Kontrahenta w systemie można dodać wybierając w lewym menu w sekcji "Kontrahenci" opcję "Dodaj Kontrahenta" lub po prawej stronie odpowiedni kafelek.
Dalej powinien ukazać się widok panelu kontrahentów.
Wygląd strony podzielony został na kilka sekcji i tak też tutaj możemy wyróżnić sekcję obowiązkową oraz sekcje nieobowiązkowe:
I. Sekcja obligatoryjna
a) Dane kontrahenta - tutaj będą znajdowały się dane dotyczące wprowadzanego podmiotu.
II. Sekcje opcjonalne
b) Dane odbiorcy - sekcja wykorzystywana najczęściej przy transakcjach z jednostkami samorządu terytorialnego, w przypadku konieczności jej użycia pomocny może okazać się materiał Dane szczegółowe kontrahenta | Dodatkowy odbiorca/płatnik na fakturze
c) Dane adresowe
d) Dane do faktur - w tej sekcji możemy uzupełnić dane, które będą używane przy wystawianiu faktury dla konkretnego kontrahenta. W takim wypadku, po wyborze kontrahenta z listy dane automatycznie zostaną podsunięte, jest to opcja najczęściej wykorzytywana jeżeli nasze przedsiębiorstwo ma kilka dedykowanych rachunków bankowych dla danego typu operacji/transakcji.
e) Dane kontaktowe
1) Jakich kontrahentów możemy wyróżnić?
Kontrahentów można podzielić na trzy typy:
a) przedsiębiorców,
b) jednostki z sektora publicznego oraz
W tych przypadkach dane kontrahenta w systemie najlepiej jest uzupełniać automatycznie korzystając z integracji systemu z GUS-em. W przypadku transakcji z przedsiębiorcą lub jednostką z sektora publicznego najczęściej będziemy korzystać z GUS.
W przypadku jednostki z sektora publicznego może pojawić się potrzeba wskazania odbiorcy lub płatnika, w takim wypadku najlepiej jest postępować zgodnie z Dane szczegółowe kontrahenta | Dodatkowy odbiorca/płatnik na fakturze
c) osoby fizyczne (konsumentów).
W przypadku transakcji z osobą fizyczną, gdy jest wystawiana faktura bez NIP w niniejszym polu należy uzupełnić słowo "brak". W przypadku takiej transakcji wszystkie dane kontrahenta należy uzupełnić manualnie, tutaj pomocny może okazać się materiał Jak wystawić fakturę bez NIP dla osoby fizycznej?
2) Jak wyszukać kontrahenta po NIP?
Pobrać dane kontrahenta można wybierając przycisk “SZUKAJ W GUS”, tutaj będziemy w stanie odnaleźć kontrahenta po numerze NIP. System Fakturomanii korzysta z integracji z bazą GUS-u, po wpisaniu NIPu należy kliknąć przycisk "SZUKAJ".
Następnie wszystkich kontrahentów – bez względu na to czy zostali dodani ręcznie, czy też poprzez wyszukiwarkę GUS-u, można zapisać w systemie, aby następnym razem nie wpisywać danych na nowo. W tym celu, po uzupełnieniu danych o kontrahencie, należy kliknąć przycisk “Zapisz”.
3) Jak dodać kontrahenta bez NIP?
Obecnie w aplikacji pole "NIP" jest obowiązkowe i nie ma możliwości jego pominięcia. Niniejszy obowiązek wynika z wymogów dokumentacyjnych struktur logicznych (np. JPK_V7), tutaj wytyczne Ministerstwa wskazują, że w przypadku wystawienia Faktury VAT dla konsumenta, w polu NIP należy uzupełnić słowo "brak". Tożsamą regułę stosuje się do innych dokumentów wprowadzanych z danymi konsumenckimi (np: dokumentów kosztowych).
Przykładowo uzupełnione dane:
W miejscu nazwy(1) należy wpisać imię i nazwisko(w przypadku osoby fizycznej), następnie uzupełnić nazwę z numerem ulicy(2), kod pocztowy(3) oraz nazwę miasta(4).
Dla osób fizycznych lub firm, które nie posiadają NIP, należy pole uzupełnić słowem "BRAK"(5).
Jeżeli nie jest to pierwszy kontrahent będący osobą fizyczną - zatem bez NIP, pojawi się komunikat systemowy, w takim wypadku należy wybrać "Zapisz nowego".
