Częścią aplikacji Fakturomanii jest moduł kadrowy, który pozwala na półautomatyczne rozliczenie bardzo wielu form współpracy. Poszczególne formy współpracy wraz z ich krótką charakteryzacją zostały opisane w materiale "Formy współpracy i rozliczenia ze sp. z o.o.".
Moduł ten jest jednak uproszczony i nie ma możliwości rozliczenia w nim świadczeń związanych z chorobą lub macierzyństwem lub benefitami pozapłacowymi. W takim wypadku wynagrodzenie chorobowe dla umowy o pracę należy zaewidencjonować w aplikacji przez tzw. UAT - manualne księgowanie na podstawie sporządzonej listy płac w zewnętrznym systemie kadrowym dedykowanym dla rozliczeń kadrowych.
System Fakturomanii jest programem księgowym, nie jest natomiast dedykowanym programem kadrowym.
Niniejszy wpis został podzielony na kilka tematów:
I. Dokumenty ZUS i PIT;
II. ZUS PUE - składanie dokumentacji przez portal ZUSu;
III. Koniec roku - PIT-11 oraz PIT 4-R.
I. Dokumenty ZUS i PIT
Moduł kadrowy umożliwia generowanie część dokumentów, które przedsiębiorca składa do Urzędu Skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Dokumenty do ZUS widoczne są w rozliczeniu PIT i ZUS każdego miesiąca, w którym zostało wypłacane lub dodane wynagrodzenie. Co do zasady raporty miesięczne, wraz z dokonaniem płatności, składa się do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu współpracy.
Więcej informacji o terminach związanych z prowadzeniem sp. z o.o. można odnaleźć w materiale "Obowiązki związane z prowadzeniem sp. z o.o. te podatkowe i prawne".
a) ZUS
Dokumentami możliwymi do wygenerowania między innymi są:
- ZUS DRA,
- ZUS RCA,
- ZUS RZA,
- ZUS ZUA,
- ZUS ZPA,
a ponadto:
- Listy płac,
- Rachunek do umowy zlecenia,
- Rachunek do umowy o dzieło,
- Rachunek do aktu powołania,
- Rachunek do odpłatnych świadczeń niepieniężnych.
b) PIT
Dokumentami możliwymi do wygenerowania z systemu, które składamy w Urzędzie skarbowym po całorocznym rozliczeniu kadrowym są PIT-4R oraz PIT-11. Dokumenty należy przekazać:
1) Urzędowi Skarbowemu do ostatniego dnia stycznia roku następującego po okresie rozliczeniowym (PIT11 oraz PIT-4R),
2) zaś osobom, z którymi została nawiązana współpraca, do ostatniego dnia lutego - PIT-11.
Ww. deklaracja dla każdej z osób do pobrania lub wysyłki dostępna będzie w ostatnim widoku "Rozliczenia PIT i ZUS" za dany rok podatkowy, przykładowo, za rok 2022 będą one widoczne w widoku "Rozliczenia PIT i ZUS" za miesiąc grudzień 2022, zatem wyłącznie po pełnym rozliczeniu kadrowym.
Wysyłki do Urzędu Skarbowego dokumentacji PITowskiej można dokonać postępując zgodnie z "Jak wysyłać deklaracje PIT-11 lub PIT-4R przez e-wysyłki Fakturomanii?".
UWAGA!
System nie umożliwia prowadzenia ewidencji czasu pracy, akt osobowych lub list obecności, w przypadku stosunku pracy bezwzględnie należy pamiętać o ww. obowiązkach.
II. ZUS PUE - składanie dokumentacji przez portal ZUSu
Przy rozliczeniach kadrowych zalecamy Państwu składanie raportów miesięcznych przy pomocy portalu ZUS PUE znajdującym się pod adresem https://www.zus.pl/pue
Z systemu możemy jednak wygenerować techniczne raporty miesięczne ZUS DRA oraz RCA/RZA, których dane można wprowadzić do ww. systemu ZUS. Raporty możemy odnaleźć w module Kadry > Rozliczenia PIT i ZUS > wybieramy dany okres rozliczeniowy > Podgląd > Pobierz.
ZUS PUE jest dosyć wygodnym narzędziem, które jednak niestety zgodnie z informacją z ZUS działa poprawnie wyłącznie w przeglądarkach Mozilla Firefox lub Internet Explorer.
