Jak dodać fakturę kosztową związaną z wewnątrzwspólnotowym nabyciem towaru? WNT

Niniejszy artykuł omawia w jaki sposób zaewidencjonować w Fakturomanii poniesiony koszt związany z zakupem rozpoznawanym w ramach procedury WNT, zagadnienie poświęcone ogólnej tematyce kosztów zostało omówione w pokrewnym wpisie "Czym jest koszt oraz faktura kosztowa krok po kroku", natomiast proces generowania deklaracji VAT UE w materiale "Jak wygenerować deklarację VAT UE dla WNT".

I. Informacje ogólne

1) Rejestracja dla celów VAT-UE

Przed rozpoczęciem przeprowadzania transakcji transgranicznych z przedsiębiorcami, podatnik musi zarejestrować się dla celów tzw. VAT-UE. Rejestracja dla celów tego podatku informuje Urząd Skarbowy o tym, że Podatnik zamierza rozpocząć świadczenie usług czy też sprzedaż towarów dla unijnych kontrahentów lub zamierza nabywać dobra od takich kontrahentów, rejestr VAT UE ma charakter rejestru ogólnoeuropejskiego.

Podobny obowiązek dotyczy również kontrahenta zagranicznego, on w swoim kraju również powinien zarejestrować się dla celów tego podatku jeżeli chce przeprowadzać transakcje transgraniczne. Brak rejestracji przez którąkolwiek ze stron powoduje co do zasady brak możliwości skorzystania z benefitów (neutralności podatkowej) związanych z rozliczeniem transgranicznym, czyli konieczność zastosowania krajowej stawki VAT).

Rejestracji dla celów podatku VAT-UE w Polsce dokonuje się przez złożenie w Urzędzie Skarbowym formularza VAT-R (dla 2023r. najaktualniejszy formularz jest w wersji 17), taki obowiązek spoczywa zarówno na podatnikach czynnych VAT jak też korzystających ze zwolnienia (przedmiotowego czy to podmiotowego). Weryfikacji natomiast czy my jako podatnik zostaliśmy wpisani do rejestru VAT-UE lub nasz kontrahent jest zarejestrowany dla celów tego podatku możemy dokonać w systemie VAT VIES (w żargonie z przymróżeniem oka zwanym "wieśku") dostępnym na stronie Komisji Europejskiej.

2) Status podatnika

a) Czynny Podatnik VAT

W przypadku rozliczania WNT co do zasady obowiązuje zasada neutralności podatkowej, która w tym przypadku polega na jednoczesnym dodaniu i odjęciu przez kupującego podatku VAT. Z tego względu w takich transakcjach wykazuje się podatek należy (zatem transakcja jest widoczna w rejestrze VAT sprzedaży oraz podatek naliczony (zatem transakcja jest widoczna w rejestrze VAT zakupu).

Transakcja WNT pozostaje dla nas neutralna podatkowo jednak wyłącznie, jeżeli przysługuje nam prawo do odliczenia podatku VAT, czyli najczęściej gdy posiadamy status czynnego podatnika VAT i zakup służy prowadzonej działalności gospodarczej.

b) Zwolniony Podatnik VAT

Od tej zasady istnieją jednak wyjątki, międzyinnymi jeden dotyczący podatnika VAT zwolnionego, który łącznie w danym roku obrotowym przeprowadza transakcje WNT o łącznej wartości nieprzekraczającej 50 000zł (w takim wypadku podatnik polski nie powinien rejestrować się dla celów VAT-UE i nie powinien posługiwać się przy transakcji prefixem PL, co spowoduje zastosowanie przez sprzedającego jego krajowej stawki VAT). 

W przypadku natomiast podatnika zwolnionego, który przeprowadza transakcje przekraczające ww. limit, może okazać się konieczna rejestracja dla celów podatku VAT UE i rozliczenie na deklaracji VAT-8 (zatem wykazanie polskiej stawki jako należnej).

3) Czym jest wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT)?

WNT polega na przeniesieniu prawa do rozporządzania jak właściciel towarem, który jest przewożony z państwa członkowskiego UE do Polski.

a) Podstawa prawna

- Zgodnie z ogólną definicją z art. 9. ust. 1. ustawy o VAT "Przez wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, [...], rozumie się nabycie prawa do rozporządzania jak właściciel towarami, które w wyniku dokonanej dostawy są wysyłane lub transportowane na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium państwa członkowskiego rozpoczęcia wysyłki lub transportu przez dokonującego dostawy, nabywcę towarów lub na ich rzecz."

- Zgodnie natomiast z art. 25 ust. 1 ustawy "Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów uznaje się za dokonane na terytorium państwa członkowskiego, na którym towary znajdują się w momencie zakończenia ich wysyłki lub transportu."

Dla zachowania możliwości skorzystania z rozliczenia WNT niezbędne jest posiadanie potwierdzenia przewozu towaru.

b) Kiedy dokument należy rozliczyć?

Zgodnie z art. 20 ust. 5. ustawy o VAT "W wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury przez podatnika podatku od wartości dodanej, nie później jednak niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru będącego przedmiotem wewnątrzwspólnotowego nabycia [..]"

