Dodawanie kosztów opłat sądowych KRS

Prowadzenie spółki z o.o. lub prostej spółki akcyjnej prędzej czy później wiąże się z wizytą w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) - a każdy wniosek do sądu rejestrowego to opłata sądowa, którą trzeba prawidłowo ująć w księgach. W niniejszym materiale wyjaśnimy, jak to zrobić w Fakturomanii, a ogólne zasady rozliczania wydatków omówiliśmy w pokrewnym wpisie "Czym jest koszt oraz faktura kosztowa krok po kroku".

Nie każda opłata sądowa będzie kosztem uzyskania przychodu, tak też o ile opłata za rejestrację spółki czy za zwykłą zmianę danych w KRS co do zasady pomniejszy podatek dochodowy, o tyle przykładowo opłata związana z podwyższeniem kapitału zakładowego już nie. 

W niniejszym materiale omówimy zatem, które opłaty sądowe mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, a które zostały przez ustawodawcę i orzecznictwo z kosztów wyłączone.

Materiał uwzględnia również dwie istotne zmiany stanu prawnego: 

a) likwidację od 29 listopada 2025 r. obowiązkowych ogłoszeń wpisów KRS w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG) oraz 

b) obowiązek stosowania od 1 lutego 2026 r. znaczników Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przy dokumentach zakupowych. 

W części praktycznej pokazujemy krok po kroku, jak wprowadzić opłatę sądową w Fakturomanii z prawidłowym znacznikiem KSeF.

SPIS TREŚCI

1) Wysokość opłat sądowych w postępowaniu rejestrowym

2) Koniec ogłoszeń wpisów KRS w Monitorze Sądowym i Gospodarczym

1) Zasada ogólna kosztów

2) Opłaty sądowe, które najczęściej są kosztem uzyskania przychodu

3) Opłaty sądowe, które nie są kosztem uzyskania przychodu

4) Czy opłata za rejestrację spółki w S24 opłacona kartą wspólnika może być kosztem spółki?

1) Kontrahent

2) Dane podstawowe

3) Dane płatności

4) Kategoria kosztowa

5) Pozycje

6) Opłata sądowa za założenie spółki z o.o. przy rejestracji w systemie S24

I. Opłaty sądowe KRS - ile wynoszą i co się zmieniło?

Wysokość opłat w postępowaniu rejestrowym określa ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (dalej u.k.s.c.). Są to opłaty stałe, niezależne od wielkości spółki czy wartości kapitału.

1) Wysokość opłat sądowych w postępowaniu rejestrowym

Wśród opłat z punktu widzenia spółki z o.o. lub prostej spółki akcyjnej jako najważniejsze wyróżnimy opłatę za:

a) Rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców KRS, która wynosi 500 zł (a mowa o niej w art. 52 ust. 1 u.k.s.c.), a jeżeli umowa spółki została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy w systemie S24 wynosi 250 zł (art. 52 ust. 2 u.k.s.c.);

b) zmianę wpisu (jak przykładowo za zmianę adresu, składu zarządu, kodów PKD, umowy spółki), która wynosi 250 zł, a dla wniosku składanego w systemie S24 - 200 zł (art. 55 u.k.s.c.);

c) wykreślenie podmiotu z KRS, która wynosi 300 zł (art. 54 u.k.s.c.).

2) Koniec ogłoszeń wpisów KRS w Monitorze Sądowym i Gospodarczym

Do 28 listopada 2025 r. każdemu wnioskowi o wpis lub zmianę wpisu w KRS towarzyszyła dodatkowa opłata 100 zł za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. W ramach tzw. pakietu deregulacyjnego znowelizowano ustawę o Krajowym Rejestrze Sądowym i od 29 listopada 2025 r. wpisy do KRS nie podlegają już obowiązkowemu ogłoszeniu w MSiG, opłata ta przestała być zatem pobierana.

II. Które opłaty sądowe mogą stanowić koszt uzyskania przychodu?

1) Zasada ogólna kosztów

Punktem wyjścia jest zawsze ogólna definicja kosztu, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT „Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.".

Przekładając to na język ludzki opłata sądowa będzie kosztem podatkowym, jeżeli: 

a) została poniesiona z majątku spółki (finalnie), 

b) ma związek z prowadzoną działalnością (służy osiąganiu przychodów albo zabezpieczeniu ich źródła),

c) została właściwie udokumentowana oraz 

d) nie znajduje się w negatywnym katalogu z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. 

Pełne omówienie przesłanek uznania wydatku za koszt odnajdą Państwo w materiale "Czym jest koszt oraz faktura kosztowa krok po kroku".

