Jak dodać fakturę kosztową związaną z importem usług? Import usług z UE lub spoza UE

Niniejszy artykuł omawia w jaki sposób zaewidencjonować w Fakturomanii poniesiony koszt związany z importem usług od zagranicznego kontrahenta, zagadnienie poświęcone ogólnej tematyce kosztów zostało omówione w pokrewnym wpisie "Czym jest koszt oraz faktura kosztowa krok po kroku", natomiast zagadnienie poświęcone wewnątrzwspólnotowemu nabyciu towaru (WNT) zostało omówione w materiale "Jak dodać fakturę kosztową związaną z wewnątrzwspólnotowym nabyciem towaru?".

Artykuł został podzielony na trzy części:

I. Informacje ogólne dotyczące importu usług,

II. Wprowadzenie faktury importu usług,

III. Ewidencja importu usług w przypadku braku otrzymania faktury od kontrahenta.

I. Informacje ogólne

1) Rejestracja dla celów VAT-UE

Przed rozpoczęciem przeprowadzania unijnych transakcji transgranicznych z przedsiębiorcami, podatnik musi zarejestrować się dla celów tzw. VAT-UE. Rejestracja dla celów tego podatku informuje Urząd Skarbowy o tym, że Podatnik zamierza rozpocząć działalność transgraniczną, w tym nabywać dobra (towary lub usługi) od takich kontrahentów zagranicznych, rejestr VAT UE ma charakter rejestru ogólnoeuropejskiego.

Podobny obowiązek dotyczy również kontrahenta zagranicznego, on w swoim kraju również powinien zarejestrować się dla celów tego podatku jeżeli chce przeprowadzać transakcje transgraniczne. Brak rejestracji przez którąkolwiek ze stron powoduje co do zasady brak możliwości skorzystania z benefitów (neutralności podatkowej, która jednak ma miejsce wyłącznie w przypadku czynnych podatników VAT) związanych z rozliczeniem transgranicznym, czyli konieczność zastosowania krajowej stawki VAT.

Rejestracji dla celów podatku VAT-UE w Polsce dokonuje się przez złożenie w Urzędzie Skarbowym formularza VAT-R (dla 2023r. najaktualniejszy formularz jest w wersji 17), taki obowiązek spoczywa zarówno na podatnikach czynnych VAT jak też korzystających ze zwolnienia (przedmiotowego czy to podmiotowego). Weryfikacji natomiast czy my jako podatnik zostaliśmy wpisani do rejestru VAT-UE lub nasz kontrahent jest zarejestrowany dla celów tego podatku możemy dokonać w systemie VAT VIES (w żargonie z przymróżeniem oka zwanym "wieśku") dostępnym na stronie Komisji Europejskiej.

2) Status podatnika

a) Czynny Podatnik VAT

W przypadku rozliczania importu usług co do zasady obowiązuje zasada neutralności podatkowej, która w tym przypadku polega na jednoczesnym dodaniu i odjęciu przez kupującego podatku VAT. Z tego względu w takich transakcjach wykazuje się podatek należy (zatem transakcja jest widoczna w rejestrze VAT sprzedaży oraz podatek naliczony (zatem transakcja jest widoczna w rejestrze VAT zakupu).

Transakcja importu usług pozostaje dla nas neutralna podatkowo jednak wyłącznie, jeżeli przysługuje nam prawo do odliczenia podatku VAT, czyli najczęściej gdy posiadamy status czynnego podatnika VAT i zakup służy prowadzonej działalności gospodarczej.

b) Zwolniony Podatnik VAT

Od tej zasady istnieją wyjątki, między innymi dotyczący podatnika VAT zwolnionego (podmiotowo lub przedmiotowo), który w przypadku dokonywania importu usług będzie wykazywał podatek jako należny zgodnie z polską stawką VAT. Podatnicy VAT zwolnieni będą zatem musieli uregulować VAT, który jest "doliczany" do transakcji, a następnie wykazać ową transakcję w deklaracji VAT-9M lub VAT-8.

Tutaj należy również zwrócić uwagę, że formularz składanej deklaracji przez podatnika zwolnionego jest uzależniony od sposobu rejestracji do VAT UE. Jeżeli podatnik dokonał szerszej rejestracji tj. również dla wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, w takim przypadku może okazać się konieczne raportowanie rozliczenia na bardziej rozbudowanej deklaracji względem VAT-9M - deklaracji VAT-8. 

