Firmy, które wybierają pełną księgowość, będą prowadziły księgi rachunkowe. W takich księgach rachunkowych każda transakcja, niezależnie od jej wielkości, jest rejestrowana, co umożliwia bieżące monitorowanie kondycji finansowej firmy.
Interesującą kwestią jest to, że księgi rachunkowe można prowadzić samodzielnie w firmie lub zlecić to zadanie zewnętrznemu podmiotowi, na przykład biuru rachunkowemu. Nie jest zatem obowiązkowe cedowanie tego obowiązku podmiotowi zewnętrznemu (jak często błędnie jest to wskazywane).
Taka elastyczność pozwala przedsiębiorstwom dostosować sposób prowadzenia księgowości do swoich indywidualnych potrzeb. Jest to szczególnie korzystne dla mniejszych firm (zwłaszcza mikro i małych przedsiębiorców), które nie posiadają własnych działów księgowych.
W dobie cyfryzacji księgi rachunkowe prowadzi się już praktycznie wyłącznie w formie elektronicznej. W takim przypadku kluczowe jest zapewnienie automatycznej kontroli ciągłości zapisów, co minimalizuje ryzyko błędów i ułatwia zarządzanie danymi finansowymi. Niezależnie jednak od tego, czy księgi są prowadzone w formie papierowej (ale tutaj już to jest niemożliwe przez wprowadzone struktury podatkowe), czy elektronicznej, muszą być przechowywane starannie i w uporządkowany sposób. To istotne, ponieważ w razie kontroli muszą być łatwo dostępne i w pełni kompletne.
I. Czym są księgi rachunkowe?
Księgi rachunkowe to fundament każdego systemu księgowego. Dzięki nim możliwe jest rejestrowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych w formie zapisów księgowych.
1) Definicja i cel prowadzenia ksiąg rachunkowych
Podstawowym celem prowadzenia ksiąg rachunkowych jest rejestrowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych, co pozwala na uzyskanie pełnego obrazu firmy. Obejmuje to zarówno aktywa, pasywa, jak i obroty oraz salda. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą nie tylko monitorować swoją księgową sytuację gospodarczą, ale także sporządzać niezbędne rozliczenia podatkowe i sprawozdania finansowe, które są wymagane przez prawo. Bez ksiąg rachunkowych zarządzanie byłoby znacznie trudniejsze, a spełnienie wymogów prawnych – praktycznie niemożliwe.
2) Elementy ksiąg rachunkowych
Elementy ksiąg rachunkowych to podstawa całego systemu ewidencji księgowej. W art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości odnajdujemy, że księgi rachunkowe składają się z:
a) Dziennika – miejsca, w którym chronologicznie zapisuje się wszystkie zdarzenia gospodarcze.
Dziennik to jeden z najważniejszych elementów ksiąg rachunkowych. Pełni funkcję chronologicznego rejestru wszystkich zdarzeń gospodarczych. Dzięki niemu możliwe jest precyzyjne uzgodnienie obrotów z zestawieniem obrotów i sald kont księgi głównej. Każdy zapis w dzienniku musi być numerowany i prowadzony w sposób ciągły, co zapewnia spójność oraz ułatwia weryfikację danych.
b) Księgi głównej – zawierającej zapisy dotyczące kont syntetycznych.
To tutaj prowadzone są konta syntetyczne zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zasada ta polega na tym, że każda transakcja jest rejestrowana na dwóch kontach: jednym po stronie debetowej, a drugim po stronie kredytowej. Dzięki temu firma zyskuje pełny obraz swojej sytuacji finansowej, co znacząco ułatwia zarządzanie i kontrolę nad finansami.
c) Ksiąg pomocniczych – szczegółowo opisujących operacje na kontach analitycznych, uzupełniających księgę główną.
Księgi pomocnicze dostarczają szczegółowych informacji na temat operacji gospodarczych, uzupełniając zapisy księgi głównej. Zawierają dane przede wszystkim dotyczące:
- rozrachunków z kontrahentami,
- rozrachunków z pracownikami,
- środków trwałych.
d) Zestawienia obrotów i sald – dokumentu podsumowującego obroty i salda na kontach księgowych, pozwalającego na weryfikację poprawności zapisów.
Zestawienie obrotów i sald to narzędzie służące do weryfikacji poprawności zapisów księgowych. Zestawia dane z księgi głównej lub pomocniczej, a sporządzane na koniec każdego okresu sprawozdawczego, pozwala firmom upewnić się, że ich dokumentacja finansowa jest zgodna z rzeczywistością. To kluczowy element, który zapewnia rzetelność sprawozdań finansowych.
e) Wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarz) przedstawiającego stan majątku oraz zobowiązań przedsiębiorstwa na dany moment, jeżeli jednostki nie prowadziły wcześniej ksiąg rachunkowych. Taki wykaz przygotowuje się zatem wyjątkowo w ściśle określonych nietypowych sytuacjach jak zmiana formy prawnej czy fuzji.
Każdy z tych elementów odgrywa kluczową rolę w procesie księgowania. Każdy z nich jest niezbędny do prawidłowego funkcjonowania ksiąg rachunkowych, zapewniając rzetelność i precyzję w dokumentacji przedsiębiorstwa.
II. Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych
Prowadzenie ksiąg rachunkowych to jeden z najważniejszych obowiązków, z jakimi muszą zmierzyć się firmy w Polsce. Dotyczy to nie tylko spółek handlowych, ale w pewnych przypadkach również osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, spółek cywilnych, jednostek działających na podstawie prawa bankowego oraz jednostek budżetowych.
1) Kto musi prowadzić księgi rachunkowe i kiedy pełna księgowość jest wymagana?
Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości czyli firm prowadzących księgi rachunkowe będzie zatem najczęściej dotyczył podmiotów prawa handlowego (kodeks spółek handlowych), ale nie tylko czyli:
a) spółek kapitałowych (zawsze),
b) innych jednostek, które przekroczyły określone progi finansowe tj. do roku 2024 przychody netto ze sprzedaży w wysokości 2 000 000 euro, a od roku 2025 kwotę 2 500 000 euro.
W praktyce oznacza to, że wszystkie spółki z o.o. lub proste spółki akcyjne niezależnie od ich wielkości muszą prowadzić księgi rachunkowe.
2) Próg przychodów a obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych
Próg przychodów to jeden z najważniejszych czynników decydujących o obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych przez podmioty inne niż spółki kapitałowe. Firmy, których przychody netto za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej 2 miliony euro (a w 2025r. 2,5 miliona euro), muszą prowadzić księgi rachunkowe. Warto podkreślić, że ten limit przeliczany jest na złote polskie według średniego kursu NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedzającego rok obrotowy.
Właściwie można zatem powiedzieć, że praktycznie każda firma, której przychody netto przekroczyły 2 miliony euro (a od 2025r. 2,5 miliona euro), jest zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych.
III. Pełna księgowość a podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR)
Pełna księgowość to nieco bardziej zaawansowany system ewidencji zdarzeń gospodarczych względem innych form. Dzięki temu jednak przedsiębiorstwo zyskuje pełny obraz swojej sytuacji finansowej, umożliwiając precyzyjne monitorowanie aktywów, pasywów, przychodów i kosztów. Pełnych ksiąg nie rozpatruje się zatem tylko jako obowiązku, ale raczej jako narzędzia wspierającego zarządzanie finansami.
Różnice między pełną księgowością a PKPiR
Pełna księgowość nieco różni się od podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR), o której mówi się, że jest uproszczoną formą ewidencji zdarzeń gospodarczych. PKPiR jest stosowana zwłaszcza przez jednoosobowe działalności gospodarcze, które nie przekraczają określonego progu przychodów.
O ile rejestry przychodów i kosztów dla obu ewidencji są podobne, o tyle kluczowe różnice między pełną księgowością a PKPiR to:
a) Poziom szczegółowości: Pełna księgowość obejmuje bardziej szczegółowe zapisy zdarzeń gospodarczych, co pozwala na dokładniejsze monitorowanie finansów firmy. Przede wszystkim wymaga ewidencji przepływów finansowych, które ujmuje się w księgach rachunkowych zapisami księgowymi.
Tutaj jednak należy pamiętać, że z punktu widzenia przepisów podatkowych, a przede wszystkim ustawy o VAT z uwagi na instytucje jak ulga na złe długi czy też metoda VAT kasowa, podatnicy niezależnie od formy prowadzonej działalności gospodarczej są zobowiązani do śledzenia takich przepływów. Powoduje to, że de facto niezależnie od formy prowadzonej działalności gospodarczej przepływy finansowe musimy mieć na uwadze. Uwagi wymaga również wchodząca w życie w 2025r. dotycząca metody PIT kasowej, w przypadku korzystania z niej, ona również będzie wymagała śledzenia przepływów finansowych, zatem włożenia pracy, którą wykonuje się w pełnej księgowości.
b) Zakres ewidencji: W przeciwieństwie do PKPiR, która skupia się głównie na przychodach i kosztach, pełna księgowość rejestruje również aktywa i pasywa, co daje pełniejszy obraz sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.