2) Opłaty sądowe, które najczęściej są kosztem uzyskania przychodu

a) Opłata za rejestrację spółki w KRS

Rejestracja jest warunkiem rozpoczęcia działalności i osiągania przychodów, wydatek pozostaje zatem w oczywistym związku z ich źródłem.

b) Opłaty za zmianę wpisu niezwiązaną z podwyższeniem kapitału zakładowego

Takie jak zmiana adresu siedziby, zmiana składu zarządu lub prokury, aktualizacja kodów PKD, zmiana firmy (nazwy) spółki. Są to typowe koszty pośrednie funkcjonowania podmiotu, potrącalne w dacie poniesienia (art. 15 ust. 4d ustawy o CIT).

c) Opłaty kancelaryjne

Czyli za odpisy, wyciągi i zaświadczenia z akt rejestrowych, które są pobierane na potrzeby prowadzonej działalności, przykładem mogą być przetargi lub banki.

d) Opłaty procesowe związane z dochodzeniem należności 

Jak opłata od pozwu o zapłatę przeciwko kontrahentowi, który nie uregulował faktury, czy zaliczki na koszty komornicze ponoszone przez spółkę jako wierzyciela. Wydatki te służą wprost zabezpieczeniu źródła przychodów. Warto pamiętać, że koszty procesu zwrócone następnie przez przeciwnika będą stanowiły przychód podatkowy.

3) Opłaty sądowe, które nie są kosztem uzyskania przychodu

a) Opłaty związane z podwyższeniem kapitału zakładowego

Kapitał otrzymany na utworzenie lub powiększenie kapitału zakładowego zgodnie z art. 12 ust. 4 pkt 4 ustawy o CIT nie jest przychodem podatkowym (do przychodów nie zalicza się "przychodów otrzymanych na utworzenie lub powiększenie kapitału zakładowego") z tego względu wydatki poniesione na ww. również nie będą stanowiły kosztów podatkowych.

Kwestię przesądziła uchwała siedmiu sędziów Naczelnego Sądu Administracyjnego z 24 stycznia 2011 r. o sygn. II FPS 6/10, w której wyjaśniono, że „Tylko wydatki związane z emisją nowych akcji, bez których nie jest możliwe podwyższenie przez spółkę akcyjną kapitału zakładowego, nie są kosztami uzyskania przychodów, stosownie do reguł wyrażonych w treści art. 12 ust. 4 pkt 4 i art. 7 ust. 1 i 2".

W uzasadnieniu uchwały NSA wprost zaliczył do takich wydatków opłaty notarialne, opłaty sądowe oraz podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) i choć uchwała zapadła na tle spółki akcyjnej, tezy te stosuje się odpowiednio do spółki z o.o.

b) Koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem zobowiązań

Jeżeli to spółka jest dłużnikiem i przeciwko niej prowadzona jest egzekucja, poniesione koszty egzekucyjne podlegają wyłączeniu. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 17 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów "kosztów egzekucyjnych związanych z niewykonaniem zobowiązań". Co istotne, wyłączenie nie obejmuje kosztów egzekucyjnych ponoszonych przez spółkę występującą w roli wierzyciela - te, jak wskazano w pkt 2), mogą być kosztem.

c) Grzywny i kary pieniężne

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 18 ustawy o CIT nie stanowią kosztu "grzywny i kary pieniężne orzeczone w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetki od tych grzywien i kar". Kosztem nie będzie zatem przykładowo grzywna nałożona przez sąd rejestrowy w postępowaniu przymuszającym na podstawie art. 24 ustawy o KRS.

d) Opłata poniesiona definitywnie przez wspólnika lub inną osobę, a nie przez spółkę

Koszt musi zostać w ostatecznym rozrachunku pokryty z zasobów majątkowych podatnika. Jeżeli opłatę uregulował wspólnik ze środków prywatnych i spółka nigdy mu tego wydatku nie zwróci, wydatek nie spełnia przesłanki poniesienia przez podatnika.

4) Czy opłata za rejestrację spółki w S24 opłacona kartą wspólnika może być kosztem spółki?

Tak, co do zasady taka opłata może stanowić koszt spółki. Wynika to z tego, że w chwili dokonywania płatności w systemie S24 spółka zazwyczaj nie ma jeszcze własnego rachunku bankowego. W praktyce opłatę sądową za rejestrację najczęściej reguluje więc wspólnik albo członek zarządu, korzystając z prywatnej karty płatniczej.

Nie zmienia to jednak faktu, że wydatek dotyczy spółki, a dokładniej spółki w organizacji. 

Po zwróceniu środków osobie, która opłaciła rejestrację, wydatek może zostać ujęty jako koszt spółki. W ewidencji należy wówczas oznaczyć formę płatności jako środki prywatne, a rozliczenie zwrotu przeprowadzić zgodnie z materiałem Uregulowanie płatności/zapłata przez wspólnika/członka zarządu z jego środków prywatnych oraz zwrot środków.

III. Opłata sądowa a KSeF

1) Sąd nie wystawia faktury

Opłata sądowa jest należnością publicznoprawną i pozostaje poza systemem podatku od towarów i usług (VAT). Sąd, pobierając opłatę, nie działa jako podatnik VAT i nie wystawia faktury, w tym faktury ustrukturyzowanej w KSeF. Zgodnie z art. 15 ust. 6 ustawy o VAT „Nie uznaje się za podatnika organów władzy publicznej oraz urzędów obsługujących te organy w zakresie realizowanych zadań nałożonych odrębnymi przepisami prawa, dla realizacji których zostały one powołane, z wyłączeniem czynności wykonywanych na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych.".

