Dodawać płatności w Fakturomanii można na dwa sposoby.
1) Płatności w miesiącu tożsamym z dokumentem
W przypadku gdy płatność następuje w tym samym miesiącu, co wystawienie/sprzedaż faktury, co do zasady można ją wprowadzić do systemu zmieniając status na "opłacono", a następnie oznaczając datę faktycznej płatności w "Dane płatności".
Przy uzupełnianiu dokumentu, należy wybrać odpowiednią formę płatności.
W Fakturomanii wyróżniamy 6 form płatności:
a) gotówka,
b) przelew,
c) karta płatnicza (jest to uregulowanie płatności kartą płatniczą należącą do sp. z o.o.),
d) płatność online (jest to uregulowanie płatności np: blikiem/payu),
e) kompensata 135 (jest to uregulowanie płatności przez potrącenie przez pośrednika płatności np: prowizji za obsługę płatności online),
f) środki prywatne (jest to uregulowanie płatności prywatnymi środkami należącymi do wspólnika/członka zarządu, w takim wypadku niezbędny będzie zwrot środków tej osobie przez spółkę) zgodnie z:
Po uzupełnieniu danych dotyczących płatności należy zapisać dokument przed jego zatwierdzeniem. Jeżeli dokument zostanie zatwierdzony przed zapisaniem, płatność nie zostanie zapisana.
Moduł płatności
2) Płatności na przełomie miesiąca i roku
Jeżeli faktury są z jednego miesiąca, natomiast płatności wystąpiły w innym miesiącu, najpierw należy wprowadzić i zatwierdzić dokumenty jako nieopłacone, a następnie dodać płatność.
Zatwierdzanie dokumentów dokonujemy:
- zaznaczając je(1),
- następnie klikając zatwierdź(2).
Zwracamy uwagę, że jedynie zatwierdzone dokumenty można opłacić sposób opisany w niniejszym punkcie.
Żeby opłacić fakturę należy:
- wybrać dokument(1)
- następnie nacisnąć zapłać(3).
Płatności oraz zatwierdzania można dokonywać grupowo tzn. zaznaczając wiele dokumentów jednocześnie.
3) Uzupełnianie płatności z poziomu "zapłać"
Po kliknięciu przycisku "zapłać" zostaniemy przeniesieni do nowego okna - menedżera płatności.
W menedżerze płatności należy wybrać:
a) Datę płatności(1) (czyli datę faktycznej płatności, którą w przypadku przelewu możemy odnaleźć np: na wyciągu z rachunku bankowego),
b) Formę płatności(2) (która musi zgadzać się z rzeczywistą formą płatności, jeżeli częściowo płatność nastąpiła gotówką, a częściowo przelewem, w takim wypadku należy zmienić kwotę(3) płatności po czym rozdzielić płatność, zmieniając jedynie formę płatności oraz uzupełniając jednocześnie odpowiednią kwotą.
W przypadku częściowego opłacenia faktury należy wykonać powyższe punkty oraz zmienić kwotę(3) na rzeczywiście uregulowaną.
4) Zatwierdzenie płatności po jej wprowadzeniu(4).
Po dodaniu płatności, dokumenty opłacone będą w liście dokumentów oznaczonych zielonym znacznikiem (w pełni opłacone) lub żółtym (opłacone w części).
Płatność do zatwierdzonych i nieopłaconych dokumentów została również przedstawiona w materiale instruktażowym: