Częścią aplikacji Fakturomanii jest moduł kadrowy, który pozwala na półautomatyczne rozliczenie bardzo wielu form współpracy. Poszczególne formy współpracy wraz z ich krótką charakteryzacją zostały opisane w materiale "Formy współpracy i rozliczenia ze sp. z o.o.".
Prokurent to pełnomocnik przedsiębiorcy (zatem również spółki z o.o.), który posiada szerokie uprawnienia do reprezentowania jej w czynnościach sądowych i pozasądowych. Prokurent spółki pełni istotną rolę w strukturze przedsiębiorstwa odciążając zarząd w codziennym funkcjonowaniu. W niniejszym artykule omówimy, kim jest prokurent, jakie są jego uprawnienia i odpowiedzialność, jakie są zasady wynagradzania oraz jak wygląda proces jego powoływania i odwoływania.
W załączeniu do materiału odnajdą Państwo również wzór uchwały Zarządu o wynagrodzeniu prokurenta.
I. Kim jest Prokurent?
Prokurent w spółce to osoba fizyczna, której udzielono szczególnego pełnomocnictwa (prokury) do reprezentowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) albo innych przedsiębiorców we wszystkich sprawach związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Jego uprawnienia są znacznie szersze niż standardowe pełnomocnictwo, jednak nie obejmują czynności wymagających zgody wspólników, takich jak zbycie nieruchomości spółki.
Zgodnie z dyspozycją art. 109 § 1. k.c. "Prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa."
1) Rola i funkcje Prokurenta w spółce z o.o.
Prokurent pełni rolę pełnomocnika, który działa w imieniu spółki, ma prawo reprezentować spółkę zarówno w postępowaniach sądowych, jak i pozasądowych, ma prawo reprezentować spółkę przed organami administracyjnymi oraz w negocjacjach handlowych, może również reprezentować spółkę w relacjach z kontrahentami. Zakres uprawnień prokurenta obejmuje zatem niemal wszystkie czynności związane z funkcjonowaniem spółki.
2) Kto może zostać Prokurentem?
Prokurentem może zostać osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. W praktyce najczęściej funkcję tę pełnią zaufane osoby, często wspólnicy spółki niezasiadający w zarządzie. Prokurent nie może być osobą prawną ani osobą ograniczoną w zdolności do czynności prawnych, a do jego powołania konieczna jest uchwała zarządu spółki.
II. Jakie są rodzaje prokur?
W spółce można wyróżnić dwa rodzaje prokury:
1) Prokura samoistna zwana również jako oddzielna
Prokura oddzielna to szczególny rodzaj pełnomocnictwa, który przedsiębiorca może przyznać wybranej osobie fizycznej. Dzięki temu ta osoba zyskuje możliwość samodzielnego reprezentowania firmy w określonym zakresie. W odróżnieniu od prokury łącznej, gdzie decyzje muszą być podejmowane wspólnie przez kilku prokurentów, tutaj jedna osoba działa niezależnie. To rozwiązanie znacząco przyspiesza procesy decyzyjne w firmie, co bywa kluczowe w sytuacjach wymagających natychmiastowej reakcji.
2) Prokura Łączna
Prokura łączna wymaga współdziałania kilku prokurentów lub prokurenta wraz z członkiem zarządu. Taka forma prokury ma na celu zwiększenie kontroli nad decyzjami podejmowanymi w imieniu spółki, ponieważ żadna z osób nie może działać samodzielnie.
Tego typu rozwiązanie często spotykane jest w większych firmach, gdzie zarządzanie wymaga większej kontroli i koordynacji. Dzięki temu przedsiębiorca może mieć pewność, że kluczowe decyzje są podejmowane po konsultacjach i dokładnym rozważeniu przez przynajmniej 2 osoby.
Jedną z głównych zalet prokury łącznej jest zatem zwiększone bezpieczeństwo zarządzania firmą. Współdziałanie kilku osób zmniejsza ryzyko pochopnych decyzji, dodatkowo sprzyja to lepszej komunikacji oraz współpracy z zarządem.
Z drugiej strony, ten model może prowadzić do opóźnień przy podejmowaniu decyzji, zwłaszcza gdy konieczne jest szybkie działanie. Konieczność uzyskania zgody od kilku osób bywa czasochłonna co niejednokrotnie utrudnia efektywne zarządzanie firmą.
III. Powołanie Prokurenta
Proces powołania prokurenta w spółce z o.o. wymaga przestrzegania określonych procedur i form prawnych.
