W rozliczeniu podatkowym w przedmiocie sprzedaży dla osób fizycznych, możemy wyróżnić 3 główne sposoby ewidencjonowania takich transakcji:

1) przez kasę fiskalną, która co do zasady jest obowiązkowa, gdy pojawiają się transakcje gotówkowe oraz sprzedaż w obrębie tzw. "rynku wrażliwego", szczegółowo sposób ewidencji został opisany:
https://pomoc.fakturomania.pl/support/solutions/articles/36000218017-jak-doda%C4%87-raport-z-kasy-fiskalnej-kasa-fiskalna

2) przez sprzedaż bezrachunkową, która co do zasady jest możliwa do zastosowania jeżeli nie ma sprzedaży gotówkowej albo alternatywnie

3) przez wystawianie Faktur*, który to sposób również co do zasady jest możliwy do zastosowania jeżeli nie ma sprzedaży gotówkowej, szczegółowo sposób ewidencji został opisany w:
https://pomoc.fakturomania.pl/support/solutions/articles/36000218018-jak-wystawi%C4%87-faktur%C4%99-sprzeda%C5%BCy-kody-gtu


I. Kiedy istnieje możliwość skorzystania ze zwolnienia z obowiązku prowadzania ewidencji sprzedaży dla osób fizycznych przy pomocy kasy fiskalnej?


Odpowiedź na niniejsze pytanie odnajdziemy w §3 oraz §4 rozporządzenia Ministra Finansów z 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20210002442


1) Ze zwolnienia nie możemy skorzystać jeżeli nasza działalność jest związana z tzw. "rynkiem wrażliwym" lub występuje szeroko pojęty obrót gotówkowy. W §4 pkt 1) rozporządzenia odnajdujemy wyliczenie, mówiące, że ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania, [...] nie można skorzystać w przypadku, gdy dokonuje się dostawy towarów (sprzedaży): 

a) gazu płynnego, 

b) części do silników (CN 8409 91 00 i 8409 99 00), 

c) silników do napędu pojazdów i motocykli, silników spalinowych tłokowych z zapłonem iskrowym i samoczynnym do różnego rodzaju jednostek, w tym motocykli (CN 8407 i 8408), 

d) nadwozi do pojazdów silnikowych (CN 8707), 

e) przyczep i naczep (CN 8716 10, 8716 31 00, ex 8716 39, 8716 40 00); kontenerów (CN 8609 00), 

f) części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (CN 8716 90), 

g) części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (CN 8708 i 9401 90 80), z wyłączeniem motocykli, to jest do: ciągników; pojazdów silnikowych do przewozu dziesięciu lub więcej osób z kierowcą; samochodów i pozostałych pojazdów silnikowych przeznaczonych zasadniczo do przewozu osób, włącznie z samochodami osobowo- -towarowymi (kombi) oraz samochodami wyścigowymi; pojazdów silnikowych do transportu towarów; pojazdów silnikowych specjalnego przeznaczenia, innych niż te zasadniczo przeznaczone do przewozu osób lub towarów, w szczególności: pojazdów pogotowia technicznego, dźwigów samochodowych, pojazdów strażackich, betoniarek samochodowych, zamiatarek, polewaczek, przewoźnych warsztatów, ruchomych stacji radiologicznych, 

h) komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych oraz silników elektrycznych, prądnic i transformatorów (PKWiU ex 26 i ex 27.11),

i) sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1), j) wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej „ustawą”, 

k) zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych, Dziennik Ustaw – 3 – Poz. 2442 

l) wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol CN, 

m) wyrobów tytoniowych (CN 2401, 2402, 2403), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów, 

n) napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5% (bez względu na kod CN), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów, 

o) perfum i wód toaletowych (CN 3303 00 10, 3303 00 90), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów; 


