Jak dodać koszt ubezpieczenia pojazdu? Ubezpieczenie majątkowe spółki

Niniejszy artykuł omawia w jaki sposób zaewidencjonować w Fakturomanii poniesiony koszt związany z ubezpieczeniem pojazdu lub innym ubezpieczeniem majątkowym, zagadnienie poświęcone ogólnej tematyce kosztów zostało omówione w pokrewnym wpisie "Czym jest koszt oraz faktura kosztowa krok po kroku".

Zanim przejdziemy do instrukcji, wyjaśnimy dwie kwestie, o które Użytkownicy pytają najczęściej: 

a) dlaczego składka OC jest kosztem w całości, a AC droższego auta już nie oraz 

b) jaki znacznik KSeF wybrać dla polisy, skoro zakład ubezpieczeń nie wystawia faktury. 

Na końcu omawiamy rozliczenie polisy w czasie (RMK) wraz z przykładem.

SPIS TREŚCI

1) OC, NNW i assistance - koszt w pełnej wysokości

2) AC i GAP - limit wartości pojazdu 150 000 zł

3) Reforma limitów samochodowych 2026 a ubezpieczenia — co się zmieniło, a co nie

II. Polisa a KSeF - jaki znacznik wybrać?

1) Dane Kontrahenta

2) Dane podstawowe

3) Dane płatności

4) Kategoria kosztowa

5) Pozycje

1) Przeksięgowanie polisy na RMK

2) Ewidencja odpisu kosztu polisy

3)*Uproszczenia w RMK - bardzo często stosowane w przypadku jednostek mikro

I. Ubezpieczenie pojazdu w kosztach - OC w całości, AC z limitem

Składki na ubezpieczenie majątku spółki, w tym pojazdów, co do zasady stanowią koszt uzyskania przychodu, służą bowiem zabezpieczeniu źródła przychodów. Dla samochodów osobowych ustawodawca przewidział jednak istotne ograniczenie.

1) OC, NNW i assistance - koszt w pełnej wysokości

Składki, których wysokość nie zależy od wartości pojazdu, czyli takie jak obowiązkowe OC, NNW lub assistance, są kosztem uzyskania przychodu w całości bez względu na wartość samochodu.

2) AC i GAP - limit wartości pojazdu 150 000 zł

Dla składek ustalanych od wartości pojazdu takie ograniczenie już obowiązuje. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o CIT (dla przedsiębiorców rozliczających PIT — analogiczny art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PIT) „nie uważa się za koszty uzyskania przychodów składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.".

Przekładając na język ludzki, jeżeli wartość auta przyjęta w polisie AC przekracza 150 000 zł, kosztem jest tylko proporcjonalna część składki. Ograniczenie dotyczy ubezpieczeń dobrowolnych kalkulowanych od wartości pojazdu (AC, GAP), nie dotyczy więc OC.

Przykład:

Jan Nowak Investment sp. z o.o. ubezpieczyła samochód osobowy o wartości przyjętej w polisie 200 000 zł. Roczna składka AC wynosi 4 000 zł, a składka OC 1 200 zł.

Rozwiązanie:

a) AC: kosztem jest w wysokości 3000 zł. 

Wynika to z działania 4 000 zł × (150 000 / 200 000), pozostałe 1 000 zł stanowi koszt niepodatkowy,

b) OC: kosztem jest pełne 1 200 zł.

W Fakturomanii część składki AC przekraczającą proporcję ewidencjonuje się w kategorii Koszty niepodatkowe, a część mieszczącą się w limicie oraz OC - w kategorii Pozostałe koszty. 

Warto zaznaczyć, że limit dla składek AC, w przeciwieństwie do rat leasingu i najmu pojazdów oraz odpisów amortyzacyjnych, gdzie od 1 stycznia 2026 r. obowiązują limity zależne od emisji CO2 (225 000 zł / 150 000 zł / 100 000 zł), pozostał bez zmian, pozostało zatem "płaskie" 150 000 zł niezależnie od rodzaju napędu. 

3) Reforma limitów samochodowych 2026 a ubezpieczenia — co się zmieniło, a co nie

Od 1 stycznia 2026 r. weszła w życie głośna reforma limitów podatkowych dla samochodów osobowych, powiązanych z emisją CO2. Ponieważ zmiany były szeroko komentowane, wielu przedsiębiorców pyta, czy dotyczą także składek AC. Tutaj należy odpowiedzieć nie, limit dla ubezpieczeń AC/GAP pozostał bez zmian i wynosi płaskie 150 000 zł, niezależnie od rodzaju napędu i emisji pojazdu. Ustawodawca nie powiązał art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o CIT (ani art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PIT) z emisyjnością, jest to limit odrębny od limitów amortyzacji i opłat leasingowych.

