Większość operacji związana jest pośrednio lub bezpośrednio z finansami, dlatego w Fakturomanii ewidencji operacji przepływów pieniężnych w formie gotówkowej lub bezgotówkowej można przeprowadzać w kilku miejscach.
W pełnej księgowości, a zatem również w spółce z o.o. bardzo ważnym jest, aby przepływy finansowe dodawać zgodnie z faktycznymi datami oraz zgodnie z wyciągiem bankowym.
Zagadnienie związane z procesem zarządzania finansami w Fakturomanii w sposób ogólny zostało również opisane w pokrewnym materiale "Zarządzanie Finansami w systemie".
I. Kiedy najczęściej mamy styczność z opłatami autoryzacyjnymi?
Opłaty autoryzacyjne mogą wystąpić przy okazji rejestracji w serwisach płatnościowych lub oferujących jakieś usługi. Opłaty można podzielić też na dwa rodzaje:
a) o charakterze zwrotnym - czyli takie, gdzie pobierający zwróci pobrane środki z powrotem na rachunek bankowy,
b) o charakterze bezzwrotnym - czyli takie, które zostaną rozliczone przez potrącenie na etapie wystawienia faktury przez kontrahenta.
W niniejszym materiale zostaną omówione oba przypadki, przy czym pierwszy na tapetę zostanie wzięty przypadek lit. a).
II. Dodanie opłaty autoryzacyjnej, która zostanie zwrócona przez kontrahenta
W przypadku opłaty autoryzacyjnej, która zostanie zwrócona, ewidencja będzie odbywała się wyłącznie przez moduł Finanse oraz będzie składała się z dwóch etapów.
1) Ewidencji pobrania środków przez kontrahenta,
2) Ewidencji zwrotu środków pobranych przez kontrahenta.
1) Ewidencja pobrania środków przez kontrahenta
W celu zaewidencjonowania transakcji poboru środków o charakterze zwrotnym, należy udać się do modułu Finanse, następnie w sekcji "Operacje na dostępnych środkach" wybrać typ operacji "Nieokreślony wypływ środków z banku".
Tutaj należy uzupełnić dokument źródłowy (najczęściej jest to numer wyciągu bankowego z danego okresu wykazywany jako WB MM/RRRR), w którym została zaksięgowana operacja, uzupełnić opis operacji np: "Pobranie opłaty autoryzacyjnej serwis XYZ", po czym uzupełnić kwotę pobranej operacji wraz z datą.
2) Ewidencja zwrotu środków pobranych przez kontrahenta
W przypadku zwrotu środków od kontrahenta, taki zwrot należy również zewidencjonować przez moduł Finanse.
Schemat ewidencji będzie przedstawiał się bardzo podobnie, będzie wykorzystywany typ operacji odwrotny do opisanego w pkt. 1). Należy zatem posłużyć się typem operacji "Nieokreślona wpłata środków do banku", po czym uzupełnić dokument źródłowy (WB MM/RRRR), opis operacji, kwotę oraz datę.
III. Dodanie opłaty autoryzacyjnej, która nie zostanie zwrócona przez kontrahenta
W przypadku opłat o charakterze bezzwrotnym, czyli takich, które zostaną rozliczone przez potrącenie na etapie wystawienia faktury przez kontrahenta najczęściej będziemy dokonywać ewidencji płatności po wprowadzaniu faktury kosztowej. Tutaj z pomocą zdecydowanie może przyjść materiał poświęcony dodawaniu płatności.