Zestawienie obrotów i sald zawiera zestawienie wszystkich kont syntetycznych lub kont pomocniczych zakładowego planu kont, będącego fundamentem polityki rachunkowości, a dokładnie ich sald początkowych, obrotów debetowych i kredytowych wraz z saldami końcowymi.
W praktyce zestawienie obrotów i sald pełni funkcję kontrolną ksiąg rachunkowych, umożliwiające łatwą weryfikację rozrachunków. Jest to nieodzowny element kontroli, który pomaga wykrywać niezgodności i ewentualne błędy w zapisach księgowych.
I. Czym jest zestawienie obrotów i sald?
1) Definicja i cel zestawienia obrotów i sald
Choć definicja zestawienia obrotów i sald kont jest stosunkowo prosta, to cel dokumentu jest znacznie bardziej złożony i można go rozłożyć na kilka elementów. Dokument ten nie tylko pokazuje bowiem stan kont na początku i końcu okresu, ale także obrazuje, jakie sumaryczne pod względem wartościowym operacje miały miejsce w międzyczasie. Głównym zadaniem zestawienia obrotów i sald jest zatem nie tylko raportowanie, ale także analiza i planowanie.
2) Zasada podwójnego zapisu a zestawienie obrotów i sald
Jednym z fundamentów, na którym opiera się zestawienie obrotów i sald (jak też właściwie pełna księgowość) jest zasada podwójnego zapisu. To podstawowa zasada rachunkowości, zgodnie z którą każda operacja księgowa musi być odnotowana na dwóch kontach: po stronie Winien (Wn) i po stronie (Ma).
3) Kiedy i jak często należy sporządzać zestawienie?
Zestawienie obrotów i sald powinno być przygotowywane na zakończenie każdego okresu sprawozdawczego, ale nie rzadziej niż raz w miesiącu (czyli po prostu na koniec rozliczanego okresu).
II. Struktura zestawienia obrotów i sald
W kontekście zestawienia obrotów i sald, kluczowym pojęciem jest saldo księgowe. Jest to różnica między sumami zapisów po stronie Winien (Wn) i (Ma) konta księgowego, odnosząca się do różnych zasobów, takich jak:
a) aktywa finansowe (najczęściej pieniądze w różnej formie, na rachunku pieniężnym lub gotówce),
b) zapasy (najczęściej materiały lub towary),
c) rozrachunki z kontrahentami (najczęściej tym którym sprzedajemy lub od których kupujemy).
1) Saldo początkowe, obroty debetowe i kredytowe, saldo końcowe
W zestawieniu obrotów i sald, saldo początkowe, obroty debetowe i kredytowe oraz saldo końcowe tworzą pełny obraz sytuacji finansowej firmy. Dokument, niezależnie od tego czy jest to zestawienie obrotów i sald księgi głównej czy zestawienie obrotów i sald księgi pomocniczej, powinien zawierać kluczowe elementy, takie jak:
a) Symbole lub nazwy kont - czyli najczęściej numery kont księgowych razem z ich pełną nazwą z zakładowego planu kont.
b) Salda początkowe na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, gdzie saldo początkowe odzwierciedla stan kont na początku okresu sprawozdawczego.
Salda początkowe często są nazywane "Bilansem otwarcia". Bilans otwarcia to zestawienie sald kont na początek okresu rozliczeniowego, które stanowi punkt wyjścia dla dalszych rozliczeń. Jest to kluczowy element w zestawieniu obrotów i sald, ponieważ umożliwia rozpoczęcie nowego okresu sprawozdawczego z pełnym obrazem sytuacji z poprzedniego okresu rozliczeniowego, co powoduje zachowanie ciągłości. Bilans otwarcia jest integralną częścią zestawienia.
c) Obroty za dany okres sprawozdawczy oraz narastająco od początku roku obrotowego.
Obroty narastająco to suma obrotów od początku roku obrotowego, uwzględniająca bilans otwarcia. Obroty narastająco pozwalają na śledzenie zmian finansowych w dłuższym lub wybranym okresie, co jest niezwykle pomocne w analizie i kontroli.
d) Salda na koniec okresu sprawozdawczego, które po prostu przedstawia stan kont na jego zakończenie.
W zestawieniu obrotów i sald, saldo początkowe, obroty debetowe i kredytowe oraz saldo końcowe tworzą pełny obraz sytuacji finansowej firmy.
2) Okres sprawozdawczy - o co chodzi?
Tutaj chodzi po prostu o okres za jaki taką obrotówkę generujemy, okres sprawozdawczy może być różny, może być to dany miesiąc, kwartał, pół roku lub pełny rok obrotowy, nie ma to tak na prawdę większego znaczenia - chodzi po prostu o jakiś wycinek czasu, za który są prowadzone księgi rachunkowe.
3) Konta syntetyczne i analityczne w zestawieniu
W zestawieniu obrotów i sald istotną rolę odgrywają oczywiście konta syntetyczne i konta analityczne, to te konta widnieją bowiem w takim zestawieniu. Konto syntetyczne to główne konto księgowe, które grupuje zapisy dotyczące określonych operacji gospodarczych. Dla bardziej szczegółowej ewidencji, może być ono rozbijane dalej na konta analityczne, które pozwalają na bardziej precyzyjne śledzenie operacji.
Najczęściej zestawienie obrotów i sald dzieli się na te, które obejmuje konta syntetyczne i na te które obejmują konta analityczne. Taka struktura pozwala lepiej zobrazować rozliczenia firmy.
III. Analiza zestawienia obrotów i sald w praktyce
Analiza zestawienia obrotów i sald pozwala nie tylko ocenić bieżącą kondycję finansową przedsiębiorstwa, ale także zidentyfikować potencjalne zagrożenia oraz obszary wymagające poprawy.
1) W jaki sposób czytać salda zestawienia obrotów i sald na przykładzie?
W obrotówce odnajdziemy informacje między innymi o saldach na koniec konkretnego okresu rozliczeniowego, w tym salda kontrahentów. Salda kontrahentów w systemie Fakturomanii są zawsze oznaczone kontami o numerach:
a) 201-xxxxx (rozrachunki z odbiorcami - zazwyczaj sprzedaż) oraz
b) 202-xxxxx (rozrachunki z dostawcami - zazwyczaj zakup).
W niniejszym zakresie można wyodrębnić pewną ogólną uproszczoną zasadę (jednak zawsze należy dokładnie przeanalizować genezę salda, a jego historię można zweryfikować w księdze pomocniczej), że:
a) Konto 201-xxxxx Saldo Wn, oznacza należności wynikające z wystawionych faktur sprzedaży towarów, usług i materiałów lub otrzymane zaliczki i przedpłaty.
b) Konto 202-xxxxx Saldo Ma, oznacza zobowiązania wynikające z faktur kontrahentów (zakup) za dostawy towarów, usług i materiałów lub otrzymane faktury na zaliczki i przedpłaty.
2) Jak sprawdzić poprawność zestawienia lub je przeanalizować?
Sprawdzenie poprawności zestawienia obrotów i sald to podstawa, by mieć pewność, że dane finansowe są wiarygodne. Jak się za to zabrać?
a) Upewnij się, że wszystkie operacje zostały zaksięgowane. To podstawowa zasada księgowości, która zapewnia, że każda transakcja została ujęta.
b) Porównaj salda początkowe i końcowe z poprzednimi okresami. To pomoże wykryć ewentualne niespodziewane różnice, które mogą wskazywać na błędy.
c) Sprawdź, czy wszystkie konta zostały uwzględnione w zestawieniu. Pominięcie jakichkolwiek danych może prowadzić do błędnych wniosków.
d) Sprawdź wstępnie czy konto gotówkowe, środków w drodze lub bankowe ma saldo 0 albo widnieje po stronie WN.
e) Sprawdź wstępnie czy saldo rozrachunków z odbiorcami ma saldo 0 albo widnieje po stronie WN.
f) Sprawdź wstępnie czy saldo rozrachunków z dostawcami ma saldo 0 albo widnieje po stronie MA.
3) Najczęstsze błędy w zestawieniu obrotów i sald
Błędy w zestawieniu obrotów i sald mogą wynikać z różnych przyczyn, a ich wykrycie jest istotne dla zachowania prawidłowości ksiąg rachunkowych. Regularna kontrola to absolutna konieczność. Oto najczęstsze problemy lub pułapki związane z nieprawidłowymi saldami:
a) Przypisanie kwoty do niewłaściwej strony konta, co może prowadzić do niezgodności w bilansie i zniekształcać obrazu firmy.
b) Pominięcie transakcji, co często jest efektem niedokładności przy rejestrowaniu operacji.
c) Nieaktualne dane, które zniekształcają rzeczywisty obraz firmy.
4) Jak unikać błędów w zestawieniu?
Unikanie błędów w zestawieniu obrotów wymaga systematyczności i uwagi na szczegóły. Oto kilka kluczowych kroków, które mogą pomóc:
a) Regularna weryfikacja danych – Każda transakcja powinna być dokładnie sprawdzona pod kątem zgodności z dokumentem źródłowym, co zapewnia prawidłowe zarejestrowanie operacji na kontach.
b) Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi księgowych – Automatyzacja procesów minimalizuje ryzyko błędów ludzkich. Programy księgowe oferują funkcje takie jak automatyczne sprawdzanie zgodności danych stron zapisów księgowych.
c) Szkolenia i aktualizacje wiedzy – Warto jest na bieżąco śledzić zmiany w przepisach oraz najlepszych praktykach.
IV. Jak sporządzić zestawienie obrotów i sald w Fakturomanii?
Zestawienia obrotów dostępne są w module "Księgowość" wyodrębnionym w lewym menu z poziomu panelu głównego systemu w kategorii "Dokumenty Księgowe". Obrotówki, zwłaszcza zestawienie obrotów i sald księgi pomocniczej są bardzo przydatne przy weryfikacji sald kontrahentów (np: czy faktury są opłacone lub czy kontrahenci nam zalegają).
W module "Księgowość" należy wybrać "Dokumenty księgowe", następnie "Zest. obrotów i sald Księgi Głównej" lub "Zest. obrotów i sald Księga pomocniczej" oraz odpowiednie dane tj:
1) rok generowanego dokumentu,
2) okres generowanego dokumentu - zazwyczaj pewien wycinek okresu (miesięczny) lub z zakończeniem okresu sprawozdawczego cały rok,
3) format generowanego dokumentu (do wyboru są pdf lub xlsx) - zazwyczaj PDF,
4) zapisy (wszystkie, bufor lub ostateczne) - zazwyczaj wszystkie.