W §4 pkt 2) rozporządzenia odnajdujemy również wyliczenie dotyczące rodzaju świadczonych usług i tutaj ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania, [...] nie można skorzystać w przypadku, gdy dokonuje się świadczenia usług: 

a) przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 15 i 16 załącznika do rozporządzenia, 

b) taksówek (PKWiU 49.32.11.0), z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą, 

c) naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, 

d) w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów, 

e) w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów, 

f) w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 48 załącznika do rozporządzenia, 

g) prawniczych, z wyłączeniem usług określonych w poz. 27 załącznika do rozporządzenia, 

h) doradztwa podatkowego, 

i) związanych z wyżywieniem (PKWiU ex 56.10, PKWiU 56.21, PKWiU ex 56.29, PKWiU ex 56.30), wyłącznie: – świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz – usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering),

j) fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych, 

k) kulturalnych i rozrywkowych – wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe, 

l) związanych z rozrywką i rekreacją – wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne, 

m) mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0), w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej). 


2) W tym samym rozporządzeniu a dokładnie w jego załączniku odnajdujemy jednak tabelę, która wskazuje nam kiedy można zastosować zwolnienie. W części drugiej tabeli odnaleźć możemy szereg sytuacji zezwalających na uproszeczenie prowadzonej ewidencji, a wśród nich najpopularniejsze podstawy - dotyczącą sprzedaży towarów w systemie wysyłkowym lub usług online.


W pkt. 36 tabeli z załącznika odnajdujemy, że czynnością zwolnioną będzie "Dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo- -kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres)." 

- najczęściej będzie to zatem sprzedaż wyrobów za pośrednictwem stron internetowych lub portali aukcyjnych.


W pkt. 37 tabeli z załącznika odnajdujemy, że czynnością zwolnioną będzie "Świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła."

- najczęściej będzie to zatem sprzedaż aplikacji lub dostępów do różnych serwisów online.


* Problematyka dotycząca faktur 

Z uwagi na brak jednoznacznego doprecyzowania przepisów ustawowych w zakresie faktycznej formy/kształtu prowadzonej ewidencji, powstaje wątpliwość, czy ze względu na istniejącą możliwość dokonywania ewidencji transakcji z osobami fizycznymi przez wystawianie Faktur, bazując na takich wystawionch Fakturach można utworzyć zbiorczą ewidencję bezrachunkową, która składać się będzie z wystawionych Faktur?


W nielicznych materiałach Ministerstwa Finansów odnajdujemy odpowiedź raczej negatywną, przykładowo zgodnie z informacjami z broszury struktury JPK_V7 należy wybrać jedną z opcji - albo wystawianie Faktur dla osób fizycznych albo ewidencję sprzedaży w postaci zestawienia dokonywanych transakcji na rzecz osób fizycznych (ten jako jeden dokument zbiorczy). W obliczu problematyki ustalenia formy wydawania "potwierdzenia zakupu" takiej kupującej osobie, należy przyjąć, że wystarczającym dowodem może być automatycznie wysyłana korespondencja potwierdzająca dokonanie zakupu i złożenie zamówienia posiadająca wszystkie dane identyfikujące transakcję czyli conajmniej przedmiot zamówienia, datę i formę płatności oraz dane identyfikujące kupującego.


Najczęściej z takich platform sprzedażowych ewidencja bezrachunkowa może zostać wygenerowana w formie tabelarycznej w formacie CSV/XLSX i składa się z numerów poszczególnych zamówień z uwzględnieniem ww. danych (być może poza przedmiotem zamówienia, który to przedmiot będzie uszczegółowiony w jakimś innym rejestrze).


Niemniej jednak w przypadku chęci skorzystania ze zbiorczej ewidencji bezrachunkowej, w niniejszej sprawie warto jest poruszyć zagadnienie z Krajową Informacją Skarbową działającą przy Ministerstwie Finansów (działem VAT) i potwierdzić czy zbiorcza ewidencja przez Państwa zaprowadzona, spełnia wymogi stawiane przez rozporządzenie w sprawie zwolnienia z prowadzenia kas fiskalnych.


W niniejszym materiale zostanie opisany sposób wprowadzania ewidencji sprzedaży bezrachunkowej.


II. Zwolnienie z kasy fiskalnej - ewidencja sprzedaży bezrachunkowej

 

Postępowanie w przypadku ewidencji sprzedaży bezrachunkowej jest bardzo podobne do ewidencji raportu z kasy fiskalnej. W celu dodania ewidencji sprzedaży bezrachunkowej w systemie, należy kliknąć przycisk “Dodaj raport” znajdujący się w lewym menu w module sprzedaży.

Następnie ukaże nam się widok ewidencji dokumentu. Widok ten składa się z 3 części:

  • dane podstawowe,
  • dane płatności,
  • pozycje.


III. Dane podstawowe

W tej części należy uzupełnić dane podstawowe, które musi zawierać taka ewidencja bezrachunkowa.

1) Nr Ewidencji

W przypadku dokumentu wewnętrznego zazwyczaj numeracja prowadzona pochodzi z danego okresu np: "ZEB 1/2020", "ZEB" od "Zbiorcza ewidencja bezrachunkowa".

2) Data wystawienia i data sprzedaży

Inaczej data sporządzenia zbiorczej ewidencji bezrachunkowej. Data ta nie może być wcześniejsza niż data sprzedaży. Jeżeli jednak warunek ten nie zostanie spełniony pojawi się komunikat o błędzie, a co za tym idzie nie będzie możliwości zapisania niniejszego raportu w systemie.

Zbiorczą ewidencję sprzedaży bezrachunkowej prowadzi się zazwyczaj miesięcznie, datą sprzedaży w dokumencie zbiorczym jest co do zasady ostatni dzień miesiąca.

3) Płatność - wyłączny obrót bezgotówkowy - mamy możliwość ewidencji raportu miesięcznego, sumarycznego dla całego okresu rozliczeniowego. W takim wypadku datę wystawienia oraz sprzedaży uzupełniamy zgodnie z przygotowaną ewidencją bezrachunkową (zazwyczaj ostatni dzień miesiąca), zaś datę płatności wybieramy na 1 dzień miesiąca. 

Całość utargu, niezależnie od okoliczności czy sprzedaż została uregulowana kartą, czy za pomocą serwisu płatniczego, czy też przelewem bezpośrednio na rachunek bankowy, uzupełniamy w polu "Płatność online".

W celu wprowadzenia przelewów rozliczeniowych czy to od pośrednika płatności ( np: system płatności online typu przelewy24/payU/dotpay/tPay), czy bezpośrednio od kupujących osób fizycznych - należy posłużyć się modułem "Finanse".

- Dodawanie wpływów - Moduł Finanse - Wpływ środków w drodze do banku

W momencie, gdy pośrednik przeleje nam środki na rachunek bankowy - stają się one dostępne dla firmy.
Taką operację można w aplikacji zaewidencjonować posługując się modułem "Finanse".

Dla ewidencji niniejszych wpływów, które wpływają na rachunek bankowy, będziemy używać modułu "Finanse" przez opcję typu operacji wybierając "wpływ środków w drodze do banku", gdzie musimy uzupełnić dokument źródłowy z którego wynika operacja (zazwyczaj wyciąg bankowy za konkretny okres w formie WB MM/RRRR), kwotę oraz datę.

IV. Pozycje

W tej części wpisujemy sumy dotyczące danych stawek VAT. Można wpisać wartość netto, cenę netto albo wartość brutto. Nie ma to większego znaczenia, gdyż system wyliczy pozostałe wartości, ważne jednak aby w podsumowaniu były identyczne jak na dowodzie źródłowym - ZEB.



V. Konieczne Informacje dodatkowe | Oznaczenie "WEW"

W tej części możemy dodać dodatkowe informacje – np. indywidualne oznaczenie wprowadzanego dokumentu na potrzeby prowadzącego księgowość lub oznaczenie zbiorczego zestawienia sprzedaży. W przypadku prowadzenia zbiorczej ewidencji bezrachunkowej konieczne jest oznaczenie pola "Sprzedaż bez użycia kasy rejestrującej" na "Tak".


Następnie w celu zapisania klikamy w przycisk “ZAPISZ” znajdujący się na dole strony.

Więcej informacji na temat zwolnienia z prowadzenia kasy fiskalnej mogą Państwo uzyskać również na stronie Ministerstwa pod adresem https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00243