1) Proces powołania Krok po Kroku
a) Podjęcie uchwały przez zarząd – Zarząd spółki podejmuje uchwałę o ustanowieniu prokurenta, która wymaga zgody wszystkich członków zarządu, czyli jednomyślności organu.
b) Zgłoszenie do KRS – Po podjęciu uchwały, prokurent musi zostać zgłoszony do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).
2) Wymagania Formalne i Uchwała Zarządu
Powołanie prokurenta musi być zatwierdzone uchwałą zarządu, która powinna być jednomyślna. Uchwała ta powinna precyzować rodzaj prokury oraz zakres uprawnień prokurenta. Z chwilą podjęcia uchwały, zarząd zobowiązany jest do złożenia wniosku o wpis prokury do KRS.
IV. Wynagrodzenie Prokurenta
Współpraca Prokurenta ze spółką może odbywać się w różnych formach prawnych jak umowa o pracę, umowa zlecenia czy kontrakcie menedżerskim, może być również zależnie od ustaleń – od pensji stałej do wynagrodzenia uzależnionego od wyników spółki. Wynagrodzenie zawsze jednak musi spełniać zasadę rynkowości.
W spółkach mikro najkorzystniejszą i najczęściej wykorzystywaną formą wynagrodzenia jest wynagrodzenie otrzymywane na podstawie uchwały Zarządu.
1) Prokurent a ZUS
a) Ubezpieczenie społeczne Prokurenta
Nie, pełnienie funkcji prokurenta powołanego uchwałą Zarządu nie jest samym w sobie tytułem do ubezpieczenia społecznego. Dane stanowisko zostało potwierdzone przez liczne interpretacje Centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w tym przykładowo pismem z dnia 9 sierpnia 2023r. o sygn. DI/100000/43/737/2023.
b) Ubezpieczenie zdrowotne Prokurenta
Pełnienie funkcji prokurenta od 1 stycznia 2022r. w związku z wejściem w życie tzw. "Polskiego ładu" stanowi podstawą do objęcia niniejszego wynagrodzenia ubezpieczeniem zdrowotnym. Wraz z wejściem "polskiego ładu" z 1 stycznia 2022r. wypłacane wynagrodzenia na podstawie uchwał podlegają już ubezpieczeniom zdrowotnym w wysokości 9% podstawy wymiaru.
Wynagrodzenie wypłacane na podstawie uchwały prokurentowi będzie zatem odpowiednio niższe o pobraną składkę zdrowotną, nowy obowiązek wiąże się z obowiązkiem zgłoszenia takiej osoby do ubezpieczenia zdrowotnego pod kodem 22 50 na formularzu ZUS ZZA.
2) Opodatkowanie Prokurenta - jak to wygląda?
Przychody otrzymywane z tego tytułu wykazywane są w deklaracjach podatkowych jako przychody z innych źródeł oraz są opodatkowane na zasadach ogólnych (12% lub 32%).
W przypadku prokurentów co do zasady nie możemy skorzystać z przywileju naliczania stałych ryczałtowych kosztów uzyskania przychodu w wysokości 250 zł jak ma to miejsce przy rozliczaniu uchwały Zarządu.
3) Na jakich deklaracjach PIT wykazujemy wynagrodzenie prokurenta?
Wynagrodzenia uzyskane w ramach uchwały zarządu o wynagrodzeniu Prokurenta spółki, płatnik wykazuje w PIT-11 (w 2023r. wersja 29 formularza) w sekcji F wskazując przykładowy opis w polu 99 "Wynagrodzenie Prokury ustanowione uchwałą zarządu".
Tutaj należy zwrócić uwagę, że płatnik nie pobiera zaliczki na PIT w trakcie roku, a rozliczenie następuje w zeznaniu rocznym PIT-36, wraz z którym należy wpłacić sumaryczny podatek od wypłaconego wynagrodzenia w roku podatkowym.
4) Czy wypłacane wynagrodzenie prokurentowi stanowi koszt spółki?
Tak, wynagrodzenia prokurentów są kosztem spółki jeżeli spełniają ogólną definicję kosztu (czyli nie są to przykładowo fikcyjne transakcje i pozostają w związku z działalnością podmiotu).
Na możliwość zakwalifikowania wynagrodzenia prokurenta jako kosztu uzyskania przychodu wskazują interpretacje podatkowe przykładowo z 13 lutego 2018 r. o sygnaturze 0115-KDIT3.4011.18.2018.1.J czy też 26 czerwca 2023 r. o sygn. 0114-KDIP2-2.4010.230.2023.2.RK
Kryterium pozwalającym na zakwalifikowanie takiego wynagrodzenia jako kosztu jest ogólna definicja kosztu, która w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych jest dosyć lakoniczna.
Tak też zgodnie z art. 15 pkt. 1 updop, "Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.".
