Po dokonaniu konfiguracji danych spółki w serwisie, która została szczegółowo omówiona w tym materiale "Konfiguracja konta w systemie", niezbędne jest skonfigurowanie ustawień podatkowych.
Na wstępie należy zwrócić uwagę, że w zależności od okoliczności czy mikro sp. z o.o. jest nowym podmiotem czy też istniejącym, odmiennie będzie kształtowała się ostatnia część procesu konfiguracji konta.
W przypadku istniejących podmiotów z historią księgową, niezbędne jest przeprowadzenie procesu migracji, który wiąże się z odpowiednim wprowadzeniem danych tzw. bilansu otwarcia.
Szczegółowo proces migracji został omówiony w materiale "Migracja do systemu".
I. Konfiguracja ustawień podatkowych
Konfiguracji ustawień podatkowych w systemie można dokonać bezpośrednio w module "Ustawienia" > "Dane księgowe".
1) Schemat rozliczenia podatku CIT - Zaliczek CIT
W niniejszej opcji dostępne są dwa warianty, miesięczny albo kwartalny. Każdy podatnik może korzystać z rozliczenia zaliczek CIT miesięcznego albo kwartalnego już od początku jego istnienia. Rozliczenie może zostać skonfigurowane z początkiem roku, w trakcie roku podatkowego podatnik nie może zmienić wybranego schematu.
Zmiana schematu rozliczenia po rozliczeniu roku
Zmiany konfiguracji schematu rozliczenia podatnik może dokonać zatem wyłącznie po zakończeniu roku obrotowego. Przykładowo, jeżeli podatnik w roku 2020 rozliczał się w schemacie miesięcznym, zaś od roku 2021 chce rozpocząć rozliczenie kwartalne, w takim wypadku po rozliczeniu zaliczki CIT za grudzień 2020 r., w systemie należy przejść do modułu Ustawienia > Dane księgowe > Ustawienia Podatkowe oraz zmienić "Schemat rozliczeń CIT" z "miesięczny" na "kwartalny" po czym zmianę zapisać.
Podstawa prawna rozliczenia kwartalnego
Zgodnie z art. 25 lit. 1b (ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych), Podatnicy rozpoczynający działalność, w pierwszym roku podatkowym, z zastrzeżeniem ust. 1c, oraz mali podatnicy, mogą wpłacać zaliczki kwartalne w wysokości różnicy pomiędzy podatkiem należnym od dochodu osiągniętego od początku roku podatkowego a sumą zaliczek należnych za poprzednie kwartały. Przez kwartał rozumie się kwartał roku kalendarzowego.
Wybór schematu - poinformowanie Urzędu Skarbowego
Obecnie informację o wybranym schemacie rozliczenia dostarcza się z wykonaniem pierwszej płatności zaliczki CIT do Urzędu Skarbowego na mikrorachunek podatnika wybierając właściwy symbol formularza podatkowego (CIT) z oznaczeniem kwartalnym lub miesięcznym. Mikrorachunek jest indywidualnie nadawany każdemu podatnikowi przez Ministerstwo Finansów, więcej informacji o funkcji mikrorachunku podatkowego można odnaleźć na stronie Ministerstwa Finansów bezpośrednio pod adresem https://www.podatki.gov.pl/mikrorachunek-podatkowy/
Generator mikrorachunku podatkowego można natomiast odnaleźć na stronie Ministerstwa Finansów pod adresem:
https://www.podatki.gov.pl/generator-mikrorachunku-podatkowego
2) Schemat rozliczenia podatku VAT
a) Czynny podatnik
Konfiguracji schematu rozliczenia VAT należy zawsze dokonać zgodnie ze złożonym formularzem rejestracyjnym VAT-R w Urzędzie Skarbowym. Informację o fakcie rejestracji można uzyskać kontaktując się bezpośrednio z Urzędem Skarbowym lub korzystając z narzędzia Ministerstwa Finansów znajdującego się pod adresem https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka/
Urząd Skarbowy w zależności od regionu Polski przeprowadza różne czynności weryfikacyjne związane rejestracją podatnika dla celów VAT. Mają one głównie na celu rozpoznanie czy podatnik faktycznie istnieje, cała procedura wewnątrz Urzędu trwa zazwyczaj od dwóch tygodni do dwóch miesięcy.
W przypadku czynnego podatnika VAT konfiguracji konta w systemie należy dokonać przez oznaczenie w polu Schemat rozliczeń VAT zgodnie ze złożonym formularzem VAT-R, tj. wybranie opcji "Miesięcznie" albo "Kwartalnie", oraz zwolnienie na "Nie", następnie wskazując czy rozliczenie w niniejszym podatku jest z uwzględnieniem metody kasowej czy też nie (metoda kasowa stanowi wyjątkowy sposób rozliczenia).
Rozliczenie VAT kwartalne jest dostępne wyłącznie dla podatników rozliczających się z niniejszego podatku przez kolejnych 12 okresów rozliczeniowych po złożeniu formularza VAT-R.
Więcej informacji o samej procedurze rejestracji do VAT przed Urzędem Skarbowym oraz podstawą prawną dotyczącą takiego rozliczenia można odnaleźć w dobrze opracowanym materiale przez Ministerstwo Przedsiębiorczości pod adresem:
https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00246
b) Zwolniony podatnik
W przypadku korzystania ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego podatku VAT w prowadzonej działalności, niezbędne jest zamieszczenie stosownej podstawy prawnej w ustawieniach podatkowych oraz uzupełnienie pola "Zwolnienie VAT" wybierając opcję z "Nie" na "Tak".
Więcej informacji na temat zwolnienia podmiotowego mogą Państwo odnaleźć w materiałach publikowanych przez Ministerstwo Przedsiębiorczości pod adresem: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00246
Jeżeli jesteśmy podatnikiem korzystającym ze zwolnienia przedmiotowego lub podmiotowego VAT, w takim wypadku moduł VAT zatwierdzamy technicznie - z wartościami "zerowymi".
Zwolnienie podmiotowe
W przypadku zwolnienia podmiotowego (obrót do 200.000 zł, jednak należy pamiętać, że kwota jest rozliczana proporcjonalnie w zależności od chwili rejestracji podmiotu), może ona brzmieć:
"Sprzedawca zwolniony podmiotowo z podatku od towarów i usług na podstawie art.113 ust.1 albo ust.9 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535)."
Zwolnienie przedmiotowe
W przypadku zwolnienia przedmiotowego (specyfika prowadzonej działalności), niezbędne jest wskazanie konkretnego punktu i tak przykładem dla zwolnienia z uwagi na świadczenie usług w zakresie opieki medycznej, służącej profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia przez lekarza, lekarza dentysty, pielęgniarki, położnej lub psychologa może ona brzmieć:
"Sprzedawca zwolniony przedmiotowo z podatku od towarów i usług na podstawie art.43 ust.1 pkt 19 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535)."
W przypadku wątpliwości natury podatkowej o sposobach oraz możliwościach korzystania ze zwolnienia zawsze warto jest się skontaktować z Krajową Informacją Skarbową działającą przy Ministerstwie Finansów pod numerem 22 330 03 30 z działem VAT.
c) VAT Kasowy
W przypadku korzystania z rozliczenia kasowego w podatku VAT, niezbędne jest oznaczenie w schemacie rozliczenia w module "Ustawienia podatkowe" domyślnej opcji z "Nie", na "Tak".
Od chwili oznaczenia danej metody system automatycznie będzie brał pod uwagę informacje o płatnościach oznaczanych przy danych dokumentach sprzedażowych lub kosztowych.
Niniejszą metodą mogą rozliczać się podatnicy wyłącznie po wybraniu jej w formularzu składanym do Urzędu Skarbowego - formularzu rejestracyjnym VAT-R.
UWAGA: Metoda VAT Kasowa co do zasady nie występuje przy transakcjach transgranicznych.
d) Zmiana schematu rozliczenia podatku VAT w trakcie roku (miesiąc/kwartał)
W odróżnieniu względem rozliczenia z podatku dochodowego od osób prawnych (CIT), zmiany konfiguracji schematu rozliczenia podatnik może dokonać z początkiem roku jak również w trakcie roku obrotowego.
Zgodnie z art. 99 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, podatnicy rozliczający się miesięcznie, a którzy chcą zmienić swój schemat rozliczenia VATu na kwartalny, muszą złożyć informację aktualizującą przez formularz VAT-R najpóźniej do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału, za który chcą rozliczyć się kwartalnie.
Terminy dla zmiany schematu rozliczenia na rozliczenie kwartalne wyglądają zatem następująco:
a) 25 lutego - termin zgłoszenia chęci rozliczenia za I kwartał,
b) 25 maja - termin na II kwartał,
c) 25 sierpnia - termin na III kwartał,
d) 25 listopada - termin na IV kwartał.
Ustawienia w systemie przykład:
Jeżeli podatnik w roku 2021 jest już czynnym podatnikiem przez 12 kolejnych miesięcy oraz złożył formularz aktualizacyjny VAT-R, w którym wskazał rozliczenie kwartalne od II kwartału 2021 r., w takim wypadku po zatwierdzeniu deklaracji VAT za marzec 2021r., oraz przed zatwierdzeniem jakiegokolwiek rozliczenia za II kwartał 2021 r., w systemie należy przejść do modułu Ustawienia > Dane księgowe > Ustawienia Podatkowe oraz zmienić "Schemat rozliczeń VAT" z "miesięczny" na "kwartalny" po czym zmianę zapisać.
3) Zmiana statusu podatnika w trakcie roku (z podatnika zwolnionego na podatnika czynnego)
W przypadku zmiany statusu podatnika na VAT czynnego lub zwolnionego w trakcie roku obrotowego, niezbędna będzie zmiana stosownych ustawień w części "Dane księgowe".
Jeżeli w systemie prowadzone jest rozliczenie jako podatnik VAT zwolniony, następnie natomiast podatnik stał się czynnym podatnikiem VAT (możliwości jest kilka np: przekroczenie limitu obrotu zwolnienia podmiotowego, rozpoczęcie świadczenia czynności opodatkowanych, które nie mogą korzystać ze zwolnienia takich jak czynności doradcze), należy zmienić dane konfiguracyjne przed pierwszą czynnością podlegającą opodatkowaniu (przekroczenie proporcjonalnego limitu obrotowego) lub po zatwierdzeniu danego okresu rozliczeniowego.
Ustawienia w systemie
a) Wariant z pierwszym dniem miesiąca
Podatnik korzystał ze zwolnienia podmiotowego do końca kwietnia 2021r, z końcem kwietnia złożył w Urzędzie Skarbowym formularz rejestracyjny VAT-R wraz z egzemplarzem umowy najmu, w którym wskazał, że od 1 maja 2021r. będzie wykonywał czynności podlegające opodatkowaniu VAT.
W takim wypadku po technicznym (zerowym) zatwierdzeniu rozliczenia VAT w module "Deklaracje VAT_7" za kwiecień 2021, a przed zatwierdzeniem jakiegokolwiek dokumentu z maja 2021, należy zmienić informacje w module "Ustawienia" > "Dane księgowe" przez oznaczenie w polu "Zwolnienie VAT" z "Tak" na "Nie", następnie Schemat rozliczeń VAT zgodnie ze złożonym formularzem VAT-R, tj. wybranie opcji "Miesięcznie", a następnie wskazując czy rozliczenie w niniejszym podatku jest z uwzględnieniem metody kasowej czy też nie (metoda kasowa stanowi wyjątkowy sposób rozliczenia), na końcu, po konfiguracji konta należy dane zapisać.
b) Wariant w trakcie miesiąca
Podatnik z 15 kwietnia kwietnia złożył w Urzędzie Skarbowym formularz rejestracyjny VAT-R wraz z egzemplarzem umowy najmu, w którym wskazał, że od 16 kwietnia będzie wykonywał czynności podlegające opodatkowaniu VAT.
W takim wypadku po technicznym (zerowym) zatwierdzeniu rozliczenia VAT w module "Deklaracje VAT_7" za marzec 2021, oraz po zatwierdzeniu wszystkich dokumentów z okresu poprzedzającego 16 kwietnia, należy zmienić informacje w module "Ustawienia" > "Dane księgowe" przez oznaczenie w polu "Zwolnienie VAT" z "Tak" na "Nie", następnie Schemat rozliczeń VAT zgodnie ze złożonym formularzem VAT-R, tj. wybranie opcji "Miesięcznie", a następnie wskazując czy rozliczenie w niniejszym podatku jest z uwzględnieniem metody kasowej czy też nie (metoda kasowa stanowi wyjątkowy sposób rozliczenia), na końcu, po konfiguracji konta należy dane zapisać.