Większość operacji związana jest pośrednio lub bezpośrednio z finansami, dlatego w Fakturomanii ewidencji operacji przepływów pieniężnych w formie gotówkowej lub bezgotówkowej można przeprowadzać w kilku miejscach. W pełnej księgowości, a zatem również w spółce z o.o. bardzo ważnym jest, aby przepływy finansowe dodawać zgodnie z faktycznymi datami oraz zgodnie z wyciągiem bankowym.
Niniejszy materiał przedstawia najistotniejsze kwestie związane z zarządzaniem finansami w systemie, w niniejszym wpisie poruszone zostaną zagadnienia w podziale na część teoretyczną i tą ciekawszą praktyczną, wpis rozpocznie się od części praktycznej.
AD. 1 Część praktyczna
I. Gdzie znajdują się informacje podsumowujące o środkach pieniężnych w systemie?
II. Jakie operacje można ewidencjonować w module Finansów?
III. Jak weryfikować i sprawdzać dodane płatności w systemie?
AD. 2 Część teoretyczna
IV. W jakich miejscach w systemie można uzupełniać płatności i jakie wyróżniamy formy płatności?
V. Jakie komunikaty mogą występować w związku z płatnościami?
AD. 1 Część praktyczna
I. Dane o stanie środków, czyli gdzie znajdują się podsumowania o środkach pieniężnych?
Niezwykle ważną rzeczą jest, aby salda środków w systemie odpowiadały stanu faktycznemu, z tego względu informacje o stanie środków można w Fakturomanii odnaleźć w dwóch miejscach:
1) Informacje ogólne w głównym panelu po zalogowaniu w systemie wybierając "Informacje", w którym to miejscu odnajdziemy informację podsumowującą na dzień bieżący. W tym miejscu system uwzględnia wszystkie dodane transakcje do aktualnego dnia włącznie, jeżeli zatem jakaś operacja nie została w systemie dodana, nie będzie również uwzględniona.
2) Informacje szczegółowe w module Finansów w sekcji "Podsumowanie dostępnych środków", w której możemy wybrać interesującą nas datę, tutaj możemy wyróżnić a) dane bieżące oraz b) dane na konkretny dzień.
a) Dane bieżące
W panelu głównym systemu znajduje się informacja o dostępnych środkach na dzień dzisiejszy.
b) Dane na konkretny dzień
Środki można też sprawdzić na konkretny dzień, w celu ich odnalezienia należy najpierw udać się do modułu Finansów, gdzie w tym celu wystarczy kliknąć „Finanse” w lewym menu.
Następnie po wybraniu modułu Finanse w polu z datą wybieramy datę, która nas interesuje.
System automatycznie pokaże nam:
- stan w kasie - gotówki przy prowadzeniu raportu kasowego,
- stan w banku - sumaryczne saldo środków na wszystkich rachunkach bankowych oraz
- stan środków w drodze - mogący pełnić różne funkcje, najczęściej środki znajdujące się u pośrednika płatności/kuriera lub ewentualne środki gotówkowe przy braku prowadzenia raportu kasowego (niesformalizowana gotówka).
II. Jakie operacje można ewidencjonować w module Finansów?
Moduł Finansów odnajdziemy w lewym menu po wybraniu "Finanse". Wszystkie wprowadzone przez moduł Finanse operacje można odnaleźć w module UAT w dacie operacji wybierając UAT > Lista UAT > właściwy miesiąc lub kwartał.
Operacjami przepływów pieniężnych, które można zaewidencjonować przy pomocy niniejszego modułu są:
1) Wpłata gotówki do banku - opcja służąca ewidencji wpłaty gotówkowkowej na rachunek bankowy w przypadku prowadzenia raportu kasowego (nie jest to raport z kasy fiskalnej). Najczęściej będzie to wpłata środków we wpłatomacie lub placówce bankowej.
2) Wpłata gotówki do środków w drodze - opcja najczęściej służąca ewidencji przepływu środków między sformalizowaną a niesformalizowaną gotówką lub przekazaniu sformalizowanej gotówki członkowi zarządu.
3) Wypłata gotówki z banku - służąca ewidencji wypłaty gotówkowej w przypadku prowadzenia raportu kasowego (nie jest to raport z kasy fiskalnej). Najczęściej będzie to wypłata środków w bankomacie lub placówce bankowej.
4) Wypływ środków z banku do środków w drodze - wariant służący najczęściej ewidencji wypłaty środków z rachunku bankowego do nieformalnej gotówki, albo przelewu środków z rachunku bankowego do pośrednika/operatora płatności.
5) Wpływ środków w drodze do banku - opcja służąca dodaniu środków, które wpłynęły nam na rachunek bankowy najczęściej od operatora płatności.
Środki opłacone przez kupujących przy transakcjach sprzedaży w formach płatności "za pobraniem", "karta" lub "płatność online" są to tzw. "środki w drodze" znajdujące się u pośrednika płatności lub przykładowo kuriera. Oznacza to, że do momentu, aż pośrednik przekaże nam te środki na rachunek bankowy - nie będą one dostępne co do zasady dla nas do użytku, z tego względu są one ewidencjonowane na odrębnym koncie o numerze "135" - jako tzw. "środki w drodze".
W momencie, gdy pośrednik przeleje nam środki na rachunek bankowy - stają się one dostępne dla firmy. Taką operację można w aplikacji zaewidencjonować właśnie w module finansów przez opcję "wpływ środków w drodze do banku".
6) Wpływ środków w drodze do gotówki - opcja najczęściej służąca ewidencji przepływu środków między niesformalizowaną a sformalizowaną gotówką lub ewidencji rozliczenia sformalizowanej gotówkowi z utargu z kasy fiskalnej przy prowadzeniu raportu kasowego.
7) Nieokreślony wypływ środków z banku - jest to wariant wykorzystywany najczęściej dla błędnie wykonanego przelewu do kontrahenta lub zwrotu kontrahentowi błędnie przez niego wpłaconych środków. Niniejsze opcja może również służyć dla ewidencji operacji dla których nie otrzymaliśmy Faktury za dokonaną transakcję, gdy jest to tzw. "Transakcja niefakturowana".
8) Nieokreślona wpłata środków do banku - jest to wariant wykorzystywany najczęściej dla ewidencji otrzymanego błędnie wykonanego przelewu od kontrahenta.
9) Wpływ środków do banku od udziałowca - jest to opcja najczęściej wykorzystywana przy operacjach wpłaty gotówkowej we wpłatomacie lub placówce bankowej przy jednoczesnym braku prowadzenia raportu kasowego czyli sformalizowanych rozliczeń gotówkowych (stanowi alternatywę dla środków w drodze) lub wpłaty kapitału zakładowego na rachunek bankowy spółki.
10) Wypływ środków z banku do udziałowca - jest to opcja najczęściej wykorzystywana przy operacjach wypłaty gotówkowej w bankomacie lub placówce bankowej przy jednoczesnym braku prowadzenia raportu kasowego czyli sformalizowanych rozliczeń gotówkowych (stanowi alternatywę dla środków w drodze), oraz gdy spółka zwraca środki osobie, która dokonała płatności za wydatek spółki z majątku prywatnego zwłaszcza wspólników, członków zarządu lub osób reprezentujących spółkę.
Przy wszystkich wskazanych operacjach należy uzupełnić dane dotyczące dokumentu źródłowego wskazując konkretny wyciąg bankowy np: WB 4/2023, zawsze należy uzupełnić faktyczną kwotę operacji oraz datę transakcji.
System automatycznie zweryfikuje czy dysponujemy odpowiednimi środkami do operacji i w razie braku środków uzyskamy komunikat błędu.
III. Jak weryfikować i sprawdzać dodane płatności w systemie?
Z rozliczeniem każdego miesiąca saldo środków w systemie musi być zgodne z saldem rzeczywistym gotówki lub saldem z wyciągu bankowego (tzw. saldem zamknięcia) na ostatni dzień rozliczeniowy okresu.
Jeżeli zatem na wyciągu bankowym naszego rachunku bankowego w styczniu 2022 z dniem 31 stycznia saldo widniało 1110,20 zł, w Systemie musi również widnieć tożsame saldo, które widoczne jest z poziomu podglądu modułu "Finanse" w polu "Podsumowanie dostępnych środków".
Może jednak zdarzyć się, że saldo jest nieprawidłowe, co w takim wypadku zrobić?
1) Saldo należy w takim wypadku zweryfikować przez odnalezienie przyczyny różnicy, przyczyna może być różna, niemniej najczęściej będzie polegała na braku dodania płatności, albo na błędnie dodanej płatności. Weryfikacji dodanych przepływów możemy dokonać generując zapisy z poszczególnego konta (w aplikacji można wybrać każde konto księgowe, nie tylko 130-01).
W tym celu należy udać się do modułu "Księgowość", następnie wybrać "Dokumenty księgowe" oraz "Zapisy na koncie".
2) Z praktycznego punktu widzenia:
a) Generujemy zapisy z danego okresu np: 01.01.2022-31.01.2022, sortowanie 1 "Data", sortowanie 2 "Data";
b) Drukujemy zapisy, a następnie kładziemy je na biurku;
c) Generujemy wyciąg bankowy z danego okresu np: 01.01.2022-31.01.2022
Z punktu widzenia księgowości, wyciągiem bankowym jest dokument który w "stopce" posiada informacje o podstawie prawnej jego wygenerowania dokumentu - prawa bankowego. Wyciąg bankowy posiada "saldo otwarcia" oraz "saldo zamknięcia", zatem konkretne kwoty otwarcia i zamknięcia miesiąca, dane te również bardzo ułatwiają przeprowadzanie weryfikacji operacji.
d) Drukujemy wyciąg bankowy, a następnie kładziemy go na biurku obok ww. zapisów;
e) Zapisy ze sobą porównujemy.
3) W przypadku dokumentu "Zapisów na koncie 130-01" lub "100".
Sposób odczytania dokumentu:
- to co jest ewidencjonowane po stronie Winien (WN) - oznacza środki, które wpłynęły do firmy,
- to co jest ewidencjonowane po stronie Ma (MA) - oznacza środki, które z firmy wypłynęły.
Zapisy na kontach zespołu 1 (130-01 oraz 100-01) muszą być zgodne z Wyciągiem Bankowym lub Raportem Kasowym.
Saldo konta 240-00001 musi być również zgodne z rzeczywistością, gdy rozliczenie gotówkowe prowadzone jest przez konto rozrachunków z właścicielami przy użyciu metody płatności "Środki prywatne".
4) Poprawienie nieprawidłowości
W przypadku powstania niezgodności nieprawidłowo zaewidencjonowany dokument/operację należy odblokować oraz poprawić lub usunąć.
Tutaj pomocny może okazać się materiał "Błędne saldo środków w aplikacji / saldo rachunku nie zgadza się z rzeczywistością".
AD. 2 Część teoretyczna
IV. W jakich miejscach można uzupełniać płatności oraz jakie formy płatności wyróżniamy?
A. Sekcja płatności
W systemie Fakturomanii wyróżniamy kilka modułów związanych z przepływami pieniężnymi tj. moduł sprzedaży, kosztów, kadr, finansów oraz UAT. W każdym z tych modułów wraz z wprowadzaniem dokumentów należy wprowadzać informacje o płatnościach.
W związku z tym wprowadzając dokument każdorazowo należy oznaczyć status płatności, termin płatności lub datę płatności oraz formę płatności, tak też:
a) Status płatności określa, czy wprowadzony dokument został opłacony, częściowo opłacony czy pozostaje nieopłacony. Jeżeli płatność zostanie oznaczona jako "opłacona", to pole "Termin płatności" zamieni się automatycznie na "Datę faktycznej płatności", data ta musi pokrywać się z datą księgowania/operacji (oba warianty są prawidłowe) znajdującą się na wyciągu bankowym lub datą rzeczywistej płatności przy płatności gotówkowej.
b) Termin płatności (dla wariantu, gdy płatność nie została uregulowana) określa do kiedy płatność powinna zostać wykonana.
