Większość operacji związana jest pośrednio lub bezpośrednio z finansami, dlatego w Fakturomanii ewidencji operacji przepływów pieniężnych w formie gotówkowej lub bezgotówkowej można przeprowadzać w kilku miejscach.
W pełnej księgowości, a zatem również w spółce z o.o. bardzo ważnym jest, aby przepływy finansowe dodawać zgodnie z faktycznymi datami oraz zgodnie z wyciągiem bankowym.
Zagadnienie związane z procesem zarządzania finansami w Fakturomanii w sposób ogólny zostało również opisane w pokrewnym materiale "Zarządzanie Finansami w systemie".
W niniejszym materiale zostaną omówione komunikaty mogące wystąpić w związku z wprowadzanymi przepływami finansowymi.
SPIS TREŚCI
II. Komunikaty systemowe1) Komunikaty związane z dodawanymi wypływami (czyli obciążeniami), najczęściej kosztami
a) Braku środków na rachunku bankowym - konta 130-01.
b) Braku środków w gotówce (gdy prowadzony jest raport kasowy) - konta 100-01.
c) Braku środków w drodze (najczęściej brak środków u pośrednika płatności) - konta 135-01.
2) Komunikaty związane z poprawianymi operacjami sprzedażowymi
I. Algorytmy systemowe
W systemie zaimplementowanych jest wiele algorytmów zabezpieczających prawidłowość wprowadzanych operacji. Można wskazać, że w systemie został zaimplementowany tok rozumowania mówiący, że w celu wydania środków najpierw należy je wcześniej dodać innymi słowy tj. "żeby wydać pieniądze najpierw trzeba wprowadzić ich wpływ".
Zgodnie z ogólną zasadą chronologii księgowości, przepływy finansowe najlepiej jest uzupełniać zgodnie z datami, czyli zgodnie z wyciągiem bankowym, ewentualnie uzupełnianie najlepiej jest rozpocząć od dodania samych wpływów.
W związku z przepływami finansowymi na etapie zatwierdzania dokumentów lub płatności można wyróżnić komunikaty dedykowane dla wypływów (występujących przy obciążeniach) albo wpływów (występujących przy uznaniach).
Walidacje systemowe są bardzo szerokie i działają również w okresie przyszłym, jeżeli po dniu transakcji podmiot nie będzie posiadał środków, system zablokuje możliwość dodania płatności, ponieważ spowodowałoby to powstanie ujemnego salda kredytowego. Często transakcje dodane z późniejszą datą "konsumują" dane środki.
Jeżeli saldo środków w dacie dodawanej operacji lub dacie późniejszej nie jest wystarczające na pokrycie wskazanej operacji, niezbędne jest uzupełnienie wpływów lub zweryfikowanie dodanych już transakcji.
II. Komunikaty systemowe
1) Komunikaty związane z dodawanymi wypływami (czyli obciążeniami), najczęściej kosztami
Z uwagi na na najczęściej występujące, pierwsze zostaną omówione komunikaty dotyczące kosztów. W tym przypadku mogą pojawić się 3 komunikaty, przy czym wszystkie dotyczyć będą niewystarczających środków. Takie komunikaty mogą pojawić się na etapie dodawania płatności za koszty, ale również na etapie wprowadzania np: wypłaty z bankomatu.
a) Braku środków na rachunku bankowym - konta 130-01.
Niniejszy komunikat najczęściej może wystąpić przy:
- uzupełnianiu płatności kosztów z wyborem formy płatności: przelew, karta, oraz płatność online,
- uzupełnianiu płatności przez moduł Finanse wybierając typy operacji: wypłata gotówki z banku, nieokreślony wypływ środków z banku, wypływ środków z banku do udziałowca.
b) Braku środków w gotówce (gdy prowadzony jest raport kasowy) - konta 100-01.
Niniejszy komunikat najczęściej może wystąpić przy:
- uzupełnianiu płatności z wyborem formy płatności gotówka lub
- uzupełnianiu płatności przez moduł Finanse wybierając typ operacji wpłata gotówki do banku.
c) Braku środków w drodze (najczęściej brak środków u pośrednika płatności) - konta 135-01.
Niniejszy komunikat najczęściej może wystąpić przy:
- uzupełnianiu płatności kosztu z wyborem formy płatności "Kompensata 135" lub,
- uzupełnianiu płatności przez moduł Finanse wybierając typ operacji wpływ środków w drodze do banku.
Wszystkie wyżej wymienione komunikaty oznaczają brak wystarczających środków w systemie na pokrycie wydatku/wypływu. W takim wypadku należy zweryfikować saldo środków w module Finanse na dzień płatności lub jakikolwiek późniejszy dzień. W takim wypadku istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że mogły:
- nie zostać zatwierdzone dokumenty sprzedażowe z oznaczonymi płatnościami,
- nie zostać dodane wpływy środków do poszczególnych zatwierdzonych faktur sprzedażowych lub raportu z kasy fiskalnej lub ewidencji bezrachunkowej,
- nie zostać zatwierdzone przepływy finansowe inne niż związane z dokumentacją sprzedażową kosztową tj. najczęściej te dodawane przez moduł Finanse (np: wpłata/wypłata we wpłatomacie/bankomacie lub wpływ środków w drodze),
- zostać wprowadzone wypływy z późniejszymi datami "konsumujące" środki dla wcześniejszego kosztu (taka sytuacja najczęściej ma miejsce jeżeli na etapie rozliczenia jakiegoś miesiąca dodaje się płatności z miesiąca następnego np: rozliczamy luty, a wprowadzane są już płatności kosztowe mające miejsce w marcu, tutaj płatności z marca powinny zostać uzupełnione na etapie rozliczenia marcowego, czyli na etapie rozliczania lutego dany koszt jest zatwierdzany jako nieopłacony, płatność zostanie uzupełniona przy rozliczaniu marca).
2) Komunikaty związane z poprawianymi operacjami sprzedażowymi
W przypadku dokumentów dodających wpływy środków (np: faktury sprzedażowe, raporty z kasy fiskalnej lub ewidencje sprzedaży bezrachunkowej, wpływy środków dodane przez moduł Finanse lub UAT) podczas odblokowania w celu ich poprawy, może pojawić się komunikat o nieprawidłowych saldach. Niniejszy komunikat najczęściej oznaczać będzie, że środki pochodzące z danego dokumentu lub operacji zostały już wykorzystane na opłacenie wydatku.
Inaczej mówiąc, nie można odblokować dokumentu wprowadzającego wpływ środków, jeżeli niniejsze środki zostały wykorzystane już przez inną dodaną operację np: wraz z kosztem. Jeżeli ma nastąpić odblokowanie dokumentu dodającego wpływ środków, a środki z tego wpływu zostały wykorzystane, to najpierw należy należy odblokować wypływ (czyli operację obciążającą).