Większość operacji związana jest pośrednio lub bezpośrednio z finansami, dlatego w Fakturomanii ewidencji operacji przepływów pieniężnych w formie gotówkowej lub bezgotówkowej można przeprowadzać w kilku miejscach. 

W pełnej księgowości, a zatem również w spółce z o.o. bardzo ważnym jest, aby przepływy finansowe dodawać zgodnie z faktycznymi datami oraz zgodnie z wyciągiem bankowym. 

Zagadnienie związane z procesem zarządzania finansami w Fakturomanii w sposób ogólny zostało również opisane w pokrewnym materiale "Zarządzanie Finansami w systemie".


W niniejszym materiale zostanie omówiony na przykładzie dokumentu kosztowego od praktycznej strony proces wprowadzania płatności dla dokumentów sprzedażowych lub kosztowych na przykładzie dokumentu kosztowego.


SPIS TREŚCI

I. Formy płatności dla modułów sprzedaży albo kosztów


I. Formy płatności dla modułów sprzedaży albo kosztów

W zależności od modułu czy będzie to moduł kosztów czy sprzedaży, można rozróżnić różne formy płatności. 


1) W przypadku modułu sprzedaży będą to:

a) gotówka - służąca ewidencji otrzymanych płatności gotówkowych w przypadku prowadzenia raportu kasowego (nie jest to raport z kasy fiskalnej).

b) za pobraniem - służąca ewidencji operacji uregulowanych przez kupującego przy odbiorze zamówienia.

Środki opłacone w ten sposób, to tzw. "środki w drodze" znajdujące się u pośrednika płatności/kuriera. Oznacza to, że do momentu, aż pośrednik przekaże nam te środki na rachunek bankowy - nie będą one dostępne do użytku, z tego względu są one ewidencjonowane na odrębnym koncie  o numerze "135" - jako tzw. "środki w drodze".

W momencie, gdy pośrednik przeleje nam środki na rachunek bankowy - stają się one dostępne dla firmy. Taką operację można w aplikacji zaewidencjonować w zakładce finanse. Dla ewidencji niniejszej operacji, która wpływa na rachunek bankowy, będziemy używać moduł "Finanse" przez opcję "wpływ środków w drodze do banku";

c) przelew - służący ewidencji operacji uregulowanych przez kupującego przelewem;

d) karta - służąca ewidencji operacji uregulowanych przez kupującego kartą;

Podobnie jak przy płatności "za pobraniem" czy "płatność online", środki opłacone w ten sposób są to tzw. "środki w drodze" których wpływ na rachunek bankowy należy odrębnie wprowadzić przez moduł "Finanse";

e) płatność online - służąca ewidencji operacji uregulowanych przez kupującego za pośrednictwem operatorów płatności jak przelewy24, tpay czy payu, niniejsza forma płatności dotyczy głównie płatności wykonanych przez stronę internetową.

Podobnie jak przy płatności "za pobraniem" czy "karta", środki opłacone w ten sposób są to tzw. "środki w drodze", których wpływ na rachunek bankowy należy odrębnie wprowadzić przez moduł "Finanse";

f) środki prywatne (gotówka) - służąca ewidencji płatności gotówkowych otrzymanych od kupującego w przypadku braku prowadzenia raportu kasowego.



2) W przypadku modułu kosztów będą to:

a) gotówka - służąca ewidencji dokonanych operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia raportu kasowego (nie jest to raport z kasy fiskalnej);

b) przelew - służący ewidencji płatności uregulowanych sprzedającemu w formie bezgotówkowej;

c) karta -  służąca ewidencji płatności uregulowanych sprzedającemu w formie bezgotówkowej - jest to operacja o identycznym skutku jak przelew (obciążenie rachunku bankowego);

d) płatność online - służąca ewidencji płatności uregulowanych sprzedającemu w formie bezgotówkowej - jest to operacja o identycznym skutku jak przelew (obciążenie rachunku bankowego);

e) kompensata 135 - służąca ewidencji płatności uregulowanej sprzedającemu przez dokonane przez niego potrącenie. Najczęściej niniejszą formę używa się w przypadku korzystania z operatorów płatności, którzy są w posiadaniu naszych środków pieniężnych, a które to środki następnie są przez nich wypłacane na rachunek bankowy naszego podmiotu, tutaj najczęściej występującymi przykładami będą:

- prowizje potrącane za terminal płatniczy przez operatora płatności,

- prowizje potrącane za płatności wykonywane przez kontrahentów spółki za pośrednictwem serwisów płatnościowych,

- prowizje potrącane przez serwisy hotelowe, gdy kontrahent reguluje należność za ich pośrednictwem,

- prowizje potrącane przez serwisy dla zamawiania posiłków, gdy kontrahent reguluje należność za ich pośrednictwem.

f) środki prywatne (gotówka) - służąca ewidencji płatności gotówkowych w przypadku braku prowadzenia raportu kasowego lub dokonania płatności z majątku prywatnego wspólników, członków zarządu lub osób reprezentujących spółkę.