IV. Procesy związane z księgami rachunkowymi
W tej części przyjrzymy się bliżej procesom otwierania i zamykania ksiąg rachunkowych oraz omówimy, jak radzić sobie z korektami błędów, które mogą pojawić się w zapisach księgowych.
1) Otwarcie ksiąg rachunkowych: Kiedy i jak to zrobić?
Otwarcie ksiąg rachunkowych to jeden z kluczowych kroków w prowadzeniu księgowości opisany w art. 12 ust. 1 UoR. Zgodnie z tym przepisem księgi rachunkowe otwiera się:
a) na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym,
b) na początek każdego następnego roku obrotowego,
c) na dzień zmiany formy prawnej,
d) na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki,
e) na dzień rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości.
Co istotne, otwarcia należy dokonać w ciągu 15 dni od momentu wystąpienia zdarzenia mającego skutki majątkowe lub finansowe. Proces ten wymaga precyzyjnego przygotowania i wprowadzenia wszystkich niezbędnych danych, co zapewnia, że system księgowy działa poprawnie od samego początku.
2) Zamknięcie ksiąg rachunkowych: Zasady i terminy
Zgodnie z art. 12. ust. 2 UoR, zamknięcia ksiąg rachunkowych dokonuje się najczęściej w następujących przypadkach:
a) na dzień kończący rok obrotowy,
b) na dzień zakończenia działalności jednostki,
c) na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej jednostki,
d) na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości.
Kluczowe jest, aby zamknięcie nastąpiło nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zdarzenia będącego podstawą do zamknięcia ksiąg. Proces ten wymaga dokładnego przeglądu i weryfikacji wszystkich zapisów, aby upewnić się, że dokumentacja finansowa jest kompletna i zgodna z rzeczywistością. To moment, w którym nie ma miejsca na błędy – wszystko musi być dopięte na ostatni guzik.
3) Korekty błędów w księgach rachunkowych
Błędy w zapisach ksiąg rachunkowych mogą się zdarzyć, ale kluczowe jest, aby poprawiać je zgodnie z obowiązującymi przepisami. Korekty można dokonać na dwa sposoby:
a) poprzez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności pierwotnego zapisu (tzw. storno czerwone).
b) przez wprowadzenie dowodu księgowego zawierającego korekty błędnych zapisów (tzw. storno czarne), tutaj korektę wprowadza się dokładnie na tych samych kontach, na których ujęto nieprawidłową transakcję, ale po przeciwnych stronach. Tutaj w razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, dozwolone są tylko takie korekty.
Taki sposób postępowania zapewnia przejrzystość i umożliwia śledzenie zmian w rozliczeniu księgowym, co jest kluczowe dla zachowania jej integralności i wiarygodności. Warto pamiętać, że każda korekta musi być również udokumentowana, aby uniknąć nieporozumień w przyszłości, często dla tych czynności wykorzystuje się tzw. PK "Polecenie księgowania".
V. Dowody księgowe i ich rola w księgach rachunkowych
Dowody księgowe czy też często zwane "Dowody źródłowe" stanowią fundament rozliczenia każdej księgowości niezależnie od jej formy. To one dokumentują wszystkie operacje gospodarcze, potwierdzając, że transakcje rzeczywiście miały miejsce. Bez nich prowadzenie księgowości zgodnej z przepisami byłoby niemożliwe.
Zgodnie z art. 22 ustawy o rachunkowości, aby dowody księgowe mogły spełniać swoją funkcję, muszą być rzetelne, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. Zgodnie z art. 21 UoR powinny również zawierać pewne informacje, takie jak:
a) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
b) dane stron uczestniczących w transakcji,
c) opis operacji oraz jej wartość,
d) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
e) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania przy czym, można zaniechać zamieszczania na dowodzie niniejszych danych, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
1) Jakie są rodzaje dowodów księgowych?
W księgowości spotykamy różne rodzaje dowodów księgowych, w zależności od tego, jaką transakcję dokumentują. Najczęściej w praktyce będą to faktury, rachunki, paragony, wyciągu bankowe lub noty księgowe.
