Niniejszy artykuł omawia w jaki sposób zaewidencjonować w Fakturomanii koszt związany z usługą operatora płatności. Zagadnienie poświęcone ogólnej tematyce kosztów zostało omówione w pokrewnym wpisie "Czym jest koszt oraz faktura kosztowa krok po kroku". 


W przypadku korzystania z usług operatorów płatności lub serwisów online przyjmujących płatności, kontrahent obsługujący płatność dokonuje wpłaty na nasz rachunek bankowy po potrąceniu swojej prowizji. 

O ile sposób wprowadzania takich wpływów po potrąceniu prowizji na rachunek bankowy został opisany w "Sprzedaż | Płatność online [payu/przelewy24/tpay/terminal itp.] lub płatność za pobraniem", o tyle odrębnej instrukcji wymaga ewidencja faktury od takiego operatora czy pośrednika.


W praktyce prowizje najczęściej będą dotyczyły płatności kupujących dokonanych za pośrednictwem serwisów płatnościowych, najbardziej typowymi będą płatności dokonywane za pośrednictwem: 

- Przelewy24 (PayPro S.A.), 

- PayU (PayU S.A.), 

- Tpay (Krajowy Integrator Płatności S.A.) ale też mogą być to 

- serwisy hotelowe, gdy kontrahent reguluje należność za ich pośrednictwem 

- serwisy dla zamawiania posiłków, gdy kontrahent reguluje należności za ich pośrednictwem lub

- terminale płatnicze (w przypadku polski bezgotówkowej nie wystąpią, więcej tutaj).


Jak wprowadzić fakturę za pobraną prowizję przez operatora płatności?


Koszt związany z prowizją operatora płatności (czy innego serwisu) należy ewidencjonować przez moduł kosztów.


W związku z powyższym, Fakturę za takie usługi można wprowadzić przy użyciu modułu kosztów wybierając w lewym menu "Koszty"(1) > "Dodaj koszt"(2).


Uzupełnianie danych dokumentu

W następnym kroku należy uzupełnić dane dokumentu, jednocześnie zalecamy Państwu dodawanie danych w kolejności od wprowadzenia kontrahenta do wprowadzenia pozycji.

Po uzupełnieniu dokumentu należy zapisać wprowadzony dokument.

 

1) Kontrahent

Przedsiębiorca

W przypadku faktury wystawionej przez operatora płatności kontrahentem będzie przedsiębiorca. Kontrahenta można wyszukać w prosty sposób posługując się suwakiem GUS, w którym należy uzupełnić NIP (w tym przykładzie wpisując numer NIP) albo jeżeli już istnieje w bazie to po prostu wybrać go z listy. Kontrahentów nie należy dublować.


2) Dane podstawowe i dane płatności

Dokumentem źródłowym na podstawie którego będzie przeprowadzana ewidencja jest Faktura wystawiona przez operatora płatności, wprowadzając dokument zawsze należy uzupełniać dane zgodnie z dokumentem. 


a) Numer (tutaj wyłącznie wpisujemy numer, nie przepisujemy słów dokumentu tj. "Faktura VAT FVZ 323/02/2023", a wpisujemy wyłącznie "FVZ 323/01/2024").

b) Data wystawienia oraz data sprzedaży muszą pokrywać się z informacjami znajdującymi się na otrzymanej fakturze.

c) Termin płatności faktury lub dokumentu nie będzie miał znaczenia w przypadku braku płatności, jednak w przypadku operatora płatności prowizja najczęściej zostanie potrącona przed przekazaniem środków na nasz rachunek bankowy.


Jeżeli płatność zostanie oznaczona jako "opłacona", to pole "Termin płatności" zamieni się automatycznie na "Datę faktycznej płatności", datą faktycznej płatności dla takiej faktury najczęściej będzie ostatni dzień miesiąca.


Dedykowaną formą płatności dla prowizji potrąconej przez operatora jest "Kompensata 135", niniejsza forma spowoduje skompensowanie środków z tzw. "Środkami w drodze".



3) Kategoria kosztowa

Kategorią dla kosztów związanych z usługami świadczącymi przez operatora płatności będzie 

KATEGORIA: Usługi obce,

PODKATEGORIA: Pozostałe usługi.



4) Pozycje

W niniejszym miejscu wyszczególnić należy pozycje, które są w przypadku kosztów zależne od stawki podatku. Nigdy wprowadzając koszty nie należy przepisywać poszczególnych pozycji z faktury kosztowej, w systemie wprowadzamy wyłącznie wartości sumaryczne dla poszczególnych stawek VAT. 

Przykładowo jeżeli na dokumencie źródłowym jest łącznie 20 pozycji przy czym 15 ze stawką VAT 23% a 5 ze stawką VAT 8%, to wprowadza się wyłącznie 2 pozycje. 


Jednocześnie należy pamiętać, że w żadnym przypadku nie można stosować takiego uproszczenia przy fakturach sprzedażowych. Dodając faktury sprzedażowe bezwzględnie należy szczegółowo wymieniać wszystkie pozycje. W przypadku faktury z jedną pozycją na 23% VAT na kwotę 120 zł netto przykład będzie wyglądał następująco.


 

Po uzupełnieniu cen netto lub wartości netto, należy wybrać odpowiednie stawki VAT i sprawdzić czy wyliczone wartości VAT zgadzają się z tymi, które widnieją na otrzymanej fakturze, jeżeli nie - należy poprawić dane tak, aby zgadzały się z dokumentem źródłowym.


Po uzupełnieniu panelu kosztu na końcu należy wybrać "Zapisz".