Zmiana od 1 stycznia 2026 r. objęła natomiast odpisy amortyzacyjne oraz raty leasingu i najmu pojazdów osobowych, gdzie limit zależy teraz od emisji CO2 i wynosi odpowiednio:

a) 225 000 zł — dla samochodu elektrycznego lub napędzanego wodorem,

b) 150 000 zł — dla samochodu o emisji CO2 poniżej 50 g/km,

c) 100 000 zł — dla samochodu o emisji CO2 równej lub wyższej niż 50 g/km (w praktyce większość aut spalinowych i hybrydowych).

UWAGA! Dodatkowo dla amortyzacji nowe limity stosuje się do aut wprowadzonych do ewidencji środków trwałych od 1 stycznia 2026 r., pojazdy wprowadzone wcześniej zachowują dotychczasowe wartości. W przypadku umów leasingu i najmu przepisy przejściowe nie przewidują takiej ochrony.

II. Polisa a KSeF - jaki znacznik wybrać?

Usługi ubezpieczeniowe są zwolnione przedmiotowo z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 37 ustawy o VAT), a zakłady ubezpieczeń co do zasady nie wystawiają faktur, dokumentem źródłowym jest bowiem polisa wraz z potwierdzeniem płatności składki.

Ponieważ polisa nie jest fakturą, wprowadzając dokument w Serwisie właściwym oznaczeniem jest znacznik DI (dowód inny niż faktura). W niniejszym przypadku pole Nr KSeF pozostanie zablokowane. 

III. Wprowadzanie kosztu ubezpieczenia

Koszt związany z ubezpieczeniem będziemy w systemie ewidencjonować przy użyciu modułu kosztów wybierając w lewym menu Koszty > Dodaj koszt.

Uzupełnianie danych dokumentu

W następnym kroku należy uzupełnić dane wprowadzanego dokumentu, najlepiej w kolejności sekcji:

1) Dane kontrahenta

2) Dane podstawowe

3) Dane płatności,

4) Kategoria kosztowa,

5) Pozycje,

Po uzupełnieniu dokumentu należy zapisać wprowadzony dokument.

1) Dane Kontrahenta

W przypadku polisy ubezpieczeniowej zawsze będziemy mieli do czynienia z przedsiębiorcą, w takim wypadku kontrahenta najlepiej jest wyszukać w prosty sposób posługując się suwakiem GUS.

Jeżeli kontrahenta wprowadzamy pierwszy raz, należy pamiętać żeby na koniec nacisnąć zębatkę i zapisać dodanego kontrahenta.

Wraz z pobraniem danych podmiotu, automatycznie powinien nam skonfigurować się typ podmiotu dla KSeF jako podmiot krajowy.

2) Dane podstawowe

a) Nr faktury lub dokumentu

Dokumentem źródłowym na podstawie którego będzie ewidencjonowany fakt zawarcia polisy jest wystawiona polisa ubezpieczeniowa, w polu nr faktury lub dokumentu należy wskazać numer polisy. 

b) Data wystawienia, data sprzedaży lub data otrzymania

Dla dokumentu wystawionego 1 stycznia oraz obowiązującego od 1 stycznia, datą będzie 1 stycznia. 

Jeżeli polisa zostałaby wystawiona np: 27 grudnia, natomiast okres obowiązywania byłby od 1 stycznia, w takim wypadku datą wystawienia będzie 27 grudnia, a datą sprzedaży 1 stycznia.

UWAGA! W przypadku polisy występującej w kilku ratach, taką polisę dodaje się w kosztach po uregulowaniu każdej raty w wysokości odpowiadającej jej wysokości z użyciem ww. kategorii.

Zawsze w przypadku otrzymania faktury od przedsiębiorcy, w polu "nr faktury lub dokumentu" należy wskazać konkretny numer dokumentu otrzymany od takiego podmiotu, po czym uzupełnić datę jego wystawienia, sprzedaży oraz otrzymania.

c) Typem dokumentu KSeF 

Typem dokumentu KseF dla polisy będzie dowód inny oznaczony skrótem DI.

3) Dane płatności

W sekcji płatności wprowadzamy informacje dotyczące przepływu środków.

a) Termin płatności

Termin płatności pełni funkcję informacyjną tj. do kiedy powinna zostać uregulowany dokument kosztowy.

b) Status płatności

Wyróżniamy 3 statusy płatności:

Opłacono,

Częściowo opłacono oraz 

Nieopłacono.

Jeżeli płatność zostanie oznaczona jako opłacona albo częściowo opłacona to pojawi się nowe pole Daty faktycznej płatności.

c) Data faktycznej płatności (data księgowania na rachunku bankowym lub innej formy płatności)

Data ta musi pokrywać się z datą księgowania znajdującą się na wyciągu bankowym lub datą rzeczywistej płatności przy płatności gotówkowej czy innej formie, płatność warto jest wprowadzić jeżeli znamy już jej datę.

Jednocześnie warto jest pamiętać, że wprowadzając dokument kosztowy nie zawsze trzeba odrazu wprowadzać informację o płatności. Takiej daty możemy bowiem po prostu nie znać na tym etapie lub dopiero płatność nastąpi. Z tego względu płatności do zatwierdzonych dokumentów zawsze można uzupełnić w późniejszym terminie przy pomocy funkcji dostępnej z listy kosztów Rozlicz, więcej o dodawaniu płatności w materiale Dodawanie płatności.

4) Kategoria kosztowa

Co do zasady kategorią dla każdej polisy będzie:

UWAGA: Koszty ubezpieczenia samochodu OC oraz AC są dodawane w sposób wyżej przedstawiony, jednak w przypadku AC należy mieć na względzie wartość początkową auta.

IV. Rozliczenie polisy w czasie (rozliczenia międzyokresowe kosztów) - moduł UAT

W przypadku znacznych wysokości ubezpieczenia (zazwyczaj w kwotach przekraczających 1000 zł), ewentualne odpisy rozliczeń międzyokresowych (RMK) należy dokonać przez moduł UAT na koncie analitycznym Czynne rozliczenie międzyokresowe kosztów.

Ponieważ polisę ubezpieczeniową ewidencjonuje się na koncie 407 tj. przy użyciu kategorii Pozostałe Koszty (niezależnie od okoliczności stosowania RMK), należy po ewidencji kosztu przy użyciu kategorii Pozostałe koszty, przeksięgować wartość polisy przez utworzony UAT (tj. łączną wartość kosztu polisy).

1) Przeksięgowanie polisy na RMK

Pierwszą operację, której przedmiotem jest przeksięgowanie polisy na tzw. RMK należy zaewidencjonować przez moduł UAT wybierając z panelu głównego UAT, a następnie Dodaj UAT.

W niniejszym module UAT możemy posłużyć się istniejącym już wzorcem księgowań, w tym celu wybieramy Wzorce księgowań > wybór wzorca > Ewidencja RMK Polisy Ubezpieczeniowej.

Wybranie wzorcam podstawi nam wartości, które należy dostosować do stanu faktycznego. Tak też przykładowo wzór ewidencji dla polisy o wartości 1500 zł przedstawia się następująco, gdzie:

a) data dokumentu oznacza datę polisy,

b) dokumentem źródłowym jest polecenie księgowania o skrócie PK NR/MM/RRRR,

c) wartość 1500 jest równa wartości całej polisy (tutaj należy wskazać faktyczną wartość).

2) Ewidencja odpisu kosztu polisy

Następnie dla ewidencji właściwego proporcjonalnie rozłożonego kosztu, każdego miesiąca można przeksięgować z ostatnim dniem wartość 1/12 polisy (jeżeli jest ona zawarta na rok). Takiego przeksięgowania również dokonuje się przez moduł UAT, w którym można posłużyć się wzorcem. W takim przypadku:

a) Datą dokumentu będzie ostatni dzień miesiąca,

b) dokumentem źródłowym jest polecenia księgowania o skrócie PK NR/MM/RRRR,

c) wartością przeksięgowania jest 1/12 polisy - dla 1500 zł będzie to 125 zł, natomiast pierwszym miesiącem jest miesiąc rozpoczęcia działania polisy.

Podstawą rozliczenia międzyokresowego kosztów odpowiednio do upływu czasu jest liczba okresów sprawozdawczych, na które koszty mają być rozliczone.

UWAGA! Zaokrąglenia końcówek

W ostatnim miesiącu należy wartość odpisu RMK zaokrąglić do pełnej wartości polisy tj. w przypadku polisy o wartości 700 zł, co miesięczny odpis wyniesie 58,33, co przez 12 miesięcy daje wynik 699,96. Z tego względu ostatni odpis należy powiększyć o brakujące 4 grosze, czyli do 58,37.

3)*Uproszczenia w RMK - bardzo często stosowane w przypadku jednostek mikro

W odniesieniu do kosztów podlegających rozliczeniu w czasie, których kwota z punktu widzenia przychodów ze sprzedaży jednostki jest nieistotna, istnieje możliwość przyjęcia uproszczenia polegającego na tym, że wydatek na przełomie dwóch lat odnosi się jednorazowo w koszty bieżącego roku w części dotyczącej tego roku w momencie poniesienia, a w części dotyczącej kolejnych lat ujmuje na koncie RMK i odnosi się w koszty bilansowe, jednorazowo w pierwszym kwartale następnego roku obrotowego. 

W takim wypadku zamiast 12 UATów ewidencjonujących koszt, można zastosować 2 tj:

a) jeden dla roku bieżącego (przykładowo z ostatnim dniem grudnia - ostatniego kwartału roku), 

b) drugi dla roku następującego (przykładowo z ostatnim dniem pierwszego kwartału roku następującego).

Pierwszy UAT przeksięgowujący na RMK jest oczywiście zawsze konieczny.