Po uzupełnieniu danych dotyczących płatności należy zapisać dokument przed jego zatwierdzeniem. 

Jeżeli dokument zostanie zatwierdzony przed zapisaniem, płatność nie zostanie zapisana.


II. Sposoby wprowadzania płatności na przykładzie dokumentu kosztowego

W związku z tym, że wprowadzając dokument każdorazowo należy oznaczyć status płatności, termin płatności lub datę płatności oraz formę płatności, tak też:

a) Status płatności określa, czy wprowadzony dokument został opłacony, częściowo opłacony czy pozostaje nieopłacony. Jeżeli płatność zostanie oznaczona jako "opłacona", to pole "Termin płatności" zamieni się automatycznie na "Datę faktycznej płatności", data ta musi pokrywać się z datą księgowania/operacji (oba warianty są prawidłowe) znajdującą się na wyciągu bankowym lub datą rzeczywistej płatności przy płatności gotówkowej.

b) Termin płatności (dla wariantu, gdy płatność nie została uregulowana) określa do kiedy płatność powinna zostać wykonana.

Maksymalny termin płatności w 2023r. wynosi co do zasady 30 dni, natomiast zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych z dnia 8 marca 2013 r. - art. 7 ust. 2, termin zapłaty określony w umowie między kontrahentami nie może przekraczać 60 dni, liczonych od dnia doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku, potwierdzających dostawę towaru lub wykonanie usługi, chyba że strony w umowie wyraźnie ustalą inaczej i pod warunkiem, że ustalenie to nie jest rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela, z wyłączeniem ust. 2a tożsamego art. ustawy.

c) Data faktycznej płatności (dla wariantu, gdy płatność została co najmniej częściowo uregulowana) określa kiedy płatność miała miejsce. Data ta musi pokrywać się z datą księgowania/operacji (oba warianty są prawidłowe) znajdującą się na wyciągu bankowym lub datą rzeczywistej płatności przy płatności gotówkowej.

d) Forma płatności określa w jaki sposób nastąpiła płatność, tutaj w zależności od modułu (moduł sprzedaży, kosztów lub kadr) będą występowały różne formy płatności o czym poniżej.


1) Płatności w tym samym miesiącu co otrzymanie dokumentu lub jego wystawienie

W przypadku, gdy płatność następuje w tym samym miesiącu co wystawienie lub otrzymanie faktury/dokumentu,  co do zasady taki dokument należy wprowadzić do systemu oznaczając status płatności na "opłacono" wraz ze wskazaniem daty faktycznej płatności oraz formy płatności.


2) Płatności na przełomie miesiąca i roku

Jeżeli faktury są z jednego miesiąca (np: kwietnia), natomiast płatności miały miejsce w innym miesiącu (np: w maju), w takim wypadku najpierw należy wprowadzić i zatwierdzić dokumenty jako nieopłacone (na etapie rozliczenia kwietnia), a następnie po rozliczeniu okresu rozliczeniowego dodać płatności na etapie rozliczania następnego miesiąca (czyli maja). 

Zatwierdzania dokumentów dokonujemy najczęściej z poziomu listy faktur lub kosztów zaznaczając je(1),a następnie wybierając zatwierdź(2). 


Zwracamy uwagę, że jedynie zatwierdzone dokumenty można opłacić w sposób opisany w niniejszym punkcie. 

W celu oznaczenie płatności przez menedżer płatności należy wybrać dokument(1) oraz następnie nacisnąć zapłać/rozlicz(3). 


Płatności oraz zatwierdzania można dokonywać grupowo tzn. zaznaczając wiele dokumentów jednocześnie.


3) Uzupełnienie płatności przez funkcję Rozlicz czyli przez Menedżer płatności

Po wybraniu przycisku "zapłać" lub "rozlicz" zostaniemy przeniesieni do nowego okna - menedżera płatności.


W menedżerze płatności należy wybrać:

a) Datę płatności(1) (czyli datę faktycznej płatności, którą w przypadku przelewu możemy odnaleźć np: na wyciągu z rachunku bankowego),

b) Formę płatności(2) (która musi zgadzać się z rzeczywistą formą płatności, jeżeli częściowo płatność nastąpiła gotówką, a częściowo przelewem, w takim wypadku należy zmienić kwotę(3) płatności po czym rozdzielić płatność, zmieniając jedynie formę płatności oraz uzupełniając jednocześnie odpowiednią kwotą.
c) oraz Kwotę płatności

W przypadku częściowego opłacenia faktury należy wykonać powyższe punkty oraz zmienić kwotę(3) na faktycznie uregulowaną. 



Po dodaniu płatności, dokumenty opłacone będą w liście dokumentów oznaczonych zielonym znacznikiem (w pełni opłacone) lub żółtym (opłacone w części).