Sposób wykazywania transakcji jednak w obu formularzach jest bardzo podobny, a został omówiony w materiale "Wpłata należności VAT u podatnika podmiotowo lub przedmiotowo zwolnionego z tytułu importu usług (VAT-9M lub VAT-8)".

3) Czym jest import usług?

Zgodnie z ogólną zasadą z punktu widzenia Polskiego przedsiębiorcy importem usług jest zakup usługi od zagranicznego kontrahenta, który w Polsce nie posiada siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej oraz nie dokonał rejestracji dla celów VAT w Polsce.

4) Podstawa prawna oraz kto rozlicza VAT w przypadku importu usług?

Przede wszystkim, żeby transakcja została zakwalifikowana jako import usług muszą zostać spełnione pewne przesłanki, którymi są:

a) faktyczna realizacja usługi, która odbywa się między podmiotami transgranicznymi (czyli transakcja nie jest fikcyjna i ma charakter transgraniczny),

b) prawidłowe określenie miejsca świadczenia usługi

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o VAT "opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają: odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju; [...]".

Zgodnie z art. 2 ust. 9) ustawy o VAT, gdy mowa jest o imporcie usług "rozumie się przez to świadczenie usług, z tytułu wykonania których podatnikiem jest usługobiorca, o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 4.ustawy".

Innymi słowy zgodnie z ww. definicją w standardowym przypadku importu usług podatnikiem jest usługobiorca (czyli kupujący), a nie usługodawca (czyli sprzedający). Względem zatem standardowej sytuacji występuje tutaj zamiana obowiązków, bowiem to na nabywcy usług ciąży rozliczenie nabywanych usług. 

W literaturze wskazuje się, że powodami przerzucenia obowiązku rozliczeniowego na nabywcę są zwłaszcza:

- uproszczenie systemu rozliczeniowego na płaszczyźnie transgranicznej,

- ograniczenie nadużyć o charakterze unikania opodatkowania przez sprzedających usługi,

- ułatwienie czynności kontrolnych dla organów skarbowych.

Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 28b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, "miejscem świadczenia usług w przypadku świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej, z zastrzeżeniem ust. 2-4 oraz art. 28e, art. 28f ust. 1 i 1a, art. 28g ust. 1, art. 28i, art. 28j ust. 1 i 2 i art. 28n". Oznacza to zatem, że miejsce faktycznej sprzedaży usługi (np. sprzedawany przez Niemiecką firmę mającą siedzibę i biuro w Berlinie dostęp do systemu online podmiotowi z Polski prowadzącemu działalność na terenie Polski) nie musi być miejscem świadczenia usługi w rozumieniu ustawy.

Od ogólnej zasady istnieją zatem oczywiście liczne wyjątki, a dla prawidłowego rozpoznania importu usług niezbędne jest rozpoznanie z jakiego typu usługą mamy do czynienia, są bowiem pewnego rodzaju usługi, które podlegają odrębnym zasadom rozliczeniowym, a wśród nich wyróżnia się:

- usługi związane z nieruchomościami,

- usługi transportu posażerów,

- usługi transportu towarów na rzecz polskiego przedsiębiorcy,

- usługi wstępu na imprezy kulturalne,

- usługi w dziedzinie kultury,

- usługi restauracyjne i cateringowe,

- usługi krótkoterminowego wynajmu środków transportu lub

- usługi turystyczne.

5) Kiedy powstaje obowiązek podatkowy?

Z pomocą dla określenia prawidłowego momentu powstania obowiązku podatkowego przychodzi nam interpretacja podatkowa z dnia 10 lutego 2021r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej o sygn. akt 0113-KDIPT1-2.4012.797.2020.2.JS

Odnajdujemy w niej, że zgodnie z ogólną zasadą dla importu usług moment powstania obowiązku podatkowego "uregulowany został w art. 19a ustawy o VAT, gdzie określono, że moment powstania obowiązku podatkowego powstaje z chwilą wykonania usługi."

