Zmiana księgowości to poważna decyzja, która może wpłynąć na funkcjonowanie firmy. Decydując się na ten krok, przedsiębiorcy często szukają lepszego wsparcia, większej niezawodności oraz nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Warto ją rozważyć, gdy ta współpraca nie układa się tak jakbyśmy tego chcieli i nie spełnia oczekiwań.
I. Dlaczego warto rozważyć zmianę księgowości?
Dzięki nowoczesnym technologiom księgowość online nie jest już tylko możliwa, ale coraz bardziej popularna. Programy takie jak Fakturomania oferują kompleksowe rozwiązania, które umożliwiają prowadzenie pełnej księgowości krok po kroku zgodnie z przepisami, z dowolnego miejsca i o dowolnej porze.
1) Jakie są najczęstsze przyczyny zmiany biura rachunkowego?
a) Brak merytorycznego wsparcia, które połączone jest z jakością obsługi.
b) Terminowość rozliczeń podatkowych na ostatni dzień, kiedy to już za późno jest nawet na wykonanie przelewu podatkowego do Urzędu Skarbowego.
c) Wysokie koszty usług, które połączone mogą być z nieadekwatnością ceny w stosunku do jakości oferowanych usług lub braków budżetowych podatnika.
d) Problemy komunikacyjne, a przede wszystkim trudności w uzyskaniu informacji podatkowych połączone z brakiem dostępu do dokumentacji rachunkowej na bieżąco.
e) Brak elastyczności dla kontrahentów, gdzie najczęściej jest to brak możliwości dopasowania oferty do indywidualnych potrzeb firmy.
2) Najczęstsze przyczyny zmiany programu do księgowości online
a) Ograniczona funkcjonalność – Brak możliwości realizacji niektórych procesów księgowych.
b) Problemy z obsługą techniczną – Brak wsparcia lub opóźnienia w rozwiązywaniu problemów technicznych.
c) Niezgodność z przepisami – Nieaktualizowanie systemu w związku ze zmianami prawnymi.
d) Zbyt skomplikowany interfejs – Czyli po prostu problem z obsługą systemu.
e) Brak wsparcia merytorycznego – Czyli wsparcie Użytkownika wyłącznie w zakresie obsługi technicznej bez wsparcia księgowego.
Nieprawidłowe prowadzenie księgowości może prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak kary finansowe czy problemy z urzędami. W takich sytuacjach zmiana biura rachunkowego lub programu księgowego jest konieczna, aby uniknąć dalszych problemów.
II. Czy pełna księgowość można być prosta?
Odpowiedź na to pytanie brzmi tak, pełna księgowość dla spółek może być prosta.
Warunkiem jest, tylko aby takie jednostki prowadziły swoją działalność:
a) w Polsce,
b) były jednostkami mikro oraz miały status małego podatnika (czyli 95% wszystkich spółek) oraz
c) nie prowadziły działalności o charakterze produkcyjnym, deweloperskim, inwestycyjnym (przykładowo obrót kryptowalutami lub papierami wartościowymi) lub transgranicznym.
Fakturomania to oprogramowanie stworzone z myślą o mikroprzedsiębiorstwach, które rozliczają się 9% CIT. Dzięki uproszczeniom i intuicyjnemu interfejsowi pozwala na efektywne prowadzenie pełnej księgowości nawet osobom bez doświadczenia. Fakturomania to po prostu prosty program do pełnej księgowości spółki z o.o. lub prostej spółki akcyjnej, który:
a) jest nowoczesnym rozwiązaniem korzystającym z praktycznie wszystkich uproszczeń dedykowanych dla najmniejszych.
b) Zapewnia wsparcie księgowe online dla użytkowników oraz bogatą bazę wiedzy przeprowadzającą przez zagadnienia związane z księgowością oraz spółką krok po kroku.
c) Znacznie obniża koszty prowadzenia spółki z o.o. lub prostej spółki akcyjnej.
III. Jak przygotować się do zmiany księgowości?
1) Wybór nowego biura rachunkowego – na co zwrócić uwagę?
a) Doświadczenie i kompetencje – Czy biuro specjalizuje się w obsłudze firm o podobnym profilu?
b) Opinie klientów – Jakie są rekomendacje innych przedsiębiorców?
c) Cena – Czy koszty są adekwatne do jakości usług?
2) Wybór nowego systemu księgowego – na co zwrócić uwagę?
a) Kompleksowość – Czy system obsługuje pełną księgowość i posiada integracje z narzędziami Ministerstwa Finansów?
b) Intuicyjność – Czy interfejs jest prosty i zrozumiały?
c) Wsparcie techniczne oraz księgowe – Czy można liczyć na szybką pomoc w razie problemów?
d) Koszty – Czy cena systemu odpowiada jego funkcjonalności?
IV. Jaki jest optymalny moment na zmianę księgowości – koniec roku podatkowego czy w trakcie roku?
W przypadku zmiany księgowości zwyczajowo dokonuje się jej na koniec roku podatkowego. Powodem jest otwarcie ksiąg rachunkowych. Migracja z nowym rokiem obrotowym jest przejrzysta, łatwiejsza i pozwala uniknąć konieczności przenoszenia danych z części roku.
Zwracamy uwagę, że w przypadku migracji wsparcie Fakturomanii przygotuje Państwu bilans otwarcia w aplikacji, taka procedura rozpoczyna się wraz z potwierdzeniem dostarczenia kompletu wymaganej dokumentacji oraz potwierdzeniem możliwości prowadzenia rozliczenia w Fakturomanii.
Przykład
Umowa o prowadzenie księgowości Jan Investment sp. z o.o. kończy się z dniem 31 stycznia 2024r. w takim wypadku ostatnim miesiącem rozliczeniowym będzie grudzień 2023, w styczniu bowiem prowadzi się rozliczenie za grudzień.
Dokumenty Panu Janowi, członkowi zarządu Jan Investment sp. z o.o. winny zostać wydane z rozliczeniem całego roku, zatem na 31 grudnia 2023 r. (z rozliczonym miesiącem) po przeksięgowaniu kont zespołu 4 oraz 7 na wynik finansowy. Zazwyczaj z uwagi na rozliczenia całoroczne, faktycznie takie dokumenty otrzymuje się od biur w okolicach początku marca wraz ze sporządzonym sprawozdaniem finansowym.
1) Jakie dokumenty należy uzyskać od poprzedniej księgowości?
Warto wskazać, że dokumentami wynikającymi z ustawy o rachunkowości, które bezwzględnie Podatnik powinien otrzymać od poprzedniego rozliczającego są między innymi:
a) dziennik;
b) księga główna;
c) księga pomocnicza;
d) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;
e) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz - jeżeli taki istnieje);
f) wykaz środków trwałych oraz plan amortyzacji jeżeli środki trwałe są amortyzowane (jeżeli taki istnieje).
2) Pozostałe dokumenty księgowe i podatkowe
Z pozostałych dokumentów, pojawiających się w innych ustawach, rozporządzeniach lub praktyce możemy wyróżnić te dotyczące:
a) Środków trwałych (jeżeli podmiot posiada środki trwałe),
- Wykaz środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych wraz z planem amortyzacji i ewidencją.
b) VATu (jeżeli podmiot jest podatnikiem VAT),
- Deklaracje VATowskie, w tym VAT 7, VAT-UE, JPK za rozliczone okresy,
- Rejestry VAT sprzedaży oraz zakupu,
- Pozycje VAT do przeniesienia jeżeli takowe istnieją.
c) CITu
- Deklarację CIT-8,
- Rejestr przychodów oraz kosztów,
- Wykaz strat z lat ubiegłych i ich rozliczenia.
d) Rozliczeń międzyokresowych (jeżeli występują RMK),
- Pozycje rozliczeń międzyokresowych kosztów i przychodów wraz z planem rozliczeniowym.
e) Kadr (jeżeli podmiot nawiązywał współprace z osobami fizycznymi),
- Listy płac oraz umowy zlecenia, umowy o dzieło lub inne,
- Zestawienie PIT-4 za poszczególne miesiące,
- Deklaracje ZUS jeżeli podmiot jest lub był płatnikiem (najczęściej raporty miesięczne DRA oraz RCA),
- Kartoteki wynagrodzeń, akta osobowe (w przypadku stosunku pracy) lub
- Kartoteki zasiłkowe.
3) Niezbędne dokumenty migracyjne dla nowego oprogramowania lub księgowości
W celu weryfikacji, następnie konfiguracji aplikacji oraz przygotowania bilansu otwarcia niezbędne są nam poniższe dokumenty:
- ostatnia deklaracja CIT,
- ostatnia deklaracja VAT (o ile dotyczy),
- zestawienie obrotów i sald księgi pomocniczej (tzw: "obrotówka") - dokument analityczny z kontrahentami na ostatni dzień grudnia, po przeksięgowaniu sald na wynik finansowy - zatem w ostatecznej formie,
- informacja o stratach z lat ubiegłych (o ile występują) wraz z informacją o rozliczeniu straty (zazwyczaj dane są w CIT-O).
Przed wykupieniem pakietu należy koniecznie dostarczyć dokumentację celem dokonania weryfikacji oraz otrzymania potwierdzenia możliwości prowadzenia Państwa księgowości w systemie.
W przypadku migracji prosimy o przekazanie dokumentacji bezpośrednio na adres e-maila: [email protected]
V. Rozwiązanie umowy z dotychczasowym biurem rachunkowym oraz nowa księgowość
1) Okres wypowiedzenia i jego znaczenie
Upewnij się, że zachowujesz wymagany okres wypowiedzenia zapisany w umowie.
2) Jak napisać wypowiedzenie umowy?
Wypowiedzenie powinno być zwięzłe i zawierać datę zakończenia współpracy oraz prośbę o przekazanie dokumentacji.
3) Zgłoszenie zmiany w NIP-8
Zmiana biura rachunkowego wymaga aktualizacji formularza NIP-8 w celu wykreślenia dotychczasowej księgowości oraz wskazania nowego miejsca przechowywania dokumentacji księgowej w siedzibie podmiotu jeżeli to spółka we własnym zakresie prowadzi księgowość lub wskazania nowego biura rachunkowego.
4) Odwołanie pełnomocnictw UPL-1 i ZUS-PEL
Pełnomocnictwa udzielone poprzedniemu biuru rachunkowemu (UPL-1, ZUS-PEL) należy odwołać i najczęściej należy złożyć nowe dokumenty dla nowego systemu lub biura.
5) Odebranie kompletnej dokumentacji księgowej
Upewnij się, że wszystkie dokumenty zostały przekazane w odpowiednim formacie i że są one kompletne.
6) Jak zapewnić płynne przeniesienie księgowości?
a) Planowanie – Ustal harmonogram działań, prosty składający się z kilku punktów oraz najlepiej wyznaczonych dat.
b) Komunikacja – Bądź w stałym kontakcie z poprzednią oraz nową księgowością.
7) Testowanie nowego systemu księgowego
Przetestuj nowy system przed rozpoczęciem pełnego korzystania. Systemy zawsze oferują okresy testowe, w Fakturomanii jest to jeden pełny okres rozliczeniowy.
8) Pierwsze kroki
Zachęcamy również do zapoznania się z materiałem instruktażowym dotyczącym rejestracji i konfiguracji ogólnych danych konta.