Jak dodać fakturę kosztową związaną z wewnątrzwspólnotowym nabyciem towaru? WNT

Niniejszy artykuł omawia w jaki sposób zaewidencjonować w Fakturomanii poniesiony koszt związany z zakupem rozpoznawanym w ramach procedury WNT, zagadnienie poświęcone ogólnej tematyce kosztów zostało omówione w pokrewnym wpisie "Czym jest koszt oraz faktura kosztowa krok po kroku", natomiast proces generowania deklaracji VAT UE w materiale "Jak wygenerować deklarację VAT UE dla WNT".

Materiał uwzględnia stan prawny na 2026r., a w części teoretycznej omawiamy dwie zmiany, o które Użytkownicy pytają najczęściej tj. zniesienie obowiązku posiadania faktury dla odliczenia VAT od WNT oraz zasady oznaczania dokumentów zagranicznych znacznikami Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

SPIS TREŚCI

1) Rejestracja dla celów VAT-UE

a) Czynny Podatnik VAT

b) Zwolniony Podatnik VAT

3) Czym jest wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT)?

4) Kiedy powstaje obowiązek podatkowy?

5) Odliczenie VAT od WNT - zniesienie obowiązku posiadania faktury

6) Informacja podsumowująca VAT-UE

7) Dodatkowe obowiązki przy nabyciu środków transportu

1) Po jakim kursie przeliczyć fakturę walutową?

2) Znacznik KSeF dla faktury zagranicznej - BFK czy DI?

Uzupełnianie danych dokumentu

1) Kontrahent

2) Dane podstawowe

3) Dane płatności

4) Kategoria kosztowa

5) Pozycje

1) Wariant 1 - kontrahent pobiera należność bezpośrednio w złotych

2) Wariant 2 - faktura w walucie obcej, potrącenie z rachunku złotowego

3) Przykład rozliczenia w wariancie II

4) Różnice kursowe a podatek dochodowy

1) Wpłata zaliczki kontrahentowi zagranicznemu

2) Rozliczenie dokumentu wewnętrznego w Fakturomanii

3) Przeksięgowanie kosztu uzyskania przychodu przez UAT

4) Faktury otrzymane od kontrahenta

I. Informacje ogólne

1) Rejestracja dla celów VAT-UE

Przed rozpoczęciem przeprowadzania transakcji transgranicznych z przedsiębiorcami, podatnik musi zarejestrować się dla celów tzw. VAT-UE. Rejestracja dla celów tego podatku informuje Urząd Skarbowy o tym, że Podatnik zamierza rozpocząć świadczenie usług czy też sprzedaż towarów dla unijnych kontrahentów lub zamierza nabywać dobra od takich kontrahentów, rejestr VAT UE ma charakter rejestru ogólnoeuropejskiego.

Podobny obowiązek dotyczy również kontrahenta zagranicznego, on w swoim kraju również powinien zarejestrować się dla celów tego podatku jeżeli chce przeprowadzać transakcje transgraniczne. Brak rejestracji przez którąkolwiek ze stron powoduje co do zasady brak możliwości skorzystania z benefitów (neutralności podatkowej) związanych z rozliczeniem transgranicznym, czyli konieczność zastosowania krajowej stawki VAT.

Rejestracji dokonuje się przez złożenie w Urzędzie Skarbowym formularza VAT-R (dla 2026r. formularz w wersji 18) wypełniając część C.3 formularza. Weryfikacji natomiast czy my jako podatnik zostaliśmy wpisani do rejestru VAT-UE lub nasz kontrahent jest zarejestrowany dla celów tego podatku możemy dokonać w systemie VAT VIES dostępnym na stronie Komisji Europejskiej.

UWAGA! Weryfikację kontrahenta w systemie VIES warto przeprowadzić przed każdą transakcją i zachować jej potwierdzenie (wydruk lub zrzut ekranu z datą). Jest to podstawowy dowód dochowania należytej staranności, o który organy pytają w pierwszej kolejności przy kwestionowaniu rozliczeń transgranicznych.

2) Status podatnika

a) Czynny Podatnik VAT

W przypadku rozliczania WNT co do zasady obowiązuje zasada neutralności podatkowej, która w tym przypadku polega na jednoczesnym dodaniu i odjęciu przez kupującego podatku VAT. Z tego względu w takich transakcjach wykazuje się podatek należy (zatem transakcja jest widoczna w rejestrze VAT sprzedaży oraz podatek naliczony (zatem transakcja jest widoczna w rejestrze VAT zakupu).