Maksymalny termin płatności w 2023r. wynosi co do zasady 30 dni, natomiast zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych z dnia 8 marca 2013 r. - art. 7 ust. 2, termin zapłaty określony w umowie między kontrahentami nie może przekraczać 60 dni, liczonych od dnia doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku, potwierdzających dostawę towaru lub wykonanie usługi, chyba że strony w umowie wyraźnie ustalą inaczej i pod warunkiem, że ustalenie to nie jest rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela, z wyłączeniem ust. 2a tożsamego art. ustawy.
c) Data faktycznej płatności (dla wariantu, gdy płatność została co najmniej częściowo uregulowana) określa kiedy płatność miała miejsce. Data ta musi pokrywać się z datą księgowania/operacji (oba warianty są prawidłowe) znajdującą się na wyciągu bankowym lub datą rzeczywistej płatności przy płatności gotówkowej.
d) Forma płatności określa w jaki sposób nastąpiła płatność, tutaj w zależności od modułu (moduł sprzedaży, kosztów lub kadr) będą występowały różne formy płatności o czym poniżej.
B. Moduły w Fakturomanii i formy płatności
W Fakturomanii wyróżniamy 5 modułów, w których można uzupełniać informacje o płatnościach. Proces dodawania płatności został szczegółowo przedstawiony w materiale "Dodawanie płatności (sprzedaż i koszty)" oraz we wszystkich materiałach bazy wiedzy omawiających sposób rozliczenia poszczególnych operacji gospodarczych. W niniejszym punkcie zostaną omówione wszystkie formy płatności dedykowane dla poszczególnych modułów.
1) Moduł Sprzedaży dla którego wyróżniamy formy płatności:
a) gotówka - służąca ewidencji otrzymanych płatności gotówkowych w przypadku prowadzenia raportu kasowego (nie jest to raport z kasy fiskalnej).
b) za pobraniem - służąca ewidencji operacji uregulowanych przez kupującego przy odbiorze zamówienia.
Środki opłacone w ten sposób, to tzw. "środki w drodze" znajdujące się u pośrednika płatności/kuriera. Oznacza to, że do momentu, aż pośrednik przekaże nam te środki na rachunek bankowy - nie będą one dostępne do użytku, z tego względu są one ewidencjonowane na odrębnym koncie o numerze "135" - jako tzw. "środki w drodze".
W momencie, gdy pośrednik przeleje nam środki na rachunek bankowy - stają się one dostępne dla firmy. Taką operację można w aplikacji zaewidencjonować w zakładce finanse. Dla ewidencji niniejszej operacji, która wpływa na rachunek bankowy, będziemy używać moduł "Finanse" przez opcję "wpływ środków w drodze do banku";
c) przelew - służący ewidencji operacji uregulowanych przez kupującego przelewem;
d) karta - służąca ewidencji operacji uregulowanych przez kupującego kartą;
Podobnie jak przy płatności "za pobraniem" czy "płatność online", środki opłacone w ten sposób są to tzw. "środki w drodze" których wpływ na rachunek bankowy należy odrębnie wprowadzić przez moduł "Finanse";
e) płatność online - służąca ewidencji operacji uregulowanych przez kupującego za pośrednictwem operatorów płatności jak przelewy24, tpay czy payu, niniejsza forma płatności dotyczy głównie płatności wykonanych przez stronę internetową.
Podobnie jak przy płatności "za pobraniem" czy "karta", środki opłacone w ten sposób są to tzw. "środki w drodze", których wpływ na rachunek bankowy należy odrębnie wprowadzić przez moduł "Finanse";
f) środki prywatne (gotówka) - służąca ewidencji płatności gotówkowych otrzymanych od kupującego w przypadku braku prowadzenia raportu kasowego.