Dalej w interpretacji wskazano że od ogólnej zasady istnieją wyjątki, w związku z czym wyróżnione zostały szczególne przypadki tj:

a) "W przypadku usług przyjmowanych częściowo usługę uznaje się za wykonaną z chwilą wykonania części usługi, dla której określono zapłatę."

b) "Jeżeli dla usługi ustalone są następujące po sobie terminy płatności, uznaje się ją za wykonaną z upływem każdego okresu, do którego odnoszą się płatności, do momentu zakończenia jej świadczenia."

c) "Natomiast (co ma zastosowanie w analizowanym stanie faktycznym) usługę świadczoną w sposób ciągły przez okres dłuższy niż rok, dla której w związku z jej świadczeniem w danym roku nie upływają terminy płatności, uznaje się za wykonaną z upływem każdego roku podatkowego, do momentu zakończenia jej świadczenia."

d) "Jeżeli przed zakończeniem wykonania usługi otrzymano część lub całość zapłaty, to obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania zapłaty w odniesieniu do otrzymanej części."

e) "W myśl zatem generalnej zasady zawartej w art. 19 ust. 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje, co do zasady, z chwilą wykonania usługi. W przypadku jednak gdy dostawa towaru lub wykonanie usługi powinno być potwierdzone fakturą, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż w siódmym dniu, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi (art. 19 ust. 4 ustawy). Przepisy te mają odpowiednio zastosowanie także w przypadku importu usług."

6) Kiedy fakturę importu usług należy rozliczyć?

Dokument należy rozliczyć w deklaracji z okresu powstania obowiązku podatkowego, w takim wypadku co do zasady:

a) Czynny podatnik VAT będzie wykazywał transakcję wyłącznie w pliku JPK_V7,

b) Zwolniony podatnik z VAT będzie wykazywał transakcję wyłącznie w deklaracji VAT-9M albo VAT-8.

a) Czynny podatnik VAT

Przykład: Pan Jan, który jest polskim przedsiębiorcą zarejestrowanym dla VAT-UE zawarł 4 lutego umowę zakupu oprogramowania systemowego z kontrahentem VAT-UE, który swoją siedzibę posiada w Niemczech i w Niemczech posiada miejsce stałego prowadzenia działalności. Z uwagi na zautomatyzowanie procesu sprzedażowego, na podstawie zamówienia kontrahent niemiecki 4 lutego dostarczył elektronicznie Panu Janowi oprogramowanie razem z Fakturą.

Przeprowadzoną transakcję należy zaklasyfikować jako import usług z UE. Takie usługi będą podlegały opodatkowaniu VAT w Polsce.

W przypadku weryfikacji faktury otrzymanej od niemieckiego kontrahenta Pan Jan musi zwrócić uwagę na odpowiednie uzupełnienie danych w postaci wskazania prefixów krajów oraz zawarciu w fakturze informacji o obowiązku rozliczenia podatku przez nabywcę, najczęściej adnotacji "reverse charge". Taka transakcja przez podatnika VAT czynnego jest wykazywana wyłącznie w pliku  JPK_V7 i nie składa się tutaj deklaracji VAT UE. Transakcja winna zostać rozliczona w lutym.

b) Zwolniony podatnik VAT

Przykład: Pan Jan, który jest polskim przedsiębiorcą zarejestrowanym dla VAT-UE zawarł 4 lutego umowę zakupu oprogramowania systemowego z kontrahentem VAT-UE, który swoją siedzibę posiada w Niemczech i w Niemczech posiada miejsce stałego prowadzenia działalności. Z uwagi na zautomatyzowanie procesu sprzedażowego, na podstawie zamówienia kontrahent niemiecki 4 lutego dostarczył elektronicznie Panu Janowi oprogramowanie razem z Fakturą.

Przeprowadzoną transakcję należy zaklasyfikować jako import usług z UE.

W przypadku weryfikacji faktury otrzymanej od niemieckiego kontrahenta Pan Jan musi zwrócić uwagę na odpowiednie uzupełnienie danych w postaci wskazania prefixów krajów oraz zawarciu w fakturze informacji o obowiązku rozliczenia podatku przez nabywcę, najczęściej adnotacji "reverse charge". 

Taka transakcja powinna zostać rozliczona w lutym przez podatnika VAT zwolnionego i zostać wykazana: 

- w deklaracji VAT-9M jeżeli podatnik zwolniony zarejestrował się wyłącznie dla transgranicznych usług.

- w deklaracji VAT-8 jeżeli podatnik zwolniony dokonał szerszej rejestracji i zarejestrował się również dla obrotu towarowego.

II. Wprowadzanie Faktury importu usług

W systemie wprowadzając import usług niezbędne będzie wybranie odpowiedniej kategorii kosztowej.

Dla niniejszej ewidencji mogą zostać wybrane dwie opcje:

- import usług od przedsiębiorcy Unijnego albo

- import usług od przedsiębiorcy spoza Unii Europejskiej.

Zawsze przed dodaniem do aplikacji dokumentu należy zwrócić uwagę, czy dokument otrzymany od kontrahenta jest fakturą, a czy nie jest jedynie rozliczeniem wpłaconych kwot. Jeżeli jest to jedynie rozliczenie, nie należy traktować tego jako dokumentu właściwego, dlatego że rozliczenie nie jest dokumentem księgowym, zagadnienie zostało bliżej opisane w części III materiału.

Koszt związany z importem usług można w systemie zaewidencjonować przy użyciu modułu kosztów wybierając w lewym menu "Koszty"(1) > "Dodaj koszt"(2).

Uzupełnianie danych dokumentu

W następnym kroku należy uzupełnić dane dokumentu, jednocześnie zalecamy Państwu dodawanie danych w kolejności od wprowadzenia kontrahenta do wprowadzenia pozycji.

Po uzupełnieniu dokumentu należy zapisać wprowadzony dokument.

1) Kontrahent

Przedsiębiorca

W przypadku faktury importu usług kontrahentem zawsze będzie przedsiębiorca. W przypadku kontrahentów zagranicznych, dane kontrahenta należy uzupełnić manualnie, ze szczególnym zwróceniem uwagi na uzupełnienie prefixu NIP. Jeżeli kontrahent istnieje już w bazie, w takim wypadku należy po prostu wybrać go z listy. Kontrahentów nie należy dublować.

Jeżeli kontrahentem jest przedsiębiorca spoza Unii Europejskiej (np: USA/UK), w takim wypadku pole prefixu NIP należy pozostawić puste.

2) Dane podstawowe i dane płatności

Dokumentem źródłowym na podstawie którego będzie przeprowadzana ewidencja co do zasady jest Faktura od kontrahenta Europejskiego, wprowadzając dokument zawsze należy uzupełniać dane zgodnie z dokumentem. 

a) Numer (tutaj wyłącznie wpisujemy numer, nie przepisujemy słów dokumentu tj. "Faktura VAT FVZ 01/12/2022", a wpisujemy wyłącznie "FVZ 01/12/2022").

b) Data wystawienia oraz data sprzedaży muszą pokrywać się z informacjami znajdującymi się na otrzymanej fakturze.

c) Termin płatności faktury lub dokumentu nie będzie miał znaczenia w przypadku braku płatności. Jeżeli płatność zostanie natomiast oznaczona jako "opłacona", to pole "Termin płatności" zamieni się automatycznie na "Datę faktycznej płatności", data ta musi pokrywać się z datą księgowania/operacji (oba warianty są prawidłowe) znajdującą się na wyciągu bankowym lub datą rzeczywistej płatności przy płatności gotówkowej. Płatności w systemie można oznaczyć w późniejszym terminie, przy pomocy funkcji "Rozlicz", więcej o dodawaniu płatności.

3) Kategoria kosztowa

Jak zostało wspomniane w początkowej części materiału wybór podkategorii dla importu usług będzie uzależniony od kraju pochodzenia kontrahenta świadczącego usługę, w związku z tym import usług może mieć miejsce od:

a) przedsiębiorcy Unijnego albo

b) przedsiębiorcy spoza Unii Europejskiej.

a) Kategorią dla importu usług od kontrahenta europejskiego będzie:

KATEGORIA: Usługi obce,

PODKATEGORIA: Usługi obce - Import Usług.

b) Kategorią dla importu usług od kontrahenta spoza UE będzie:

KATEGORIA: Usługi obce,

PODKATEGORIA: Usługi obce - Import usług spoza UE.