Transakcja WNT pozostaje dla nas neutralna podatkowo jednak wyłącznie, jeżeli przysługuje nam prawo do odliczenia podatku VAT, czyli najczęściej gdy posiadamy status czynnego podatnika VAT i zakup służy prowadzonej działalności gospodarczej.

b) Zwolniony Podatnik VAT

Podatnik zwolniony, u którego całkowita wartość WNT nie przekroczyła w roku podatkowym 50 000 zł, nie ma obowiązku rozliczania WNT. Nie powinien wówczas rejestrować się dla celów VAT-UE ani posługiwać się prefiksem PL, co spowoduje zastosowanie przez sprzedającego jego krajowej stawki VAT. 

Po przekroczeniu limitu konieczna jest rejestracja dla celów VAT-UE i rozliczenie na deklaracji VAT-8 (wykazanie polskiej stawki jako należnej).

Podstawą wyłączenia jest art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT „Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, o którym mowa w art. 9 ust. 1, nie występuje w przypadku, gdy [...] całkowita wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów na terytorium kraju nie przekroczyła w trakcie roku podatkowego kwoty 50 000 zł.".

UWAGA! Limit 50 000 zł liczy się narastająco od początku roku i dotyczy wyłącznie wartości nabywanych towarów, nie sumuje się z nim importu usług, który podatnik zwolniony rozlicza zawsze, niezależnie od kwoty. Podatnik zwolniony może również dobrowolnie wybrać opodatkowanie WNT przed przekroczeniem limitu składając zawiadomienie naczelnikowi urzędu skarbowego.

Kiedy WNT opłaca się u podatnika zwolnionego?

Najczęściej, gdy stawka VAT w Polsce jest istotnie niższa od zagranicznej.

3) Czym jest wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT)?

WNT polega na przeniesieniu prawa do rozporządzania jak właściciel towarem, który jest przewożony z państwa członkowskiego Unii Europejskiej do Polski.

Zgodnie z ogólną definicją z art. 9. ust. 1. ustawy o VAT "Przez wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, [...], rozumie się nabycie prawa do rozporządzania jak właściciel towarami, które w wyniku dokonanej dostawy są wysyłane lub transportowane na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium państwa członkowskiego rozpoczęcia wysyłki lub transportu przez dokonującego dostawy, nabywcę towarów lub na ich rzecz."

Zgodnie natomiast z art. 25 ust. 1 ustawy "Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów uznaje się za dokonane na terytorium państwa członkowskiego, na którym towary znajdują się w momencie zakończenia ich wysyłki lub transportu."

W związku z powyższym dla zachowania możliwości skorzystania z rozliczenia WNT niezbędne jest posiadanie potwierdzenia przewozu towaru, a w praktyce będzie to list przewozowy, potwierdzenie odbioru przesyłki od kuriera, dokument WZ przewoźnika albo specyfikacja dostawy. Zakup od kontrahenta z Unii, przy którym towar nie opuszcza jego kraju (np. odbiór osobisty, transport z polskiego magazynu czy zużycie na miejscu), nie stanowi WNT.

4) Kiedy powstaje obowiązek podatkowy?

Zgodnie z art. 20 ust. 5 ustawy o VAT „W wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury przez podatnika podatku od wartości dodanej, nie później jednak niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru będącego przedmiotem wewnątrzwspólnotowego nabycia [...]".

Przekładając na język ludzki, obowiązek podatkowy wyznacza data wystawienia faktury przez unijnego dostawcę, jednak najpóźniej 15 dzień miesiąca następującego po miesiącu dostawy. Jeżeli zatem towar dotarł w lutym, a faktura nie wpłynęła, transakcję i tak rozliczamy najpóźniej 15 marca, tyle że na podstawie dowodu wewnętrznego, o czym w części V.

Kluczowe jest przy tym, aby faktura dokumentowała dostawę już dokonaną, jeżeli dostawca wystawi fakturę, zanim towar zostanie wysłany, obowiązek podatkowy w tym momencie nie powstaje. W chwili wystawienia dokumentu towary nie są bowiem jeszcze wysyłane ani transportowane, a zatem nie jest spełniona przesłanka z art. 9 ust. 1 ustawy o VAT. 

Faktura wystawiona przez dostawcę przed dokonaniem dostawy (faktura pro forma albo faktura zaliczkowa) nie rodzi zatem obowiązku podatkowego w WNT, jest to istotna różnica względem importu usług, w których zapłata zaliczki obowiązek podatkowy wywołuje.

5) Odliczenie VAT od WNT - zniesienie obowiązku posiadania faktury

Do 30 czerwca 2023 r. prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu WNT było uzależnione od otrzymania faktury od dostawcy w terminie 3 miesięcy od upływu miesiąca, w którym powstał obowiązek podatkowy. W poprzednim stanie prawnym brak faktury oznaczał konieczność korekty odliczonego podatku, a jej późniejsze otrzymanie ponowienie korekty. W ramach pakietu SLIM VAT 3 przepis ten (art. 86 ust. 10b pkt 2 lit. a ustawy o VAT) został uchylony.