2) Moduł Kosztów dla którego wyróżniamy formy płatności:
a) gotówka - służąca ewidencji dokonanych operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia raportu kasowego (nie jest to raport z kasy fiskalnej);
b) przelew - służący ewidencji płatności uregulowanych sprzedającemu w formie bezgotówkowej;
c) karta - służąca ewidencji płatności uregulowanych sprzedającemu w formie bezgotówkowej - jest to operacja o identycznym skutku jak przelew (obciążenie rachunku bankowego);
d) płatność online - służąca ewidencji płatności uregulowanych sprzedającemu w formie bezgotówkowej - jest to operacja o identycznym skutku jak przelew (obciążenie rachunku bankowego);
e) kompensata 135 - służąca ewidencji płatności uregulowanej sprzedającemu przez dokonane przez niego potrącenie. Najczęściej niniejszą formę używa się w przypadku korzystania z operatorów płatności, którzy są w posiadaniu naszych środków pieniężnych, a które to środki następnie są przez nich wypłacane na rachunek bankowy naszego podmiotu, tutaj najczęściej występującymi przykładami będą:
- prowizje potrącane za terminal płatniczy przez operatora płatności,
- prowizje potrącane za płatności wykonywane przez kontrahentów spółki za pośrednictwem serwisów płatnościowych,
- prowizje potrącane przez serwisy hotelowe, gdy kontrahent reguluje należność za ich pośrednictwem,
- prowizje potrącane przez serwisy dla zamawiania posiłków, gdy kontrahent reguluje należność za ich pośrednictwem.
f) środki prywatne (gotówka) - służąca ewidencji płatności gotówkowych w przypadku braku prowadzenia raportu kasowego lub dokonania płatności z majątku prywatnego wspólników, członków zarządu lub osób reprezentujących spółkę.
3) Moduł Kadr dla którego wyróżniamy formy płatności:
a) gotówka - służąca ewidencji wypłaty wynagrodzenia w formie gotówkowej w przypadku prowadzenia raportu kasowego (nie jest to raport z kasy fiskalnej). Tutaj należy pamiętać, że wypłata wynagrodzenia w formie gotówkowej stanowi wyjątek i może zostać dokonana wyłącznie na pisemny wniosek osoby z którą została zawiązana umowa.
b) przelew - służący ewidencji płatności wynagrodzenia w formie bezgotówkowej;
c) środki prywatne (gotówka) - służąca ewidencji operacji gotówkowych w przypadku braku prowadzenia raportu kasowego lub dokonania płatności z majątku prywatnego wspólników, członków zarządu lub osób reprezentujących spółkę.
4) Moduł Finansów, o którym w pkt. III niniejszego materiału oraz
5) Moduł UAT którym posługujemy się, jeżeli operacji nie można zaewidencjonować w jeden z ww. sposobów.
V. Jakie komunikaty mogą występować w związku z płatnościami?
W systemie zaimplementowanych jest wiele algorytmów zabezpieczających prawidłowość wprowadzanych operacji. Można wskazać, że w systemie został zaimplementowany tok rozumowania mówiący, że w celu wydania środków najpierw należy je wcześniej dodać innymi słowy tj. "żeby wydać pieniądze najpierw trzeba wprowadzić ich wpływ".
Zgodnie z ogólną zasadą chronologii księgowości, przepływy finansowe najlepiej jest uzupełniać zgodnie z datami, czyli zgodnie z wyciągiem bankowym, ewentualnie uzupełnianie najlepiej jest rozpocząć od dodania samych wpływów.
W związku z przepływami finansowymi na etapie zatwierdzania dokumentów lub płatności można wyróżnić komunikaty dedykowane dla wypływów (występujących przy obciążeniach) albo wpływów (występujących przy uznaniach).
Walidacje systemowe są bardzo szerokie i działają również w okresie przyszłym, jeżeli po dniu transakcji podmiot nie będzie posiadał środków, system zablokuje możliwość dodania płatności, ponieważ spowodowałoby to powstanie ujemnego salda kredytowego. Często transakcje dodane z późniejszą datą "konsumują" dane środki.
Jeżeli saldo środków w dacie dodawanej operacji lub dacie późniejszej nie jest wystarczające na pokrycie wskazanej operacji, niezbędne jest uzupełnienie wpływów lub zweryfikowanie dodanych już transakcji.
