Niniejszy artykuł omawia w jaki sposób zaewidencjonować w Fakturomanii poniesiony koszt związany z importem usług od zagranicznego kontrahenta, zagadnienie poświęcone ogólnej tematyce kosztów zostało omówione w pokrewnym wpisie "Czym jest koszt oraz faktura kosztowa krok po kroku", natomiast zagadnienie poświęcone wewnątrzwspólnotowemu nabyciu towaru (WNT) zostało omówione w materiale "Jak dodać fakturę kosztową związaną z wewnątrzwspólnotowym nabyciem towaru?".
SPIS TREŚCI
1) Rejestracja dla celów VAT-UE
4) Podstawa prawna oraz kto rozlicza VAT w przypadku importu usług?
5) Kiedy powstaje obowiązek podatkowy?
6) Kiedy fakturę importu usług należy rozliczyć?
II. Wprowadzanie Faktury importu usług
2) Dane podstawowe i dane płatności
I. Informacje ogólne
1) Rejestracja dla celów VAT-UE
Przed rozpoczęciem przeprowadzania unijnych transakcji transgranicznych z przedsiębiorcami, podatnik musi zarejestrować się dla celów tzw. VAT-UE. Rejestracja dla celów tego podatku informuje Urząd Skarbowy o tym, że Podatnik zamierza rozpocząć działalność transgraniczną, w tym nabywać dobra (towary lub usługi) od takich kontrahentów zagranicznych, rejestr VAT UE ma charakter rejestru ogólnoeuropejskiego.
Podobny obowiązek dotyczy również kontrahenta zagranicznego, on w swoim kraju również powinien zarejestrować się dla celów tego podatku jeżeli chce przeprowadzać transakcje transgraniczne. Brak rejestracji przez którąkolwiek ze stron powoduje co do zasady brak możliwości skorzystania z benefitów (neutralności podatkowej, która jednak ma miejsce wyłącznie w przypadku czynnych podatników VAT) związanych z rozliczeniem transgranicznym, czyli konieczność zastosowania krajowej stawki VAT.
Rejestracji dla celów podatku VAT-UE w Polsce dokonuje się przez złożenie w Urzędzie Skarbowym formularza VAT-R (dla 2023r. najaktualniejszy formularz jest w wersji 17), taki obowiązek spoczywa zarówno na podatnikach czynnych VAT jak też korzystających ze zwolnienia (przedmiotowego czy to podmiotowego). Weryfikacji natomiast czy my jako podatnik zostaliśmy wpisani do rejestru VAT-UE lub nasz kontrahent jest zarejestrowany dla celów tego podatku możemy dokonać w systemie VAT VIES (w żargonie z przymróżeniem oka zwanym "wieśku") dostępnym na stronie Komisji Europejskiej.
2) Status podatnika
a) Czynny Podatnik VAT
W przypadku rozliczania importu usług co do zasady obowiązuje zasada neutralności podatkowej, która w tym przypadku polega na jednoczesnym dodaniu i odjęciu przez kupującego podatku VAT. Z tego względu w takich transakcjach wykazuje się podatek należy (zatem transakcja jest widoczna w rejestrze VAT sprzedaży oraz podatek naliczony (zatem transakcja jest widoczna w rejestrze VAT zakupu).
Transakcja importu usług pozostaje dla nas neutralna podatkowo jednak wyłącznie, jeżeli przysługuje nam prawo do odliczenia podatku VAT, czyli najczęściej gdy posiadamy status czynnego podatnika VAT i zakup służy prowadzonej działalności gospodarczej.
b) Zwolniony Podatnik VAT
Od tej zasady istnieją wyjątki, między innymi dotyczący podatnika VAT zwolnionego (podmiotowo lub przedmiotowo), który w przypadku dokonywania importu usług będzie wykazywał podatek jako należny zgodnie z polską stawką VAT. Podatnicy VAT zwolnieni będą zatem musieli uregulować VAT, który jest "doliczany" do transakcji, a następnie wykazać ową transakcję w deklaracji VAT-9M lub VAT-8.