Aktualnie oznacza to, że podatek należny i naliczony z tytułu WNT rozliczamy w tym samym okresie tj. w rozliczeniu za okres powstania obowiązku podatkowego i to niezależnie od tego, czy dysponujemy fakturą od kontrahenta. Transakcja pozostaje więc dla czynnego podatnika VAT w pełni neutralna od samego początku, a brak faktury nie obliguje do korygowania odliczenia.

UWAGA! Zniesienie warunku dotyczy wyłącznie podatku VAT. Dla celów podatku dochodowego wydatek nadal wymaga prawidłowego udokumentowania tj. do czasu otrzymania faktury wartość WNT nie stanowi kosztu uzyskania przychodu, co w systemie realizujemy przeksięgowaniem opisanym w części V pkt 3 na podstawie dokumentu wewnętrznego.

6) Informacja podsumowująca VAT-UE

Niezależnie od wykazania transakcji w pliku JPK_V7, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów wykazuje się w informacji podsumowującej VAT-UE, składanej wyłącznie elektronicznie za okresy miesięczne, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy (art. 100 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 3 ustawy o VAT). Fakt wykazania to jedna z największych różnic względem importu usług, którego w informacji podsumowującej po stronie nabycia po prostu nie wykazujemy.

Proces generowania deklaracji VAT-UE w Serwisie szczegółowo omawia materiał Jak wygenerować deklarację VAT UE dla WNT.

7) Dodatkowe obowiązki przy nabyciu środków transportu

Przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu nowego środka transportu albo środka transportu, który ma zostać zarejestrowany w Polsce, pojawia się dodatkowy obowiązek złożenia deklaracji VAT-23 wraz z płatnością podatku w terminie 14 dni od dnia powstania obowiązku podatkowego.

Przykład

Jan Nowak Investment sp. z o.o., polski przedsiębiorca zarejestrowany dla VAT-UE, zawarła 4 lutego 2026 r. umowę zakupu maszyny z kontrahentem VAT-UE mającym siedzibę i stałe miejsce prowadzenia działalności w Niemczech. Kontrahent 8 lutego zlecił transport maszyny z Niemiec do Polski, którą spółka odebrała 12 lutego. Faktura została wystawiona 10 lutego, a dotarła do spółki 14 lutego.

Rozwiązanie:

a) Transakcję należy zaklasyfikować jako wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów. 

Tak też z uwagi na transport na terytorium Polski (na dowód czego spółka posiada dokumenty przewozowe), towar podlega opodatkowaniu VAT w Polsce.

b) Obowiązek podatkowy powstał 10 lutego (data wystawienia faktury), a więc przed upływem 15. dnia miesiąca następującego po dostawie.

c) Weryfikując fakturę należy zwrócić uwagę na prefiksy krajów przy numerach VAT oraz adnotację o rozliczeniu podatku przez nabywcę ("reverse charge").

d) Transakcję wykazujemy w JPK_V7 oraz w informacji podsumowującej VAT-UE za luty 2026r., a podatek naliczony odliczamy w tym samym okresie.

II. Kurs przeliczenia waluty oraz znacznik KSeF

1) Po jakim kursie przeliczyć fakturę walutową?

Faktury dokumentujące WNT niemal zawsze opiewają na walutę obcą. Zgodnie z art. 31a ust. 1 ustawy o VAT przeliczenia dla celów VAT dokonuje się według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego, czyli co do zasady dzień wystawienia faktury przez unijnego dostawcę.

Przykład: 

Faktura WNT na 2 000,00 EUR została wystawiona w poniedziałek 9 lutego 2026 r. Właściwy będzie kurs średni NBP z piątku 6 lutego - przy kursie 4,3000 zł/EUR podstawa opodatkowania wyniesie 2 000 × 4,3000 = 8 600,00 zł, a VAT należny (i jednocześnie naliczony u czynnego podatnika) 8 600,00 × 23% = 1 978,00 zł.

Dla celów podatku dochodowego koszt przelicza się według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT). W praktyce przy typowej transakcji obie wartości wyznacza ten sam kurs, jednak gdy data wystawienia faktury różni się od dnia ujęcia kosztu w księgach, kursy dla VAT i CIT mogą być różne.

2) Znacznik KSeF dla faktury zagranicznej - BFK czy DI?