Przy pierwszym składaniu raportów miesięcznych zachęcamy do kontaktu z infolinią ZUS pod numerem 22 560 16 00 (działem dotyczącym płatników składek), na której konsultant Zakładu prawidłowo przeprowadzi Państwa przez procedurę wprowadzania dokumentacji w systemie.
III. Koniec roku - PIT-11 oraz PIT-4R
Dokumentami możliwymi do wygenerowania, które składamy w Urzędzie Skarbowym po całorocznym rozliczeniu kadrowym są PIT-4R oraz PIT-11. Dokumenty należy przekazać Urzędowi Skarbowemu do ostatniego dnia stycznia roku następującego po okresie rozliczeniowym, co można zrobić przez zlecenie e-wysyłki postępując zgodnie z materiałem "Jak wysyłać deklaracje PIT-11 lub PIT-4R przez e-wysyłki Fakturomanii?".
Osobom, z którymi została nawiązana współpraca PITy należy dostarczyć do ostatniego dnia lutego, a wygenerowania takich PITów można dokonać zgodnie z poniższą instrukcją.
Tutaj należy również zwrócić uwagę, że po przekazaniu Ministerstwu Finansów takich deklaracji, podatnik będzie widział swój PIT w systemie MF "Twój e-PIT".
1) Gdzie znajdziemy deklarację PIT-11 oraz PIT4R w systemie?
Ww. deklaracja PIT-11 dla każdego z wynagrodzeń do pobrania będzie w ostatnim widoku "Rozliczenia PIT i ZUS" za dany rok, przykładowo, za rok 2020 będą one widoczne w widoku "Rozliczenia PIT i ZUS" za miesiąc grudzień 2020 wyłącznie po pełnym rozliczeniu kadrowym.
W celu wygenerowania ww. dokumentów należy przejść do modułu Kadry, następnie wybrać "Rozliczenia PIT i ZUS", wybrać okresy miesięczne, rok oraz grudzień, na końcu zaś kliknąć "Podgląd".
Po kliknięciu "Podgląd" należy kliknąć "Pobierz", zaś następnie można przystąpić do generowania PIT-11.
Właściwymi dokumentami rozliczeniowymi, które należy przekazać do Urzędu Skarbowego są dokumenty oznaczone numerkiem 1 wg. niżej wskazanego zrzutu.
2) Chcemy wydać PIT-11 osobie, jak zaimportować strukturę XML do formularza interaktywnego Ministerstwa Finansów?
a) Do roku 2022
Z uwagi na fakt, że do 2022 r. Ministerstwo posługiwało się narzędziami zwanymi Formularzami Interaktywnymi, aby wygenerować właściwe deklaracje dla osób z którymi Państwo współpracowali, należało pobrać Formularz oraz XML. Następnie formularz należy otworzyć w zainstalowanym Adobe Readerze (dokument otwarty w przeglądarce niestety nie będzie działał) oraz zaimportować do niego XML.
W jaki sposób zaimportować strukturę XML do Formularza interaktywnego?
Z uwagi na brak instrukcji przygotowanej przez Ministerstwo finansów, tutaj z pomocą może przyjść nasz materiał znajdujący się w bazie wiedzy pod adresem "Jak wygenerować e-deklarację, którą można wysłać za pomocą narzędzi Ministerstwa Finansów?".
Pliki pdf oznaczone numerem 2 mają wyłącznie charakter techniczny z uwagi na brak możliwości składania deklaracji do Urzędu Skarbowego w formie papierowej.
b) Od roku 2023
Począwszy od deklaracji za rok 2023 należy posłużyć się aplikacją webową na stronie podatki.gov.pl, która została udostępniona dla różnych deklaracji CIT, PIT lub VAT po wybraniu "Wypełnij online i podpisz".
Po wybraniu niniejszej opcji "Wypełnij online i podpisz" należy posłużyć się dalszą opcją "Importu plik XML" do systemu MF, w której wybieramy pobrany z Fakturomanii plik XML deklaracji zapisany na dysku komputera.
Po zaimportowaniu danych, w ostatniej sekcji kreatora dokumentu, będzie istniała możliwość wybrania podglądu i wizualizacji czytelnej dla Podatnika.
Po wybraniu podglądu należy wybrać "Wizualizacja dokumentu".
