Niniejszy artykuł omawia w jaki sposób zaewidencjonować w Fakturomanii poniesiony koszt związany z ubezpieczeniem pojazdu lub innym ubezpieczeniem, zagadnienie poświęcone ogólnej tematyce kosztów zostało omówione w pokrewnym wpisie "Czym jest koszt oraz faktura kosztowa krok po kroku".
I. Wprowadzanie kosztu ubezpieczenia
Koszt związany z ubezpieczeniem będziemy w systemie ewidencjonować przy użyciu modułu kosztów wybierając w lewym menu "Koszty"(1) > "Dodaj koszt"(2).
Uzupełnianie danych dokumentu
W następnym kroku należy uzupełnić dane dokumentu, jednocześnie zalecamy Państwu dodawanie danych w kolejności od wprowadzenia kontrahenta do wprowadzenia pozycji.
Po uzupełnieniu dokumentu należy zapisać wprowadzony dokument.
1) Kontrahent
Przedsiębiorca
W przypadku polisy ubezpieczeniowej zawsze będziemy mieli do czynienia z przedsiębiorcą, w takim wypadku kontrahenta najlepiej jest wyszukać w prosty sposób posługując się suwakiem GUS.
2) Dane podstawowe
a) Dokumentem źródłowym na podstawie którego będzie ewidencjonowany fakt zawarcia polisy jest wystawiona polisa ubezpieczeniowa, w polu nr faktury lub dokumentu należy wskazać numer polisy. Dla dokumentu wystawionego 1 stycznia oraz obowiązującego od 1 stycznia, datą będzie 1 stycznia.
Jeżeli polisa zostałaby wystawiona np: 27 grudnia. natomiast okres obowiązywania byłby od 1 stycznia, w takim wypadku datą wystawienia będzie 27 grudnia, a, datą sprzedaży 1 stycznia.
UWAGA! W przypadku polisy występującej w kilku ratach, taką polisę dodaje się w kosztach po uregulowaniu każdej raty w wysokości odpowiadającej jej wysokości z użyciem ww. kategorii.
Zawsze w przypadku otrzymania faktury od przedsiębiorcy, w polu "nr faktury lub dokumentu" należy wskazać konkretny numer dokumentu otrzymany od takiego podmiotu, po czym uzupełnić datę jego wystawienia, sprzedaży oraz otrzymania.
b) Dane płatności
Termin płatności faktury lub dokumentu nie będzie miał znaczenia w przypadku braku płatności.
Jeżeli płatność zostanie natomiast oznaczona jako "opłacona", to pole "Termin płatności" zamieni się automatycznie na "Datę faktycznej płatności", data ta musi pokrywać się z datą księgowania/operacji (oba warianty są prawidłowe) znajdującą się na wyciągu bankowym lub datą rzeczywistej płatności przy płatności gotówkowej.
Płatności w systemie można oznaczyć w późniejszym terminie, przy pomocy funkcji "Rozlicz", więcej o dodawaniu płatności.
3) Kategoria kosztowa
Co do zasady kategorią dla każdej polisy będzie:
KATEGORIA: Pozostałe koszty
4) Pozycje
Polisa co do zasady nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT ze względu na zwolnienie przedmiotowe danego rodzaju transakcji.
Z tego względu wartość opłaty brutto należy wpisać w kwotę netto i wybrać stawkę VAT "zw."
Po wprowadzeniu kosztu należy wybrać "Zapisz".
UWAGA: Koszty ubezpieczenia samochodu OC oraz AC są dodawane w sposób wyżej przedstawiony, jednak w przypadku AC należy mieć na względzie wartość początkową auta (wartość graniczna 150 000 zł netto ze względu na zmiany podatkowe z roku 2019. Więcej o ww. zmianach podpowiadamy Państwu w niniejszym materiale.
II. Ewidencja UAT - jeżeli jest stosowane RMK - rozliczenia międzyokresowe
W przypadku znacznych wysokości ubezpieczenia (zazwyczaj w kwotach przekraczających 1000 zł dla raty), ewentualne odpisy rozliczeń międzyokresowych należy dokonać przez moduł UAT na koncie analitycznym "Czynne rozliczenie między okresowe kosztów".
Ponieważ polisę ubezpieczeniową ewidencjonuje się na koncie 407 tj. przy użyciu kategorii "Pozostałe Koszty" (niezależnie od okoliczności stosowania RMK), należy:
1) Po ewidencji kosztu przy użyciu kategorii "Pozostałe koszty",
2) Przeksięgować wartość polisy przez utworzony UAT (tj. łączną wartość kosztu polisy).
Każdorazowo operację należy zaewidencjonować przez moduł UAT wybierając z panelu głównego "UAT", a następnie "Dodaj UAT".
Przykład:
Wzór ewidencji będzie prezentował się w sposób przedstawiony poniżej, gdzie:
a) Data dokumentu oznacza datę polisy,
b) Dokumentem źródłowym jest polisa,
c) Wartość 700 jest równa wartości całej polisy (tutaj należy wskazać faktyczną wartość).
3) Następnie dla ewidencji właściwego proporcjonalnie rozłożonego kosztu, każdego miesiąca* można przeksięgować z ostatnim dniem miesiąca wartość 1/12 polisy (jeżeli jest ona zawarta na rok).
a) Datą dokumentu będzie ostatni dzień miesiąca,
b) Wartością przeksięgowania jest 1/12 polisy - dla 700 zł będzie to 58,33 zł, natomiast pierwszym miesiącem jest miesiąc rozpoczęcia działania polisy.
UWAGA! W ostatnim miesiącu należy wartość kosztu zaokrąglić do pełnej wartości polisy tj. w przypadku co miesięcznego odpisu 58,33 przez 12 miesięcy wartość wyniesie 699,96, z tego względu odpis z 12 miesiąca należy powiększyć o brakujące 4 grosze, czyli w niniejszym przykładzie do 58,37.
Podstawą rozliczenia międzyokresowego kosztów odpowiednio do upływu czasu jest liczba okresów sprawozdawczych, na które koszty mają być rozliczone.
4)*Uproszczenia w RMK - bardzo często stosowane w przypadku jednostek mikro
W odniesieniu do kosztów podlegających rozliczeniu w czasie, których kwota z punktu widzenia przychodów ze sprzedaży jednostki jest nieistotna, istnieje możliwość przyjęcia uproszczenia polegającego na tym, że wydatek na przełomie dwóch lat odnosi się jednorazowo w koszty bieżącego roku w części dotyczącej tego roku w momencie poniesienia, a w części dotyczącej kolejnych lat ujmuje na koncie RMK i odnosi się w koszty bilansowe, jednorazowo w pierwszym kwartale następnego roku obrotowego.
W takim wypadku zamiast 12 UATów ewidencjonujących koszt, można zastosować 2 tj:
a) jeden dla roku bieżącego,
b) drugi dla roku następującego.