Unijny dostawca nie wystawia faktur w polskim Krajowym Systemie e-Faktur, dokument nie będzie miał zatem numeru KSeF. Nie oznacza to jednak automatycznie znacznika DI - o wyborze oznaczenia decyduje to, czy na dzień wysłania pliku JPK dysponujemy fakturą od kontrahenta unijnego:

a) Mamy fakturę od unijnego dostawcy - stosujemy znacznik BFK (faktura wystawiona bez użycia KSeF), zarówno po stronie podatku należnego, jak i naliczonego.

b) Nie mamy jeszcze faktury, a obowiązek podatkowy już powstał (najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy - część I pkt 4) - transakcję rozliczamy dowodem wewnętrznym i stosujemy znacznik DI wraz z oznaczeniem WEW. Po otrzymaniu faktury dokument należy uzupełnić, chyba że deklaracja podatkowa została już złożona.

UWAGA!  W przypadku braku faktury, w praktyce dokument nazywamy „fakturą wewnętrzną" albo "dowodem wewnętrznym". Instytucja faktury wewnętrznej została jednak usunięta z ustawy o VAT z dniem 1 stycznia 2014 r. (uchylony art. 106 ust. 7), stąd sporządzany dziś dokument nie jest fakturą w rozumieniu przepisów o VAT, a dobrowolnym dowodem księgowym, którego treść wyznacza art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Dokument nie podlega wystawieniu w KSeF i nie otrzyma w związku z tym numeru KSeF.

III. Wprowadzanie Faktury WNT

W systemie wprowadzając WNT niezbędne będzie wybranie odpowiedni kategorii kosztowej.

Dla niniejszej procedury mogą zostać wybrane trzy opcje:

a) zużycie materiałów (tzw. niskocenny składnik majątkowy, który został omówiony w materiale Zakup urządzeń do 10 000 PLN netto) albo,

b) towar handlowy (zatem mowa o składniku majątkowym, który będzie podlegał dalszej sprzedaży w stanie nieprzetworzonym) albo,

c) środek trwały (który został omówiony w materiale Ewidencja zakupu środka trwałego).

W niniejszym materiale zostanie przedstawiona ewidencja na przykładzie niskocennego składnika mająkowego. 

Koszt związany z wewnątrzwspólnotowym nabyciem towaru można w systemie zaewidencjonować przy użyciu modułu kosztów wybierając w lewym menu Koszty > Dodaj koszt.

Uzupełnianie danych dokumentu

W następnym kroku należy uzupełnić dane wprowadzanego dokumentu, najlepiej w kolejności sekcji:

1) Dane kontrahenta

2) Dane podstawowe

3) Dane płatności,

4) Kategoria kosztowa,

5) Pozycje,

6) Informacje dodatkowe,

Niniejsza kolejność jest bowiem zgodna z typowym rozlokowaniem danych na Fakturze.

1) Kontrahent

W przypadku faktury wewnątrzwspólnotowego nabycia towaru kontrahentem zawsze będzie przedsiębiorca. Dane kontrahenta zagranicznego należy uzupełnić manualnie, ze szczególnym zwróceniem uwagi na prawidłowe uzupełnienie kodu UE dla kontrahenta europejskiego (np. DE dla Niemiec), a pozostawieniem pustego pola w przypadku kontrahenta spoza Unii Europejskiej.

Typ kontrahenta w KSeF

Wraz z wejściem w życie KSeF wyróżniamy dwa rodzaje kontrahentów zagranicznych:

a) Podmiot europejski VAT VIES - kontrahent z NIP z Unii Europejskiej albo 

b) podmiot zagraniczny inny - kontrahent spoza Unii Europejskiej. 

Jeżeli kontrahent istnieje już w bazie, należy po prostu wybrać go z listy, kontrahentów nie należy bowiem przez tworzenie dublować. 

UWAGA! Jeżeli kontrahent zagraniczny został w systemie wprowadzony przed 1 lutego 2026r. to w pierwszej kolejności przed wprowadzeniem faktury należy go zaktualizować o wymagane pola KSeF w module kontrahentów.

2) Dane podstawowe

W tej części uzupełnić należy dane, które znajdują się na każdej Fakturze albo powinny znajdować się na dokumencie kosztowym.

Dokumenty kosztowe dzielimy najogólniej na faktury i inne dokumenty kosztowe (jak polisy, wyciągi bankowe czy rachunki). Faktury mogą mieć albo nie mieć nadanego numer KSeF, inne dokumenty nie będą miały nadanego numeru KSeF.

a) Nr faktury lub dokumentu 

Uzupełniamy wyłącznie numer, nie przepisujemy słów dokumentu tj. "Faktura VAT FVZ XYZ 1/8/2026", wpisujemy wyłącznie "FVZ XYZ 1/8/2026"). W przypadku WNT co do zasady będzie to jednak numer faktury albo numer dokumentu wewnętrznego, jeżeli takowa faktura nie została wystawiona, a powstał obowiązek podatkowy.

b) Data wystawienia, data sprzedaży lub data otrzymania 

Muszą pokrywać się z informacjami znajdującymi się na otrzymanej fakturze lub dokumencie.

