Pełna księgowość oraz obowiązki związane z prowadzeniem spółki zoo to nie czarna magia, wystarczy jedynie pamiętać o kilku ważnych terminach. Dla osób, które dotychczas prowadziły już działalność gospodarczą nie będą to rzeczy nowe, obowiązki w zasadzie są bowiem tożsame, pozostałym proponujemy krótką lekturę.

1) Obowiązki podatkowe

Poniższa tabela przedstawia ważne terminy podatkowe:

Termin
Co?
Za jaki okres?
Co zrobić? Jak?
do 10 – dnia miesiąca
wynagrodzenie z tyt. stosunku pracy1
za poprzedni miesiąc
opłacić
do 15 – dnia miesiąca
Składki do ZUS1
za poprzedni miesiąc
opłacić
do 20 – dnia miesiąca
Zaliczka PIT1
za poprzedni miesiąc
opłacić
do 20 – dnia miesiąca
Zaliczka CIT
za poprzedni miesiąc
opłacić (więcej)
do 25 – dnia miesiąca
Plik JPK_V7 (kiedyś dek. VAT-7)
za poprzedni miesiąc
opłacić + wysłać (więcej)
do 31 stycznia
PIT-4R1
za poprzedni rok obrotowy
wysłać
do 31 stycznia
PIT-111
za poprzedni rok obrotowy
wysłać
do 31 marca
Deklaracja CIT-8
za poprzedni rok obrotowy
wysłać (więcej)
do 31 marca
Przygotowanie Sprawozdania Finansowego
za poprzedni rok obrotowy
przygotować
do 30 czerwca
Zatwierdzenie Sprawozdania Finansowego w formie uchwał
za poprzedni rok obrotowy
zatwierdzić (więcej)
do 15 dni od zatwierdzenia
Sprawozdanie Finansowe
za poprzedni rok obrotowy
wysłać elektronicznie do KRS (więcej)

1 – opcjonalnie. Dotyczy zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, w przypadku umów zlecenia oraz innych form stosuje się terminy umowne. Nie wszystkie z powyższych dokumentów dotyczą zatem każdej spółki z o.o. 

Poniżej pokrótce zostały przedstawione zagadnienia, które występują najczęściej.

Liczba obowiązkowych dokumentów w skali roku:

I) Deklaracje VAT-7/JPK_VAT od 1 października 2020 r. JPK_V7/K – 12 lub 4 razy w roku,

II) Deklaracja CIT-8 – 1 raz w roku (do 31 marca),

III) Sprawozdanie finansowe – 1 raz w roku (do 31 marca),

IV) Obowiązkowe uchwały dotyczące działalności spółki - 1 raz w roku (do 30 czerwca). 

Więcej informacji o sprawozdaniu finansowym można odnaleźć w bazie wiedzy pod adresem:
https://pomoc.fakturomania.pl/support/solutions/articles/36000274219-sprawozdanie-finansowe-przez-internet-krok-po-kroku

a) Deklaracje VAT-7 - od 1 października 2020 r. JPK_V7

Czym jest deklaracja VAT-7 a właściwie już plik JPK_V7?

Deklaracja VAT-7 jest formularzem, który służył przedsiębiorcom do okresowego rozliczania się z Urzędem Skarbowym z podatku VAT. Od 1 września 2020 r. deklaracja VAT została scalona ze strukturą JPK_VAT w JPK_V7, od tego momentu standardowo składany jest jeden plik miesięcznie zawierający informacje z obu dokumentów.

Co robimy z taką deklaracją i jak często?

Raport przesyła się wyłącznie do Urzędu Skarbowego  w wersji elektronicznej, w określonym układzie i formacie, do 25 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, nawet jeśli podatnik rozlicza się kwartalnie.

Do kiedy mam zapłacić kwotę z VAT?

Kwotę należy zapłacić w tym samym terminie co złożenie deklaracji, czyli do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym.

Czym jest deklaracja JPK_VAT? - od 1 października 2020 r. JPK_V7

JPK_V7 to zestaw informacji o zakupach i sprzedaży, który wynika z ewidencji VAT za dany okres.

b) Deklaracje CIT-8

Czym są zaliczki na CIT?

Zaliczki CIT są to kwoty, które przedsiębiorcy wpłacają na swój mikrorachunek podatkowy z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych.

Zaliczki na podatek dochodowy CIT opłacamy co miesiąc lub co kwartał w terminie do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni okres rozliczeniowy. Kwoty z tych zaliczek widoczne są natomiast w deklaracji CIT-8, którą składamy tylko raz w roku. 

Mikrorachunek jest indywidualnie nadawany każdemu podatnikowi przez Ministerstwo Finansów, więcej informacji o funkcji mikrorachunku podatkowego można odnaleźć na stronie Ministerstwa Finansów bezpośrednio pod adresem https://www.podatki.gov.pl/mikrorachunek-podatkowy/ 

Generator mikrorachunku podatkowego można natomiast odnaleźć na stronie Ministerstwa Finansów pod adresem: https://www.podatki.gov.pl/generator-mikrorachunku-podatkowego

Czym jest deklaracja CIT-8?

Deklaracja CIT-8 jest to roczne zeznanie podatkowe, które składają przedsiębiorcy – osoby prawne, prowadzące pełną księgowość tj. spółki z o.o., spółki akcyjne etc.

Co robimy z taką deklaracją i jak często?

Deklarację CIT-8 składamy raz na rok w wersji elektronicznej do 31 marca za poprzedni rok obrotowy.

c) PIT-Y

Co to są PIT-y?

PIT-y są to dokumenty związanie z podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Można wyodrębnić dokumenty zbiorcze (PIT-4R) oraz indywidualne (PIT-11).

Zaliczki na PIT-11

Zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych należy obliczać i opłacać do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

Co to jest PIT-11?

PIT-11 jest to dokument dotyczący konkretnej osoby, z którą została nawiązana współpraca i zostało wypłacone wynagrodzenie w danym roku obrotowym. Zawarte są w nim informacje o wypłaconych środkach oraz pobranych zaliczkach z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz ubezpieczeń społecznych. Na podstawie tego dokumentu – osoba, której dokument dotyczy – sporządza potem roczne zeznanie podatkowe np: PIT-37.

Co robimy z taką deklaracją i jak często?

Deklarację PIT-11 należy sporządzić w dwóch egzemplarzach dla każdej osoby z którą została nawiązana współpraca oraz wysłać podpisany dokument pocztą – jeden na adres osoby, a drugi (już elektronicznie) do urzędu skarbowego (właściwość miejscowa osoby) do dnia 31 stycznia za rok poprzedni.

Co to jest PIT-4R?

PIT-4R jest to dokument, w którym zestawione są wszystkie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, które dotyczą konkretnego roku obrotowego. Innymi słowy – widać tutaj zsumowane zaliczki za rok poprzedni od wszystkich osób, którym zostało wypłacone wynagrodzenie.

Co robimy z taką deklaracją i jak często?

Deklarację PIT-4R należy wysłać w wersji elektronicznej do Urzędu Skarbowego do 31 stycznia za poprzedni rok obrotowy.

2) Obowiązki prawne

a) Reprezentacja

W zakresie obowiązków poza podatkowych niezbędne jest pamiętanie o reprezentacji, którą wykonuje zarząd, nie natomiast wspólnicy podmiotu, bardzo przydatne może okazać się zatem posiadanie "pod ręką" odpisu aktualnego z krs, który możliwy jest do pobrania z https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna/index.html po uzupełnieniu numeru NIP podmiotu.

b) Komparycje umów

Podczas prowadzenia działalności należy pamiętać o prawidłowych komparycjach umownych, w przypadku sp. z o.o. powinna ona brzmieć np:

"______________ sp. z o.o. z siedzibą w ____________, ul. ________________, wpisana do Krajowego Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w _________________, __________ Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS ______________, NIP ________________, REGON ______________, kapitał zakładowy __________________, reprezentowana przez: _________________ Prezesa Zarządu,"


Prawidłowa reprezentacja podmiotu jest niezwykle istotna z uwagi na skuteczność umowy, w przypadku podpisania umowy przez osobę nieuprawnioną może ona nie być wiążąca. Standardowo osobami uprawnionymi do podpisywania umów są członkowie zarządu oraz prokurenci.


b) Obostrzenia względem pewnych transakcji

W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w formie spółki z o.o. w k.s.h. dla pewnego typu transakcji napotykamy na ograniczenia. Ograniczenia te polegają na konieczności podjęcia zgody wspólników (zatem właścicieli) w formie uchwały zgromadzenia wspólników dla ich ważności lub skuteczności, w przeważającym zakresie dotyczą one transakcji z członkami zarządu lub transakcji związanych z obrotem nieruchomości. Konkretne przepisy, z krótkim komentarzem zostały załączone poniżej.


Szczegółowe informacje dotyczące transakcji mogą Państwo odnaleźć w bazie wiedzy Fakturomanii pod adresem:
https://pomoc.fakturomania.pl/support/solutions/articles/36000331756-obostrzenia-wzgl%C4%99dem-transakcji-zwi%C4%85zanych-ze-sp%C3%B3%C5%82k%C4%85-z-o-o-na-co-by%C4%87-czujnym-


c) Systematyczność

Systematyczność i organizacja są najważniejszymi obowiązkami każdego przedsiębiorcy. Zdecydowanie zalecane jest wyznaczenie jakiegoś czasu (np: 2h) jednego konkretnego dnia każdego tygodnia stricte na sprawy księgowe, takie jak rozliczenie dokumentacji lub weryfikacja płatności.