Po dokonaniu rejestracji konta w serwisie, która została szczegółowo omówiona w tym materiale "Rejestracja konta w systemie", niezbędne jest jego pełne skonfigurowanie.
Na wstępie należy zwrócić uwagę, że w zależności od okoliczności czy mikro sp. z o.o. jest nowym podmiotem czy też istniejącym, odmiennie będzie kształtowała się ostatnia część procesu konfiguracji konta.
W przypadku istniejących podmiotów z historią księgową, niezbędne jest przeprowadzenie procesu migracji, który wiąże się z odpowiednim wprowadzeniem danych tzw. bilansu otwarcia. Szczegółowo proces migracji został omówiony w materiale "Migracja do systemu".
I. Konfiguracja danych firmy
1) Dane dotyczące podmiotu
Po zarejestrowaniu konta w systemie należy wprowadzić szczegółowe dane firmy. Konfiguracja danych znajduje się w module "Ustawienia"(1) -> Dane Firmy(2) i w przeważającym zakresie jest wykonywana przez funkcję suwaka GUS pobierającego dane podmiotu.
UWAGA: W systemie istnieje możliwość automatycznego uzupełnienia zdecydowanej większości danych przy pomocy suwaka GUS poprzez uzupełnienie w nim NIP. Niniejszy sposób jest sugerowanym sposobem uzupełnienia danych.
W przypadku skorzystania z ww. opcji dane zostaną uzupełnione bezpośrednio z bazy Głównego Urzędu Statystycznego, jednak bez Urzędu Skarbowego i danych kontaktowych podatnika. Urząd Skarbowy należy wybrać manualnie w sekcji "Dane Szczegółowe". Koniecznymi polami do uzupełnienia są również informacje dotyczące adresu email podatnika oraz telefonu kontaktowego, które stały się polami obligatoryjnymi z uwagi na nowelizację struktur podatkowych.
Właściwy Urząd Skarbowy pod który podlega podatnik można odnaleźć pod adresem baz.
2) Dane dotyczące faktur
Kolejnym krokiem jest ustawienie schematu numeracji faktur(6) - w przypadku rocznego, numery faktur zostaną nadane na wzór "FVS NN/RRRR", zatem "FVS 1/2021" i dalej narastająco, w przypadku miesięcznego na wzór "FVS NN/MM/RRRR", zatem "FVS 1/01/2021" i dalej narastająco, domyślną konfiguracją jest numeracja miesięczna.
Istnieje jednak możliwość używania własnej numeracji faktur, a także zmiany automatycznego prefixu "FVS" na inny.
W module dotyczącym ustawień faktur znajdują się również inne opcje, które mogą być domyślnie przypisywane wystawianym dokumentom. Wśród takich opcji wyróżnia się:
a) Termin płatności,
b) Status oraz forma płatności,
c) Ukazywanie numeru kontaktowego na fakturze,
d) Ukazywanie adresu email na fakturze,
e) Ukazywanie adresu www na fakturze,
f) Ukazywanie nr BDO na fakturze (o obowiązkach w zakresie BDO więcej informacji można odnaleźć bezpośrednio na stronie internetowej Ministerstwa Środowiska),
g) oraz opcje dotyczące zagadnień stricte podatkowych, które zazwyczaj zawsze będą oznaczone na "Nie", z uwagi na każdorazowe ich ewentualne uzupełnienie spowodowane wyjątkowym charakterem w momencie wystawiania Faktury sprzedażowej kontrahentowi.
h) Wzorzec graficzny faktury (istnieją dwa wzorce graficzne tj. Wersja 2014 (retro) oraz Wersja 2024 (new)).
3) Konta bankowe
Kolejnym panelem w ustawieniach firmy jest panel kont bankowych(7). W celu dodania konta bankowego należy w tym panelu nacisnąć na przycisk mechanizmu, a następnie
wybrać opcję "dodaj nowe", a następnie
uzupełnić nazwę banku oraz numer konta bankowego, po czym wprowadzone dane zapisać.
Bez zapisania danych zmiany nie zostaną wprowadzone.
II. Oznaczenie daty założenia ksiąg handlowych
Konfiguracja niniejszej daty założenia ksiąg handlowych (zwanej również datą migracji do aplikacji) może kształtować się na 3 sposoby.
1) Konfiguracja nowego podmiotu - mikro spółki z o.o., która będzie otwierała księgi rachunkowe.
W przypadku nowego podmiotu "świeżo" wpisanego do KRS data założenie ksiąg handlowych lub migracji do aplikacji będzie tożsama z datą zawarcia umowy spółki lub datą rejestracji podmiotu w KRS którą możemy podpatrzeć w aplikacji w zakładce "Ustawienia" > "Dane Firmy" > "Dane Szczegółowe" > "Data rejestracji".
"Data rejestracji" w module danych firmy będzie widoczna w "Dane szczegółowe" po zaciągnięciu danych z bazy GUS na podstawie wprowadzonego numeru NIP w opcji suwaka "GUS", o którym mowa w pkt I. pdpkt 1) niniejszego wpisu.
Przedłużony pierwszy rok obrotowy?
W zależności od wyboru pierwszego roku obrotowego w umowie spółki wyróżniamy 2 warianty:
a) rok, w którym okres obrotowy kończy się razem z upływem roku rejestracji podmiotu np.: spółka została wpisana do KRS z dniem 22 lipca 2021 r. i jest to pierwszy jej rok obrotowy, będzie on trwał do 31 grudnia 2021 r - od 22.07.2021 do 31.12.2021; w takim wypadku w polu "PRO - Przedłużony Rok Obrotowy" wybieramy "Nie".
b) spółka została wpisana do KRS dnia 22 lipca 2021 r. i ma przedłużony rok obrotowy - będzie on trwał od 22.07.2021 do 31.12.2022 r.; w takim wypadku w polu "Przedłużony rok obrotowy" wybieramy "Tak", następnie wskazujemy "początek przedłużonego roku obrotowego" na tożsamy z datą migracji do aplikacji.
Informację o długości pierwszego roku obrotowego mogą Państwo odnaleźć bezpośrednio w umowie spółki oraz na stronie ministerstwa sprawiedliwości https://wyszukiwarka-krs.ms.gov.pl/
W rejestrze należy wpisać NIP spółki, następnie wybrać rejestr Przedsiębiorców i na końcu kliknąć wyszukaj. W odpisie aktualnym podmiotu informacja o końcu roku obrotowego znajduje się w Dziale III Rubryce 5.
2) Konfiguracja istniejącego podmiotu - spółki, która posiada już historię księgową.
UWAGA! W przypadku spółki posiadającej już historię księgową niezbędne jest postępowanie zgodnie z materiałem dotyczących stricte migracji znajdującym się w bazie wiedzy w materiale "Migracja do systemu".
III. Oznaczenie ustawień podatkowych | Konfiguracja CIT oraz VAT
Po uzupełnieniu danych konfiguracyjnych dotyczących założenia ksiąg handlowych, niezbędne jest uzupełnienie danych dotyczących ustawień podatkowych.
Konfiguracji podatkowej w systemie dokonuje się w tożsamym miejscu, w module Ustawienia > Dane księgowe, natomiast szczegółowy opis konfiguracji podatkowych wraz ze zmianą schematów lub innych wariantów odnajdą Państwo w materiale "Konfiguracja ustawień podatkowych CIT lub VAT".
W panelu wyróżnia się ustawienia dotyczące:
1) Schematu rozliczenia podatku CIT - Zaliczek CIT
W niniejszej opcji dostępne są dwa warianty, miesięczny albo kwartalny. Każdy podatnik może korzystać z rozliczenia zaliczek CIT miesięcznego albo kwartalnego już od początku jego istnienia. Rozliczenie może zostać skonfigurowane z początkiem roku, w trakcie roku podatkowego podatnik nie może zmienić wybranego schematu.
2) Schematu rozliczenia podatku VAT.
a) Czynny podatnik
Konfiguracji schematu rozliczenia VAT należy zawsze dokonać zgodnie ze złożonym formularzem rejestracyjnym VAT-R w Urzędzie Skarbowym.
W przypadku czynnego podatnika VAT konfiguracji konta w systemie należy dokonać przez oznaczenie w polu Schemat rozliczeń VAT zgodnie ze złożonym formularzem VAT-R, tj. wybranie opcji "Miesięcznie" albo "Kwartalnie", oraz zwolnienie na "Nie", następnie wskazując czy rozliczenie w niniejszym podatku jest z uwzględnieniem metody kasowej czy też nie (metoda kasowa stanowi wyjątkowy sposób rozliczenia).
Rozliczenie VAT kwartalne jest dostępne wyłącznie dla podatników rozliczających się z niniejszego podatku przez kolejnych 12 okresów rozliczeniowych po złożeniu formularza VAT-R.
b) Zwolniony podatnik
W przypadku korzystania ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego podatku VAT w prowadzonej działalności, niezbędne jest zamieszczenie stosownej podstawy prawnej w ustawieniach podatkowych oraz uzupełnienie pola "Zwolnienie VAT" wybierając opcję z "Nie" na "Tak".
Więcej informacji na temat zwolnienia podmiotowego mogą Państwo odnaleźć w artykule Obowiązki związane z prowadzeniem spółki z o.o. te podatkowe i prawne.
Zwolnienie podmiotowe
W przypadku zwolnienia podmiotowego (obrót do 200.000 zł, jednak należy pamiętać, że kwota jest rozliczana proporcjonalnie w zależności od chwili rejestracji podmiotu), może ona brzmieć:
"Sprzedawca zwolniony podmiotowo z podatku od towarów i usług na podstawie art.113 ust.1 albo ust.9 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535)."
Zwolnienie przedmiotowe
W przypadku zwolnienia przedmiotowego (specyfika prowadzonej działalności), niezbędne jest wskazanie konkretnego punktu i tak przykładem dla zwolnienia z uwagi na świadczenie usług w zakresie opieki medycznej, służącej profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia przez lekarza, lekarza dentysty, pielęgniarki, położnej lub psychologa może ona brzmieć:
"Sprzedawca zwolniony przedmiotowo z podatku od towarów i usług na podstawie art.43 ust.1 pkt 19 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535)."
IV. Wprowadzenie bilansu otwarcia.
Wprowadzenie bilansu nie będzie możliwe przed wykonaniem czynności konfiguracyjnych wskazanych w poprzednich punktach.
Po skonfigurowaniu konta można wprowadzić bilans otwarcia bezpośrednio w module "Księgowość" > "Konfiguracja" > "Bilans otwarcia".
Bilans otwarcia w przypadku nowych spółek możemy wprowadzić analogicznie do poniższego materiału (domyślnie dla złożonego oświadczenia do Sądu o pokryciu 5000 zł kapitału zakładowego, które może być co do zasady dokonane wyłącznie w formie gotówkowej z uwagi na brak posiadania rachunku bankowego przez spółkę).
UWAGA! W przypadku natomiast podmiotów migrujących niezbędne jest postępowanie zgodne z materiałem "Migracja do systemu".
Wprowadzenie bilansu otwarcia dla kapitału zakładowego 5000 zł wnoszonego w formie gotówkowej, gdy nie jest prowadzony raport kasowy (opcja łatwiejsza i mniej formalna).
Najpierw należy udać się do modułu "Księgowość", następnie wybrać opcję "Konfiguracja", po czym "Bilans otwarcia". Należy odnaleźć konto oznaczone numerem 240-00001 i uzupełnić kwotę 5000 po stronie Wn.
Następnym krokiem jest uzupełnienie wysokości kapitału zakładowego na dedykowanym koncie dla KZ, w tym celu należy odnaleźć konto oznaczone numerem 800-00001 "Kapitał zakładowy" oraz po stronie Ma uzupełnić wartość 5000 (wysokość KZ). Po prowadzeniu danych należy wybrać mechanizm, następnie "Zapisz" oraz po zapisaniu "Zatwierdź".
W przypadku dokonania wpłaty środków gotówkowych na rachunek bankowy podmiotu po jego założeniu w banku, należy posłużyć się modułem "Finanse" wybierając typ operacji "Wpływ środków do banku od udziałowca", więcej informacji dotyczących modułu Finanse można odnaleźć w bazie wiedzy w materiale "Zarządzanie Finansami".