Przy wyborze typu dokumentu jako "KSeF", data otrzymania dokumentu oznacza datę przetworzenia danych przez Krajowy System eFaktur, nie natomiast fizyczne otrzymanie dokumentu od kontrahenta jak jest w standardowym przypadku. Faktury ewidencjonujące WNT nie będą jednak miały takiego numeru nadanego, ponieważ są wystawiane przez podmioty zagraniczne.

c) Typ dokumentu KSeF

Ustawodawca nakazuje stosowanie znaczników lub powiązanych z KSeF danych, które muszą być wykazywane w strukturach podatkowych. Wyróżniamy 4 znaczniki tj. KSeF, OFF, BFK lub DI.

O wyborze oznaczenia decyduje to, czy na dzień wysyłania pliku JPK do Ministerstwa Finansów dysponujemy fakturą od kontrahenta zagranicznego, tak też:

Gdy mamy fakturę od zagranicznego kontrahenta, to stosujemy znacznik BFK (faktura wystawiona bez użycia KSeF).

Gdy nie mamy jeszcze faktury, a obowiązek podatkowy już powstał, to transakcję rozliczamy dokumentem wewnętrznym i stosujemy znacznik DI wraz z oznaczeniem WEW, które odnajdziemy w sekcji Informacje dodatkowe lub oznaczenia podatkowe.

3) Dane płatności

W sekcji płatności wprowadzamy informacje dotyczące przepływu środków. Wypełnienie jej nie jest obowiązkowe na etapie wprowadzania dokumentu, płatność można uzupełnić w późniejszym terminie przy pomocy dostępnej z listy kosztów funkcji Rozlicz, więcej o dodawaniu płatności.

a) Termin płatności

Pełni funkcję wyłącznie informacyjną i nie ma znaczenia w przypadku braku płatności.

b) Status płatności

Po oznaczeniu dokumentu jako opłacony albo częściowo opłacony pojawi się dodatkowe pole Data faktycznej płatności.

c) Data faktycznej płatności

Musi pokrywać się z datą księgowania wynikającą z wyciągu bankowego. W przypadku transakcji walutowych data ta ma szczególne znaczenie, ponieważ wyznacza dzień, na który ustalamy różnicę kursową (część IV pkt 2 i 4).

d) Forma płatności

Jej wybór zależy od tego, w jakiej walucie środki faktycznie opuściły rachunek spółki. Przy należności pobranej przez kontrahenta bezpośrednio w złotych (czyli otrzymaliśmy fakturę w złotych) wybieramy Przelew (albo Karta / Płatność online), natomiast przy fakturze walutowej (czyli, gdy faktura ma walutę zagraniczną) rozliczanej z rachunku złotowego Kompensata 135. Oba warianty omawiamy szczegółowo w części IV.

Przed wyborem formy płatności warto ustalić, który wariant rozliczenia nas obowiązuje, decyduje o tym waluta faktury, a nie waluta obciążenia rachunku bankowego.

4) Kategoria kosztowa

Jak zostało wspomniane na początku niniejszej części materiału, standardowo ewidencji w ramach procedury WNT mogą podlegać:

a) niskocenne składniki majątkowe ujmowane w kategorii "Zużycie materiałów" (niskocenne składniki majątkowe, zostały omówione w materiale "Zakup urządzeń do 10 000 PLN netto") albo,

b) towary handlowe (zatem mowa o składniku majątkowym, który będzie podlegał dalszej sprzedaży w stanie nieprzetworzonym).

a) Kategorią dla kosztu niskocennego składnika majątkowego będzie:

KATEGORIA: Zużycie materiałów,

PODKATEGORIA: Zużycie materiałów - WNT.

b) Kategorią dla zakupu towarów handlowych będzie:

KATEGORIA: Towary Handlowe,

PODKATEGORIA: Towary Handlowe - WNT.

Tak też w przypadku wprowadzania WNT dla czynnego podatnika VAT UE należy uzupełnić właściwą stawkę dla nabywanego dobra w kraju, najczęściej będzie to 23%, jednak należy ją potwierdzić bowiem właściwa stawka może być innej wysokości.

UWAGA!  Do podstawy opodatkowania WNT wlicza się również koszty dodatkowe, takie jak transport, opakowanie czy ubezpieczenie, jeżeli obciąża nimi nabywcę dostawca towaru (art. 30a w zw. z art. 29a ust. 6 ustawy o VAT). Jeżeli natomiast transport zamawiamy odrębnie u przewoźnika, rozliczamy go jako osobną transakcję tj. import usług albo usługę krajową, zależnie od statusu przewoźnika oraz typu transakcji, na podstawie odrębnej faktury.

