Dziennik księgowań stanowi chronologiczny zapis wszystkich zdarzeń gospodarczych w danym okresie sprawozdawczym, będąc jednym z najważniejszych filarów ksiąg rachunkowych.
Dziennik księgowań to coś więcej niż tylko zbiór zapisów. To narzędzie, które umożliwia uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Każdy zapis jest oznaczony unikalnym numerem, a sumy zapisów są liczone w sposób ciągły. Dzięki temu dane finansowe pozostają spójne i przejrzyste, co pozwala na bieżące monitorowanie rozliczenia przedsiębiorstwa.
I. Czym jest dziennik księgowań?
Dziennik księgowań to, najprościej mówiąc, finansowy pamiętnik firmy. Ale co to właściwie oznacza?
Zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy o rachunkowości, "dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym". To kluczowy element ksiąg rachunkowych, który pozwala na jednoznaczne powiązanie zapisów z odpowiednimi dowodami księgowymi.
Można to porównać do dziennika podróży, gdzie każda transakcja stanowi kolejny przystanek na trasie. Każdy wpis jest starannie numerowany i przypisany do odpowiednich dokumentów, co zapewnia pełną przejrzystość oraz dokładność w dokumentacji finansowej. Dzięki temu dziennik nie tylko rejestruje operacje, ale także umożliwia ich śledzenie i weryfikację. To kluczowe dla zgodności z przepisami rachunkowości.
II. Rodzaje dzienników księgowań
W księgowości oprócz dziennika głównego spotykane są różnorodne dziennikami księgowań, z których część pełni pomocniczą rolę w organizacji i zarządzaniu dokumentacją finansową. Takie dzienniki dzieli się przede wszystkim w dużych przedsiębiorstwach, które posiadają kilka tysięcy dokumentów lub więcej. Każdy z takich dzienników ma swoje specyficzne zadanie, dostosowane do indywidualnych potrzeb firmy.
1) Dziennik główny: Kompleksowa ewidencja dokumentów
Dziennik główny stanowi fundament każdej księgowości. To tutaj trafiają wszystkie dokumenty, wprowadzane do ewidencji w porządku chronologicznym. Jako centralny rejestr, umożliwia śledzenie każdej transakcji, co zapewnia pełną przejrzystość operacji finansowych w firmie. Dzięki temu przedsiębiorstwo może na bieżąco monitorować swoje finanse.
2) Dzienniki częściowe o funkcji pomocniczej
Dzienniki częściowe to specjalistyczne fakultatywne rejestry, które grupują dokumenty według ich rodzaju, na przykład listy płac czy wyciągi bankowe. Każdy z tych dzienników obejmuje dokumenty z określonej kategorii, co znacząco ułatwia zarządzanie i analizę poszczególnych obszarów finansowych firmy zwłaszcza w średnich lub dużych przedsiębiorstwach. Dzięki temu możliwe jest bardziej szczegółowe i zorganizowane podejście do księgowości, co sprzyja lepszej kontroli nad finansami.
Najczęściej w przypadku dzienników częściowych stosuje się dzienniki księgowań dla list płac, rejestrów wyciągów bankowych, raportów kasowych, księgowania faktur sprzedaży lub faktur kosztowych.
III. Funkcjonalności dziennika księgowań
Współczesne systemy księgowe oferują szeroki wachlarz funkcji, które znacząco ułatwiają zarządzanie finansami, tutaj systemy mogą stosować takie opcje jak:
a) automatyczna numeracja dokumentów,
b) możliwość edytowania zapisów przed zamknięciem dziennika,
c) łatwe przeglądanie i wyszukiwanie zapisów.
To narzędzie jest nieocenione w codziennej pracy, ponieważ pomaga utrzymać porządek.
1) Numeracja dokumentów w dzienniku
Automatyczna numeracja dokumentów w dzienniku księgowań to funkcja, która znacząco ułatwia pracę. Każdy dokument otrzymuje numer roboczy przed jego zatwierdzeniem i unikalny numer po jego zatwierdzeniu, co pozwala na jego łatwą identyfikację i śledzenie. Automatyczna numeracja przy zamknięciu okresu minimalizuje ryzyko błędów.
Zgodnie z art. 14 ust. 4 UoR "Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu."
2) Modyfikacja dokumentów w dzienniku: Możliwości i ograniczenia
Modyfikowanie dokumentów w dzienniku księgowań jest możliwe, ale tylko do momentu jego zamknięcia, zatem do momentu kiedy znajdują się w buforze. Oznacza to, że do tego momentu można:
a) wprowadzać zmiany w zapisach,
b) usuwać zapisy,
c) dodawać nowe zapisy.
Warto jednak pamiętać, że każda modyfikacja może wpłynąć na numer transakcji, co wymaga szczególnej uwagi. Elastyczność ta pozwala na bieżące dostosowywanie zapisów, ale wymaga odpowiedzialnego podejścia, aby uniknąć niepotrzebnych komplikacji. W księgowości skrupulatność jest kluczowa.
3) Zamknięcie dziennika: Co oznacza i jakie ma konsekwencje?
Zamknięcie dziennika księgowań to kluczowy moment w procesie księgowym. Oznacza, że wszystkie dokumenty dotyczące zamkniętego okresu stają się ostateczne i nie można ich już modyfikować. Główne konsekwencje zamknięcia dziennika to:
a) Zabezpieczenie integralności danych.
b) Ochrona przed nieautoryzowanymi zmianami.
c) Zachowanie zgodności z przepisami rachunkowości.
d) Wszelkie korekty muszą być wprowadzane za pomocą dodatkowych zapisów.
Dlatego tak ważna jest bieżąca dokładność i staranność w prowadzeniu ksiąg rachunkowych.
IV. Powiązania dziennika księgowań z innymi elementami księgowości
1) Dowody księgowe: Podstawa zapisów w dzienniku
W księgowości dowody księgowe stanowią fundament wszystkich zapisów w dzienniku księgowań. Każdy wpis w dzienniku musi być ściśle powiązany z odpowiednim dowodem księgowym, co umożliwia jego weryfikację i zatwierdzenie zgodnie z obowiązującymi przepisami i polityką rachunkowości.
Dowody księgowe, takie jak faktury, paragony czy umowy, potwierdzają zdarzenia gospodarcze i muszą być zgodne z zapisami w dzienniku. To powiązanie jest kluczowe, ponieważ zapewnia, że każda transakcja jest udokumentowana i można ją sprawdzić, gdy zajdzie taka potrzeba. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, zapisy w dzienniku muszą być powiązane z dowodami księgowymi, co podkreśla ich ogromne znaczenie w całym procesie księgowym.
2) Zestawienie obrotów i sald: Uzgadnianie z dziennikiem księgowań
Uzgadnianie obrotów dziennika księgowań z zestawieniem obrotów i sald kont księgi głównej to jak dopasowywanie elementów układanki. Każdy kawałek musi idealnie pasować, aby stworzyć pełny obraz finansowy firmy. Warto jednak zwrócić uwagę, że w systemach księgowych wprowadzanie zdarzeń gospodarczych automatycznie uzgadnia takie operacje księgowe.
Zestawienie obrotów i sald pokazuje obroty i salda kont księgi głównej. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, obroty dziennika muszą być zgodne z tym zestawieniem, co zapewnia spójność i dokładność danych finansowych. Dzięki temu firmy mogą być pewne, że ich dokumentacja jest kompletna i zgodna z przepisami, co jest niezbędne do prawidłowego funkcjonowania każdej organizacji.
3) Plan kont: Kluczowy element ewidencji w dzienniku księgowań
Plan kont to swoista mapa drogowa księgowości. Jest to kluczowy element, który umożliwia prawidłowe prowadzenie zapisów w dzienniku księgowań. Każde konto w planie kont ma przypisany unikalny numer, co ułatwia klasyfikację i analizę transakcji.
V. Generowanie dziennika księgowań w Fakturomanii
Dziennik dostępny jest w module "Księgowość" wyodrębnionym w lewym menu z poziomu panelu głównego systemu w kategorii "Dokumenty Księgowe".
W module "Księgowość" należy wybrać "Dokumenty księgowe", następnie "Dziennik" oraz odpowiednie dane tj:
1) rok generowanego dokumentu,
2) okres generowanego dokumentu,
3) format generowanego dokumentu (do wyboru są pdf lub xlsx),
4) sposób sortowania danych (do wyboru kwota, data oraz numer zapisu w dzienniku),
5) kolejność (zatem od daty najstarszej - najnowszej, wartość najmniejsza - najwyższa lub odwrotnie),
6) zapisy (wszystkie, bufor lub ostateczne).
Dziennik jest dokumentem zazwyczaj generowanym wraz z rozliczeniem roku obrotowego.