Tutaj należy również zwrócić uwagę, że formularz składanej deklaracji przez podatnika zwolnionego jest uzależniony od sposobu rejestracji do VAT UE. Jeżeli podatnik dokonał szerszej rejestracji tj. również dla wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, w takim przypadku może okazać się konieczne raportowanie rozliczenia na bardziej rozbudowanej deklaracji względem VAT-9M - deklaracji VAT-8.
Sposób wykazywania transakcji jednak w obu formularzach jest bardzo podobny, a został omówiony w materiale "Wpłata należności VAT u podatnika podmiotowo lub przedmiotowo zwolnionego z tytułu importu usług (VAT-9M lub VAT-8)".
3) Czym jest import usług?
Zgodnie z ogólną zasadą z punktu widzenia Polskiego przedsiębiorcy importem usług jest zakup usługi od zagranicznego kontrahenta, który w Polsce nie posiada siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej oraz nie dokonał rejestracji dla celów VAT w Polsce.
4) Podstawa prawna oraz kto rozlicza VAT w przypadku importu usług?
Przede wszystkim, żeby transakcja została zakwalifikowana jako import usług muszą zostać spełnione pewne przesłanki, którymi są:
a) faktyczna realizacja usługi, która odbywa się między podmiotami transgranicznymi (czyli transakcja nie jest fikcyjna i ma charakter transgraniczny),
b) prawidłowe określenie miejsca świadczenia usługi
Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o VAT "opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają: odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju; [...]".
Zgodnie z art. 2 ust. 9) ustawy o VAT, gdy mowa jest o imporcie usług "rozumie się przez to świadczenie usług, z tytułu wykonania których podatnikiem jest usługobiorca, o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 4.ustawy".
Innymi słowy zgodnie z ww. definicją w standardowym przypadku importu usług podatnikiem jest usługobiorca (czyli kupujący), a nie usługodawca (czyli sprzedający). Względem zatem standardowej sytuacji występuje tutaj zamiana obowiązków, bowiem to na nabywcy usług ciąży rozliczenie nabywanych usług.
W literaturze wskazuje się, że powodami przerzucenia obowiązku rozliczeniowego na nabywcę są zwłaszcza:
- uproszczenie systemu rozliczeniowego na płaszczyźnie transgranicznej,
- ograniczenie nadużyć o charakterze unikania opodatkowania przez sprzedających usługi,
- ułatwienie czynności kontrolnych dla organów skarbowych.
Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 28b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, "miejscem świadczenia usług w przypadku świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej, z zastrzeżeniem ust. 2-4 oraz art. 28e, art. 28f ust. 1 i 1a, art. 28g ust. 1, art. 28i, art. 28j ust. 1 i 2 i art. 28n". Oznacza to zatem, że miejsce faktycznej sprzedaży usługi (np. sprzedawany przez Niemiecką firmę mającą siedzibę i biuro w Berlinie dostęp do systemu online podmiotowi z Polski prowadzącemu działalność na terenie Polski) nie musi być miejscem świadczenia usługi w rozumieniu ustawy.
Od ogólnej zasady istnieją zatem oczywiście liczne wyjątki, a dla prawidłowego rozpoznania importu usług niezbędne jest rozpoznanie z jakiego typu usługą mamy do czynienia, są bowiem pewnego rodzaju usługi, które podlegają odrębnym zasadom rozliczeniowym, a wśród nich wyróżnia się:
- usługi związane z nieruchomościami,
- usługi transportu posażerów,
- usługi transportu towarów na rzecz polskiego przedsiębiorcy,
- usługi wstępu na imprezy kulturalne,
- usługi w dziedzinie kultury,
- usługi restauracyjne i cateringowe,
- usługi krótkoterminowego wynajmu środków transportu lub
- usługi turystyczne.
5) Kiedy powstaje obowiązek podatkowy?
Z pomocą dla określenia prawidłowego momentu powstania obowiązku podatkowego przychodzi nam interpretacja podatkowa z dnia 10 lutego 2021r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej o sygn. akt 0113-KDIPT1-2.4012.797.2020.2.JS
Odnajdujemy w niej, że zgodnie z ogólną zasadą dla importu usług moment powstania obowiązku podatkowego "uregulowany został w art. 19a ustawy o VAT, gdzie określono, że moment powstania obowiązku podatkowego powstaje z chwilą wykonania usługi."
Dalej w interpretacji wskazano że od ogólnej zasady istnieją wyjątki, w związku z czym wyróżnione zostały szczególne przypadki tj:
a) "W przypadku usług przyjmowanych częściowo usługę uznaje się za wykonaną z chwilą wykonania części usługi, dla której określono zapłatę."
b) "Jeżeli dla usługi ustalone są następujące po sobie terminy płatności, uznaje się ją za wykonaną z upływem każdego okresu, do którego odnoszą się płatności, do momentu zakończenia jej świadczenia."
c) "Natomiast (co ma zastosowanie w analizowanym stanie faktycznym) usługę świadczoną w sposób ciągły przez okres dłuższy niż rok, dla której w związku z jej świadczeniem w danym roku nie upływają terminy płatności, uznaje się za wykonaną z upływem każdego roku podatkowego, do momentu zakończenia jej świadczenia."
d) "Jeżeli przed zakończeniem wykonania usługi otrzymano część lub całość zapłaty, to obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania zapłaty w odniesieniu do otrzymanej części."
e) "W myśl zatem generalnej zasady zawartej w art. 19 ust. 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje, co do zasady, z chwilą wykonania usługi. W przypadku jednak gdy dostawa towaru lub wykonanie usługi powinno być potwierdzone fakturą, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż w siódmym dniu, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi (art. 19 ust. 4 ustawy). Przepisy te mają odpowiednio zastosowanie także w przypadku importu usług."
6) Kiedy fakturę importu usług należy rozliczyć?
Dokument należy rozliczyć w deklaracji z okresu powstania obowiązku podatkowego, w takim wypadku co do zasady:
a) Czynny podatnik VAT będzie wykazywał transakcję wyłącznie w pliku JPK_V7,
b) Zwolniony podatnik z VAT będzie wykazywał transakcję wyłącznie w deklaracji VAT-9M albo VAT-8.
a) Czynny podatnik VAT
Przykład: Pan Jan, który jest polskim przedsiębiorcą zarejestrowanym dla VAT-UE zawarł 4 lutego umowę zakupu oprogramowania systemowego z kontrahentem VAT-UE, który swoją siedzibę posiada w Niemczech i w Niemczech posiada miejsce stałego prowadzenia działalności. Z uwagi na zautomatyzowanie procesu sprzedażowego, na podstawie zamówienia kontrahent niemiecki 4 lutego dostarczył elektronicznie Panu Janowi oprogramowanie razem z Fakturą.
Przeprowadzoną transakcję należy zaklasyfikować jako import usług z UE. Takie usługi będą podlegały opodatkowaniu VAT w Polsce.
W przypadku weryfikacji faktury otrzymanej od niemieckiego kontrahenta Pan Jan musi zwrócić uwagę na odpowiednie uzupełnienie danych w postaci wskazania prefixów krajów oraz zawarciu w fakturze informacji o obowiązku rozliczenia podatku przez nabywcę, najczęściej adnotacji "reverse charge". Taka transakcja przez podatnika VAT czynnego jest wykazywana wyłącznie w pliku JPK_V7 i nie składa się tutaj deklaracji VAT UE. Transakcja winna zostać rozliczona w lutym.
b) Zwolniony podatnik VAT
Przykład: Pan Jan, który jest polskim przedsiębiorcą zarejestrowanym dla VAT-UE zawarł 4 lutego umowę zakupu oprogramowania systemowego z kontrahentem VAT-UE, który swoją siedzibę posiada w Niemczech i w Niemczech posiada miejsce stałego prowadzenia działalności. Z uwagi na zautomatyzowanie procesu sprzedażowego, na podstawie zamówienia kontrahent niemiecki 4 lutego dostarczył elektronicznie Panu Janowi oprogramowanie razem z Fakturą.
Przeprowadzoną transakcję należy zaklasyfikować jako import usług z UE.
W przypadku weryfikacji faktury otrzymanej od niemieckiego kontrahenta Pan Jan musi zwrócić uwagę na odpowiednie uzupełnienie danych w postaci wskazania prefixów krajów oraz zawarciu w fakturze informacji o obowiązku rozliczenia podatku przez nabywcę, najczęściej adnotacji "reverse charge".
Taka transakcja powinna zostać rozliczona w lutym przez podatnika VAT zwolnionego i zostać wykazana:
- w deklaracji VAT-9M jeżeli podatnik zwolniony zarejestrował się wyłącznie dla transgranicznych usług.
- w deklaracji VAT-8 jeżeli podatnik zwolniony dokonał szerszej rejestracji i zarejestrował się również dla obrotu towarowego.
II. Wprowadzanie Faktury importu usług
W systemie wprowadzając import usług niezbędne będzie wybranie odpowiedniej kategorii kosztowej.
Dla niniejszej ewidencji mogą zostać wybrane dwie opcje:
- import usług od przedsiębiorcy Unijnego albo
- import usług od przedsiębiorcy spoza Unii Europejskiej.
Zawsze przed dodaniem do aplikacji dokumentu należy zwrócić uwagę, czy dokument otrzymany od kontrahenta jest fakturą, a czy nie jest jedynie rozliczeniem wpłaconych kwot. Jeżeli jest to jedynie rozliczenie, nie należy traktować tego jako dokumentu właściwego, dlatego że rozliczenie nie jest dokumentem księgowym, zagadnienie zostało bliżej opisane w części III materiału.
Koszt związany z importem usług można w systemie zaewidencjonować przy użyciu modułu kosztów wybierając w lewym menu "Koszty"(1) > "Dodaj koszt"(2).
Uzupełnianie danych dokumentu
W następnym kroku należy uzupełnić dane dokumentu, jednocześnie zalecamy Państwu dodawanie danych w kolejności od wprowadzenia kontrahenta do wprowadzenia pozycji.
Po uzupełnieniu dokumentu należy zapisać wprowadzony dokument.
1) Kontrahent
Przedsiębiorca
W przypadku faktury importu usług kontrahentem zawsze będzie przedsiębiorca. W przypadku kontrahentów zagranicznych, dane kontrahenta należy uzupełnić manualnie, ze szczególnym zwróceniem uwagi na uzupełnienie prefixu NIP. Jeżeli kontrahent istnieje już w bazie, w takim wypadku należy po prostu wybrać go z listy. Kontrahentów nie należy dublować.
Jeżeli kontrahentem jest przedsiębiorca spoza Unii Europejskiej (np: USA/UK), w takim wypadku pole prefixu NIP należy pozostawić puste.