Orzecznictwo i interpretacje podatkowe doprecyzowują nam to zagadnienie i wskazują że, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów musi spełniać łącznie następujące przesłanki:
a) został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
b) jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
c) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
d) poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
e) został właściwie udokumentowany,
f) nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
W literaturze odnajdujemy, że "Koszty ponoszone przez podatnika należy zatem oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu. Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim." więcej, Regina Żarejko w "Plan kont z obszernym komentarzem bilansowo-podatkowym" wydanie I, s. 349.
5) Dokumenty związane z rozliczeniem wynagrodzenia Prokurenta
Z punktu widzenia technicznego wraz z uchwaleniem wynagrodzenia prokurenta należy pamiętać również o kilku formalnościach tj,
a) Kwestionariuszu osobowym prokurenta dla celów rozliczeniowych podatku dochodowego,
b) Wskazaniu wartości brutto wynagrodzenia w treści uchwały, nie natomiast wysokości netto.
Uchwała zaś, której przedmiotem jest przyznanie wynagrodzenia (która została załączona do niniejszego artykułu) musi spełniać:
a) wymogi formalne podejmowanych uchwał (zatem co najmniej forma pisemna),
b) określać wysokość wynagrodzenia przyznawanego prokurentowi,
c) wskazanym jest, aby określić jaki okres działalności obejmuje wynagrodzenie (czy miesięczne, czy za konkretny miesiąc/kwartał).
V. Odpowiedzialność Prokurenta
Prokurent ponosi węższą odpowiedzialność względem członków zarządu, różni się zakresem i charakterem.
1) Zakres Odpowiedzialności za zobowiązania przedsiębiorcy
Prokurent odpowiada za decyzje i działania, które podejmuje w ramach udzielonego pełnomocnictwa. Może być pociągnięty do odpowiedzialności cywilnej, jeśli jego działania wyrządzą szkodę spółce lub jej wspólnikom, zatem działa na szkodę spółki. Prokurent spółki z o.o. nie odpowiada za zobowiązania finansowe spółki swoim majątkiem osobistym, ponieważ nie ma prawa do prowadzenia spraw dłużnika a jego reprezentowania.
2) Ograniczenia i Wyłączenia
Choć prokurent posiada szerokie uprawnienia, istnieją pewne ograniczenia. Prokurent nie może m.in. zbywać nieruchomości spółki, obciążać jej majątku ani dokonywać czynności, które wymagają zgody wspólników. Prokurent nie jest również odpowiedzialny za ogłoszenie upadłości spółki (chociaż może zostać do tego uprawniony), co jest obowiązkiem członków zarządu zgodnie z przepisami prawa.
VI. Rejestracja, Wyrejestrowanie i Formalności
Po powołaniu prokurenta konieczne jest zgłoszenie tej decyzji Zarządu we właściwej instytucji.
W przypadku spółki z o.o. lub prostej spółki akcyjnej zgłoszenia dokonuje się w Krajowym Rejestrze Sądowym, a w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej (jdg) w Centralnej Ewidencji Informacji o Działaności Gospodarczej.
1) Zgłoszenie prokury do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)
Prokurent musi zostać wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Zgłoszenie powinno zawierać dane osobowe prokurenta oraz informacje na temat rodzaju prokury (samoistna czy łączna). Wpis ma charakter deklaratoryjny, co powoduje, że prokurent jest umocowany do działania wraz z podjęciem uchwały Zarządu, a wprowadzenie tej informacji przez Sąd ma charakter "wtórny".
Zgłoszenia dokonuje się cyfrowo przez Portal Rejestrów Sądowych Krajowego Rejestru Sądowego
2) Odwołanie Prokurenta
Zgodnie z art. 208 § 7. k.s.h. "Odwołać prokurę może każdy członek zarządu.". Prokurent może być odwołany zatem w dowolnym momencie samodzielną decyzją członka zarządu lub kolegialną uchwałą zarządu spółki. Odwołanie prokurenta nie wymaga uzasadnienia. Decyzja o odwołaniu powinna zostać zgłoszona do Krajowego Rejestru Sądowego w terminie 7 dni od jej powzięcia lub upływu terminu oznaczonego w tej decyzji.
3) Skutki Prawne Odwołania
Z chwilą odwołania prokurenta jego pełnomocnictwo wygasa. Niezgłoszenie odwołania do KRS może skutkować ewentualną odpowiedzialnością spółki za działania byłego prokurenta.
Prokura wygasa również na skutek wykreślenia przedsiębiorcy z CEiDG lub Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), ogłoszenia upadłości przedsiębiorcy, otwarcia likwidacji lub jego przekształcenia.