1) Komunikaty związane z dodawanymi wypływami (czyli obciążeniami), najczęściej kosztami
Z uwagi na na najczęściej występujące, pierwsze zostaną omówione komunikaty dotyczące kosztów. W tym przypadku mogą pojawić się 3 komunikaty, przy czym wszystkie dotyczyć będą niewystarczających środków. Takie komunikaty mogą pojawić się na etapie dodawania płatności za koszty, ale również na etapie wprowadzania np: wypłaty z bankomatu.
a) Braku środków na rachunku bankowym - konta 130-01.
Niniejszy komunikat najczęściej może wystąpić przy:
- uzupełnianiu płatności kosztów z wyborem formy płatności: przelew, karta, oraz płatność online,
- uzupełnianiu płatności przez moduł Finanse wybierając typy operacji: wypłata gotówki z banku, nieokreślony wypływ środków z banku, wypływ środków z banku do udziałowca.
b) Braku środków w gotówce (gdy prowadzony jest raport kasowy) - konta 100-01.
Niniejszy komunikat najczęściej może wystąpić przy:
- uzupełnianiu płatności z wyborem formy płatności gotówka lub
- uzupełnianiu płatności przez moduł Finanse wybierając typ operacji wpłata gotówki do banku.
c) Braku środków w drodze (najczęściej brak środków u pośrednika płatności) - konta 135-01.
Niniejszy komunikat najczęściej może wystąpić przy:
- uzupełnianiu płatności kosztu z wyborem formy płatności "Kompensata 135" lub,
- uzupełnianiu płatności przez moduł Finanse wybierając typ operacji wpływ środków w drodze do banku.
Wszystkie wyżej wymienione komunikaty oznaczają brak wystarczających środków w systemie na pokrycie wydatku/wypływu. W takim wypadku należy zweryfikować saldo środków w module Finanse na dzień płatności lub jakikolwiek późniejszy dzień. W takim wypadku istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że mogły:
- nie zostać zatwierdzone dokumenty sprzedażowe z oznaczonymi płatnościami,
- nie zostać dodane wpływy środków do poszczególnych zatwierdzonych faktur sprzedażowych lub raportu z kasy fiskalnej lub ewidencji bezrachunkowej,
- nie zostać zatwierdzone przepływy finansowe inne niż związane z dokumentacją sprzedażową kosztową tj. najczęściej te dodawane przez moduł Finanse (np: wpłata/wypłata we wpłatomacie/bankomacie lub wpływ środków w drodze),
- zostać wprowadzone wypływy z późniejszymi datami "konsumujące" środki dla wcześniejszego kosztu (taka sytuacja najczęściej ma miejsce jeżeli na etapie rozliczenia jakiegoś miesiąca dodaje się płatności z miesiąca następnego np: rozliczamy luty, a wprowadzane są już płatności kosztowe mające miejsce w marcu, tutaj płatności z marca powinny zostać uzupełnione na etapie rozliczenia marcowego, czyli na etapie rozliczania lutego dany koszt jest zatwierdzany jako nieopłacony, płatność zostanie uzupełniona przy rozliczaniu marca).
2) Komunikaty związane z poprawianymi operacjami sprzedażowymi
W przypadku dokumentów dodających wpływy środków (np: faktury sprzedażowe, raporty z kasy fiskalnej lub ewidencje sprzedaży bezrachunkowej, wpływy środków dodane przez moduł Finanse lub UAT) podczas odblokowania w celu ich poprawy, może pojawić się komunikat o nieprawiadłowych saldach. Niniejszy komunikat najczęściej oznaczać będzie, że środki pochodzące z danego dokumentu lub operacji zostały już wykorzystane na opłacenie wydatku.
Inaczej mówiąc, nie można odblokować dokumentu wprowadzającego wpływ środków, jeżeli niniejsze środki zostały wykorzystane już przez inną dodaną operację np: wraz z kosztem. Jeżeli ma nastąpić odblokowanie dokumentu dodającego wpływ środków, a środki z tego wpływu zostały wykorzystane, to najpierw należy należy odblokować wypływ (czyli operację obciążającą).