W interpretacji podatkowej z 18 maja 2020 r. o sygn. akt 0111-KDIB3-3.4012.40.2020.2.JS odnajdujemy podpowiedź, że "moment powstania obowiązku podatkowego z tytułu WNT uzależniony jest od wystawienia faktury przez dostawcę, przy czym ma to być faktura dokumentująca dokonaną dostawę. W przypadku natomiast wystawienia faktury przed faktyczną dostawą, nie powstaje obowiązek podatkowy gdyż w momencie wystawienia faktury towary nie są wysyłane lub transportowane w wyniku dokonanej dostawy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium państwa rozpoczęcia wysyłki lub transportu.".

c) Przykład

Pan Jan, który jest polskim przedsiębiorcą zarejestrowanym dla VAT-UE zawarł 4 lutego umowę zakupu maszyny z kontrahentem VAT-UE, który swoją siedzibę posiada w Niemczech i w Niemczech posiada miejsce stałego prowadzenia działalności. Na podstawie zawartej umowy kontrahent niemiecki 8 lutego zlecił transport maszyny z Niemiec do Polski, którą Pan Jan odebrał 12 lutego. Kontrahent dostarczył fakturę Panu Janowi 14 lutego.

Przeprowadzoną transakcję należy zaklasyfikować jako wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów. Takie towary będą podlegały opodatkowaniu VAT w Polsce, z uwagi na fakt transportu towaru na terytorium Polski, na dowód czego Pan Jan posiada stosowne dokumenty.

W przypadku weryfikacji faktury otrzymanej od Niemieckiego kontrahenta Pan Jan musi zwrócić uwagę na odpowiednie uzupełnienie danych w postaci wskazania prefixów krajów oraz zawarciu w fakturze informacji o obowiązku rozliczenia podatku przez nabywcę, najczęściej adnotacji "reverse charge". Taka transakcja w deklaracji VAT UE winna zostać wykazana w okresie lutego.

II. Wprowadzanie Faktury WNT

W systemie wprowadzając WNT niezbędne będzie wybranie odpowiedni kategorii kosztowej.

Dla niniejszej procedury mogą zostać wybrane trzy opcje:

- zużycie materiałów (tzw. niskocenny składnik majątkowy, który został omówiony w materiale "Zakup urządzeń do 10 000 PLN netto") albo,

- towar handlowy (zatem mowa o składniku majątkowym, który będzie podlegał dalszej sprzedaży w stanie nieprzetworzonym) albo,

- środek trwały (który został omówiony w materiale "Ewidencja zakupu środka trwałego").

W niniejszym materiale zostanie przedstawiona ewidencja na przykładzie niskocennego składnika mająkowego. 

Koszt związany z wewnątrzwspólnotowym nabyciem towaru można w systemie zaewidencjonować przy użyciu modułu kosztów wybierając w lewym menu "Koszty"(1) > "Dodaj koszt"(2).

Uzupełnianie danych dokumentu

W następnym kroku należy uzupełnić dane dokumentu, jednocześnie zalecamy Państwu dodawanie danych w kolejności od wprowadzenia kontrahenta do wprowadzenia pozycji.

Po uzupełnieniu dokumentu należy zapisać wprowadzony dokument.

1) Kontrahent

Przedsiębiorca

W przypadku faktury WNT kontrahentem zawsze będzie przedsiębiorca. W przypadku kontrahentów zagranicznych, dane kontrahenta należy uzupełnić manualnie, ze szczególnym zwróceniem uwagi na uzupełnienie prefixu NIP. Jeżeli kontrahent istnieje już w bazie, w takim wypadku należy po prostu wybrać go z listy. Kontrahentów nie należy dublować.

2) Dane podstawowe i dane płatności

Dokumentem źródłowym na podstawie którego będzie przeprowadzana ewidencja jest Faktura od kontrahenta Europejskiego WNT, wprowadzając dokument zawsze należy uzupełniać dane zgodnie z dokumentem. 

a) Numer (tutaj wyłącznie wpisujemy numer, nie przepisujemy słów dokumentu tj. "Faktura VAT FVZ XYZ 01/12/2022", a wpisujemy wyłącznie "FVZ XYZ 01/12/2022").

b) Data wystawienia oraz data sprzedaży muszą pokrywać się z informacjami znajdującymi się na otrzymanej fakturze.

c) Termin płatności faktury lub dokumentu nie będzie miał znaczenia w przypadku braku płatności. Jeżeli płatność zostanie natomiast oznaczona jako "opłacona", to pole "Termin płatności" zamieni się automatycznie na "Datę faktycznej płatności", data ta musi pokrywać się z datą księgowania/operacji (oba warianty są prawidłowe) znajdującą się na wyciągu bankowym lub datą rzeczywistej płatności przy płatności gotówkowej. Płatności w systemie można oznaczyć w późniejszym terminie, przy pomocy funkcji "Rozlicz", więcej o dodawaniu płatności.

3) Kategoria kosztowa

Jak zostało wspomniane na początku niniejszej części materiału, standardowo ewidencji w ramach procedury WNT mogą podlegać:

- niskocenne składniki majątkowe ujmowane w kategorii "Zużycie materiałów" (niskocenne składniki majątkowe, zostały omówione w materiale "Zakup urządzeń do 10 000 PLN netto") albo,

- towary handlowe (zatem mowa o składniku majątkowym, który będzie podlegał dalszej sprzedaży w stanie nieprzetworzonym).

a) Kategorią dla kosztu niskocennego składnika majątkowego będzie:

KATEGORIA: Zużycie materiałów,

PODKATEGORIA: Zużycie materiałów - WNT.

b) Kategorią dla zakupu towarów handlowych będzie:

KATEGORIA: Towary Handlowe,

PODKATEGORIA: Towary Handlowe - WNT.

W systemie wprowadzamy wyłącznie wartości sumaryczne dla poszczególnych stawek VAT (jeżeli na fakturze jest 20 pozycji z jedną stawką VAT - wprowadzić w systemie należy jedną zbiorczą pozycję z niniejszą stawką). 

Tak też w przypadku wprowadzania WNT dla czynnego podatnika VAT UE należy uzupełnić właściwą stawkę dla nabywanego dobra w kraju, najczęściej będzie to 23%, jednak należy ją potwierdzić bowiem właściwa stawka może być innej wysokości.