IV. Rozliczenie płatności za Wewnątrzwspólnotowe Nabycie Towarów (WNT)

Wprowadzenie samego dokumentu kosztowego to połowa pracy, drugą jest prawidłowe rozliczenie płatności. Sposób postępowania zależy od tego, w jakiej walucie środki faktycznie opuściły rachunek spółki oraz na jaką walutę opiewa faktura. Będziemy wyróżniali dwa warianty.

1) Wariant 1 - kontrahent pobiera należność bezpośrednio w złotych

Część unijnych dostawców udostępnia rozliczenie w polskiej walucie tj. obciąża złotowy rachunek spółki kwotą przeliczoną własnym kursem, a następnie wystawia fakturę opiewającą dokładnie na tę kwotę w złotych. 

Jest to wariant najprostszy:

a) na fakturze nie występuje waluta obca, nie stosujemy zatem przeliczenia kursem NBP, podstawą opodatkowania jest kwota wynikająca wprost z dokumentu,

b) nie powstają różnice kursowe, bo kwota z faktury i kwota pobrana z rachunku są tożsame,

c) w danych płatności wskazujemy status opłacono, datę obciążenia rachunku bankowego oraz formę płatności Przelew (albo Karta / Płatność online, jeżeli tak przebiegła transakcja).

Na tym rozliczenie się kończy, wystarczy zapisać dokument.

UWAGA!  Wariantu I nie stosujemy, gdy faktura opiewa na walutę obcą, a jedynie samo potrącenie nastąpiło w złotych. O tym, który wariant nas obowiązuje, decyduje waluta faktury, a nie waluta obciążenia rachunku. W takiej sytuacji postępujemy zgodnie z pkt 2).

2) Wariant 2 - faktura w walucie obcej, potrącenie z rachunku złotowego

Jest to sytuacja typowa dla spółek nieposiadających rachunku walutowego. W tym przypadku bank przelicza należność własnym kursem, który praktycznie nigdy nie odpowiada kursowi średniemu NBP, co oznacza, że kwota zdjęta z rachunku różni się od wartości dokumentu przyjętej dla celów podatkowych. Rozliczenie takiego kosztu przeprowadzamy w trzech etapach.

Etap 1 - zaewidencjonowanie obciążenia rachunku bankowego

Wypływ środków wprowadzamy przez moduł Finanse, wybierając typ operacji Wypływ środków z banku do środków w drodze. Wskazujemy rachunek, datę obciążenia zgodną z wyciągiem bankowym oraz kwotę faktycznie pobraną, a więc przeliczoną kursem banku, nie kursem NBP.

W lewym menu wybieramy zatem Finanse > w pozycji typ operacji wybieramy Wypływ środków z banku do środków w drodze.

Operacja przenosi środki na konto 135, które pełni tutaj funkcję konta przejściowego. Wiemy już, że pieniądze opuściły rachunek, ale nie zostały jeszcze powiązane z konkretnym zobowiązaniem wobec kontrahenta.

Etap 2 - wprowadzenie dokumentu kosztowego z formą płatności Kompensata 135

Dokument nalezy wprowadzić zgodnie z instrukcją z części III, z dwoma istotnymi różnicami:

a) w pozycjach wpisujemy wartość przeliczoną kursem średnim NBP (część II pkt 1), a nie kwotę pobraną z rachunku złotowego, to kurs NBP wyznacza podstawę opodatkowania VAT oraz wartość kosztu,

b) w danych płatności wybieramy status opłacono wraz z formą płatności Kompensata 135 oraz jako datę faktycznej płatności wskazujemy datę obciążenia rachunku bankowego z etapu 1.

Wybór formy Kompensata 135 powoduje, że zobowiązanie wobec kontrahenta zostaje rozliczone ze środkami zaksięgowanymi w etapie 1 na koncie 135, dzięki temu saldo rozrachunków z kontrahentem zostaje wyzerowane, a na koncie 135 pozostaje wyłącznie różnica wynikająca z zastosowanych kursów.

Na marginesie warto wskazać, że wartość netto wprowadzonej faktury przez moduł kosztów będzie najczęściej niższa od wartości pobranej przez bank, wynika to z tego, że banki z uwagi na spready stosują po prostu mniej korzystny kurs.