2) Dane podstawowe i dane płatności
Dokumentem źródłowym na podstawie którego będzie przeprowadzana ewidencja co do zasady jest Faktura od kontrahenta Europejskiego, wprowadzając dokument zawsze należy uzupełniać dane zgodnie z dokumentem.
a) Numer (tutaj wyłącznie wpisujemy numer, nie przepisujemy słów dokumentu tj. "Faktura VAT FVZ 01/12/2022", a wpisujemy wyłącznie "FVZ 01/12/2022").
b) Data wystawienia oraz data sprzedaży muszą pokrywać się z informacjami znajdującymi się na otrzymanej fakturze.
c) Termin płatności faktury lub dokumentu nie będzie miał znaczenia w przypadku braku płatności. Jeżeli płatność zostanie natomiast oznaczona jako "opłacona", to pole "Termin płatności" zamieni się automatycznie na "Datę faktycznej płatności", data ta musi pokrywać się z datą księgowania/operacji (oba warianty są prawidłowe) znajdującą się na wyciągu bankowym lub datą rzeczywistej płatności przy płatności gotówkowej. Płatności w systemie można oznaczyć w późniejszym terminie, przy pomocy funkcji "Rozlicz", więcej o dodawaniu płatności.
3) Kategoria kosztowa
Jak zostało wspomniane w początkowej części materiału wybór podkategorii dla importu usług będzie uzależniony od kraju pochodzenia kontrahenta świadczącego usługę, w związku z tym import usług może mieć miejsce od:
a) przedsiębiorcy Unijnego albo
b) przedsiębiorcy spoza Unii Europejskiej.
a) Kategorią dla importu usług od kontrahenta europejskiego będzie:
KATEGORIA: Usługi obce,
PODKATEGORIA: Usługi obce - Import Usług.
b) Kategorią dla importu usług od kontrahenta spoza UE będzie:
KATEGORIA: Usługi obce,
PODKATEGORIA: Usługi obce - Import usług spoza UE.
UWAGA! Podatnik zwolniony
Transakcja importu usług dla czynnych podatników VAT będących zarejestrowanych dla celów VAT UE, pozostaje neutralna. Inaczej jednak sytuacja przedstawia się dla podatników zwolnionych z VAT (podmiotowo czy też przedmiotowo).
W przypadku zakupów przeprowadzanych przez podatnika zwolnionego z podatku VAT taki podatnik będzie musiał bowiem wykazać i odprowadzić VAT od takiej transakcji do Urzędu Skarbowego. Zapłatę podatku ewidencjonuje się natomiast w systemie przez moduł UAT, podpowiedź w jaki sposób wprowadzić taką płatność mogą Państwo odnaleźć w materiale "Wpłata należności VAT u podatnika podmiotowo lub przedmiotowo zwolnionego z tytułu importu usług (VAT-9M lub VAT-8)".
4) Pozycje
W niniejszym miejscu wyszczególnić należy pozycje, które są w przypadku kosztów uzależnione od stawki podatku. Nigdy wprowadzając koszty nie należy natomiast przepisywać poszczególnych pozycji z faktury kosztowej.
W systemie wprowadzamy wyłącznie wartości sumaryczne dla poszczególnych stawek VAT (jeżeli na fakturze jest 20 pozycji z jedną stawką VAT - wprowadzić w systemie należy jedną zbiorczą pozycję z niniejszą stawką).
Tak też w przypadku wprowadzania importu usług należy uzupełnić właściwą stawkę dla nabywanego dobra w kraju, najczęściej będzie to 23%, jednak należy ją potwierdzić bowiem właściwa stawka może być innej wysokości.
III. Ewidencja importu usług w przypadku braku otrzymania faktury od kontrahenta
Sytuacja rozliczenia może nieco się skomplikować jeżeli nie otrzymujemy od sprzedającego nam usługę kontrahenta faktury.
W takim wypadku rozliczenia wpłaconych zagranicznemu kontrahentowi środków na poczet świadczonej usługi stanowiącej import usług należy wprowadzić dokonując kilku czynności. Z uwagi na specyfikę powstania obowiązku podatkowego w VAT ewidencja będzie przedstawiała się w sposób opisany poniżej.
1) Wpłata zaliczki kontrahentowi zagranicznemu na poczet świadczonej usługi
Dla ww. wpłaty należy utworzyć tzw. "Fakturę wewnętrzną" dokumentującą operację gospodarczą. Fakturę jak każdy dowód księgowy wpinamy do segregatora, warto jednak dla transakcji wewnątrzwspólnotowych stworzyć odrębną przegrodę.
Konstrukcja dokumentu wewnętrznego
Dokument wewnętrzny składa się dokładnie z takich samych pozycji co standardowa faktura, wzór takiego dowodu mogą Państwo odnaleźć w materiale dobrego czasopisma podatkowego Gofin.
W takim dokumencie należy określić przede wszystkim:
a) strony transakcji (Państwa spółki oraz kontrahenta, należy pamiętać o prefixach krajów europejskich),
b) przedmiot transakcji - przedmiotem transakcji będzie wpłata zaliczki czy też zapłata środków,
c) numer dokumentu - (np: FVZ WEW NN/MM/RRRR),
d) datę sprzedaży oraz wystawienia (np: data wpłaty zaliczki/zapłaty zaliczki),
e) stawkę VAT (np.) - w adnotacji dokumentu należy wskazać uwagę "reverse charge (odwrotne obciążenie)".
2) Rozliczenie dokumentu wewnętrznego w Fakturomanii
Wprowadzenie takiej faktury wewnętrznej będzie przedstawiało się w sposób analogiczny do przedstawionej w części II instrukcji, dodatkowo będzie potrzebna czynność polegająca na dodaniu UAT.
Wprowadzając dokument w stawce netto należy zatem uzupełnić wartość transakcji (najczęściej, która została zapłacona z rachunku bankowego spółki). Stawkę VAT należy wybrać właściwą, która najczęściej będzie wynosiła 23%. Taki dokument zawsze należy oznaczyć jako "opłacony" z datą faktycznej płatności. Wykazywany natomiast VAT należy uregulować do Urzędu Skarbowego na mikrorachunek podatkowy spółki analogicznie do materiału "Wpłata należności VAT u podatnika podmiotowo lub przedmiotowo zwolnionego z tytułu importu usług (VAT-9M lub VAT-8)".
3) Przeksięgowanie kosztu uzyskania przychodu przez UAT
Z uwagi na okoliczność, że dana transakcja nie może bez faktury właściwej stanowić kosztu uzyskania przychodu - zatem do momentu otrzymania faktury od kontrahenta, do tak dodanego dokumentu w aplikacji należy utworzyć UAT. UAT będzie prezentował się w następujący sposób dla dokumentu wew. o nazwie WEW 01/02/2023, z datą sprzedaży na dzień 4 lutego 2023r.
W celu dodania manualnej ewidencji, należy udać się do zakładki "UAT", następnie zaś wybrać "dodaj UAT".
W niniejszym UAT należy uzupełnić dane dotyczące operacji, gdzie:
a) Data dokumentu - oznacza datę transakcji;
b) Dokument źródłowy - Faktura wewnętrzna, w przykładzie FVZ WEW 01/02/2023;
c) Opisem operacji wraz z dekretacjami będą - Faktura wewnętrzna import usług FVZ WEW 01/02/2023;
Wartościami w dokumencie są kwoty z pól wprowadzonych w systemie jako netto;
Kontem kontrahenta będzie zawsze konto 202-xxxxx.
4) Faktury otrzymane od kontrahenta
Faktury otrzymane od kontrahenta zagranicznego w przypadku przedpłaty, nie będziemy już ewidencjonować jako importu usług. Taką fakturę w systemie należy wprowadzić w sposób standardowy przy użyciu kategorii "Usługi Obce" oraz podkategorii "Pozostałe usługi" ze stawką VAT "zw".
Tutaj jako import usług została rozpoznana pierwsza transakcja, dla której został utworzony dokument wewnętrzny w postaci Faktury wewnętrznej. Dokument rozliczający - Faktura od kontrahenta pozostaje w aplikacji jako nieopłacony (ta bowiem została zaewidencjonowana w poprzednim pkt. razem z fakturą wewnętrzną).