Każdy z tych dokumentów ma swoje specyficzne zastosowanie:
a) Faktury – najczęściej służą do dokumentowania sprzedaży towarów lub usług.
b) Rachunki i paragony – zazwyczaj dotyczą mniejszych transakcji.
c) Wyciągi bankowe – dokumentują operacje finansowe na rachunkach bankowych.
d) Polecenia księgowania – są używane do korygowania błędów lub wprowadzania innych zapisów księgowych.
Ważnym jest również, aby wszystkie te dokumenty były przechowywane w sposób umożliwiający łatwy ich dostęp i kontrolę.
2) Dowody zastępcze: Kiedy są stosowane?
Dowody zastępcze to specyficzny rodzaj dokumentów, które stosuje się, gdy oryginalne dowody nie są dostępne. Na przykład, gdy faktura zaginie lub nie została wydana i oczekujemy na jej otrzymanie. Takie dowody zastępcze wystawione są do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego.
Tutaj należy pamiętać, że dowód zastępczy to pojęcie rachunkowe i nie zastępuje obowiązków wynikających z ustaw podatkowych jak ustawa o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT). Nie może to zatem dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług.
VI. Polityka rachunkowości i zakładowy plan kont
Polityka rachunkowości to zbiór zasad i procedur, które określają sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz sporządzania sprawozdania finansowego. Polityka rachunkowości zapewnia spójność i przejrzystość ewidencji zdarzeń gospodarczych jednostki.
Najprościej zatem mówiąc polityka rachunkowości to fundamentalny dokument, który precyzuje, jak prowadzić księgi rachunkowe w firmie. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, każda firma, która jest jednostką w rozumieniu ustawy o rachunkowości ma obowiązek go opracować. W rzeczywistości jednak polityka jest niestety bardzo często zaniedbywana nie mówiąc już o jej zupełnym braku wdrożenia czy to przez biura rachunkowe czy nieświadomych przedsiębiorców.
1) Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych w ramach polityki rachunkowości
W Polsce prowadzenie ksiąg rachunkowych jest regulowane przez ustawę o rachunkowości. Ustawa nie tylko wskazuje, kto musi prowadzić księgi rachunkowe, ale także precyzuje, jak powinny być one prowadzone, aby spełniały wymogi prawne. Zgodnie z jej przepisami, w art. 24 ust. 1 UoR odnajdujemy, że księgi muszą być:
a) Rzetelne – odzwierciedlające rzeczywisty stan finansowy firmy.
b) Bezbłędne – wolne od błędów rachunkowych i formalnych.
c) Sprawdzalne – umożliwiające weryfikację zapisów księgowych.
d) Aktualne – prowadzone na bieżąco, zgodnie z rzeczywistymi operacjami gospodarczymi.
Dodatkowo, księgi muszą być prowadzone w języku polskim oraz w walucie krajowej – złotówkach, a dzięki temu rozliczenia pozostają spójne.
2) Zakładowy plan kont: Klasyfikacja zdarzeń gospodarczych
Zakładowy plan kont to narzędzie, które umożliwia klasyfikację i ewidencję zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych. Jest to szczegółowy wykaz kont, służących do rejestrowania transakcji gospodarczych, co pozwala na przejrzyste i uporządkowane prowadzenie ksiąg. Każde konto w planie kont ma przypisany numer oraz nazwę, co ułatwia identyfikację i klasyfikację poszczególnych zdarzeń gospodarczych. Zakładowy plan kont to zatem kluczowy element polityki rachunkowości.
VII. Kontrola i weryfikacja ksiąg rachunkowych
Kontrola i weryfikacja ksiąg rachunkowych to ważne procesy, które pomagają zachować rzetelność, prawidłowość oraz zgodność rozliczenia księgowego. Kontrola ksiąg rachunkowych polega na weryfikacji poprawności wprowadzonej dokumentacji oraz poprawności zapisów.
Kontrola ksiąg rachunkowych: Wewnętrzna i zewnętrzna
Kontrola ksiąg rachunkowych może przybierać formę wewnętrzną lub zewnętrzną, w zależności od specyfiki i potrzeb danej firmy:
1) Wewnętrzna kontrola – prowadzona wewnątrz organizacji, polegająca na tym, że dana osoba na bieżąco weryfikuje wprowadzaną dokumentację pod kątek prawidłowości zapisów. Pozwala to na szybkie wykrycie i skorygowanie ewentualnych błędów, co redukuje ryzyko nieprawidłowości.
2) Zewnętrzna kontrola (audyt) – realizowana przez niezależne, uprawnione podmioty lub firmy audytorskie. Celem audytu jest obiektywna ocena, czy księgi rachunkowe są zgodne z obowiązującymi standardami oraz przepisami prawa. To szczególnie istotne dla większych przedsiębiorstw, które muszą regularnie przedstawiać swoje sprawozdania finansowe inwestorom oraz organom nadzoru.
Zgodnie z art. 64 ust. 1 pkt. 4 UoR obowiązek badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta spoczywa nie tylko na instytucjach bankowych, ale również większych podmiotach, tych które w poprzednim roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdanie finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących trzech warunków:
a) średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
b) suma ich aktywów na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2,5 mln euro,
c) przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły w walucie polskiej równowartość 5 mln euro.
VIII. Nowoczesne technologie w prowadzeniu ksiąg rachunkowych
W dzisiejszym, coraz bardziej to zdigitalizowanym świecie, nowoczesne technologie odgrywają kluczową rolę w transformacji sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Tradycyjne metody, oparte na papierowych dokumentach i ręcznych zapisach, odeszły już właściwie z użycia, ustępując miejsca zaawansowanym systemom informatycznym. Te narzędzia nie tylko przyspieszają pracę, ale również zwiększają precyzję oraz bezpieczeństwo danych, zmniejszają również ryzyko błędów ludzkich i skraca czas potrzebny na przetwarzanie tych danych. Wprowadzenie technologii do księgowości ułatwia rozliczenie codziennej działalności, co w dłuższej perspektywie przynosi wymierne korzyści chociażby w oszczędności czasu. Mówi się, że zawód księgowego to jeden z zawodów, który może w przyszłości zostać całkowicie zastąpiony przez sztuczną inteligencję czyli tzw. AI.
1) Systemy informatyczne do prowadzenia ksiąg rachunkowych
Wybór odpowiedniego systemu informatycznego zależy od specyfiki działalności firmy oraz jej indywidualnych potrzeb. Na rynku dostępne są zarówno rozwiązania dedykowane dla mikro przedsiębiorstw, jak i tych małych, średnich i dużych korporacji. Niezależnie od wielkości firmy, kluczowe jest, aby system był intuicyjny w obsłudze i w pełni zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. To zapewnia nie tylko wygodę, ale i bezpieczeństwo operacji finansowych.
Takim systemem dedykowanym dla jednostek mikro - zatem tych najmniejszych podmiotów prowadzących działalność gospodarczą w formie spółki z o.o. lub prostej spółki akcyjnej jest Fakturomania. Nasze rozwiązania są tworzone w taki sposób, aby każdy mógł samodzielnie poprowadzić księgowość właśnie takiej niewielkiej spółki.
2) Kontrola ciągłości zapisów w systemach komputerowych
Jednym z najważniejszych aspektów prowadzenia ksiąg rachunkowych w systemach komputerowych jest zapewnienie ciągłości zapisów. Oznacza to, że wszystkie dane muszą być rejestrowane bez przerw i zgodnie z rzeczywistością. W praktyce nowoczesne systemy informatyczne oferują funkcje automatycznej kontroli, które monitorują poprawność i spójność zapisów, minimalizując ryzyko błędów. To kluczowe dla zachowania integralności danych.
Kontrola ciągłości zapisów jest nie tylko istotna dla spójności danych, ale także dla spełnienia wymogów audytowych i regulacyjnych. Dzięki zaawansowanym mechanizmom zabezpieczeń, systemy komputerowe mogą automatycznie wykrywać i sygnalizować nieprawidłowości, co pozwala na szybkie reagowanie i wprowadzanie niezbędnych poprawek. W ten sposób firmy mogą być pewne, że ich dokumentacja finansowa jest zawsze aktualna, zgodna z rzeczywistością i prawidłowa.
IX. Generowanie ksiąg rachunkowych w Fakturomanii
Księgi rachunkowe w systemie Fakturomanii dostępne są w module "Księgowość" wyodrębnionym w lewym menu z poziomu panelu głównego systemu w kategorii "Dokumenty Księgowe".
W module "Księgowość" należy następnie wybrać "Dokumenty księgowe".
