Zła forma płatności / błąd w płatności faktury / błędna płatność

Większość operacji związana jest pośrednio lub bezpośrednio z finansami, dlatego w Fakturomanii ewidencji operacji przepływów pieniężnych w formie gotówkowej lub bezgotówkowej można przeprowadzać w kilku miejscach. W pełnej księgowości, a zatem również w spółce z o.o. bardzo ważnym jest, aby przepływy finansowe dodawać zgodnie z faktycznymi datami oraz zgodnie z wyciągiem bankowym. 

Zagadnienie związane z procesem dodawania płatności do dokumentów w Fakturomanii zostało przedstawione w materiale "Dodawanie płatności (sprzedaż i koszty)", natomiast zagadnienie związane z procesem zarządzania finansami w Fakturomanii zostało opisane w materiale "Zarządzanie Finansami w systemie".

W sytuacji, gdy występują wątpliwości względem prawidłowości wprowadzonej płatności do danej faktury lub dokumentu, należy w pierwszej kolejności oczywiście dokument zweryfikować. Może się bowiem zdarzyć, że w widoku faktura jest oznaczona jako "Opłacono" z pewną formą płatności, która nie jest zgodna z faktycznie użytą formą płatności. Taki stan rzeczy nie musi jednak oznaczać, że został popełniony błąd, gdyż najważniejsze są zapisy księgowe i informacje systemowe, faktura mogła bowiem zostać najpierw dodana jako "Nieopłacona" z terminem płatności oraz formą płatności z dokumentu (np: gotówka), następnie zaś mogła zostać do niej dodana płatność z inną formą (np: przelew) lub datą.

I. Jak sprawdzić płatność dla danego dokumentu z poziomu jego podglądu?

Weryfikacji sposobu płatności wprowadzonej do dokumentu możemy dokonać na dwa sposoby. W tym celu należy udać się do zakładki "Lista Faktur" lub "Listy Kosztów", następnie kliknąć lewym przyciskiem myszy na interesującym nas dokumencie i kliknąć "Podgląd".

1) Udając się do podglądu dokumentu i następnie wybierając "Pokaż Płatność".

2) Udając się do podglądu dokumentu i następnie z poziomu podglądu dokumentu wybierając "Dane księgowe", czyli po otworzeniu się dokumentu klikamy "Dane księgowe" znajdujące się w stopce dokumentu.

Następnie w celu sprawdzenia płatności, w okienku należy wybrać zakładkę "Księga Główna", w której odnajdziemy pozycję "Spłata zobowiązania" w dokumencie kosztowym lub "Wpływ należności" w dokumencie sprzedażowym.

W przypadku płatności będą nas interesować zapisy na następujących kontach:

- 100-01 Główna kasa (transakcje gotówkowe sformalizowane przy prowadzeniu raportu kasowego)

- 130-01 Bieżące rachunki bankowe (transakcje przelewowe)

- 135-01 Inne aktywa pieniężne - (transakcje online przez operatora płatności w sprzedaży lub transakcje gotówkowe przy nieformalnym obrocie gotówkowym).

- 240-0001 Rozrachunki w właścicielami - (transakcje gotówkowe przy nieformalnym obrocie gotówkowym).

Zapisy na powyższych kontach po stronie Winien oznaczają wpływ środków do naszej firmy.

Zapisy na powyższych kontach po stronie Ma oznaczają wypływ środków z naszej firmy.

Analiza powyższych zapisów pozwoli ustalić czy faktycznie mamy do czynienia z błędem, który należy poprawić.

Bazując na powyższym przykładzie (czerwony kolor) wynika, że 19 stycznia 2023r. kontrahentowi na podstawie faktury o numerze 4556/01/2023 uregulowano 100 zł w formie przelewu (konto 130-01).

II. Jak poprawić płatność, aby była zgodna ze stanem faktycznym?

Jeżeli stwierdzono błąd usunąć go będzie można na 2 sposoby:

1) odblokować fakturę (jeżeli znajduje się jeszcze w buforze - nie został zamknięty okres rozliczeniowy),

2) albo skorygować płatności UAT'em (jeżeli miesiąc rozliczeniowy został już zamknięty).

1) Odblokowanie faktury

Odblokowanie dokumentu będzie możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy miesiąc rozliczeniowy, w którym zatwierdzony został dokument nie został jeszcze zamknięty.

Rozliczenie miesiąca następuje w momencie zatwierdzenia rozliczeniea CIT, zatem po wyliczeniu zaliczki CIT.

W celu odblokowania dokumentu należy w pierwszej kolejności udać się do podglądu dokumentu, a następnie na dole strony wybrać przycisk "Odblokuj".

Po odblokowaniu dokumentu należy w nim poprawić płatność na prawidłową formę oraz datę. Jeżeli przycisk nie wyświetla się, oznacza to, że poprawy informacji o płatności należy wykonać przez moduł UAT, czyli zgodnie z następnym punktem. 

2) Poprawienie płatności przez moduł UAT na przykładzie dokumentu kosztowego - gdy płatność w rzeczywistości dokonano gotówką, nie natomiast kartą płatniczą. 

Bazując na poprzednim przykładzie płatności 100 zł przelewem z 19 stycznia 23r., poprawy płatności należy dokonać przez sporządzenie dwóch UATów. tj. jednego odejmującego płatność, drugiego dodającego płatność. 

Poniższe schematy przedstawiają poprawę płatności w przypadku dokumentu kosztowego, niemniej w dokumencie sprzedażowym będziemy zamieniać strony kont oraz dodatkowo należy zamienić konto 202-xxxx na konto 201-xxxx.

W celu ewidencji ewidencji UAT należy udać się do modułu UAT i wybrać "Dodaj UAT".Jak wspomniano wcześniej, korekta będzie składać się z dwóch etapów.

a) Odjęcie błędnej płatności

Zakładając, że przykład zawarty w niniejszym wpisie jest błędny i przy fakturze kosztowej nie odbyła się w rzeczywistości "Płatność przelewem" - lecz miała miejsce płatność gotówkowa (nieformalna) przy zakupie, ewidencję należy poprawić w następujący sposób:

W dniu dodanej płatności w systemie tworzymy UAT, który stornuje wartość z błędnego konta (w tym przypadku 130-01), operacja będzie zatem ewidencjonowana po prostu po odwrotnych stronach.

UAT stornujący będzie zatem prezentował się w następujący sposób: