Większość transakcji gospodarczych związana jest pośrednio lub bezpośrednio z płatnościami, dlatego w Fakturomanii ewidencji operacji przepływów pieniężnych w formie gotówkowej lub bezgotówkowej można przeprowadzać w kilku miejscach. W pełnej księgowości, a zatem również w spółce z o.o. bardzo ważnym jest, aby przepływy finansowe dodawać zgodnie z faktycznymi datami oraz zgodnie z wyciągiem bankowym.
Zagadnienie związane z procesem zarządzania finansami w Fakturomanii w sposób ogólny zostało również opisane w pokrewnym materiale "Zarządzanie Finansami w systemie".
W przypadku jednak przeprowadzenia procesu migracyjnego do systemu Fakturomanii, dla dokumentacji, która została rozliczona w poprzedzającej księgowości, zaś płatność wpłynęła lub została wykonana po tym procesie, płatności należy wprowadzić przez specjalny moduł UAT. Niniejsze postępowanie jest wyjątkowe względem standardowego rozliczenia prowadzonego przez moduł sprzedaży, kosztów, kadr lub finansów.
W tym celu, dla przygotowania odpowiedniego schematu ewidencji płatności dotyczącej wcześniejszej księgowości należy udać się do zakładki UAT (znajduje się on w lewej części menu po zalogowaniu w aplikacji) i następnie wybrać "Dodaj UAT".
I. Jakie rodzaje transakcji związanych z migracją można wyróżnić?
Wprowadzane operacje będą uzależnione od rodzaju wierzytelności lub zobowiązania, tutaj dla odpowiedniej ewidencji należy przyporządkować transakcję do odpowiedniego rodzaju tj.
1) Czy zapłata stanowi uregulowanie zobowiązań publicznoprawnych (np: ZUS lub jakiś podatek)?
2) Czy zapłata stanowi uregulowanie wynagrodzenia kadrowego?
3) Czy zapłata stanowi uregulowanie faktury kosztowej?
4) Czy otrzymana płatność stanowi wpływ do faktury sprzedażowej?
5) Czy otrzymana płatność stanowi wpływ/zwrot jakiegoś podatku?
W przypadku płatności wyróżnić można natomiast trzy główne jej formy:
a) Transakcje gotówkowe sformalizowane przy prowadzeniu raportu kasowego ewidencjonowane na koncie 100-01 Główna kasa,
b) Transakcje przelewowe ewidencjonowane na koncie 130-01 Bieżące rachunki bankowe,
c) Transakcje gotówkowe niesformalizowane ewidencjonowane na koncie 135-01 Inne aktywa pieniężne lub 240-0001 Rozrachunki z właścicielami, przy braku prowadzenia raportu kasowego.
II. Sposób wprowadzania manualnej płatności przez moduł UAT
Po wybraniu "Dodaj UAT" system będzie wymagał wprowadzenia danych dotyczących transakcji, należy tutaj:
a) wybrać datę dokonanej płatności,
b) uzupełnić dokument źródłowy operacji,
c) wprowadzić opis operacji wraz z dekretacjami,
d) uzupełnić właściwe konta księgowe dla rodzaju wierzytelności lub zobowiązania oraz formy płatności.
1) Uregulowanie zobowiązania publicznoprawnego
Przy zobowiązaniach publicznoprawnych możemy wyróżnić różnego rodzaju daniny, najczęściej będą to płatności:
a) ZUS - czyli do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
b) PIT - czyli zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych najczęściej związanych z rozliczaniem wynagrodzeń kadrowych,
c) CIT - czyli zaliczki na podatek dochodowy od osób prawnych związanych z podatkiem spółki od dochodu,
d) VAT - czyli podatku od towarów i usług na podstawie deklaracji VAT.
a) Płatność ZUS
Zgodnie z ustawą o systemie emerytalnym obowiązek zapłaty składek ZUS powstaje względem daty wypłaty wynagrodzenia, w przypadku wypłaty wynagrodzenia:
a) 10 stycznia - ZUS płatny jest do 15 lutego,
b) 10 lutego - ZUS płatny jest do 15 marca.
Dla wpłaty ZUS w wysokości 1047,71 zł dnia 15 marca 2022r, UAT przedstawiałby się w sposób poniżej wskazany.
Data operacji - to data faktycznej płatności,
Dokument źródłowy - numer wyciągu bankowego, najczęściej wskazywany jako WB MM/RRRR
Opis operacji - Zapłata składek ZUS DRA MM/RRRR,
Dekretacja - Zapłata składek ZUS DRA MM/RRRR,
Konto 1 - 130-01 strona Ma (wartość) - w przypadku wykonania przelewu,
Konto 2 - 229 strona Wn (wartość) - w przykładzie ZUS płatny w marcu za luty.
b) Płatność PIT - podatek dochodowy od osób fizycznych
Data operacji - to data faktycznej płatności,
Dokument źródłowy - numer wyciągu bankowego, najczęściej wskazywany jako WB MM/RRRR
Opis operacji - Zapłata PIT za MM/RRRR,
Dekretacja - Zapłata PIT za MM/RRRR,
Konto 1 - 130-01 strona Ma (wartość) - w przypadku wykonania przelewu,
Konto 2 - 222 strona Wn (wartość) - w przykładzie PIT płatny w marcu za luty.
c) Płatność CIT - podatek dochodowy od osób prawnych
Dla płatności zaliczki CIT w wysokości 1000 zł do Urzędu Skarbowego wzorzec ewidencji przedstawia się w sposób następujący gdzie:
Data dokumentu - jest to data faktycznej płatności zaliczki CIT z rachunku bankowego,
Dokument źródłowy - jest to dokument, z którego wynika zapłata podatku CIT, zazwyczaj będzie to zatem wyciąg bankowy wskazywany w formie WB MM/RRRR,
Opis operacji wraz z dekretacjami - wskazują na przedmiot transakcji (będzie to zatem wpłata za konkretny okres - miesiąc, kwartał albo za CIT-8 po złożeniu deklaracji),
Konto 1 - 130-01 strona Ma (wartość) - w przypadku wykonania przelewu,
Konto 2 - 220 strona Wn (wartość) - w przykładzie CIT płatny w marcu za deklarację roczną CIT-8.
d) Płatność VAT - podatek od towarów i usług
Dla płatności należności VAT w wysokości 1000 zł za grudzień 2022 do Urzędu Skarbowego wzorzec ewidencji przedstawia się w sposób następujący gdzie:
Data dokumentu - jest to data faktycznej płatności podatku VAT z rachunku bankowego,
Dokument źródłowy - jest to dokument, z którego wynika zapłata podatku VAT (zazwyczaj będzie to zatem wyciąg bankowy wskazywany w formie WB MM/RRRR),
Opis operacji wraz z dekretacjami - wskazują na przedmiot transakcji (będzie to zatem wpłata za konkretny okres - miesiąc albo kwartał),
Konto 1 - 130-01 strona Ma (wartość) - w przypadku wykonania przelewu,
Konto 2 - 221 strona Wn (wartość) - w przykładzie VAT płatny w styczniu za deklarację MM/RRRR JPK_V7.
2) Zapłata wynagrodzenia kadrowego
Data operacji - to data faktycznej płatności,
Dokument źródłowy - numer wyciągu bankowego, najczęściej wskazywany jako WB MM/RRRR lub lista płac jeżeli znajduje się na niej informacja o dacie wypłaty wynagrodzenia.
Opis operacji - Wypłata wynagrodzenia - Imię Nazwisko za miesiąc rok,
Dekretacja - Wypłata wynagrodzenia - Imię Nazwisko za miesiąc rok,
Konto 1 - 130-01 strona Ma (wartość) - w przypadku wykonania przelewu,
Konto 2 - 230 strona Wn (wartość) - w przykładzie wynagrodzenie wypłacone w lutym za styczeń.
3) Wykonanie płatności do kontrahenta - zapłata za fakturę kosztową
Dostawcą jest kontrahent, który dostarcza nam towary lub lusługi. Najczęściej od dostawcy otrzymujemy faktury zakupowe.
Data operacji - to data faktycznej płatności,
Dokument źródłowy - numer wyciągu bankowego, najczęściej wskazywany jako WB MM/RRRR,
Opis operacji - Spłata zobowiązania Faktura XYZ,
Dekretacja - Spłata zobowiązania Faktura XYZ,
Konto 1 - 130-01 strona Ma (wartość) - w przypadku wykonania przelewu,
Konto 2 - 202 strona Wn (wartość) - konto kontrahenta (w przykładzie Fakturomanii).
4) Otrzymanie płatności od kontrahenta do faktury sprzedażowej
Odbiorcą jest kontrahent, który otrzymuje faktury od naszej firmy (np. faktury sprzedażowe).
Data operacji - to data faktycznej płatności,
Dokument źródłowy - numer wyciągu bankowego, najczęściej wskazywany jako WB MM/RRRR,
Opis operacji - wpływ należności Faktura XYZ,
Dekretacja - wpływ należności Faktura XYZ,
Konto 1 - 130-01 strona Wn (wartość) - w przypadku wpływu przelewem,
Konto 2 - 201 strona Ma (wartość) - konto kontrahenta (w przykładzie Fakturomanii).
