Niniejszy artykuł omawia w jaki sposób zaewidencjonować w Fakturomanii poniesiony koszt związany z importem usług od zagranicznego kontrahenta, zagadnienie poświęcone ogólnej tematyce kosztów zostało omówione w pokrewnym wpisie "Czym jest koszt oraz faktura kosztowa krok po kroku", natomiast zagadnienie poświęcone wewnątrzwspólnotowemu nabyciu towaru (WNT) zostało omówione w materiale "Jak dodać fakturę kosztową związaną z wewnątrzwspólnotowym nabyciem towaru?".
Materiał uwzględnia stan prawny na 2026r., w tym zasady przeliczania faktur walutowych oraz oznaczanie dokumentów zagranicznych znacznikiem BFK w związku z obowiązkowym Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).
SPIS TREŚCI
1) Rejestracja dla celów VAT-UE
4) Podstawa prawna oraz kto rozlicza VAT w przypadku importu usług?
5) Kiedy powstaje obowiązek podatkowy?
6) Kiedy fakturę importu usług należy rozliczyć?
II. Kurs przeliczenia waluty oraz znacznik KSeF
1) Po jakim kursie przeliczyć fakturę walutową?
2) Znacznik KSeF dla faktury zagranicznej - BFK czy DI?
III. Wprowadzanie Faktury importu usług
IV. Rozliczenie płatności za import usług
1) Wariant 1 - kontrahent pobiera należność bezpośrednio w złotych
2) Wariant 2 - faktura w walucie obcej, potrącenie z rachunku złotowego
3) Przykład rozliczenia w wariancie II
4) Różnice kursowe a podatek dochodowy
V. Ewidencja importu usług w przypadku braku otrzymania faktury od kontrahenta
1) Wpłata zaliczki kontrahentowi zagranicznemu na poczet świadczonej usługi
2) Rozliczenie dokumentu wewnętrznego w Fakturomanii
3) Przeksięgowanie kosztu uzyskania przychodu przez UAT
4) Faktury otrzymane od kontrahenta
I. Informacje ogólne
1) Rejestracja dla celów VAT-UE
Przed rozpoczęciem przeprowadzania unijnych transakcji transgranicznych z przedsiębiorcami, podatnik musi zarejestrować się dla celów tzw. VAT-UE. Rejestracja dla celów tego podatku informuje Urząd Skarbowy o tym, że Podatnik zamierza rozpocząć działalność transgraniczną, w tym nabywać dobra (towary lub usługi) od takich kontrahentów zagranicznych, rejestr VAT UE ma charakter rejestru ogólnoeuropejskiego.
Podobny obowiązek dotyczy również kontrahenta zagranicznego, on w swoim kraju również powinien zarejestrować się dla celów tego podatku jeżeli chce przeprowadzać transakcje transgraniczne. Brak rejestracji przez którąkolwiek ze stron powoduje co do zasady brak możliwości skorzystania z benefitów (neutralności podatkowej, która jednak ma miejsce wyłącznie w przypadku czynnych podatników VAT) związanych z rozliczeniem transgranicznym, czyli konieczność zastosowania krajowej stawki VAT.
Rejestracji dla celów podatku VAT-UE w Polsce dokonuje się przez złożenie w Urzędzie Skarbowym formularza VAT-R (dla 2026r. najaktualniejszy formularz jest w wersji 18), taki obowiązek spoczywa zarówno na podatnikach czynnych VAT jak też korzystających ze zwolnienia (przedmiotowego czy to podmiotowego). Weryfikacji natomiast czy my jako podatnik zostaliśmy wpisani do rejestru VAT-UE lub nasz kontrahent jest zarejestrowany dla celów tego podatku możemy dokonać w systemie VAT VIES dostępnym na stronie Komisji Europejskiej.
2) Status podatnika
a) Czynny Podatnik VAT
W przypadku rozliczania importu usług co do zasady obowiązuje zasada neutralności podatkowej, która w tym przypadku polega na jednoczesnym dodaniu i odjęciu przez kupującego podatku VAT. Z tego względu w takich transakcjach wykazuje się podatek należy (zatem transakcja jest widoczna w rejestrze VAT sprzedaży oraz podatek naliczony (zatem transakcja jest widoczna w rejestrze VAT zakupu).