Dokumentem źródłowym dla opłaty sądowej jest zatem potwierdzenie przelewu lub wyciąg bankowy i to one podlegają ewidencji.

2) Znacznik DI - dowód inny niż faktura

Od 1 lutego 2026 r., wraz z wejściem w życie obowiązkowego KSeF, JPK_V7 oraz nowej struktury JPK_KR_PD, każdy wprowadzany dokument zakupowy w systemie wymaga oznaczenia jednym z czterech znaczników tj. KSeF, OFF, BFK albo DI.

Obowiązek ten dotyczy wszystkich podatników, również zwolnionych z VAT. Szczegółowe omówienie wszystkich znaczników kosztów odnajdą Państwo w materiale Wprowadzanie dokumentacji do Fakturomanii po zmianach KSeF.

Dla opłaty sądowej właściwy będzie zawsze znacznik DI określający wyciąg bankowy jako dowód inny niż faktura. Opłata sądowa nie jest bowiem fakturą, a potwierdzeniem płatności, będzie stosowany znacznik ten sam jak inne dokumenty niefakturowe, przykładowo polisy ubezpieczeniowe.

IV. Wprowadzanie kosztu opłaty sądowej

Opłatę sądową będziemy w systemie ewidencjonować manualnie przy użyciu modułu kosztów, dokument ten nie zostanie bowiem pobrany automatycznie z KSeF, ponieważ nie jest fakturą ustrukturyzowaną.

Na etapie wprowadzania kosztu musimy znać odpowiedzi na kluczowe pytanie tj. czego dotyczy opłata. 

Od tego zależy bowiem wybór kategorii kosztowej i tak też w przypadku:

a) opłat za rejestrację spółki, zwykłe zmiany wpisu, odpisy oraz dochodzenie należności, które co do zasady stanowią koszt uzyskania przychodu należy wybrać kategorię Podatki i opłaty > Administracyjne;

b) opłat związanych z podwyższeniem kapitału zakładowego, kosztami egzekucyjnymi przy niewykonaniu własnych zobowiązaniach oraz grzywny i kary nie stanowią kosztu należy wybrać kategorię Koszty niepodatkowe.

Opłatę sądową będziemy w systemie ewidencjonować przy użyciu modułu kosztów wybierając w lewym menu Koszty > Dodaj koszt.

Uzupełnianie danych dokumentu

W następnym kroku należy uzupełnić dane wprowadzanego dokumentu, najlepiej w kolejności sekcji:

1) Dane kontrahenta

2) Dane podstawowe

3) Dane płatności,

4) Kategoria kosztowa,

5) Pozycje.

Po uzupełnieniu dokumentu należy zapisać wprowadzoną fakturę albo dokument kosztowy.

1) Kontrahent

W roli kontrahenta występuje tutaj sąd. Choć może to brzmieć nieintuicyjnie, sądy, jak każda jednostka budżetowa posiadają Numer Identyfikacji Podatkowej. Komplet danych adresowych pobierzemy z GUS lub znajdziemy w Biuletynie Informacji Publicznej, jak też na stronie internetowej właściwego sądu. Najszybciej będzie wyszukać kontrahenta po numerze NIP, jako Typ podmiotu dla KSeF należy wybrać podmiot krajowy.

2) Dane podstawowe

Dokumentem źródłowym w przypadku opłaty sądowej jest wyciąg bankowy. Dla operacji opłaconej 7 lipca 2026 r. można tą sekcję uzupełnić wskazując dokument źródłowy potwierdzający dokonanie płatności, zazwyczaj WB 7/2026.

Jako typ dokumentu KSeF należy wybrać znacznik DI (dowód inny niż faktura), pole Nr KSeF pozostanie zablokowane.F.

3) Dane płatności

W przypadku uregulowania opłaty sądowej z rachunku bankowego spółki w statusie płatności oznaczamy opłacono oraz wskazujemy datę faktycznej płatności - zgodną z datą księgowania na wyciągu bankowym.

W przypadku uregulowania opłaty ze środków prywatnych wspólnika lub członka zarządu (typowe przy rejestracji w S24), status płatności oznaczamy jako opłacono, wskazujemy datę faktycznej płatności oraz formę płatności środki prywatne, więcej o rozliczeniu w pkt II. pdpkt 4).

4) Kategoria kosztowa

W tym przypadku odpowiednią kategorią co do zasady będzie:

KATEGORIA: PODATKI I OPŁATY

5) Pozycje

Jak wskazano wcześniej opłata sądowa pozostaje poza systemem VAT, w dokumencie nie wystąpi zatem żaden podatek naliczony. W systemie całą zapłaconą kwotę wpisujemy w polu netto, wybierając stawkę VAT zw.