Polityka Rachunkowości: Kluczowe Zasady i Elementy

I. Czym jest polityka rachunkowości?

Najprościej mówiąc polityka rachunkowości to fundamentalny dokument, który precyzuje, jak prowadzić księgi rachunkowe w firmie. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, każda firma, która jest jednostką w rozumieniu ustawy o rachunkowości ma obowiązek go opracować. W rzeczywistości jednak polityka jest niestety bardzo często zaniedbywana nie mówiąc już o jej zupełnym braku wdrożenia czy to przez biura rachunkowe czy nieświadomych przedsiębiorców.

W Fakturomanii taki starannie opracowany uniwersalny dokument, gotowy do przyjęcia przez spółkę jest dostępny do pobrania bez dodatkowych opłat po zalogowaniu w Serwisie wybierając "Wzorce dokumentów".

1) Definicja polityki rachunkowości

Polityka rachunkowości to zbiór zasad i procedur, które określają sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz sporządzania sprawozdania finansowego. Polityka rachunkowości zapewnia spójność i przejrzystość ewidencji zdarzeń gospodarczych jednostki. Oczywiście, polityka rachunkowości musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, a podstawę jej przyjęcia stanowi art. 4 oraz 10 ustawy o rachunkowości.

Zgodnie z art. 4 ust. 1 UoR "Jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy."

W art. 10. ust. 1. pkt. 3 lit. a) UoR  odnajdujemy, że "Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące: 

3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: 

a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej [...].

2) Dlaczego polityka rachunkowości jest istotna?

Polityka rachunkowości odgrywa kluczową rolę w przedstawianiu sytuacji majątkowej przedsiębiorstwa. Dzięki niej można uzyskać rzetelne i porównywalne dane finansowe, które są niezbędne do podejmowania decyzji biznesowych. Dobrze opracowana polityka rachunkowości pomaga również optymalizować oraz automatyzować procesy księgowe.

Polityka rachunkowości, co mogłoby się wydawać nieoczywiste, ma także ogromne znaczenie dla kontrahentów jednostki. Kredytodawcy oraz inne zainteresowane strony (jak leasingodawcy) podczas ubiegania się przez jednostkę o finansowanie najczęściej wymagają przedstawienia Rachunku Zysków i Strat oraz Bilansu za dany okres rozliczeniowy. Prawidłowość i wiarygodność dokumentacji sprawozdawczej przygotowywanej właśnie z uwzględnieniem polityki rachunkowości jest kluczowe dla kreowania pozytywnego wizerunku na rynku.

3) Kto sporządza politykę rachunkowości?

Za sporządzenie i przygotowanie polityki rachunkowości odpowiedzialny jest kierownik jednostki, czyli osoba odpowiedzialna za zarządzanie jednostką. Kierownik jednostki w rozumieniu ustawy o rachunkowości to osoba lub organ odpowiedzialny za zarządzanie i reprezentowanie danej jednostki gospodarczej. W zależności od formy prawnej jednostki, może to być:

a) W spółkach kapitałowych (np. spółka z o.o., spółka akcyjna) – najczęściej prezes lub członkowie zarządu działający razem.

b) W jednoosobowej działalności gospodarczej – właściciel firmy.

c) W spółkach osobowych (np. spółka jawna, komandytowa) – wspólnicy upoważnieni do reprezentowania spółki.

d) W jednostkach publicznych (np. urzędach, instytucjach samorządowych) – dyrektor lub osoba na analogicznym stanowisku.

4) Kto podpisuje politykę rachunkowości?

Polityka rachunkowości podlega przyjęciu poprzez zatwierdzenie jej przez organ reprezentujący podmiot, w przypadku spółki z o.o. lub prostej spółki akcyjnej najczęściej będzie to odbywało się przez uchwałę zarządu.

II. Obowiązek sporządzenia polityki rachunkowości

1) Kto musi posiadać politykę rachunkowości?

Obowiązek posiadania polityki rachunkowości dotyczy firm prowadzących pełną księgowość czyli firm prowadzących księgi rachunkowe. Najczęściej na myśli będziemy tutaj podmioty prawa handlowego (kodeks spółek handlowych), ale nie tylko czyli:

a) spółki kapitałowe (zawsze),

b) inne jednostki, które przekroczyły określone progi finansowe tj. do roku 2024 przychody netto ze sprzedaży w wysokości 2 000 000 euro, a od roku 2025 kwotę 2 500 000 euro.

