Zakładowy plan kont to fundament każdej polityki rachunkowości, nie ma polityki rachunkowości bez planu kont, po prostu.

Plan kont pełni kluczową rolę w ewidencji zdarzeń gospodarczych przedsiębiorstwa. Zawiera on szczegółowy wykaz kont księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych jednocześnie określając zasady klasyfikacji i ewidencji operacji gospodarczych na tych właśnie kontach.

Dzięki takiemu zdefiniowanemu planowi kont firma może może precyzyjnie prowadzić księgi rachunkowe, co pozwala na przygotowanie sprawozdań finansowych.

Kształt tego dokumentu jest spowodowany nie tylko przez ustawę o rachunkowości, ale także inne regulacje, takie jak:

a) ustawa o VAT,

b) ustawa o podatku dochodowym,

c) ustawa o podatku akcyzowym czy

d) Kodeks spółek handlowych.


I. Czym jest zakładowy plan kont? Definicja i rola zakładowego planu kont

Zakładowy plan kont, często określany skrótem ZPK, to fundament, na którym opiera się cała polityka rachunkowości firmy. Co to dokładnie oznacza? To dokument, który opisuje zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych na poszczególnych kontach księgowych, wskazuje do czego służą oraz w jaki sposób należy z ich udziałem dokonywać zapisów. Jego głównym zadaniem jest zatem umożliwienie ewidencji operacji gospodarczych, co dostarcza kluczowych informacji zarówno do zarządzania firmą, jak i do rozliczeń finansowych.


Zakładowy plan kont składa się z dwóch zasadniczych elementów:

a) Wykazu kont księgi głównej zawierającego konta syntetyczne tworzące księgę główną, które służą do ogólnego zapisu operacji gospodarczych.

b) Opisu przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń gospodarczych oraz zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.


Zakładowy plan kont odgrywa kluczową rolę w ewidencjonowaniu operacji gospodarczych, aktywów, pasywów, a także w sporządzaniu bilansu oraz rachunku zysków i strat. Dzięki niemu można rzetelnie przedstawić operacje gospodarcze oraz wynik finansowy firmy. Plan kont to nie tylko narzędzie do rejestrowania transakcji, ale także fundament całej sprawozdawczości finansowej. Bez niego precyzyjne i zgodne z przepisami prowadzenie ksiąg rachunkowych byłoby niemożliwe.


II. Struktura zakładowego planu kont

Struktura planu kont w firmie przypomina trochę listę miejscowości, do których można trafić podążając zgodnie z mapą - polityką rachunkowości. Plan kont składa się z kont syntetycznych składających się na księgę główną, oraz kont analitycznych będących uszczegółowieniem kont głównych składających się na księgi pomocnicze.


1) Konta syntetyczne oraz konta analityczne

Konta syntetyczne to narzędzie do rejestrowania operacji gospodarczych na ogólnym poziomie. Dzięki nim możliwe jest prowadzenie ogólnej ewidencji, która stanowi fundament do sporządzania sprawozdań finansowych.

Konta analityczne natomiast wprowadzają większą szczegółowość do tej struktury. Umożliwiają bardziej precyzyjne odwzorowanie operacji gospodarczych. Dzięki temu zakładowy plan kont można dostosować bardziej do specyfiki działalności firmy oraz jej indywidualnych potrzeb informacyjnych i organizacyjnych (jeżeli jest taka potrzeba, co często wykorzystywane jest w średnich oraz dużych przedsiębiorstwach).


Dla lepszego zobrazowania

Konta główne będą nam dawały ogólną sumaryczną informację dotyczącą rozliczeń z kontrahentami - ile jesteśmy w sumie winni kontrahentom z tytułu powiedzmy faktur zakupowych które nie zostały jeszcze opłacone.

Konta pomocnicze będą już natomiast wskazywały na poszczególnych kontrahentów będą zatem w tym wyniku dodawania składnikiem prowadzącym do sumy.


2) Jakie są funkcje kont księgowych?

Konta księgowe dzielimy przede wszystkim na konta syntetyczne oraz analityczne. Takie konta możemy natomiast dalej podzielić ze względu na ich funkcję sprawozdawczą tutaj wyróżnimy konta bilansowe, wynikowe lub pozabilansowe. O ile dwa pierwsze typy są obligatoryjne, o tyle konta pozabilansowe są fakultatywne i nie muszą być stosowane (chociaż bywają przydatne).


a) Konta bilansowe

Konta bilansowe to konta księgowe, które służą do ewidencjonowania składników majątku (aktywów) oraz źródeł finansowania tego majątku (pasywów) jednostki gospodarczej. Konta bilansowe są podstawą do sporządzenia bilansu jednostki. Takie konta bilansowe w księgowości dzielą się zatem na dwie główne grupy:

  • Konta aktywów – przedstawiają składniki majątku, którymi dysponuje jednostka, np. środki trwałe, zapasy, należności, gotówka.

  • Konta pasywów – pokazują, skąd pochodzą środki na finansowanie aktywów, np. kapitał własny, zobowiązania, kredyty czy pożyczki.

b) Konta wynikowe

Dzięki nim możliwe jest rejestrowanie przychodów lub kosztów, co ostatecznie pozwala na określenie zysku lub straty netto w danym okresie rozliczeniowym.

W praktyce konta wynikowe będziemy dzielili na dwie główne kategorie:

  • Konta przychodów – obejmujące wszystkie przychody pochodzące z działalności operacyjnej, sprzedaży produktów, usług oraz przychodów z innych źródeł.

  • Konta kosztów – obejmujące wszelkie wydatki związane z funkcjonowaniem firmy, takie jak koszty amortyzacji, usług, wynagrodzeń osób czy wydatków o charakterze administracyjnym.

c) Konta pozabilansowe

Zakładowy plan kont może również obejmować konta pozabilansowe. Choć nie są one uwzględniane w sprawozdaniach finansowych, to odgrywają istotną rolę w rozliczeniu podatkowym, przykładowo najczęściej na takich kontach ewidencjonuje się przychody z nieodpłatnie otrzymanych świadczeń jak użyczenie lokalu jednostce. Takie konta pozabilansowe pozwalają lepiej monitorować i kontrolować różne aspekty działalności.


III. Zespoły kont w zakładowym planie kont

W zakładowym planie kont wyróżnia się zespoły kont. Każdy zespół przypisany jest do określonej kategorii, ta natomiast będzie dotyczyła zagadnień bilansowych - aktywów lub pasywa, albo wynikowych - przychodów lub kosztów.


1) Zespół 0 – Aktywa trwałe

Zespół 0 obejmuje konta związane z ewidencją majątku trwałego, czyli najczęściej nieruchomości, maszyn, środków transportu oraz wartości niematerialnych. Te elementy, znane jako środki trwałe, stanowią fundament długoterminowych inwestycji firmy. Warto podkreślić, że odpisy aktualizujące, które odzwierciedlają utratę wartości aktywów trwałych, są księgowane właśnie na kontach Zespołu 0. To kluczowe dla rzetelnego przedstawienia sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.


2) Zespół 1 – Środki pieniężne

Zespół 1 skupia się na kontach związanych z ewidencją krótkoterminowych aktywów finansowych czyli środków pieniężnych znajdujących się rachunkach bankowych, w gotówce albo w innych jednostkach. Te konta umożliwiają bieżące monitorowanie dostępnych zasobów gotówkowych w przedsiębiorstwie.


3) Zespół 2 – Rozrachunki i roszczenia

Zespół 2 obejmuje konta związane z rozrachunkami z odbiorcami, dostawcami, urzędami skarbowymi oraz innymi podmiotami publicznoprawnymi. Konta te są kluczowe dla zarządzania zobowiązaniami i należnościami, co pozwala na efektywne planowanie przepływów pieniężnych. Warto zauważyć, że Zespół 2 jest ściśle powiązany z Zespołem 3, który zajmuje się ewidencją materiałów i towarów lub zespołem 4. To podkreśla wzajemne zależności w strukturze zakładowego planu kont.


4) Zespół 3 – Materiały i towary

Zespół 3 koncentruje się na kontach związanych z ewidencją materiałów, towarów oraz rozliczeniem zakupu. Te konta są niezbędne do zarządzania zapasami i kontrolowania kosztów związanych z zakupami. Rozliczenie zakupu pozwala na precyzyjne śledzenie kosztów związanych z nabywaniem materiałów i towarów, co jest kluczowe dla utrzymania efektywności operacyjnej firmy.


5) Zespół 4 – Koszty według rodzajów

Zespół 4 obejmuje konta związane z ewidencją kosztów według rodzajów, takich jak amortyzacja, zużycie materiałów, usługi obce i wynagrodzenia. Te koszty są kluczowe dla zrozumienia struktury wydatków firmy i umożliwiają precyzyjne planowanie budżetu. Zespół 4 jest może być powiązany z Zespołem 5, który ewidencjonuje koszty według typów działalności, co pozwala na bardziej szczegółową analizę kosztów operacyjnych. Często jednak w jednostkach mikro oraz małych Zespołu 5 nie stosuje się, znacznie upraszcza to po prostu rozliczenie księgowe. Nie zawsze jest to jednak możliwe, a pewnego typu działalności (jak produkcyjna czy deweloperska) wymuszają ich stosowanie.


6) Zespół 5 – Koszty według typów działalności

Zespół 5 skupia się na kontach związanych z ewidencją kosztów według typów działalności, takich jak koszty produkcji, handlu i usług. Koszty działalności podstawowej są kluczowe dla oceny rentowności poszczególnych segmentów działalności firmy, co umożliwia lepsze zarządzanie zasobami i optymalizację procesów operacyjnych. Prowadzenie ksiąg rachunkowych z udziałem Zespół 5 należy już jednak do bardziej skomplikowanych i w przypadku działalność produkcyjnej czy deweloperskiej takie rozliczenie należy powierzyć księgowemu.


7) Zespół 6 – Rozliczenia międzyokresowe kosztów

Zespół 6 obejmuje konta związane przede wszystkim dla rozliczeń międzyokresowych kosztów. Rozliczenia międzyokresowe pozwalają na równomierne rozłożenie kosztów w czasie, co jest kluczowe dla dokładnego przedstawienia wyników finansowych firmy. Zespół 6 jest powiązany z Zespołem 4 oraz Zespołem 7, które zajmują się ewidencją kosztów.


8) Zespół 7 – Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem

Zespół 7 koncentruje się na kontach związanych przede wszystkim z ewidencją przychodów z prowadzonej działalności oraz kosztów związanych ze sprzedażą towarów. Konta przychodów są kluczowe dla oceny efektywności sprzedaży i rentowności firmy.


9) Zespół 8 – Kapitały, rozliczenia międzyokresowe przychodów i wynik finansowy

Zespół 8 obejmuje konta związane z ewidencją kapitałów własnych, rozliczeń międzyokresowych przychodów lub wyniku finansowego. Kapitał zakładowy, kapitał akcyjny, kapitał zapasowy czy rezerwowy są ewidencjonowane w tym zespole.

Rozliczenia międzyokresowe przychodów to natomiast sposób przypisywania przychodów do tych okresów, w których faktycznie zostały one wypracowane, najczęściej stosowane przy fakturach zaliczkowych.

Wynik finansowy jest natomiast kluczowym wskaźnikiem efektywności firmy, który wpływa na decyzje dotyczące inwestycji i dystrybucji zysków.


IV. Sporządzanie i aktualizacja zakładowego planu kont

Stworzenie polityki rachunkowości wraz z zakładowym planem kont to proces, który wymaga przede wszystkim wiedzy. Kierownik jednostki odpowiada za jej przygotowanie oraz zatwierdzenie, może taki obowiązek (przygotowania) oczywiście przekazać księgowości. Polityka rachunkowości, w przypadku zmian przepisów prawnych odnoszących skutki dla ksiąg rachunkowe (nie wszystkie zmiany powodują konieczność zmian polityki rachunkowości), powinna umożliwiać przeprowadzenie ewentualnej aktualizacji planu kont. Inaczej jednak będzie wyglądał plan kont dla jednostek mikro oraz małych a inaczej dla jednostek średnich i dużych.


Wzorcowy plan kont jako podstawa ZPK

W przypadku jednostek mikro oraz małych wzorcowe plany kont będą niezwykle przydatne dla firm, które dążą do ujednolicenia zasad grupowania operacji gospodarczych. Taki gotowy szablon pozwala po prostu zaoszczędzić czas i wysiłek, a dzięki temu przedsiębiorstwa mogą:

a) zaoszczędzić czas przez zachowanie przygotowanej uniwersalnej konstrukcji planu kont,

b) zminimalizować ryzyko błędów.


Każda firma ma swoje potrzeby, ale powiedzmy sobie wprost - większość z nich jest uniwersalna, dlatego rozwiązania przyjęte we wzorcowych planach kont dla jednostek mikro oraz małych najczęściej są elastyczne. Inne rozwiązania będzie zawierała bowiem polityka rachunkowości wraz z planem kont dla jednostki dużej, a inne jednostka mikro oraz mała. Ustawa o rachunkowości zawiera bardzo liczne uproszczenia dla tych najmniejszych, właśnie po to aby ułatwić obowiązki sprawozdawcze i procesy księgowe tym najmniejszym. Właśnie z tego względu warto jest korzystać z uproszczeń dostępnych dla jednostek mikro lub małych.  


Taka gotowa polityka rachunkowości zawierająca plan kont jest dostępna dla Użytkowników serwisu Fakturomania po zalogowaniu w sekcji "Wzorce dokumentów".



V. Zakładowy plan kont a sprawozdawczość finansowa

Zakładowy plan kont to silnik całego procesu tworzenia sprawozdania finansowego. Bez starannie opracowanego planu kont, przygotowanie rachunku zysków i strat lub bilansu byłoby znacznie bardziej skomplikowane, a w niektórych przypadkach wręcz niemożliwe. Sprawozdania finansowe dostarczają niezbędnych informacji o kondycji finansowej przedsiębiorstwa, co ma ogromne znaczenie dla zarządu oraz innych kluczowych interesariuszy jak instytucje finansowe.


1) Bilans: ewidencja aktywów i pasywów

Bilans to jedno z kluczowych narzędzi rachunkowości, które w prosty sposób przedstawia aktualną sytuację finansową firmy. Bilans jest elementem obligatoryjnym sprawozdania finansowego. Mówiąc najprościej, jest to zestawienie aktywów i pasywów (w tym kapitału własnego przedsiębiorstwa). Dzięki niemu można szybko ocenić kondycję finansową organizacji.

W strukturze bilansu aktywa umieszcza się po lewej stronie (WN), natomiast pasywa i kapitał własny – po prawej (MA). Aktywa to zasoby kontrolowane przez firmę, które mają przynieść przyszłe korzyści ekonomiczne. Z kolei pasywa obejmują zobowiązania wobec innych podmiotów.

Oczywiście mamy różne wersje bilansu, które swoim kształtem są uzależnione od wielkości podmiotu. Można jednak powiedzieć, że bilans składa się z dwóch głównych części: aktywów oraz pasywów i kapitału własnego.


Aktywa dzielą się na:

a) Aktywa trwałe: zasoby utrzymywane przez dłuższy czas – takie jak nieruchomości, maszyny czy patenty,

b) Aktywa obrotowe: te przeznaczone do sprzedaży lub zużycia w ciągu roku – np. zapasy, należności czy środki pieniężne.


Pasywa natomiast dzielą się na:

a) Zobowiązania krótkoterminowe: które winny zostać spłacone w ciągu roku – mogą obejmować kredyty bankowe lub zobowiązania wobec dostawców,

b) Zobowiązania długoterminowe: które mają dłuższy termin wymagalności i dotyczą najczęściej takich transakcji jak obligacje czy kredyty o wydłużonym okresie spłaty.


Dla zarządzających firmą bilans stanowi nieocenione źródło informacji potrzebnych do podejmowania trafnych decyzji finansowych. Pozwala on ocenić płynność finansową (czy firma ma wystarczająco środków na pokrycie bieżących zobowiązań), zdolność do regulowania długów oraz efektywność wykorzystania dostępnych zasobów.


2) Rachunek zysków i strat: przychody, koszty i wynik finansowy

Rachunek zysków i strat, często nazywany również rachunkiem wyników, umożliwia ocenę kondycji finansowej przedsiębiorstwa. Rachunek zysków i strat jest elementem obligatoryjnym sprawozdana finansowego. To dokument, który przedstawia przychody, koszty oraz wynik finansowy firmy w określonym okresie – zazwyczaj rocznym lub kwartalnym. Dzięki niemu można lepiej zrozumieć, jak firma zarządza swoimi zasobami oraz jakie ma perspektywy na generowanie zysków.


Rachunek zysków i strat składa się zazwyczaj (w zależności od formy) z kilku kluczowych elementów:

a) Przychody ze sprzedaży – suma sprzedaży produktów bądź usług.

b) Koszty operacyjne – wszystkie wydatki bezpośrednio związane z prowadzeniem działalności, takie jak wynagrodzenia pracowników, zakup materiałów czy zużycie energii.

c) Pozostałe przychody i zyski - przychody związane z otrzymanymi odsetkami od lokat czy też otrzymanych od kontrahentów kar umownych.

d) Pozostałe koszty i straty – najczęściej wydatki związane z obsługą zobowiązań finansowych, np. odsetki od kredytów.

e) Wynik netto – ostateczny zysk lub strata po uwzględnieniu wszystkich przychodów i kosztów.