Transakcja importu usług pozostaje dla nas neutralna podatkowo jednak wyłącznie, jeżeli przysługuje nam prawo do odliczenia podatku VAT, czyli najczęściej gdy posiadamy status czynnego podatnika VAT i zakup służy prowadzonej działalności gospodarczej.
b) Zwolniony Podatnik VAT
Od tej zasady istnieją wyjątki, między innymi dotyczący podatnika VAT zwolnionego (podmiotowo lub przedmiotowo), który w przypadku dokonywania importu usług będzie wykazywał podatek jako należny zgodnie z polską stawką VAT. Podatnicy VAT zwolnieni będą zatem musieli uregulować VAT, który jest "doliczany" do transakcji, a następnie wykazać ową transakcję w deklaracji VAT-9M lub VAT-8.
Tutaj należy również zwrócić uwagę, że formularz składanej deklaracji przez podatnika zwolnionego jest uzależniony od sposobu rejestracji do VAT UE. Jeżeli podatnik dokonał szerszej rejestracji tj. również dla wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, w takim przypadku może okazać się konieczne raportowanie rozliczenia na bardziej rozbudowanej deklaracji względem VAT-9M - deklaracji VAT-8.
Sposób wykazywania transakcji jednak w obu formularzach jest bardzo podobny, a został omówiony w materiale "Wpłata należności VAT u podatnika podmiotowo lub przedmiotowo zwolnionego z tytułu importu usług (VAT-9M lub VAT-8)".
3) Czym jest import usług?
Zgodnie z ogólną zasadą z punktu widzenia Polskiego przedsiębiorcy importem usług jest zakup usługi od zagranicznego kontrahenta, który w Polsce nie posiada siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej oraz nie dokonał rejestracji dla celów VAT w Polsce.
4) Podstawa prawna oraz kto rozlicza VAT w przypadku importu usług?
Żeby transakcja została zakwalifikowana jako import usług, muszą zostać spełnione pewne przesłanki:
a) faktyczna realizacja usługi między podmiotami transgranicznymi (czyli transakcja nie jest fikcyjna i ma charakter transgraniczny) oraz,
b) prawidłowe określenie miejsca świadczenia usługi
Definicję odnajdujemy w art. 2 pkt 9 ustawy o VAT który wskazuje, że przez import usług „rozumie się przez to świadczenie usług, z tytułu wykonania których podatnikiem jest usługobiorca, o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 4.".
Innymi słowy, w standardowym przypadku importu usług podatnikiem jest usługobiorca (kupujący), a nie usługodawca (sprzedający), to na nabywcy ciąży rozliczenie nabywanych usług (mechanizm odwrotnego obciążenia, tzw. reverse charge). W literaturze wskazuje się, że powodami przerzucenia obowiązku na nabywcę są zwłaszcza:
a) uproszczenie systemu rozliczeniowego na płaszczyźnie transgranicznej,
b) ograniczenie nadużyć polegających na unikaniu opodatkowania przez sprzedających oraz
c) ułatwienie czynności kontrolnych organom skarbowym.
Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 28b ust. 1 ustawy o VAT, "miejscem świadczenia usług w przypadku świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej, z zastrzeżeniem ust. 2-4 oraz art. 28e, art. 28f ust. 1 i 1a, art. 28g ust. 1, art. 28i, art. 28j ust. 1 i 2 i art. 28n". Oznacza to zatem, że miejsce faktycznej sprzedaży usługi (np. dostęp do systemu online sprzedawany przez niemiecką firmę z siedzibą w Berlinie podmiotowi prowadzącemu działalność w Polsce) nie musi być miejscem świadczenia usługi w rozumieniu ustawy.
Od ogólnej zasady istnieją oczywiście liczne wyjątki, a dla prawidłowego rozpoznania importu usług niezbędne jest rozpoznanie z jakiego typu usługą mamy do czynienia, są bowiem pewnego rodzaju usługi, które podlegają odrębnym zasadom rozliczeniowym, a wśród nich wyróżnia się:
a) usługi związane z nieruchomościami,
b) usługi transportu posażerów,
c) usługi transportu towarów na rzecz polskiego przedsiębiorcy,
d) usługi wstępu na imprezy kulturalne,
e) usługi w dziedzinie kultury,
f) usługi restauracyjne i cateringowe,
g) usługi krótkoterminowego wynajmu środków transportu lub
h) usługi turystyczne.
5) Kiedy powstaje obowiązek podatkowy?
Z pomocą dla określenia prawidłowego momentu powstania obowiązku podatkowego przychodzi nam interpretacja podatkowa z dnia 10 lutego 2021r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej o sygn. akt 0113-KDIPT1-2.4012.797.2020.2.JS
Odnajdujemy w niej, że zgodnie z ogólną zasadą dla importu usług moment powstania obowiązku podatkowego "uregulowany został w art. 19a ustawy o VAT, gdzie określono, że moment powstania obowiązku podatkowego powstaje z chwilą wykonania usługi."
Dalej w interpretacji wskazano że od ogólnej zasady istnieją wyjątki, w związku z czym wyróżnione zostały szczególne przypadki tj:
a) "W przypadku usług przyjmowanych częściowo usługę uznaje się za wykonaną z chwilą wykonania części usługi, dla której określono zapłatę."
b) "Jeżeli dla usługi ustalone są następujące po sobie terminy płatności, uznaje się ją za wykonaną z upływem każdego okresu, do którego odnoszą się płatności, do momentu zakończenia jej świadczenia."
c) "Natomiast (co ma zastosowanie w analizowanym stanie faktycznym) usługę świadczoną w sposób ciągły przez okres dłuższy niż rok, dla której w związku z jej świadczeniem w danym roku nie upływają terminy płatności, uznaje się za wykonaną z upływem każdego roku podatkowego, do momentu zakończenia jej świadczenia."
d) "Jeżeli przed zakończeniem wykonania usługi otrzymano część lub całość zapłaty, to obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania zapłaty w odniesieniu do otrzymanej części.".
6) Kiedy fakturę importu usług należy rozliczyć?
Dokument należy rozliczyć w deklaracji z okresu powstania obowiązku podatkowego, w takim wypadku co do zasady:
a) Czynny podatnik VAT będzie wykazywał transakcję wyłącznie w pliku JPK_V7,
b) Zwolniony podatnik z VAT będzie wykazywał transakcję wyłącznie w deklaracji VAT-9M albo VAT-8.
Przykład: Pan Jan, polski przedsiębiorca zarejestrowany dla VAT-UE, zawarł 4 lutego umowę zakupu oprogramowania z kontrahentem VAT-UE mającym siedzibę i stałe miejsce prowadzenia działalności w Niemczech. Kontrahent 4 lutego dostarczył elektronicznie oprogramowanie wraz z fakturą.
Transakcję należy zaklasyfikować jako import usług z UE, podlegający opodatkowaniu VAT w Polsce i rozliczany w lutym. Weryfikując fakturę Pan Jan musi zwrócić uwagę na wskazanie prefiksów krajów oraz adnotację o obowiązku rozliczenia podatku przez nabywcę (najczęściej "reverse charge"). Jako czynny podatnik VAT wykaże transakcję wyłącznie w pliku JPK_V7 (deklaracji VAT-UE dla importu usług się nie składa).
Gdyby Pan Jan był podatnikiem zwolnionym, to wykazałby transakcję w deklaracji VAT-9M (rejestracja tylko dla usług) albo VAT-8 (rejestracja szersza, również dla towarów) i odprowadził VAT do Urzędu Skarbowego.
II. Kurs przeliczenia waluty oraz znacznik KSeF
1) Po jakim kursie przeliczyć fakturę walutową?
Faktury za import usług najczęściej opiewają na walutę obcą. Zgodnie z art. 31a ust. 1 ustawy o VAT dla celów VAT przeliczenia dokonuje się według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego, a dla celów CIT z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. W praktyce przy typowej transakcji (usługa wykonana i zafakturowana w tym samym dniu) obie wartości wyznacza ten sam kurs.
Przykład: Usługa reklamowa została wykonana w środę 4 lutego (dzień powstania obowiązku podatkowego), faktura opiewa na 1 000 EUR. Właściwy będzie kurs średni NBP z wtorku 3 lutego - przy kursie 4,30 zł/EUR podstawa opodatkowania wyniesie 1 000 × 4,30 = 4 300 zł, a VAT należny (i jednocześnie naliczony u czynnego podatnika) 4 300 × 23% = 989 zł.
2) Znacznik KSeF dla faktury zagranicznej - BFK czy DI?
Zagraniczny kontrahent nieposiadający siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce nie wystawia faktur w Krajowym Systemie e-Faktur, dokument nie będzie miał zatem numeru KSeF. Nie oznacza to jednak automatycznie znacznika DI, o wyborze oznaczenia decyduje bowiem to, czy na dzień wysłania pliku JPK dysponujemy fakturą od kontrahenta zagranicznego.
a) Mamy fakturę od zagranicznego usługodawcy - stosujemy znacznik BFK (faktura wystawiona bez użycia KSeF). Dotyczy to zarówno pozycji po stronie podatku należnego, jak i naliczonego.
b) Nie mamy jeszcze faktury, a obowiązek podatkowy już powstał (np. zapłaciliśmy zaliczkę albo usługa została wykonana i upłynął termin rozliczenia) to transakcję rozliczamy dokumentem wewnętrznym i stosujemy znacznik DI wraz z oznaczeniem WEW.
UWAGA! Zmiana stanowiska MF
W pierwszych miesiącach obowiązywania KSeF Krajowa Informacja Skarbowa wskazywała dla transakcji zagranicznych znacznik DI. W wyjaśnieniach opublikowanych 2 kwietnia 2026 r. Ministerstwo Finansów zajęło jednak odmienne stanowisko, tj. przy imporcie usług i wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów udokumentowanych fakturą zagraniczną właściwy jest znacznik BFK. Jeżeli w plikach JPK za luty i marzec 2026 r. zastosowano DI, korygowanie ewidencji co do zasady nie jest konieczne, znaczniki były wówczas stosowane niejednolicie z uwagi na brak jednoznacznych wytycznych.
III. Wprowadzanie Faktury importu usług
W systemie wprowadzając import usług niezbędne będzie wybranie odpowiedniej kategorii kosztowej. Dla niniejszej ewidencji mogą zostać wybrane dwie opcje:
a) import usług od przedsiębiorcy unijnego albo
b) import usług od przedsiębiorcy spoza Unii Europejskiej.
Zawsze przed dodaniem do aplikacji dokumentu należy zwrócić uwagę, czy dokument otrzymany od kontrahenta jest fakturą, a czy nie jest jedynie rozliczeniem wpłaconych kwot. Jeżeli jest to jedynie rozliczenie, nie należy traktować tego jako dokumentu właściwego, dlatego że rozliczenie nie jest dokumentem księgowym.
Koszt związany z importem usług można w systemie zaewidencjonować przy użyciu modułu kosztów wybierając w lewym menu Koszty > Dodaj koszt.
Uzupełnianie danych dokumentu
W następnym kroku należy uzupełnić dane wprowadzanego dokumentu, najlepiej w kolejności sekcji:
1) Dane kontrahenta
2) Dane podstawowe
3) Dane płatności,
4) Kategoria kosztowa,
5) Pozycje,
6) Informacje dodatkowe,
Niniejsza kolejność jest bowiem zgodna z typowym rozlokowaniem danych na Fakturze.
1) Kontrahent
W przypadku faktury importu usług kontrahentem zawsze będzie przedsiębiorca. Dane kontrahenta zagranicznego należy uzupełnić manualnie, ze szczególnym zwróceniem uwagi na prawidłowe uzupełnienie kodu UE dla kontrahenta europejskiego (np. IE dla Irlandii), a pozostawieniem pustego pola w przypadku kontrahenta spoza Unii Europejskiej.
Typ kontrahenta w KSeF
Wraz z wejściem w życie KSeF wyróżniamy dwa rodzaje kontrahentów zagranicznych:
a) Podmiot europejski VAT VIES - kontrahent z NIP z Unii Europejskiej albo
b) podmiot zagraniczny inny - kontrahent spoza Unii Europejskiej.
Jeżeli kontrahent istnieje już w bazie, należy po prostu wybrać go z listy, kontrahentów nie należy bowiem przez tworzenie dublować.
UWAGA! Jeżeli kontrahent zagraniczny został w systemie wprowadzony przed 1 lutego 2026r. to w pierwszej kolejności przed wprowadzeniem faktury należy go zaktualizować o wymagane pola KSeF w module kontrahentów.
2) Dane podstawowe
W tej części uzupełnić należy dane, które znajdują się na każdej Fakturze albo powinny znajdować się na dokumencie kosztowym.
Dokumenty kosztowe dzielimy najogólniej na faktury i inne dokumenty kosztowe (jak polisy, wyciągi bankowe czy rachunki). Faktury mogą mieć albo nie mieć nadanego numer KSeF, inne dokumenty nie będą miały nadanego numeru KSeF.
a) Nr faktury lub dokumentu
Uzupełniamy wyłącznie numer, nie przepisujemy słów dokumentu tj. "Faktura VAT 1/8/2026", wpisujemy wyłącznie "1/8/2026"). W przypadku importu usług co do zasady będzie to jednak numer faktury albo numer dokumentu wewnętrznego, jeżeli takowa faktura nie została wystawiona a powstał obowiązek podatkowy.
b) Data wystawienia, data sprzedaży lub data otrzymania
Muszą pokrywać się z informacjami znajdującymi się na otrzymanej fakturze lub dokumencie.
Przy wyborze typu dokumentu jako "KSeF", data otrzymania dokumentu oznacza datę przetworzenia danych przez Krajowy System eFaktur, nie natomiast fizyczne otrzymanie dokumentu od kontrahenta jak jest w standardowym przypadku. Faktury ewidencjonujące import usług nie będą jednak miały takiego numeru nadanego, ponieważ są wystawiane przez podmioty zagraniczne.
c) Typ dokumentu KSeF
Ustawodawca nakazuje stosowanie znaczników lub powiązanych z KSeF danych, które muszą być wykazywane w strukturach podatkowych. Wyróżniamy 4 znaczniki tj. KSeF, OFF, BFK lub DI.
O wyborze oznaczenia decyduje to, czy na dzień wysyłania pliku JPK do Ministerstwa Finansów dysponujemy fakturą od kontrahenta zagranicznego, tak też:
Gdy mamy fakturę od zagranicznego usługodawcy, to stosujemy znacznik BFK (faktura wystawiona bez użycia KSeF). Dotyczy to zarówno pozycji po stronie podatku należnego, jak i naliczonego.
Gdy nie mamy jeszcze faktury, a obowiązek podatkowy już powstał (np. zapłaciliśmy zaliczkę albo usługa została wykonana i upłynął termin rozliczenia) to transakcję rozliczamy dokumentem wewnętrznym i stosujemy znacznik DI wraz z oznaczeniem WEW.
Oznaczenie WEW wprowadzamy w sekcji Informacje dodatkowe lub oznaczenia podatkowe wybierając WEW - Dokument wewnętrzny na Tak.
3) Dane płatności
W sekcji płatności wprowadzamy informacje dotyczące przepływu środków. Wypełnienie jej nie jest obowiązkowe na etapie wprowadzania dokumentu, płatność można uzupełnić w późniejszym terminie przy pomocy dostępnej z listy kosztów funkcji Rozlicz, więcej o dodawaniu płatności.
a) Termin płatności
Pełni funkcję wyłącznie informacyjną i nie ma znaczenia w przypadku braku płatności.
b) Status płatności
Po oznaczeniu dokumentu jako opłacony albo częściowo opłacony pojawi się dodatkowe pole Data faktycznej płatności.
c) Data faktycznej płatności
Musi pokrywać się z datą księgowania wynikającą z wyciągu bankowego. W przypadku transakcji walutowych data ta ma szczególne znaczenie, ponieważ wyznacza dzień, na który ustalamy różnicę kursową (część IV pkt 2 i 4).
d) Forma płatności
Jej wybór zależy od tego, w jakiej walucie środki faktycznie opuściły rachunek spółki. Przy należności pobranej przez kontrahenta bezpośrednio w złotych (czyli otrzymaliśmy fakturę w złotych) wybieramy Przelew (albo Karta / Płatność online), natomiast przy fakturze walutowej (czyli, gdy faktura ma walutę zagraniczną) rozliczanej z rachunku złotowego Kompensata 135. Oba warianty omawiamy szczegółowo w części IV.
Przed wyborem formy płatności warto ustalić, który wariant rozliczenia nas obowiązuje, decyduje o tym waluta faktury, a nie waluta obciążenia rachunku bankowego.
4) Kategoria kosztowa
Jak zostało wspomniane w początkowej części materiału wybór podkategorii dla importu usług będzie uzależniony od kraju pochodzenia kontrahenta świadczącego usługę, w związku z tym import usług może mieć miejsce od:
a) przedsiębiorcy Unijnego albo
b) przedsiębiorcy spoza Unii Europejskiej.
a) Kategorią dla importu usług od kontrahenta europejskiego będzie:
KATEGORIA: Usługi obce,
PODKATEGORIA: Usługi obce - Import Usług.
b) Kategorią dla importu usług od kontrahenta spoza UE będzie:
KATEGORIA: Usługi obce,
PODKATEGORIA: Usługi obce - Import usług spoza UE.
UWAGA! Podatnik zwolniony
Transakcja importu usług dla czynnych podatników VAT zarejestrowanych dla celów VAT-UE pozostaje neutralna. Inaczej jest jednak dla podatników zwolnionych z VAT, kiedy to taki podatnik musi wykazać i odprowadzić VAT od transakcji do Urzędu Skarbowego. Zapłatę podatku w systemie ewidencjonuje się przez moduł deklaracji VAT.
5) Pozycje
W sekcji wyszczególnić należy pozycje zależne od stawki podatku. W systemie wprowadzamy wyłącznie wartości sumaryczne dla poszczególnych stawek VAT, tj. jeżeli na fakturze jest 20 pozycji z jedną stawką VAT, to wprowadzić w systemie należy jedną zbiorczą pozycję z niniejszą stawką. Nigdy wprowadzając koszty nie należy natomiast przepisywać poszczególnych pozycji z faktury kosztowej.
Tak też w przypadku wprowadzania importu usług należy uzupełnić właściwą stawkę dla nabywanego dobra w kraju, najczęściej będzie to 23%, jednak należy ją potwierdzić bowiem właściwa stawka może być innej wysokości.
IV. Rozliczenie płatności za import usług
Wprowadzenie samego dokumentu kosztowego to połowa pracy, drugą jest prawidłowe rozliczenie płatności. Sposób postępowania zależy od tego, w jakiej walucie środki faktycznie opuściły rachunek spółki oraz na jaką walutę opiewa faktura. Będziemy wyróżniali dwa warianty.
1) Wariant 1 - kontrahent pobiera należność bezpośrednio w złotych
Coraz częściej zagraniczni usługodawcy (zwłaszcza dostawcy usług cyfrowych i subskrypcji) udostępniają rozliczenie w polskiej walucie tj. obciążają złotowy rachunek spółki kwotą przeliczoną własnym kursem, a następnie wystawiają fakturę opiewającą dokładnie na tę kwotę w złotych.
Jest to wariant najprostszy:
a) na fakturze nie występuje waluta obca, nie stosujemy zatem przeliczenia kursem NBP, podstawą opodatkowania jest kwota wynikająca wprost z dokumentu,
b) nie powstają różnice kursowe, bo kwota z faktury i kwota pobrana z rachunku są tożsame,
c) w danych płatności wskazujemy status opłacono, datę obciążenia rachunku bankowego oraz formę płatności Przelew (albo Karta / Płatność online, jeżeli tak przebiegła transakcja).
Na tym rozliczenie się kończy, wystarczy zapisać dokument.
UWAGA! Wariantu I nie stosujemy, gdy faktura opiewa na walutę obcą, a jedynie samo potrącenie nastąpiło w złotych. O tym, który wariant nas obowiązuje, decyduje waluta faktury, a nie waluta obciążenia rachunku. W takiej sytuacji postępujemy zgodnie z pkt 2).
2) Wariant 2 - faktura w walucie obcej, potrącenie z rachunku złotowego
Jest to sytuacja typowa dla spółek nieposiadających rachunku walutowego. W tym przypadku bank przelicza należność własnym kursem, który praktycznie nigdy nie odpowiada kursowi średniemu NBP, co oznacza, że kwota zdjęta z rachunku różni się od wartości dokumentu przyjętej dla celów podatkowych. Rozliczenie takiego kosztu przeprowadzamy w trzech etapach.
Etap 1 - zaewidencjonowanie obciążenia rachunku bankowego
Wypływ środków wprowadzamy przez moduł Finanse, wybierając typ operacji Wypływ środków z banku do środków w drodze. Wskazujemy rachunek, datę obciążenia zgodną z wyciągiem bankowym oraz kwotę faktycznie pobraną, a więc przeliczoną kursem banku, nie kursem NBP.
W lewym menu wybieramy zatem Finanse > w pozycji typ operacji wybieramy Wypływ środków z banku do środków w drodze.
Operacja przenosi środki na konto 135, które pełni tutaj funkcję konta przejściowego. Wiemy już, że pieniądze opuściły rachunek, ale nie zostały jeszcze powiązane z konkretnym zobowiązaniem wobec kontrahenta.
Etap 2 - wprowadzenie dokumentu kosztowego z formą płatności Kompensata 135
Dokument nalezy wprowadzić zgodnie z instrukcją z części III, z dwoma istotnymi różnicami:
a) w pozycjach wpisujemy wartość przeliczoną kursem średnim NBP (część II pkt 1), a nie kwotę pobraną z rachunku złotowego, to kurs NBP wyznacza podstawę opodatkowania VAT oraz wartość kosztu,
b) w danych płatności wybieramy status opłacono wraz z formą płatności Kompensata 135 oraz jako datę faktycznej płatności wskazujemy datę obciążenia rachunku bankowego z etapu 1.
Wybór formy Kompensata 135 powoduje, że zobowiązanie wobec kontrahenta zostaje rozliczone ze środkami zaksięgowanymi w etapie 1 na koncie 135, dzięki temu saldo rozrachunków z kontrahentem zostaje wyzerowane, a na koncie 135 pozostaje wyłącznie różnica wynikająca z zastosowanych kursów.
Na marginesie warto wskazać, że wartość netto wprowadzonej faktury przez moduł kosztów będzie najczęściej niższa od wartości pobranej przez bank, wynika to z tego, że banki z uwagi na spready stosują po prostu mniej korzystny kurs.
Etap 3 - rozliczenie różnicy kursowej przez moduł UAT
Na koncie 135 pozostaje różnica między kwotą faktycznie pobraną przez bank, a wartością dokumentu przeliczoną kursem NBP. Na przykładzie różnicy wynoszącej 50 zł (czyli pobrano z konta 1050, zaś faktura wynosi netto 1000 zł, niniejszą różnicę rozliczamy przez moduł UAT wybierając UAT > Dodaj UAT i uzupełniając:
a) Data dokumentu
Data obciążenia rachunku bankowego.
b) Dokument źródłowy
W niniejszmy miejscu wskazujemy numer faktury od kontrahenta zagranicznego. Jest to wskazanie najwygodniejsze w praktyce, bowiem po numerze faktury odszukamy w księgach całą transakcję. Sama faktura nie dokumentuje jednak różnicy kursowej, ta powstaje dopiero z zestawienia faktury przeliczonej kursem NBP z kwotą pobraną według wyciągu bankowego, dlatego numer wyciągu wskazujemy w opisie operacji.
c) Opis operacji
Różnica kursowa - import usług, faktura nr FV 12/2026, WB 02/2026 z 04-02-2026; kurs NBP 4,3000 (tabela 022/A/NBP/2026), kurs banku 4,3800; 4 380,00 - 4 300,00 = 80,00 zł.
d) Dekretacja
Konto 751-00001 Koszty finansowe po stronie WN (50) oraz
Konto 135-01 Środki pieniężne w drodze po stronie MA (50).
UWAGA! Powyższa dekretacja dotyczy sytuacji, w której bank pobrał więcej, niż wynosi wartość przeliczona kursem NBP (kurs banku wyższy od kursu NBP), powstaje wówczas ujemna różnica kursowa. Jeżeli bank pobrał mniej, powstaje dodatnia różnica kursowa i dekretację odwracamy, tj. konto 135-01 po stronie WN oraz konto 750-00001 przychodów finansowych po stronie MA.
3) Przykład rozliczenia w wariancie II
Jan Nowak Investment sp. z o.o. otrzymała od niemieckiego kontrahenta fakturę na 1 000,00 EUR za dostęp do oprogramowania. Obowiązek podatkowy powstał 4 lutego 2026 r. Średni kurs NBP z 3 lutego 2026 r. wyniósł 4,3000 zł/EUR. Spółka nie posiada rachunku walutowego - bank pobrał z rachunku złotowego 4 380,00 zł, stosując własny kurs 4,3800 zł/EUR.
Rozwiązanie:
a) Podstawa opodatkowania i wartość kosztu
1 000,00 EUR × 4,3000 = 4 300,00 zł
VAT należny (i u czynnego podatnika jednocześnie naliczony): 4 300,00 × 23% = 989,00 zł.
b) Etap 1
W module Finanse ewidencjonujemy wypływ 4 380,00 zł z rachunku złotowego do środków w drodze, z datą obciążenia 4 lutego 2026 r.
c) Etap 2
Wprowadzamy koszt na 4 300,00 zł netto ze stawką 23%, formą płatności Kompensata 135 i datą faktycznej płatności 4 lutego 2026 r.
d) Etap 3:
Na koncie 135 pozostaje 4 380,00 - 4 300,00 = 80,00 zł.
Kwotę tę przeksięgowujemy: 751-0001 strona WN 80,00 zł oraz 135-01 strona MA 80,00 zł.
Po tej operacji saldo konta 135 w części dotyczącej tej transakcji wynosi zero.
4) Różnice kursowe a podatek dochodowy
Rozliczona w etapie 3 różnica nie jest wyłącznie zapisem technicznym, stanowi podatkową różnicę kursową, która wpływa na wynik podatkowy spółki.
Zgodnie bowiem z art. 15a ust. 3 pkt 2 ustawy o CIT „Ujemne różnice kursowe powstają, jeżeli wartość: [...] poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski jest niższa od wartości tego kosztu w dniu zapłaty, przeliczonej według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia.".
Przekładając na język ludzki, skoro koszt wyceniliśmy po kursie NBP (4 300,00 zł), a w dniu zapłaty faktycznie zastosowany kurs banku dał kwotę wyższą (4 380,00 zł), to powstała ujemna różnica kursowa w wysokości 80,00 zł stanowi koszt uzyskania przychodu. W sytuacji odwrotnej, gdy kurs banku byłby niższy od kursu NBP, powstałaby dodatnia różnica kursowa, stanowiąca przychód podatkowy (art. 15a ust. 2 pkt 2 ustawy o CIT).
UWAGA! Przewalutowania dokonanego przez bank nie należy mylić z brakiem różnic kursowych. Fakt, że spółka nie posiada rachunku walutowego i nigdy fizycznie nie dysponowała euro, nie wyłącza powstania podatkowych różnic kursowych, kurs zastosowany przez bank przy przewalutowaniu jest właśnie „kursem faktycznie zastosowanym" w rozumieniu art. 15a ustawy o CIT.
V. Ewidencja importu usług w przypadku braku otrzymania faktury od kontrahenta
Sytuacja rozliczenia może nieco się skomplikować jeżeli nie otrzymujemy od sprzedającego nam usługę kontrahenta faktury. W takim wypadku rozliczenia wpłaconych zagranicznemu kontrahentowi środków na poczet świadczonej usługi stanowiącej import usług należy wprowadzić dokonując kilku czynności.
1) Wpłata zaliczki kontrahentowi zagranicznemu na poczet świadczonej usługi
Dla takiej wpłaty należy utworzyć tzw. Fakturę wewnętrzną dokumentującą operację gospodarczą. Dokument jak każdy dowód księgowy wpinamy do segregatora, warto jednak dla transakcji wewnątrzwspólnotowych stworzyć odrębną przegrodę.
Konstrukcja dokumentu wewnętrznego
Dokument wewnętrzny składa się dokładnie z takich samych pozycji co standardowa faktura, wzór takiego dowodu mogą Państwo odnaleźć w załączeniu.
W takim dokumencie należy określić przede wszystkim:
a) strony transakcji (Państwa spółki oraz kontrahenta, należy pamiętać o prefixach krajów europejskich),
b) przedmiot transakcji - przedmiotem transakcji będzie wpłata zaliczki czy też zapłata środków,
c) numer dokumentu - (np: FVZ WEW NN/MM/RRRR),
d) datę sprzedaży oraz wystawienia (np: data wpłaty zaliczki/zapłaty zaliczki),
e) stawkę VAT (np.) - w adnotacji dokumentu należy wskazać uwagę "reverse charge (odwrotne obciążenie)".
2) Rozliczenie dokumentu wewnętrznego w Fakturomanii
Wprowadzenie takiej faktury wewnętrznej będzie przedstawiało się w sposób analogiczny do przedstawionej w części III instrukcji, z tą różnicą, że jako typ dokumentu KSeF wybieramy znacznik DI, rozliczenie opiera się bowiem na dowodzie wewnętrznym, a nie na fakturze kontrahenta. Dodatkowo będzie potrzebna czynność polegająca na dodaniu UAT.
Wprowadzając dokument w stawce netto należy zatem uzupełnić wartość transakcji (najczęściej, która została zapłacona z rachunku bankowego spółki). Stawkę VAT należy wybrać właściwą, która najczęściej będzie wynosiła 23%. Taki dokument zawsze należy oznaczyć jako opłacony z datą faktycznej płatności (datą księgowania rachunku bankowego). Wykazywany natomiast VAT należy uregulować do Urzędu Skarbowego na mikrorachunek podatkowy spółki, a następnie informację o płatności wprowadzić przez moduł Deklaracji VAT.
3) Przeksięgowanie kosztu uzyskania przychodu przez UAT
Z uwagi na okoliczność, że dana transakcja nie może bez faktury właściwej stanowić kosztu uzyskania przychodu, zatem do momentu otrzymania faktury od kontrahenta, do tak dodanego dokumentu w aplikacji należy utworzyć UAT. UAT dla dokumentu wew. o nazwie WEW 01/08/2026, z datą sprzedaży na dzień 6 sierpnia 2026r. wygląda następująco.
W celu dodania manualnej ewidencji, należy udać się do zakładki UAT, następnie zaś wybieramy dodaj UAT.
W niniejszym UAT należy uzupełnić dane dotyczące operacji, gdzie:
a) Data dokumentu oznacza datę transakcji
b) Dokument źródłowy
Faktura wewnętrzna, w przykładzie FVZ WEW 01/08/2026.
c) Opis operacji
Faktura wewnętrzna import usług FVZ WEW 01/08/2026.
Wartościami w dokumencie są kwoty z pól wprowadzonych w systemie jako netto.
Konto 1 - 403-00001 strona MA,
Konto 2 - 202-XXXXX strona WN.
Kontem kontrahenta będzie zawsze konto 202-xxxxx.
4) Faktury otrzymane od kontrahenta
Faktury otrzymane od kontrahenta zagranicznego w przypadku przedpłaty, nie będziemy już ewidencjonować jako importu usług. Taką fakturę w systemie należy wprowadzić w sposób standardowy przy użyciu kategorii "Usługi Obce" oraz podkategorii "Pozostałe usługi" ze stawką VAT "zw".
Tutaj jako import usług została rozpoznana pierwsza transakcja, dla której został utworzony dokument wewnętrzny w postaci Faktury wewnętrznej. Dokument rozliczający, czyli faktura od kontrahenta pozostaje w aplikacji jako nieopłacona (ta bowiem została zaewidencjonowana w poprzednim pkt. razem z fakturą wewnętrzną).