W praktyce oznacza to, że wszystkie spółki z o.o. lub proste spółki akcyjne niezależnie od ich wielkości muszą posiadać taki dokument.

Obowiązek ten obejmuje również jednostki sektora publicznego takie jak urzędy, szkoły czy szpitale. Dla nich polityka rachunkowości jest wręcz niezbędna do zachowania transparentności i zgodności z przepisami dotyczącymi finansów publicznych.

2) Konsekwencje braku polityki rachunkowości

Firmy muszą przestrzegać określonych standardów rachunkowości a brak sformułowanej i sporządzonej polityki rachunkowości może skutkować niezgodnością z tymi normami lub braku zachowania jednolitości w rozliczeniu. W efekcie przedsiębiorstwo może narazić się na kary finansowe, które mogą zostać nałożone w wyniku postępowania kontrolnego, a w najczarniejszym scenariuszu kierownik jednostki może podlegać grzywnie lub nawet karze pozbawienia wolności. Każdy podmiot prowadzący księgi rachunkowe musi zatem mieć taką politykę "spisaną na papierze" oraz przyjętą.

III. Jak sporządzić politykę rachunkowości zgodnie z ustawą o rachunkowości?

1) Co powinna zawierać polityka rachunkowości?

Dobrze przygotowana polityka rachunkowości powinna zawierać kilka niezbędnych elementów do prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Przede wszystkim należy określić:

a) Metody wyceny aktywów i pasywów – zasady wyceny majątku firmy oraz jej zobowiązań.

b) Zasady amortyzacji – sposobu rozliczania kosztów związanych z użytkowaniem środków trwałych.

c) Sposób ustalania wyniku finansowego – metodyki obliczania zysków i strat przedsiębiorstwa.

Kolejnym istotnym aspektem są informacje dotyczące:

a) Stosowanych systemów informatycznych – oprogramowania wspierające prowadzenie ksiąg rachunkowych takiego jak Serwis Fakturomania.

b) Procedur kontroli wewnętrznej – mechanizmów zapewniających prawidłowość sposobu wprowadzanych dowodów źródłowych.

c) Przechowywania dokumentacji księgowej – wytycznych dotyczące archiwizacji dokumentów oraz terminów ich przechowywania.

Jakie są elementy polityki rachunkowości?

2) Zakładowy plan kont

Zakładowy plan kont jest to zestawienie wszystkich kont księgowych, które służą do zapisywania transakcji gospodarczych przedsiębiorstwa. Dzięki niemu możliwe jest prowadzenie precyzyjnej i przejrzystej ewidencji księgowej, co jest kluczowe dla sprawnego rozliczenia księgowego i podatkowego podmiotu.

W przypadku średnich lub dużych przedsiębiorstw co do zasady każde przedsiębiorstwo dostosowuje swój plan kont do własnych potrzeb oraz specyfiki działalności, wynika to ze znaczącej liczby operacji gospodarczych lub struktury zatrudnienia czy obrotu magazynowego.

W przypadku jednostek mikro oraz małych z uwagi na możliwe bardzo pomocne uproszczenia sprawozdawcze najczęściej będziemy posługiwać się dobrze opracowanym uniwersalnym wzorcem. W przypadku takich jednostek nie ma potrzeby bowiem sporządzania takich raportów jak informacje dodatkowe, zestawienia zmian w kapitale własnym, rachunku przepływów pieniężnych czy sprawozdania z działalności jednostki.

3) Wycena aktywów i pasywów

Wyceny aktywów i pasywów dokonuje się nie rzadziej niż na dzień bilansowy, a zasady jej przeprowadzania zostały wymienione w art. 28 ust. 1 pkt 1-10 oraz art. 28a UoR.

W praktyce jednak tak dobrze nie jest i jednostki prowadzące księgi rachunkowe winny dokonywać wyceny częściej, tutaj przykładowo z uwagi na linię interpretacyjną organów skarbowych jednostka dla celów wyliczenia prawidłowej zaliczki na poczet podatku dochodowego od osób prawnych powinna sporządzać inwentaryzację towarów i materiałów na koniec każdego okresu rozliczeniowego, za który ustalana jest taka zaliczka (miesięcznie albo kwartalnie).

4) Rok obrotowy i okres sprawozdawczy

Rok obrotowy to okres, w którym firma sporządza swoje sprawozdania finansowe. Zwykle trwa 12 miesięcy, choć nie zawsze musi pokrywać się z rokiem kalendarzowym. Wybór tego przedziału czasowego zależy najczęściej od specyfiki działalności przedsiębiorstwa oraz jego potrzeb księgowych. W Polsce, chociaż zgodnie z ustawą o rachunkowości chociaż firmy mają pewną swobodę w jego ustaleniu, to w praktyce firmy (poza średnimi lub dużymi przedsiębiorcami) decydują się na rok zgodny z kalendarzowym (zatem od stycznia do grudnia). Takie rozliczenie ułatwia porównywanie wyników finansowych zarówno z innymi podmiotami, jak i danymi makroekonomicznymi.

a) Dlaczego okres sprawozdawczy ma znaczenie?

Okres sprawozdawczy to czas, za który firma przygotowuje swoje sprawozdanie finansowe. Może on trwać tyle samo co rok obrotowy lub obejmować krótsze interwały, takie jak kwartały czy miesiące. Sporządzanie raportów za krótsze okresy pozwala na bieżące monitorowanie kondycji finansowej firmy i często jest wykorzystywane przez instytucje udzielające finansowania.

Takim okresowym sprawozdaniom (Rachunkowi Zysków i Strat oraz Bilansowi) przypisuje się najczęściej możliwości:

- porównywania wyników w różnych momentach,

- identyfikowania trendów rozwoju,

- wykrywania potencjalnych problemów,

- oceny stabilności i przyszłych perspektyw rozwoju firmy.

b) Związek między rokiem obrotowym a podatkami

Rok obrotowy ma również istotne znaczenie w kwestiach podatkowych. Termin złożenia rocznej deklaracji podatkowej jest uzależniony od okresu sprawozdawczego, a w przypadku roku obrotowego równemu okresowi kalendarzowemu termin składania deklaracji CIT-8 dla podatku dochodowego od osób prawnych będzie wypadał na 31 marca roku następującego po okresie sprawozdawczym.

c) Co oznacza przedłużony rok obrotowy?

Przedłużony rok obrotowy to pojęcie, które odnosi się do okresu rozliczeniowego dłuższego niż standardowe 12 miesięcy. Możliwość wyboru takiego okresu dotyczy nowych podmiotów powstających w drugiej połowie roku kalendarzowego. Firmy decydują się na taki krok, aby dostosować swój cykl finansowy do specyficznych potrzeb operacyjnych lub regulacyjnych, ale również do ograniczenia formalności takich jak sporządzenie sprawozdania finansowego jednostki czy deklaracji podatkowej za ten "niepełny" okres. W przypadku spółek kapitałowych długość okresu roku obrotowego wybiera się na etapie sporządzania umowy spółki czy też aktu założycielskiego.

5) Zasady amortyzacji

Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.

W zależności od rodzaju aktywa i preferencji firmy, można wybrać różne metody amortyzacji, a najpopularniejszą z nich jest metoda liniowa, która polega na równomiernym rozłożeniu kosztu aktywa przez cały okres jego użytkowania – każdego roku odpisujemy taką samą kwotę.

Oprócz tego istnieją inne metody amortyzacji, przykładowo takie jak:

a) jednorazowy odpis amortyzacyjny czy też

b) amortyzacja przez zastosowanie indywidualnych stawek podatkowych - (najczęściej występująca przy samochodach osobowych), które to stawki co do zasady są korzystniejsze dla podatnika względem standardowych stawek określonych w załączniku nr 1 do uPDOP.

Warto tutaj również wspomnieć o tzw. niskocennym składniku majątkowym wyłączającym konieczność amortyzacji. Zgodnie z dyspozycją art. 16d. ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT), "Podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku [...], których wartość początkowa [...] nie przekracza 10 000 zł; wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania".

6) Zasady i rodzaje inwentaryzacji

Przeprowadzenie inwentaryzacji jest wymogiem prawnym, więc każda firma musi się do tego dostosować, o inwentaryzacji wspomnieliśmy już w pkt. 3) Wyceny Aktywów i Pasywów. W zależności od specyfiki firmy i jej potrzeb wyróżniamy kilka rodzajów inwentaryzacji:

a) Inwentaryzacja okresowa – zazwyczaj odbywa się na koniec danego okresu rozliczeniowego i ma na celu sprawdzenie stanu majątku na ostatni dzień miesiąca lub kwartału.

b) Inwentaryzacja ciągła – polega na systematycznym monitorowaniu zapasów przez cały rok, co pozwala firmie stale śledzić swoje zasoby.

c) Inwentaryzacja doraźna – przeprowadzana w wyjątkowych sytuacjach, takich jak podejrzenie kradzieży lub zmiana osoby odpowiedzialnej za magazyn.

7) Instrukcja obiegu dokumentów

Definiuje zasady i procedury związane z przetwarzaniem, przechowywaniem oraz archiwizacją dokumentacji finansowej. Dobrze skonstruowana instrukcja nie tylko minimalizuje ryzyko błędów czy nadużyć, ale także ułatwia audyt – zarówno wewnętrzny, jak i zewnętrzny.

Bardzo istotnym aspektem jest również sposób przechowywania dokumentacji – zarówno papierowej, jak i elektronicznej. Instrukcja musi zawierać jasne wytyczne dotyczące bezpieczeństwa danych:

a) Kto ma dostęp do jakich informacji?

b) Jakie są zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem?

c) Jakie są procedury niszczenia zbędnych materiałów?

8) System przetwarzania danych

Dzisiejsze rozwiązania oferują automatyzację wielu procesów księgowych. To nie tylko minimalizuje ryzyko błędów ludzkich, ale także znacząco zwiększa wydajność pracy. Każdy system przetwarzania danych w rachunkowości opiera się na kilku kluczowych elementach, które muszą współpracować i najczęściej są opisywane w polityce rachunkowości.

Najważniejszymi z nich są:

a) Oprogramowanie księgowe – które pozwala na wprowadzanie i obróbkę informacji finansowych,

b) Bazy danych – przechowują te informacje w uporządkowany sposób i zapewniają do nich dostęp,

c) Serwery – które dostarczają przestrzeń do przechowywania rosnących zasobów informacji,

IV. Zasady rachunkowości w polityce rachunkowości

Zasady rachunkowości stanowią nierozłączną część polityki rachunkowości, zapewniając przejrzystość i spójność w prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Do kluczowych zasad rachunkowości należą:

1) Zasada istotności

Istotność jest pojęciem subiektywnym i może różnić się w zależności od specyfiki działalności gospodarczej. Dla dużej korporacji pewne kwoty mogą być nieistotne, podczas gdy dla małej firmy te same wartości mogą mieć ogromne znaczenie.

Zasada ta odgrywa kluczową rolę w efektywnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Dzięki niej można skupić się na tych aspektach działalności, które faktycznie wpływają na wyniki finansowe przedsiębiorstwa. To pozwala uniknąć nadmiernego obciążenia dokumentacją i lepiej zarządzać czasem oraz zasobami.

W praktyce zasada istotności pomaga również minimalizować ryzyko błędów i zniekształceń w sprawozdaniach finansowych skupiając się na najważniejszych informacjach.

2) Zasada memoriału

Przychody i koszty ujmowane są w okresach, których dotyczą, niezależnie od momentu faktycznej płatności. Zasada memoriału określa zatem moment ujęcia przychodów i kosztów w księgach. W odróżnieniu od zasady kasowej, która rejestruje transakcje dopiero wtedy, gdy pieniądze faktycznie zmieniają właściciela, zasada memoriału mówi: "Zarejestruj zdarzenie gospodarcze wtedy, kiedy się wydarzyło" - niezależnie od tego, kiedy miał miejsce przepływ finansowy.

Zasada memoriału umożliwia również porównywanie wyników finansowych między różnymi okresami, co jest nieocenione przy analizowaniu trendów w działalności.

3) Zasada ostrożności

Zasada ostrożności to jedno z fundamentalnych założeń rachunkowości, które ma na celu wierne odzwierciedlenie sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Chodzi o to, by w sprawozdaniach finansowych nie zawyżać wartości aktywów i przychodów, a jednocześnie nie zaniżać zobowiązań oraz kosztów. Dzięki temu wyniki finansowe stają się bardziej realistyczne, co zapobiega wprowadzaniu użytkowników tych danych w błąd.

W praktyce oznacza to, że potencjalne straty powinny być uwzględniane nawet wtedy, gdy ich wystąpienie nie jest jeszcze pewne. Zyski natomiast można wykazywać dopiero po ich faktycznej realizacji. Takie podejście minimalizuje ryzyko wynikające z nadmiernego optymizmu w prognozach finansowych i pomaga zachować zdrową równowagę między oczekiwaniami a rzeczywistością.

4) Zasada ciągłości

Zakłada, że firma będzie kontynuować swoją działalność przez przewidywalny czas. Zapewnia ona spójność i porównywalność danych finansowych na przestrzeni lat. Mówiąc prościej, firma powinna prowadzić swoje księgi bez przerw – od momentu rozpoczęcia działalności aż do jej zakończenia, a głównym celem tej zasady jest zagwarantowanie, że wszystkie operacje gospodarcze podlegają systematycznej rejestracji.

W praktyce oznacza to, że każda transakcja musi być zapisana w momencie jej wystąpienia. Dzięki temu można na bieżąco monitorować sytuację finansową firmy. Zasada ta odgrywa kluczową rolę w utrzymaniu przejrzystości oraz wiarygodności sprawozdań finansowych.

5) Zasada współmierności

Koszty przypisuje się do tych przychodów, które te koszty generują. W skrócie, chodzi o to, by przychody i koszty były przypisywane do tego samego okresu, w którym faktycznie wystąpiły. Innymi słowy – jeśli firma ponosi koszty związane z generowaniem przychodów, te wydatki winny być rozpoznawane równocześnie z tymi przychodami.

Zasada ma szczególne znaczenie w firmach produkcyjnych. Wyobraźmy sobie firmę produkującą towary na sprzedaż, jeżeli taka firma teraz ponosi wydatki na produkcję tych towarów, ale sprzeda je dopiero za kilka miesięcy, to te koszty powinny zostać rozliczone wynikowo w momencie sprzedaży produktów – a nie wtedy, gdy faktycznie je poniosła. Taki sposób księgowania pozwala lepiej ocenić rzeczywisty wynik finansowy firmy. Rozliczenie firm produkcyjnych, deweloperskich lub inwestycyjnych rządzi się jednak swoimi prawami i prowadzenie ksiąg rachunkowych takich podmiotów jest znacznie trudniejsze od standardowej działalności usługowej lub handlowej.

Stosowanie zasady współmierności może stanowić wyzwanie, zwłaszcza przy skomplikowanych transakcjach lub długoterminowych projektach. W takich przypadkach trzeba precyzyjnie określić moment rozpoznania zarówno przychodów, jak i kosztów działalności operacyjnej.

V. Przykłady uproszczeń dla jednostek mikro

W praktyce mikroprzedsiębiorcy to często małe firmy rodzinne, jednoosobowe działalności gospodarcze czy niewielkie spółki. Stanowią one istotny element gospodarki, dodając jej dynamiki i różnorodności.

1) Uproszczenia w sprawozdawczości finansowej

Mikroprzedsiębiorstwa mają możliwość korzystania z wielu udogodnień przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Na przykład mogą sporządzać uproszczone sprawozdanie finansowe – bez konieczności przygotowywania pełnego bilansu czy szczegółowego rachunku zysków i strat. Możliwość sporządzania skróconego bilansu oraz rachunku zysków i strat, dokładnie w formie załącznika nr 4 do ustawy o rachunkowości jest bardzo pomocna.

Dodatkowo, takie firmy mogą odstąpić od prowadzenia szczegółowej ewidencji wybranych składników majątku, co znacznie upraszcza proces księgowania. Mogą również stosować prostsze metody wyceny aktywów i pasywów, co przyspiesza przygotowanie sprawozdań oraz ułatwia ich sporządzanie.

Korzystanie z przewidzianych w ustawie o rachunkowości uproszczeń niesie ze sobą wiele korzyści dla jednostek mikro. Przede wszystkim pozwala obniżyć koszty związane z obsługą księgową, a to kluczowa kwestia dla firm działających na ograniczonym budżecie. Kolejnym atutem jest większa przejrzystość oraz łatwiejsze do zrozumienia sprawozdanie finansowe dla właścicieli firm.

2) Co to jest jednostka mikro? Dwie definicje

a) Definicję jednostki mikro odnajdujemy w art. 3 ustawy o rachunkowości

Jednostki mikro to niewielkie firmy, które spełniają określone kryteria finansowe i organizacyjne. Dzięki temu mogą korzystać z bardzo wielu uproszczonych zasad rachunkowości. Zgodnie z przepisami, aby firma mogła być uznana za jednostkę mikro, nie może przekroczyć jednocześnie dwóch z trzech poniższych warunków:

• Suma bilansowa nie przekracza 1,5 miliona złotych,

• Przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów nie przekraczają 3 milionów złotych,

• Średnioroczne zatrudnienie wynosi maksymalnie 10 osób.

b) Definicję jednostki mikro, którą odnajdujemy w art. 7 ustawy Prawo przedsiębiorców

Zgodnie z tą ustawą przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, a która wykonuje działalność gospodarczą.

Za mikroprzedsiębiorcę uznaje się podmiot, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych łącznie spełniał następujące warunki:

• zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników,

• osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro;