosowanej stawki VAT, obecnie obowiązuje nowa matryca stawek VAT więcej: https://www.gov.pl/web/finanse/nowa-matryca-stawek-vat;

GTU - nowe oznaczenia transakcji związanych z wprowadzeniem struktury plików JPK_V7/7K. Poniżej znajduje się zestawienie kodów wskazanych przez ustawodawcę, szczegółowe informacje dotyczące klasyfikacji GTU można również odnaleźć na stronie Ministerstwa klikając tutaj.

Znaczniki GTU należy stosować dla ściśle zdefiniowanych typów operacji, o których mowa w ustawie od towarów i usług tj:

• GTU_01- Dostawa napojów alkoholowych - alkoholu etylowego, piwa, wina, napojów fermentowanych i wyrobów pośrednich, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym.
• GTU_02- Dostawa towarów, o których mowa w art. 103 ust. 5aa ustawy.
• GTU_03- Dostawa oleju opałowego w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym oraz olejów smarowych, pozostałych olejów o kodach CN od 2710 19 71 do 2710 19 99, z wyłączeniem wyrobów o kodzie CN 2710 19 85 (oleje białe, parafina ciekła) oraz smarów plastycznych zaliczanych do kodu CN 2710 19 99, olejów smarowych o kodzie CN 2710 20 90, preparatów smarowych objętych pozycją CN 3403, z wyłączeniem smarów plastycznych objętych tą pozycją.
• GTU_04- Dostawa wyrobów tytoniowych, suszu tytoniowego, płynu do papierosów elektronicznych i wyrobów nowatorskich, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym.
• GTU_05- Dostawa odpadów - wyłącznie określonych w poz. 79-91 załącznika nr 15 do ustawy.
• GTU_06- Dostawa urządzeń elektronicznych oraz części i materiałów do nich, wyłącznie określonych w poz. 7-9, 59-63, 65, 66, 69 i 94-96 załącznika nr 15 do ustawy.
• GTU_07- Dostawa pojazdów oraz części samochodowych o kodach wyłącznie CN 8701 - 8708 oraz CN 8708 10.
• GTU_08- Dostawa metali szlachetnych oraz nieszlachetnych - wyłącznie określonych w poz. 1-3 załącznika nr 12 do ustawy oraz w poz. 12-25, 33-40, 45, 46, 56 i 78 załącznika nr 15 do ustawy.
• GTU_09- Dostawa leków oraz wyrobów medycznych - produktów leczniczych, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych, objętych obowiązkiem zgłoszenia, o którym mowa w art. 37av ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. - Prawo farmaceutyczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 499, z późn. zm.).
• GTU_10- Dostawa budynków, budowli i gruntów.
• GTU_11- Świadczenie usług w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych, o których mowa w ustawie z dnia 12 czerwca 2015 r. o systemie handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1201 i 2538 oraz z 2019 r. poz. 730, 1501 i 1532).
• GTU_12- Świadczenie usług o charakterze niematerialnym - wyłącznie: doradczych, księgowych, prawnych, zarządczych, szkoleniowych, marketingowych, firm centralnych (head offices), reklamowych, badania rynku i opinii publicznej, w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych.
• GTU_13- Świadczenie usług transportowych i gospodarki magazynowej - Sekcja H PKWiU 2015 symbol ex 49.4, ex 52.1.

b) Wybranie produktu

Po dodaniu produktu możemy następnie wybrać go z listy wybierając "Wybierz produkt".

4) Sekcja Informacje dodatkowe

W tej części możemy dodać dodatkowe informacje, zazwyczaj nietypowe, które stanowią wyjątek od reguły – np. informacje o mechanizmie podzielonej płatności (transakcje z zakresu załącznika nr. 15 do ustawy o VAT), sprzedaży wysyłkowej (art. 23 ustawy o VAT), usługach elektronicznych (art. 28k ustawy o VAT) lub transakcjach powiązanych (art. 32 ust. 2 pkt. 1 ustawy o VAT).

5) Wystawienie Faktury 

Z panelu listy proform istnieje możliwość wystawienia faktury wybierając "Opcje" przy dokumencie, następnie "Wystaw Fakturę".