Etap 3 - rozliczenie różnicy kursowej przez moduł UAT

Na koncie 135 pozostaje różnica między kwotą faktycznie pobraną przez bank, a wartością dokumentu przeliczoną kursem NBP. Na przykładzie różnicy wynoszącej 50 zł (czyli pobrano z konta 1050, zaś faktura wynosi netto 1000 zł, niniejszą różnicę rozliczamy przez moduł UAT wybierając UAT > Dodaj UAT i uzupełniając:

a) Data dokumentu

Data obciążenia rachunku bankowego.

b) Dokument źródłowy

W niniejszmy miejscu wskazujemy numer faktury od kontrahenta zagranicznego. Jest to wskazanie najwygodniejsze w praktyce, bowiem po numerze faktury odszukamy w księgach całą transakcję. Sama faktura nie dokumentuje jednak różnicy kursowej, ta powstaje dopiero z zestawienia faktury przeliczonej kursem NBP z kwotą pobraną według wyciągu bankowego, dlatego numer wyciągu wskazujemy w opisie operacji.

c) Opis operacji

Różnica kursowa - WNT, FVZ XYZ 1/8/2026, WB 08/2026 z 10-08-2026; kurs NBP 4,3000 (tabela 153/A/NBP/2026), kurs banku 4,3800; 4 380,00 - 4 300,00 = 80,00 zł.

d) Dekretacja

Konto 751-00001 Koszty finansowe po stronie WN (50) oraz 

Konto 135-01 Środki pieniężne w drodze po stronie MA (50).

UWAGA!  Powyższa dekretacja dotyczy sytuacji, w której bank pobrał więcej, niż wynosi wartość przeliczona kursem NBP (kurs banku wyższy od kursu NBP), powstaje wówczas ujemna różnica kursowa. Jeżeli bank pobrał mniej, powstaje dodatnia różnica kursowa i dekretację odwracamy, tj. konto 135-01 po stronie WN oraz konto 750-00001 przychodów finansowych po stronie MA.

3) Przykład rozliczenia w wariancie II

Jan Nowak Investment sp. z o.o. otrzymała od niemieckiego kontrahenta fakturę na 2 000,00 EUR za zakup maszyny, wystawioną 9 lutego 2026 r. Średni kurs NBP z 6 lutego 2026 r. wyniósł 4,3000 zł/EUR. Spółka nie posiada rachunku walutowego - bank pobrał z rachunku złotowego 8 760,00 zł, stosując własny kurs 4,3800 zł/EUR.

Rozwiązanie:

a) Podstawa opodatkowania i wartość nabycia

2 000,00 EUR × 4,3000 = 8 600,00 zł 

VAT należny (i u czynnego podatnika jednocześnie naliczony): 8 600,00 × 23% = 1 978,00 zł.

b) Etap 1

W module Finanse ewidencjonujemy wypływ 8 760,00 zł z rachunku złotowego do środków w drodze, z datą obciążenia zgodną z wyciągiem.

c) Etap 2

Wprowadzamy koszt na 8 600,00 zł netto ze stawką 23%, formą płatności Kompensata 135 i datą faktycznej płatności równą dacie obciążenia rachunku.

d) Etap 3

Na koncie 135 pozostaje 8 760,00 - 8 600,00 = 160,00 zł. 

Kwotę tę przeksięgowujemy: 751-0001 strona WN 160,00 zł oraz 135-01 strona MA 160,00 zł. 

Po tej operacji saldo konta 135 w części dotyczącej tej transakcji wynosi zero.

4) Różnice kursowe a podatek dochodowy

Rozliczona w etapie 3 różnica nie jest wyłącznie zapisem technicznym, stanowi podatkową różnicę kursową, która wpływa na wynik podatkowy spółki.

Zgodnie bowiem z art. 15a ust. 3 pkt 2 ustawy o CIT „Ujemne różnice kursowe powstają, jeżeli wartość: [...] poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski jest niższa od wartości tego kosztu w dniu zapłaty, przeliczonej według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia.".

Przekładając na język ludzki, skoro nabycie wyceniliśmy po kursie NBP (8 600,00 zł), a w dniu zapłaty faktycznie zastosowany kurs banku dał kwotę wyższą (8 760,00 zł), to powstała ujemna różnica kursowa w wysokości 160,00 zł i stanowi ona koszt uzyskania przychodu. W sytuacji odwrotnej powstałaby dodatnia różnica kursowa, stanowiąca przychód podatkowy (art. 15a ust. 2 pkt 2 ustawy o CIT).

UWAGA! Fakt, że spółka nie posiada rachunku walutowego i nigdy fizycznie nie dysponowała euro, nie wyłącza powstania podatkowych różnic kursowych, kurs zastosowany przez bank przy przewalutowaniu jest „kursem faktycznie zastosowanym" w rozumieniu art. 15a ustawy o CIT.

V. Ewidencja WNT w przypadku braku otrzymania faktury od kontrahenta

Jak wskazano w części I pkt 5, po zmianach wprowadzonych pakietem SLIM VAT 3 brak faktury nie pozbawia prawa do odliczenia podatku naliczonego, transakcja pozostaje neutralna w VAT, pozbawia jednak dla celów podatku dochodowego możliwości rozliczenia kosztu podatkowego.

1) Wpłata zaliczki kontrahentowi zagranicznemu

Dla takiej wpłaty należy utworzyć tzw. Fakturę wewnętrzną dokumentującą operację gospodarczą. Dokument jak każdy dowód księgowy wpinamy do segregatora, warto jednak dla transakcji wewnątrzwspólnotowych stworzyć odrębną przegrodę. Gotowy wzór, w wersji pustej oraz wypełnionej przykładem, udostępniamy w załączniku do niniejszego materiału.

Konstrukcja dokumentu wewnętrznego

Dokument wewnętrzny składa się dokładnie z takich samych pozycji co standardowa faktura, wzór takiego dowodu mogą Państwo odnaleźć w załączeniu. 

W takim dokumencie należy określić przede wszystkim:

a) strony transakcji (Państwa spółki oraz kontrahenta, należy pamiętać o prefixach krajów europejskich),

b) przedmiot transakcji - przedmiotem transakcji będzie wpłata zaliczki czy też zapłata środków,

c) numer dokumentu - (np: FVZ WEW NN/MM/RRRR),

d) datę sprzedaży oraz wystawienia (np: data wpłaty zaliczki/zapłaty zaliczki),

e) stawkę VAT (np.) - w adnotacji dokumentu należy wskazać uwagę "reverse charge (odwrotne obciążenie)".

2) Rozliczenie dokumentu wewnętrznego w Fakturomanii

Wprowadzenie takiej faktury wewnętrznej będzie przedstawiało się w sposób analogiczny do przedstawionej w części III instrukcji, z tą różnicą, że jako typ dokumentu KSeF wybieramy znacznik DI, rozliczenie opiera się bowiem na dowodzie wewnętrznym, a nie na fakturze kontrahenta. Dodatkowo będzie potrzebna czynność polegająca na dodaniu UAT.

Wprowadzając dokument w stawce netto należy zatem uzupełnić wartość transakcji (najczęściej, która została zapłacona z rachunku bankowego spółki). Stawkę VAT należy wybrać właściwą, która najczęściej będzie wynosiła 23%. Taki dokument zawsze należy oznaczyć jako opłacony z datą faktycznej płatności (datą księgowania rachunku bankowego). Wykazywany natomiast VAT należy uregulować do Urzędu Skarbowego na mikrorachunek podatkowy spółki, a następnie informację o płatności wprowadzić przez moduł Deklaracji VAT.

3) Przeksięgowanie kosztu uzyskania przychodu przez UAT

Z uwagi na okoliczność, że dana transakcja nie może bez faktury właściwej stanowić kosztu uzyskania przychodu, zatem do momentu otrzymania faktury od kontrahenta, do tak dodanego dokumentu w aplikacji należy utworzyć UAT. UAT dla dokumentu wew. o nazwie WEW 01/08/2026, z datą sprzedaży na dzień 11 sierpnia 2026r. wygląda następująco.

W celu dodania manualnej ewidencji, należy udać się do zakładki UAT, następnie zaś wybieramy dodaj UAT.

W niniejszym UAT należy uzupełnić dane dotyczące operacji, gdzie:

a) Data dokumentu 

Oznacza datę sprzedaży dokumentu.

b) Dokument źródłowy 

Oznacza fakturę wewnętrzną, w przykładzie FVZ WEW 01/08/2026.

c) Opis operacji

Faktura wewnętrzna wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów FVZ WEW 01/08/2026.

Wartościami w dokumencie są kwoty z pól wprowadzonych w systemie jako netto.

d) Konta księgowe

W niniejszym przypadku będziemy mogli mieć 2 okoliczności:

Pierwsza dla zużycia materiałów  

Konto 1 - 402-00001 strona MA,

Konto 2 - 202-XXXXX strona WN.

Kontem kontrahenta będzie zawsze konto 202-xxxxx.

Druga dla Towarów handlowych  

Konto 1 - 731 strona MA,

Konto 2 - 202-XXXXX strona WN.

Kontem kontrahenta będzie zawsze konto 202-xxxxx.

4) Faktury otrzymane od kontrahenta

Faktury otrzymane od kontrahenta zagranicznego, co do zasady nie będziemy już ewidencjonować jako WNT. Taką fakturę w systemie należy wprowadzić w sposób standardowy przy użyciu kategorii Zużycie materiałów oraz podkategorii Zużycie materiałów, czy też kategorii Towary handlowe oraz podkategorii Towary handlowe ze stawką VAT zw.

UWAGA! Jeżeli wartość wynikająca z otrzymanej faktury różni się od kwoty przyjętej w dowodzie wewnętrznym (przykładowo dostawca zastosował inny rabat albo doliczył koszty transportu), konieczna jest korekta rozliczenia WNT w okresie powstania obowiązku podatkowego na podstawie otrzymanej faktury.